Logiciel Qualité Agilium SMQ

Optimisez votre parcours vers votre documentation grâce à une cartographie des processus.

Plongez au cœur des processus et parcourez les documents liés à un processus en particulier grâce aux métadonnées renseignées sur les documents.

Organisez votre documentation comme vous l’entendez :

• Par emplacement géographique,
• par service,
• etc…

Soyez stratégique dans votre gestion documentaire et créez un accès fluide aux documents pour vos utilisateurs, vous avez la main !

Personnalisez votre expérience en disposant vos écrans selon vos préférences, en choisissant vos icônes, vos couleurs et votre arborescence.

Utilisez le champ recherche pour trouver rapidement le document que vous cherchez.

La fonctionnalité de révision dans la GED Agilium offre une interface intuitive pour le suivi et la gestion des documents en phase de relecture.

– Sur le côté gauche : tous les documents actuellement en relecture, approbation ou publication,

– La prévisualisation détaillée des documents, incluant les en-têtes et pieds de page personnalisés, les propriétés spécifiques du document,

– Sur le côté droit : l’historique complet des avis, des relectures et des confirmations de lecture.

Cette fonctionnalité garantit une traçabilité rigoureuse des documents traités.

Le logiciel SMQ Agilium aide aussi à la gestion documentaire en proposant :

• Un portail d’accès qui s’adapte au profil de l’utilisateur,
• Une vue par processus, Une vue par site de production, Une vue par service, Des vues personnalisées sur la métadonnée de votre choix.
• Le versioning,
• Un workflow de validation documentaire personnalisable
• Gestion du cycle de vie de vos documents (publication, révision, archivage)
• Un moteur de recherche (full texte et sur métadonnées),
• Des règles de diffusion et de partage de votre documentation (lecture, écriture, suppression ou encore partage du document).
• Un journal d’événements pour connaître les accès et actions des utilisateurs.
• Possibilité de créer un extranet pour partager des infomations et données à vos clients et partenaires.

Notre logiciel qualité propose un agenda partagé pour obtenir une vue des audits internes et externes, revues, réunions à venir.

Organisez facilement la charge de travail, l’idéal pour fluidifier les échanges avec les responsables d’audits et assurer que chaque processus ou service est audité régulièrement.

On retrouvera :

• la vision mensuelle et semestrielle
• un filtre par type d’audit
• un filtre par responsable d’audit référentiel ou processus

Les grilles d’évaluation Agilium peuvent être préparées à l’avance mais aussi elles peuvent aussi être modifiées pendant l’audit en ajoutant des questions au fur et à mesure de l’audit.

Evaluez le niveau de conformité de chaque critère et associez la preuve sous forme de photo ou de pièce jointe. Ces pièces jointes se retrouvent dans le rapport d’audit.

Tous les éléments que nous obtiendrons au cours de l’audit seront utilisés pour dresser une liste de ce qui a été identifié comme des non-conformités majeures, mineures ou autres. Cela permettra ensuite d’initier directement les actions de correction  ainsi que les plans d’action d’amélioration.

Stéphanie N, Responsable Qualité Groupe

Bilan et Rapports d’Audit :

• Compilation des résultats de l’audit dans un rapport global.
• Possibilité de mettre en place des plans d’action d’amélioration basés sur les résultats.
• Accès à une liste des audits en cours et des rapports associés.
• Les rapports intègrent les modèles de documents propres à l’organisation. avec en tête et pied de pages personnalisés avec le logo et les informations de l’entreprise.

Saisissez vos non conformités et écarts Internes, Clients et Fournisseurs, issus d’un audit, ou détectés en cours de « production » grâce à des formulaires.

Vous pouvez saisir vos non-conformités directement depuis l’atelier ou depuis l’extérieur sur tablette ou téléphone.

Ensuite, il est possible de lancer des actions pour les corriger et faire progresser la qualité de vos services.

Pilotez le suivi de vos non-conformités avec un workflow adaptable à vos règles de gestion :

• Déclaration de l’incident, sa criticité et le constat observé
• Analyse des causes racines
• Visualisation des non-conformités similaires
• Ajout de pièces jointes
• Définition d’un plan d’actions associé
• Evaluation des coûts de non qualité

Suite aux saisies réalisées, il est facile de piloter votre système de management grâce aux indicateurs accessibles en temps-réel.

Retrouvez facilement une non-conformités grâce aux vues de recherche et de consultation multicritères.

Renseignez et partagez toutes les informations de l’action dans l’outil : les objectifs, les tâches, la charge de travail, etc pour avoir une vision globale de l’ensemble de vos actions.

Avec le logiciel qualité Agilium vous suivez l’avancement de vos projets ainsi que ceux de vos collaborateurs.

