Gérer sa documentation avec une GED qualité est fondamental pour un responsable qualité.
Sans système de documentation dédié, on se perd souvent dans des fichiers mal organisés, ce qui entraîne des problèmes d’accès et des erreurs. Les équipes passent un temps considérable à chercher des documents à jour, et il est facile de laisser échapper des détails essentiels.
Cette inefficacité augmente les risques d’erreurs, en particulier lors de la gestion des non-conformités.
Adopter une GED qualité permet de centraliser les informations, simplifiant ainsi la consultation et la mise à jour. Cela améliore la conformité lors des audits et réduit le stress lié à la traçabilité des documents, tout en assurant un suivi précis de l’activité.
Entreprises de l'agroalimentaire, industriels, bailleurs sociaux, universités, ils améliorent tous leur démarche qualité avec la GED qualité Agilium.
Une solution documentaire qualité simple et ergonomique
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de la GED qualité Agilium, bookez un démo dès maintenant.
Dans une GED qualité, on stocke différents types de documents essentiels, notamment :
Procédures : Descriptions des méthodes à suivre pour garantir la qualité.Instructions de travail : Détails sur les tâches spécifiques à réaliser.Formulaires : Documents nécessaires pour collecter des données ou valider des processus.Rapports d’audit : Résultats des évaluations internes et externes.Dossiers de non-conformité : Enregistrements des écarts et des actions correctives.Plans d’actions : Stratégies pour améliorer la qualité et suivre les progrès.Normes de qualité : Références aux normes applicables (ISO, etc.).Enregistrements qualité : Données prouvant la conformité aux procédures.
Ces documents sont cruciaux pour assurer la traçabilité, la conformité et l’amélioration continue au sein de l’entreprise.
Utiliser une GED qualité offre plusieurs bénéfices par rapport à un système de fichiers traditionnel :
Centralisation des documents : Tous les fichiers sont regroupés en un seul endroit, facilitant l'accès et la consultation.
Traçabilité améliorée : Chaque document est suivi, ce qui assure une meilleure gestion des versions et des historiques.
Réduction des erreurs : Moins de risques de confusion ou de perte d'informations grâce à une interface claire et organisée.
Facilité de mise à jour : Les documents sont rapidement actualisés, garantissant que les équipes travaillent avec des informations à jour.
Accès sécurisé : Une meilleure protection des données sensibles, avec des droits d'accès contrôlés.
Gain de temps : Diminution des recherches et des tâches administratives, permettant aux équipes de se concentrer sur l'amélioration continue.
Une GED qualité optimise l’efficacité et la conformité, tout en réduisant le stress lié à la gestion documentaire.
Lorsque vous recherchez une solution de GED qualité, voici quelques fonctionnalités clés à considérer :
Gestion documentaire centralisée : Permet de stocker, organiser et retrouver facilement tous vos documents.
Contrôle des versions : Assure un suivi des modifications et permet de revenir aux versions antérieures des documents.
Moteur de recherche performant : Facilite la localisation rapide des documents grâce à des métadonnées et des filtres.
Gestion des non-conformités : Outils pour identifier, suivre et résoudre les écarts de manière efficace.
Collaboration en temps réel : Permet aux équipes de travailler ensemble sur des documents, avec des commentaires et des validations.
Accès sécurisé : Configuration des droits d'accès pour protéger les documents sensibles.
Rapports et tableaux de bord : Outils d'analyse pour suivre les performances qualité et les actions en cours.
Intégration avec d'autres systèmes : Compatibilité avec vos outils existants pour une mise en œuvre simplifiée.
Ces fonctionnalités garantissent une gestion documentaire efficace et adaptée aux exigences des responsables qualité.
Pour assurer la sécurité et la confidentialité des documents stockés dans une GED qualité, il est essentiel de mettre en place plusieurs mesures clés :
Contrôle d'accès : Limiter l'accès aux documents en définissant des rôles et des permissions pour chaque utilisateur. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier des documents sensibles.
Chiffrement des données : Utiliser des techniques de chiffrement pour protéger les documents lors de leur stockage et de leur transmission. Cela empêche les accès non autorisés en cas de fuite de données.
Sauvegardes régulières : Effectuer des sauvegardes fréquentes des données pour éviter toute perte en cas de sinistre. Cela permet également de restaurer les données compromises ou corrompues.
