Nos références

Le besoin de l’entreprise

Un intranet efficace, homogène et agréable dans Office 365 ? C’est exactement ce que nous avons co-construit avec l’équipe projet d’Actis. Leur projet de GED terminé, il fallait maintenant faciliter l’accès au contenu produit par les différents services. En plus des fonctionnalités classiques de type actualités et agenda, les priorités pour Actis étaient les suivantes :

Donner une place centrale au moteur de recherche ;

Faciliter l’accès aux profils des collaborateurs et à leurs compétences ;

Être informé des arrivées et départs ;

Faciliter l’accès aux espaces documentaires de services ;

Faciliter la diffusion d »information vers les différents sites des services.

L’accompagnement d’Alma

Le champ de recherche général a été placé en milieu de page et le reste de la page construit autour.

Afin de faciliter l’accès aux profils des collaborateurs, nous avons voulu éviter de devoir aller sur un annuaire et chercher ensuite un profil. Nous avons imaginé un champ de recherche « collaborateur » directement sur la page d’accueil afin de trouver facilement une compétence donnée : qui est un spécialiste du RGPD ? qui parle le russe ? qui maitrise l’entretien des hortensias ? En effet, l’utilisation des profils enrichis permet de mettre à la disposition de tous des compétences métiers mais aussi extra-professionnelles pouvant être utiles aux autres collaborateurs.

Nous avons porté un soin particulier à harmoniser la navigation au sein des différents sites de l’environnement SharePoint afin que l’expérience utilisateur soit homogène.

Nous avons également mis en place un mécanisme de gestion des nouveaux arrivants via un formulaire simple, la photo de profil de l’arrivant avec une brève description et une durée de publication programmée.

Pour faciliter l’accès aux services d’Actis, nous avons utilisé un bloc visuel reprenant les icônes des différents sites, non seulement sur la page d’accueil mais aussi dans le menu. L’intégration d’un flux Yammer sur la page d’accueil permet de transmettre facilement des informations formelles et informelles à destination des différents sites géographiques.

Les bénéfices de la solution

Un intranet pratique et joli avec une très bonne adhésion des utilisateurs !

Une diffusion plus efficace de l’information interne.

www.actis.fr

La problématique : passer d’une GED « tabulaire » à une GED web collaborative

GEG avait mis en place une GED Nuxeo. Dans ce système les documents sont dupliqués entre un espace de travail et un espace de diffusion. Les métadonnées ayant été peu utilisées, des arborescences très profondes ont été mises en place. L’objectif était de basculer dans un environnement SharePoint pour disposer d’un outil plus souple, avec une recherche plus performante.

Notre réponse

Notre valeur ajoutée a d’abord consisté à guider l’utilisateur dans ses choix de modélisation. En particulier, la gestion documentaire a été simplifiée :

Les espaces de travail et de publication ont été fusionnés (dans SharePoint, un document vit en un seul et même endroit) ;

Les dossiers ont été remplacés par des métadonnées afin de supprimer la complexité de rangement inhérente à l’ancienne GED.

A l’arrivée, le client a bénéficié d’une GED plus facilement exploitable. Certaines spécificités ont été mises en place pour faciliter la vie des services : espace spécifique de gestion d’appels d’offres, espace Qualité avec workflows spécifiques, etc.

L’ouverture et le caractère très paramétrable de la plateforme ont permis d’autres usages, comme l’indexation de l’intranet ou l’installation par un partenaire d’une solution Qualité.

Les bénéfices de la solution

Le service Qualité a disposé d’un outil suffisamment riche et flexible pour couvrir l’ensemble de ses besoins.

La recherche a permis de gagner en pertinence, aussi bien sur les contenus internes qu’externes à la GED.

Enfin, les fonctionnalités classiques de coédition et de gestion de versions ont permis d’améliorer la qualité de la documentation.

