Accueil / Nos solutions /
Contactez-nous
GED Qualité Agilium
Découvrez le logiciel GED Qualité Agilium pour la gestion électronique de vos documents
Vous souhaitez dématérialiser vos documents papier et mettre en place un système de gestion des documents électroniques performant ? Découvrez la GED Qualité Agilium
A quoi ressemble la GED Qualité Agilium ?
Les fonctionnalités de notre solution de GED pour piloter votre base documentaire :
Gérer vos documents électroniques peut devenir long et fastidieux sans un outil adapté.
Facilitez le travail collaboratif avec le logiciel de GED Qualité Agilium et pilotez facilement votre production documentaire.
Cartographiez vos processus qualité
Optimisez votre parcours vers votre documentation grâce à une cartographie des processus.
Plongez au cœur des processus et parcourez les documents liés à un processus en particulier grâce aux métadonnées renseignées sur les documents.
Organisez votre documentation comme vous l’entendez :
- Par emplacement géographique,
- par service,
- etc…
Soyez stratégique dans votre gestion documentaire et créez un accès fluide aux documents pour vos utilisateurs, vous avez la main !
Personnalisez votre expérience en disposant vos écrans selon vos préférences, en choisissant vos icônes, vos couleurs et votre arborescence.
Utilisez le champ recherche pour trouver rapidement le document que vous cherchez.
Falicitez le suivi des publications
La fonctionnalité de révision dans la GED Qualité Agilium offre une interface intuitive pour le suivi et la gestion des documents en phase de relecture.
– Sur le côté gauche : tous les documents actuellement en relecture, approbation ou publication,
– La prévisualisation détaillée des documents, incluant les en-têtes et pieds de page personnalisés, les propriétés spécifiques du document,
– Sur le côté droit : l’historique complet des avis, des relectures et des confirmations de lecture.
Cette fonctionnalité garantit une traçabilité rigoureuse des documents traités.
Maitrisez votre documentation
Le logiciel SMQ Agilium aide aussi à la gestion documentaire en proposant :
- Un portail d’accès qui s’adapte au profil de l’utilisateur,
- Une vue par processus, Une vue par site de production, Une vue par service, Des vues personnalisées sur la métadonnée de votre choix.
- Le versioning,
- Un workflow de validation documentaire personnalisable
- Gestion du cycle de vie de vos documents (publication, révision, archivage)
- Un moteur de recherche (full texte et sur métadonnées),
- Des règles de diffusion et de partage de votre documentation (lecture, écriture, suppression ou encore partage du document).
- Un journal d’événements pour connaître les accès et actions des utilisateurs.
- Possibilité de créer un extranet pour partager des infomations et données à vos clients et partenaires.
La gestion électronique de documents en quelques étapes avec la GED Qualité Agilium
Etape 1 : Classer et organiser vos documents
La première étape est la création de la structure de votre outil documentaire. Celle-ci doit représenter votre fonctionnement interne.
Une fois l’architecture de votre GED qualité créée, déposez vos documents (mails, courriers, factures fournisseurs, rapport, documents administratifs, images, plans 3D) avec l’explorateur de fichier ou en glisser-déposer (drag and drop).
Agilium GED permet également de stockage et de retrouver toutes les versions d’un document.
Etape 2 : Classer et organiser vos documents
Retrouvez vos fichiers rapidement avec le moteur de recherche en tapant vos mots-clés ou une expression. Gagnez du temps en utilisant la fonctionnalité intuitive de recherche de la GED Agilium sur le titre, la référence, les commentaires mais également le contenu du document.
Etape 3 : Contrôler l’accès aux dossiers avec la gestion des droits utilisateurs
Comment partager à votre client votre offre de 3Mo ? Pas de problème, déposez le document dans la GED et envoyez-lui un lien de partage !
Partagez à tout moment des documents avec vos collaborateurs mais également client et fournisseur. L’application vous permet de générer des liens de partage pour échanger (via des emails ou messages instantanés) la dernière version du document à vos interlocuteurs.
Etape 4 : Maitriser la production documentaire
Créez un circuit de validation pour contrôler si nécessaire la publication de vos documents dans votre GED.
Chaque document pourra être soumis à de multiple relecteurs et être proposer à un publicateur qui s’assurera de la référence du document ainsi que du plan de classement.
Etape 5 : Archiver vos documents
Le workflow documentaire sur lequel repose la GED Agilium permet de définir une date à laquelle le document créé sortira de l’arborescence pour être automatiquement archivé.
Le créateur ainsi que les publicateurs sont avertis par mail selon vos échéances à 2 mois, 1 mois et 1 semaine de la mise en archive.
Ce processus métier intégré permet de nettoyer votre GED des fichiers obsolètes. Avec ce système le cycle de vie des fichiers est maitrisé, vous assurer de ne laisser publier que des documents à jour et vous respecter les contraintes de la réglementation RGPD.
Les bénéfices de la GED Qualité Agilium
La solution GED Agilium est liée à la plateforme BPM Agilium (automatisation des processus) permettant de gérer l’ensemble de vos processus métiers.
Des connecteurs sont également proposés pour automatiser la création de dossier, le dépôt de fichier ou encore l’administration des droits sur les dossiers depuis vos processus.
Les tarifs de la GED Qualité
Pour évaluer le coût de vos licences avec la GED Agilium, consultez la calculette de nos tarifs Agilium et prenez le prix pour 1 application.
L’accompagnement Alma
Alma accompagne les entreprises françaises dans leur transformation numérique.
En effet, la mise en place de la GED est souvent le moment de remettre à plat certains processus de travail pour les partager réellement dans l’organisation et les optimiser avec les nouvelles possibilités apportées par l’outil.
Alma a développé une méthodologie simple, agile et engageante pour garantir les chances de réussite de votre déploiement. Cela passe par :
- Une phase de lancement impliquant la Direction ;
- Des formations de la GED ;
- Un accompagnement régulier pendant et après le projet ;
Contactez-nous pour faire le point sur votre projet de dématérialisation
Une approche green IT
Selon l’organisation Carbon Literacy Project, un e-mail standard génère environ 4 g de CO2 ; avec une pièce jointe volumineuse, il produit jusqu’à 50 g de CO2.
Envoyer une photo ou un plan de 1 Mo à dix collaborateurs équivaut ainsi à parcourir 500 mètres en voiture !
Mais le problème ne s’arrête pas là puisse que nous continuons à stocker nos emails avec toutes les pièces jointes durant des années et cela consomme de l’électricité, du matériel, etc dans les data center.
Alors n’attendez plus pour dématérialiser vos documents !
Si les emails restent essentiels dans nos organisations, nous pouvons néanmoins limiter l’impact en partageant vos documents dans une GED vos documents.
Emmanuel Berthot
Consultant GED
“Je mets en place chez nos clients la gestion électronique des documents (GED) Agilium. Cette GED permet de créer un plan de classement adapté à leurs besoins spécifiques. Plus encore, elle permet d’automatiser et normer les publications à partir de leurs workflows métier en quelques clics, et c’est un vrai plus.”
Vous venez de lire : GED Qualité