Le logiciel SMQ Agilium inclut une fonctionnalité de gestion de Plan d’actions conçue pour sa simplicité et son exhaustivité.

Cette fonction permet de gérer divers types de plans d’action pouvant émaner de différentes sources, telles que les audits, les non-conformités, les processus d’amélioration continue, entre autres. Voici un résumé de ses principales caractéristiques et fonctionnalités :

Création de plans d’action : Les utilisateurs peuvent créer autant de plans d’action que nécessaire, éliminant le besoin de multiples fichiers Excel. Chaque plan peut contenir de nombreuses actions individuelles.

Processus de création d’action : La création d’une action est un processus simple où l’utilisateur spécifie les détails de l’action, assigne un responsable, et fixe une échéance. Une fois l’action réalisée, des mesures d’efficacité peuvent être déclenchées pour certaines actions, en particulier celles liées à la qualité, pour évaluer l’impact de ces actions.

Métadonnées liées aux actions : Pour chaque action, les utilisateurs peuvent ajouter des informations telles qu’une description, l’origine, les objectifs, les ressources nécessaires, la priorité, la catégorie, le lieu, les moyens de réalisation, le responsable de l’action, le superviseur, des pièces jointes, etc…

Intégration avec les processus organisationnels : Les actions peuvent être liées à un ou plusieurs processus au sein de l’organisation, permettant une vue intégrée des actions liées à un processus spécifique comme le processus Fabrication.

Une vue tableau simplifiée mais efficace sous forme de tableau, avec des indicateurs pour les échéances dépassées. Inclut un système de codes couleurs pour un suivi rapide du statut des actions : hachures pour les actions annulées, vert pour les actions terminées (avec  possibilité de générer un rapport), et blanc pour les actions en cours. Les priorités et les échéances peuvent être modifiées facilement et à tout moment en fonction des besoins.

Vue Kanban : Cette vue organise les actions sous forme d’étiquettes basées sur leur statut d’avancement, aidant à identifier rapidement l’état général des actions.

Vue Graphiques : Des graphiques permettent une analyse visuelle rapide et intuitive de l’ensemble des actions grâce aux métadonnées renseignées.

En résumé, la fonctionnalité Plan d’actions d’Agilium vise à simplifier et centraliser la gestion des actions correctives, préventives, et d’amélioration au sein d’une organisation, en fournissant un ensemble d’outils visuels et interactifs pour un suivi efficace.

Marc A, Responsable Qualité

La gestion des risques opère à deux niveaux dans Agilium SMQ  :

• Au niveau du processus

Pour chaque processus, identifiez proactivement les risques et opportunités et lancez des évaluations pour chaque risque et préciser (la date de l’évaluation, l’impact, la probabilité, la détection, l’IPR, et la criticité)

• Au niveau global (entreprise)

Notre vue d’ensemble vous offre la possibilité de piloter plus efficacement votre plan d’actions en ayant une visualisation rapide des risques  par criticité.

Obtenez une analyse complète et détaillée de vos processus d’entreprise.

•  Une description de processus vous permet de préciser la finalité du processus. Avec l’outil “Tortue de Crosby”, identifiez efficacement les ressources, les données d’entrée et de sortie, les activités clés du processus, ainsi que les indicateurs pertinents, tout en associant les documents de référence essentiels.
• Les documents liés au processus, le logiciel vient chercher dans la GED les documents tagué “processus_achat” par exemple.
• Les indicateurs liés au processus, (Utilisez notre bibliothèque d’indicateurs proposée par défaut ou créez sur mesure votre indicateurs en saisissant la valeur à afficher.)
• Les risques et Opportunités : tableau de bord conçu pour répondre à la norme ISO
• Les audits, Les Non-Conformités, Les actions. Ces onglets permettent lors d’une revue de processus, d’avoir une restitution de tous les éléments liés à ce processus.

La gestion des processus, implique une vue 360° des informations liées au processus pour faciliter son suivi, sa revue et son amélioration.

Sur la base de documents existants, ce processus complémentaire à la GED permet de partager à un nouveau collaborateur une liasse de documents que celui-ci doit impérativement lire avant sa prise de fonction.

Le processus nouvel entrant permet d’obtenir la traçabilité en un coup d’oeil sur la date de lecture et signature des documents envoyés au nouveau collaborateur.

Ce processus peut être déclenché manuellement ou automatiquement lorsqu’un collaborateur est créé dans le système.

Vous pouvez créer autant de liasses que nécessaire.

Bénéficiez d’indicateurs clés en mains pour piloter votre système de management de la qualité.

• Des indicateurs pour chaque module : Action, Audit et Non Conformité, Plan d’Actions.

Définissez des rapports automatiques à générer sous format PDF pour vos revues mensuelles et automatisez le travail de préparation des réunions.