La problématique et le besoin

Afin d’augmenter l’adhésion à la plateforme Microsoft 365 et de répondre à un besoin d’uniformisation des pratiques, Crouzet a souhaité mettre en place rapidement une solution globale de gestion de projets. L’idée était de créer un outil permettant un suivi par projet et l’affectation nominative de tâches. Il s’agissait également de permettre une surveillance de l’avancement des projets, avec envoi d’emails de synthèse et de rappels en cas de retards. Toutefois le point le plus important était humain : il était souhaité qu’un “dialogue utilisateur” soit instauré dans l’outil, selon un processus bien défini :

• Le demandeur d’une action affecte une tâche à une personne, avec une date de réalisation proposée ;
• La personne à qui la tâche est affectée doit donner son accord sur la date, et éventuellement discuter avec le demandeur pour obtenir un accord

La solution apportée

Nous avons modélisé dans SharePoint des listes de “tâches modèles”, réutilisables, permettant à chaque employé des suivis personnels et par projet.

Ainsi, à chaque nouveau projet est associée la création d’une liste de tâches propre au projet. Chaque tâche respecte le cahier des charges initial et permet les affectations, des discussions et les suivis.

Des emails journaliers permettent de s’assurer de la bonne prise en compte des tâches et de leur avancement. Chaque personne reçoit un email personnalisé avec son bilan personnel (mes tâches en retard, les retours sur les tâches que j’ai affectées, etc.).

Les bénéfices de la solution

L’outil est devenu un support très efficace pour appliquer les règles de base de la gestion de projet : une tâche est affectée à une personne et doit être réalisée à une certaine date. Des règles simples mais si souvent oubliées ! Le fait de demander un accord à la personne en charge d’une tâche permet également d’améliorer la responsabilisation des collaborateurs.

Preuve de l’adoption de l’outil par les utilisateurs : à ce jour les 1 000 suivis de projet ont été dépassés !

www.crouzet.fr

Le besoin

EID Méditerranée utilise la plateforme SharePoint 2013 et souhaitait que cet environnement soit le lieu de stockage de référence de tous ses documents numériques, utilisable par les 150 agents de la structure. Celle-ci souhaitait bénéficier d’un support en continu et à la demande, mais aussi d’être accompagnée sur des projets planifiés.

La réponse d’Alma

Nous avons attribué à l’EID Méditerranée un interlocuteur dédié, au fait de ses problématiques et de ses attentes. Ce fonctionnement permet d’assurer un suivi efficace des demandes et des projets.

Afin de faciliter la gestion des demandes de support, l’EID dispose d’un accès à l’extranet client pour créer ses demandes, les suivre et connaitre à tout moment l’état de ses tickets et de son solde.

Un suivi régulier et un point annuel avec Alma permettent de s’assurer du suivi et du bon déroulement des opérations.

Les bénéfices de la prestation

L’équipe de l’EID a gagné en sérénité. Elle sait que quelle que soit sa problématique, elle a à sa disposition une équipe dont tous les membres sont certifiés SharePoint. Les besoins en administration SharePoint, mais aussi en développement et en formation sont couverts par notre expertise. L’EID peut ainsi nous déléguer sereinement ces missions, sous forme de prestation planifiée ou de projet.

Plus largement, l’EID peut nous solliciter sur toutes ses problématiques. Nous l’avons par exemple accompagnée dans la migration de son Active Directory et avons réalisé des présentations à son Comité de Direction.

www.eid-med.org

La problématique

Après une tentative infructueuse de mise en place d’un intranet, l’entreprise Pierre Martinet a décidé de faire appel à Alma afin de l’aider dans sa démarche.

Notre réponse

Lorsque nous avons entamé la mission, nous avons fait état des lieux de l’existant :

Un intranet développé en interne, peu graphique, avec des fonctionnalités “enfouies dans des menus” ;

Un système de gestion des tâches séparé ;

Un manque de vision globale des différents circuits de communication (emails, affichages divers) ;

Un grand nombre d’outils hétérogènes utilisés.

Nous avons aidé Martinet à identifier les circuits de communication, les différents emplacements de l’information, ainsi que le public ciblé par l’intranet. Nous avons mené des interviews dans les différents services et auprès des responsables de service. Nous avons ainsi pu déterminer les besoins des différents utilisateurs, par profils et par services, en termes de communication et d’accès aux outils.

Nous avons défini avec eux des blocs fonctionnels que l’utilisateur peut ajouter lui-même à son espace de travail et leur avons fourni à la fin de la mission une cartographie des outils par regroupement logique et par métier.