Audit des accès : Mettre en place un système de journalisation qui enregistre les accès et les modifications apportées aux documents. Cela permet de détecter toute activité suspecte et de réagir rapidement.
Mises à jour régulières : Garder le logiciel de GED à jour pour bénéficier des dernières fonctionnalités de sécurité et corriger les vulnérabilités.
En mettant en œuvre ces mesures, vous garantissez un cadre sécurisé pour la gestion de vos documents de qualité tout en préservant la confidentialité des informations critiques.
Les coûts associés à la mise en place de la GED qualitéAgilium incluent principalement l'acquisition des modules nécessaires ainsi que la cout de la licence (voir calculette dans l'onglet tarifs). Par exemple, le déploiement du module GED est à 1 500 € HT, et ce prix comprend un accompagnement complet qui facilite l’implémentation.
Cet accompagnement se compose d’ateliers de paramétrage avec votre équipe, d’une formation personnalisée et d’un atelier post-formation pour finaliser la mise en production. Cette approche "clé en main" permet d'implémenter rapidement un logiciel qualité sur-mesure, adapté précisément à vos processus.
Pour justifier cet investissement, il est important de considérer les bénéfices à long terme :
Gain de temps : La centralisation des documents réduit le temps passé à chercher des informations, augmentant ainsi la productivité de l’équipe.
Conformité renforcée : Une meilleure gestion des documents améliore la conformité lors des audits, ce qui peut éviter des pénalités et des coûts liés à des non-conformités.
Réduction des erreurs : Moins de risques d’erreurs grâce à une gestion documentaire organisée, permettant d'économiser sur les coûts occasionnés par des incohérences.
Amélioration continue : Une GED qualité favorise l'optimisation des processus, contribuant ainsi à la performance globale de l'entreprise.
Bien que l'investissement initial soit conséquent, les économies réalisées et l’amélioration de l'efficacité justifient largement ce coût.
Découvrez l'intégralité des fonctionnalités de la plateforme ainsi que les écrans de notre logiciel qualité.
La première étape est la création de la structure de votre outil documentaire. Celle-ci doit représenter votre fonctionnement interne.Une fois l’architecture de votre GED qualité créée, déposez vos documents (mails, courriers, factures fournisseurs, rapport, documents administratifs, images, plans 3D) avec l’explorateur de fichier ou en glisser-déposer (drag and drop).Agilium GED permet également de stockage et de retrouver toutes les versions d’un document.
Retrouvez vos fichiers rapidement avec le moteur de recherche en tapant vos mots-clés ou une expression. Gagnez du temps en utilisant la fonctionnalité intuitive de recherche de la GED Agilium sur le titre, la référence, les commentaires mais également le contenu du document.
Partagez à tout moment des documents avec vos collaborateurs mais également client et fournisseur. L’application vous permet de générer des liens de partage pour échanger (via des emails ou messages instantanés) la dernière version du document à vos interlocuteurs.
Utilisez le circuit de validation pour contrôler la publication de vos documents dans votre GED. Chaque document pourra être soumis à de multiple relecteurs et être proposer à un publicateur qui s’assurera de la référence du document ainsi que du plan de classement.
Le workflow documentaire sur lequel repose la GED Agilium permet de définir une date à laquelle le document créé sortira de l’arborescence pour être automatiquement archivé.Le créateur ainsi que les publicateurs sont avertis par mail selon vos échéances à 2 mois, 1 mois et 1 semaine de la mise en archive.Ce processus métier intégré permet de nettoyer votre GED des fichiers obsolètes. Avec ce système le cycle de vie des fichiers est maitrisé, vous assurer de ne laisser publier que des documents à jour et vous respecter les contraintes de la réglementation RGPD.
Un logiciel complet : Une fois le paramétrage terminé, Agilium est facile à prendre en main par les utilisateurs et permet une gestion globale de la qualité à travers différents modules (GED, NC, Audit, Plan d'action...). La possibilité de personnaliser ou faire évoluer les formulaires par rapport aux besoins spécifiques de notre entreprise est un plus.
Natacha Hillairet
Chargée de Mission Qualité
GED au TOP
Je recommande Agilium pour la convivialité du système, mise en page, suivi des informations de lecture...
Frédéric Rivet
Responsable SMQ
Nous utilisons Agilium pour la gestion des NC. J'apprécie particulièrement la personnalisation des formulaires et de l'interface, la facilité de prise en main et d'utilisation
Amélie Guillemot
Responsable Qualité
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