Système documentaire qualité : pilier de la conformité et de la performance

Un système documentaire qualité bien conçu est un levier puissant pour maîtriser vos processus, structurer vos procédures, et garantir la conformité aux normes ISO. Il soutient la performance globale de l’entreprise et facilite le travail des équipes qualité.

👉 Pour structurer et automatiser votre documentation, découvrez notre Logiciel Qualité pensé pour les exigences terrain.

C’est quoi un système documentaire ? Un système documentaire qualité regroupe l’ensemble des documents utilisés dans le cadre du système de management de la qualité. Il permet de :

• Formaliser les procédures
• Standardiser les activités
• Tracer les enregistrements
• Diffuser les bonnes informations
• Garantir la conformité aux normes ISO

Ce système est structuré selon différents niveaux : manuel qualité, procédures, instructions, fiches, et enregistrements. Chaque document a une place bien définie dans l’organisation.

Pourquoi établir un système documentaire qualité ?

Un bon système documentaire qualité apporte :

• Une meilleure maîtrise des exigences
• Une gestion claire des documents
• Une réactivité en cas d’audit
• Une traçabilité des données
• Un appui solide à la formation des nouveaux collaborateurs

Un Responsable Qualité, l’utilise pour s’assurer que tout est à jour, conforme, et prêt à être présenté à ses clients ou aux auditeurs.

Voici les étapes essentielles pour réussir votre gestion documentaire :

1. Définir les niveaux de documentation

Commencez par créer un sommaire clair. Structurez vos documents en 4 niveaux :

• Manuel qualité (vision globale)
• Procédures (processus transverses)
• Instructions de travail (méthodes détaillées)
• Enregistrements (preuves de conformité)

2. Établir les responsabilités

Chaque document doit avoir un auteur, un validateur, un diffuseur. Cela permet un suivi précis.

3. Choisir les bons outils

Utilisez un logiciel documentaire comme Agilium pour gérer les versions, automatiser la diffusion et centraliser les documents qualité.

4. Former les collaborateurs

La réussite repose sur l’implication des équipes. Une bonne formation améliore l’utilisation des outils et la qualité des mises à jour.

5. Suivre et réviser régulièrement

Prévoyez des revues périodiques pour garantir que la documentation reste pertinente, actualisée, et alignée avec vos objectifs qualité.

📌Pour aller plus loin, découvrez comment structurer efficacement vos documents en vous appuyant sur la pyramide de la documentation qualité, un modèle essentiel pour hiérarchiser procédures, modes opératoires et enregistrements.

• Utiliser une codification claire pour chaque document
• Créer des modèles standardisés
• Ajouter un cartouche qualité avec les informations clés
• Prévoir un circuit de validation électronique
• Gérer les droits d’accès par rôle ou par service
• Archiver les versions obsolètes pour conserver l’historique

Quel outil pour gérer son système documentaire qualité ?

Un logiciel de GED Qualité (Gestion Électronique des Documents) comme Agilium simplifie considérablement la vie des responsables qualité.

Pourquoi Agilium ?

Parce qu’il vous permet de :

• Centraliser tous les documents
• Automatiser les circuits de validation
• Gérer les versions et la diffusion
• Améliorer la traçabilité
• Faciliter les audits

Ces outils sont particulièrement utiles pour les secteurs soumis à des normes strictes (agroalimentaire, ESSMS, industrie, etc.).

Quels bénéfices concrets pour votre entreprise ?

• Réduction des erreurs dues à l’utilisation de documents obsolètes
• Gain de temps dans la recherche d’informations
• Conformité facilitée avec les normes ISO 9001
• Amélioration de la communication interne
• Renforcement de la maîtrise documentaire à tous les niveaux

Qu’est-ce qu’un système qualité documenté ?

Un système qualité documenté est un ensemble structuré de documents qualité qui régissent les processus, procédures et instructions d’une organisation, dans le cadre de son système de management.

Quelles sont les 5 caractéristiques d’une documentation de qualité ?

Les 5 caractéristiques d’une documentation de qualité sont les suivantes :

1. Claire : le contenu doit être compréhensible, sans jargon inutile.
2. À jour : les informations doivent être actuelles et régulièrement révisées.
3. Accessible : la documentation doit être facilement consultable par les personnes concernées.
4. Structurée : elle doit suivre une organisation logique (titres, sous-titres, sommaire…).
5. Traçable : il doit être possible d’identifier les versions, les auteurs et l’historique des modifications.

Quels sont les critères de recherche documentaire de qualité ?

Les critères de recherche documentaire de qualité sont les suivants :

• Pertinence : les documents trouvés doivent répondre aux besoins de la recherche.
• Fiabilité : les sources doivent être crédibles (officielles, vérifiées, expertes).
• Actualité : les informations doivent être récentes ou toujours valides.
• Exhaustivité : la recherche doit couvrir tous les aspects du sujet.
• Traçabilité : il faut pouvoir retrouver l’origine des documents et leur version.

Qu’est-ce qu’un document en qualité ?

Un document en qualité est un support écrit ou numérique qui permet de décrire, appliquer, contrôler ou justifier une action ou un processus dans le cadre du système de management de la qualité.

En conclusion

Un système documentaire qualité bien pensé est un levier puissant pour :

• Garantir la conformité
• Optimiser les processus
• Simplifier les audits
• Renforcer l’efficacité de votre organisation

📌 Pour automatiser votre gestion documentaire et sécuriser vos données, explorez notre Logiciel Qualité. Simple, robuste, évolutif.

Thématiques relatives : Système documentaire qualité à Lyon ; Système documentaire qualité à Toulouse ; Système documentaire qualité à Grenoble ; Système documentaire qualité à Annecy, Système documentaire qualité à Paris.

Vous venez de lire : Système documentaire qualité