Nous avons également montré comment capitaliser sur les documents de communication en les intégrant dans l’intranet de façon pertinente, pour mettre ainsi à l’honneur la forte culture d’entreprise de Martinet.

Les bénéfices

Notre mission a donc permis à Martinet de déterminer une roadmap avec les différentes étapes pour se doter d’un intranet riche et fonctionnel, adopté par tous les employés de l’entreprise.

www.martinet.fr

Le besoin : Ajouter des fonctionnalités de GED à l’ERP

Spécialiste lyonnais des infrastructures informatiques, IP Line a évidemment sous la main des gens du métier. La société s’est donc très vite équipée de solutions informatiques maison. En particulier, un ERP développé en interne est la clé de voûte du système d’information d’IP Line. Mais avec l’évolution des outils modernes, augmenter les capacités du système, notamment en termes de sécurité et de recherche, est devenu une évidence.

IP Line a très vite perçu les avantages à utiliser une plateforme SharePoint comme back office à l’ERP. Plutôt que d’ajouter du développement à l’ERP, s’appuyer sur SharePoint permet d’obtenir immédiatement les gains fonctionnels attendus. Grâce à la souplesse de l’outil, la bascule technique est simple : le support n’est plus un serveur de fichiers, mais SharePoint. Ce simple changement amène immédiatement les fonctionnalités GED escomptées (gestion des versions, coédition, sécurité, traçabilité, etc.)

La réponse d’Alma

Nous avons réalisé un audit afin de prouver la viabilité de la solution. Sur un périmètre représentatif, nous avons paramétré une maquette en mode agile pour permettre au client de visualiser la solution. Mais l’audit a mis en évidence que les possibilités offertes par la solution et les gains seraient bien plus nombreux que ceux attendus au départ ! Citons par exemple :

La mise en place de modèles pour unifier la gestion documentaire ;

L’automatisation de processus de validation internes ;

La mise en place d’un intranet.

En définitive, le back office va devenir un “office” !

www.ipline.fr

La problématique :

migrer une application de gestion de commandes sous Lotus Notes Limagrain souhaitant arrêter à terme ses serveur Lotus Notes, elle nous a consultés pour migrer une base Lotus Notes « Base Commande » vers SharePoint 365. Cette application permet à des utilisateurs de passer commande d’articles auprès des fournisseurs de la société. Un gestionnaire achat administre la liste des fournisseurs et articles et valide les commandes des utilisateurs. La validation d’une commande par le gestionnaire crée un bon de commande (document Word) ainsi qu’une entrée correspondante dans le suivi de facturation.

La réponse d’Alma

La solution repose sur différentes listes SharePoint. La principale difficulté consistait à générer le document bon de commande en automatique lors de la validation d’une commande, et de le stocker dans une bibliothèque. Nous avons choisi de générer un document Word à la volée à l’aide de JavaScript en nous basant sur un modèle Word stocké dans SharePoint. Celui-ci contient des balises qui nous permettent de venir compléter le document final avec les données de la commande. Le résultat est stocké dans une bibliothèque SharePoint. Une fonctionnalité native de Office Online permet au gestionnaire achat de transformer son bon de commande en fichier PDF s’il doit envoyer le document correspondant à un fournisseur.

Les bénéfices de la solution

Intégration dans la nouvelle application SharePoint du suivi de facturation qui s’effectuait auparavant dans un fichier Excel en parallèle de la base Lotus Notes. Il en résulte un gain en temps et une simplification du suivi : on vient enregistrer automatiquement une nouvelle ligne de suivi à la validation d’une commande. Reprise des données de la base Lotus Notes grâce à la double compétence Lotus Notes et Office 365 d’Alma. Fin des licences Lotus Notes avec l’arrêt du serveur hébergeant l’application.

www.limagrain.com

L’objectif du projet

Le projet a consisté en la mise en place une Digitale Workplace pour :

Rapprocher les utilisateurs répartis sur des sites différents,

Centraliser et fluidifier la gestion des documents,

Faciliter la recherche de l’information,

Assurer une bonne adoption par l’utilisateur.

