Agilium GED

Etape 1 : Classer et organiser vos documents

La première étape est la création de la structure de votre outil documentaire. Celle-ci doit représenter votre fonctionnement interne.

Une fois l’architecture de votre GED créée, déposez vos documents (mails, courriers, factures fournisseurs, rapport, documents administratifs, images, plans 3D) avec l’explorateur de fichier ou en glisser-déposer (drag and drop).

Agilium GED permet également de stockage et de retrouver toutes les versions d’un document.

Etape 2 : Classer et organiser vos documents

Retrouvez vos fichiers rapidement avec le moteur de recherche en tapant vos mots-clés ou une expression.  Gagnez du temps en utilisant la fonctionnalité intuitive de recherche de la GED Agilium sur le titre, la référence, les commentaires mais également le contenu du document.

Etape 3 : Contrôler l’accès aux dossiers avec la gestion des droits utilisateurs  

Comment partager à votre client votre offre de 3Mo ? Pas de problème, déposez le document dans la GED et envoyez-lui un lien de partage !

Partagez à tout moment des documents avec vos collaborateurs mais également client et fournisseur. L’application vous permet de générer des liens de partage pour échanger (via des emails ou messages instantanés) la dernière version du document à vos interlocuteurs.

Etape 4 : Maitriser la production documentaire

Créez un circuit de validation pour contrôler si nécessaire la publication de vos documents dans votre GED.

Chaque document pourra être soumis à de multiple relecteurs et être proposer à un publicateur qui s’assurera de la référence du document ainsi que du plan de classement.

Etape 5 : Archiver vos documents  

Le workflow documentaire sur lequel repose la GED Agilium permet de définir une date à laquelle le document créé sortira de l’arborescence pour être automatiquement archivé.

Le créateur ainsi que les publicateurs sont avertis par mail selon vos échéances à 2 mois, 1 mois et 1 semaine de la mise en archive.

Ce processus métier intégré permet de nettoyer votre GED des fichiers obsolètes. Avec ce système le cycle de vie des fichiers est maitrisé, vous assurer de ne laisser publier que des documents à jour et vous respecter les contraintes de la réglementation RGPD.

Les bénéfices de la GED Agilium

La solution GED Agilium est liée à la plateforme BPM Agilium (automatisation des processus) permettant de gérer l’ensemble de vos processus métiers.

Des connecteurs sont également proposés pour automatiser la création de dossier, le dépôt de fichier ou encore l’administration des droits sur les dossiers depuis vos processus.

L’accompagnement Alma

Alma accompagne les entreprises françaises dans leur transformation numérique.

En effet, la mise en place de la GED est souvent le moment de remettre à plat certains processus de travail pour les partager réellement dans l’organisation et les optimiser avec les nouvelles possibilités apportées par l’outil.

Alma a développé une méthodologie simple, agile et engageante pour garantir les chances de réussite de votre déploiement. Cela passe par :

• Une phase de lancement impliquant la Direction ;
• Des formations de la GED ;
• Un accompagnement régulier pendant et après le projet ;

Contactez-nous pour faire le point sur votre projet de dématérialisation

Une approche green IT

Selon l’organisation Carbon Literacy Project, un e-mail standard génère environ 4 g de CO2 ; avec une pièce jointe volumineuse, il produit jusqu’à 50 g de CO2.

Envoyer une photo ou un plan de 1 Mo à dix collaborateurs équivaut ainsi à parcourir 500 mètres en voiture !

Mais le problème ne s’arrête pas là puisse que nous continuons à stocker nos emails avec toutes les pièces jointes durant des années et cela consomme de l’électricité, du matériel, etc dans les data center.

Alors n’attendez plus pour dématérialiser vos documents !

Si les emails restent essentiels dans nos organisations, nous pouvons néanmoins limiter l’impact en partageant vos documents dans une GED vos documents.