La solution apportée avec SharePoint

La réalisation par Alma a consisté à mettre en place :

La Gestion Électronique de documents,

Le moteur de recherche pour mieux retrouver les documents,

La formation des utilisateurs clés.

Les prestations d’Alma auprès de l’Anact :

Nous travaillons en relation avec l’ANACT sur les projets suivants :

La maintenance de l’application,

La gestion des accès externes,

La gestion des migrations de versions,

Le support aux administrateurs fonctionnels.

La gestion des contenus Audio-Visuels,

L’Intranet.

Les bénéfices

Une documentation centralisée

Un accès simplifié à l’information

Un gain de temps important

Le Besoin

Dans le cadre de l’amélioration continue de ses processus, la Fondation Edith Seltzer a souhaité se doter d’une solution informatisée afin d’organiser et de gérer ses contenus documentaires et flux d’information. Cela a donné lieu à une étude approfondie en amont par les services Qualité et Informatique pour définir les types de contenus communs à l’ensemble de la Fondation.

Notre réponse et la méthodologie employée

Notre valeur ajoutée dans ce projet a d’abord été de guider un client très volontariste qui avait mobilisé des personnes motivées et compétentes. Ainsi, après une formation initiale sur les concepts de la plateforme SharePoint, des ateliers ont permis la mise en place du squelette de la GED, qui a ensuite été régulièrement alimentée et portée par le service Informatique. Un accompagnement avec un point chaque semaine a garanti un avancement régulier du projet. Au fur et à mesure de l’avancement du projet, d’autres besoins ont été identifiés. Ce périmètre élargi tend à faire de la plateforme bien plus qu’une GED :

L’intranet actuel a été intégré dans la page d’accueil de l’application SharePoint. Ce n’est qu’une première étape, mais cela annonce l’avenir : l’intranet sera dans SharePoint.

La dématérialisation de documents devrait rapidement être mise en place en 2019 afin d’alléger la gestion papier.

Les bénéfices de la solution

L’amélioration des méthodes de travail inhérentes à l’utilisation du nouvel outil de GED constitue un premier bénéfice. Mutualiser, transmettre, ranger… sont des bonnes pratiques qui se mettent en place progressivement avec ce type d’outil.

Pour donner suite à une demande immédiate des utilisateurs, plusieurs espaces projet ont été rapidement mis en place, offrant des espaces de travail confortables.

Enfin, l’intranet a été englobé dans SharePoint, prémisse à une migration complète ultérieure : le portail d’entrée a déjà changé !

La problématique

Mettre en place un outil convivial destiné au management pour piloter des processus et différents projets d’investissements. Le déroulement du projet

Etape 1 : Référencer les bases Lotus Notes Domino

Etape 2 : Valider le processus de migration sous la forme d’ateliers de travail afin de Définir le process de migration Définir les règles de migration Identifier 1 base type Exécuter une migration de test sur les bases identifiées Validation des bases migrées

Etape 3 : Industrialisation de la migration

Etape 4 : Migration, tests et mise en production

La solution apportée

Une application dévéloppée sous SharePoint OnPremise.

Une page d’accueil par projet synthétisant chaque étape d’avancement

Les bénéfices

Un suivi centralisé des différents projets d’investissements

Un accès simplifié à l’information

Un double processus, optimisé grâce à SharePoint, qui facilite la validation des projets

Les enjeux du projet

Retrouver facilement les documents produits,

Permettre une collaboration depuis différents établissements: mairie, écoles, crèches, etc.

Permettre la collaboration entre différents types de personnes :  employés, élus, etc.

Le déroulement du projet

Rencontre des utilisateurs clés porteurs du projet

Entretiens avec les différents services concernés

Modélisation des espaces de GED

Les bénéfices

Une meilleure efficacité au travail

Un rangement plus intuitif des documents

Une recherche aisée des documents

Le besoin :

Dématérialiser et tracer les demandes d’achat Dans le cadre du déploiement de SharePoint 365, Chomarat a consulté Alma pour dématérialiser son processus interne de demande d’achat. Jusque-là les demandes se faisaient principalement par mail, voire sur un post-it ou même oralement.

Le but de ce projet était donc de mettre en place un lieu unique de stockage pour tracer toutes les demandes, ainsi que les échanges liés à celles-ci, depuis la création jusqu’à la validation. Et après validation, le processus devait renvoyer les informations propres à chaque demande vers l’ERP.

Notre réponse : la mise en place d’un workflow avec Nintex

Grace à la solution Nintex adoptée par Chomarat, nous avons pu répondre à l’ensemble des demandes de l’industriel. En effet Nintex facilite la personnalisation des formulaires des listes ou des bibliothèques et permet de réaliser rapidement des workflows.

Nintex permet d’aller plus loin dans la mise en place de workflow dans Office 365, et surtout beaucoup plus facilement grâce à la modélisation graphique des workflows et à un designer de formulaire dédié.

La simplicité de développement des outils Nintex nous a permis de travailler en mode agile pour la mise au point du formulaire et du circuit de validation. La solution repose sur une liste SharePoint. Un formulaire Nintex permet le recueil du besoin avec un ensemble de règle métier pour le contrôle des saisies. Grâce aux pièce jointes, il est possible de stocker les échanges avec les fournisseurs, les devis, etc. Une fois validée par le service Achats, la demande suit un workflow de validation avec plusieurs intervenants en fonction du montant qu’elle représente.

Pour pouvoir dialoguer avec l’ERP de Chomarat, qui n’est pas dans le cloud, nous avons également mis au point des interfaces. Par exemple pour alimenter SharePoint avec la liste des fournisseurs, et inversement pour renvoyer vers l’ERP les informations de la demande d’achat qui sera transformée ensuite en commande.

Les bénéfices de la solution

Grâce à la solution mise en place, Chomarat peut s’appuyer sur un processus formalisé, plus clair et identique pour tous les collaborateurs, avec un état d’avancement visible pour toutes les demandes d’achat. La solution a également permis un gain de temps dans le processus achat, avec moins de perte d’informations et de ressaisie grâce aux interfaces développées avec l’ERP.

www.chomarat.com

Le contexte et le besoin

Globalement, il s’agissait de passer d’une gestion bureautique à une GED sous SharePoint. L’existant était constitué d’un serveur de fichiers abritant une arborescence projets, et d’un fichier Excel avec des macros permettant des déploiements automatiques de projets. Le rachat d’une société basée à Annecy a transformé la société qui est devenue multi-sites. Elle a donc envisagé la possibilité de basculer sous Office 365 pour garantir un accès web aux ressources projet. SMOP est alors entrée de plein pied dans la mobilité !

L’approche d’Alma et la solution apportée

Nous avons tout d’abord analysé méthodiquement l’existant, pour imaginer une gestion la plus proche possible de ce qui se faisait déjà. L’idée était de capitaliser à la fois sur le travail déjà effectué et les possibilités d’Office 365. Un travail de co-construction Alma-SMOP a garanti la réussite de ce projet. Le fichier Excel a été mis à jour pour permettre aux macros de travailler dans un espace Microsoft 365, mais également d’utiliser certains outils propres à SharePoint pour améliorer le classement des documents.

En pratique, l’arborescence des projets est accessible en mode web, et se présente de la même manière qu’auparavant. Les documents bénéficient des fonctionnalités GED de SharePoint (versions, co-édition, etc.) et la recherche de document exploite toute la puissance du moteur SharePoint. Ainsi les usages existants ont été conservés à moindre coût et enrichis de nouvelles possibilités. SharePoint peut également être vu comme un outil back office de stockage “riche”.

Les bénéfices de la prestation

Un premier bénéfice a été la possibilité de travailler sur des fichiers partagés sur le web, depuis les différents sites géographiques de la structure. Cela signifie également moins de contraintes en termes d’infrastructure réseau.

Un second bénéfice a été l’apport du “collaboratif” en général. Les outils de la suite Office 365 (Skype, Teams) permettent une communication simplifiée. Les réunions à distance par exemple sont grandement facilitées !

Enfin, la recherche permet de localiser bien plus rapidement les documents sur l’ensemble des projets réalisés par SMOP, et donc de capitaliser réellement sur le travail déjà réalisé.