La problématique

La gestion des ressources humaines est une problématique importante pour S3V. En effet, l’entreprise passe d’environ 165 salariés permanents à plus de 650 pendant la saison de sports d’hiver, de décembre à fin avril.

En 2016, S3V a contacté Alma afin de s’équiper d’un intranet destiné à aider ses collaborateurs dans leurs tâches les plus courantes. La solution technique choisie fut Office 365, en particulier la brique SharePoint.

Une réponse en deux étapes

Première étape : ouverture de l’intranet sous SharePoint

Le premier objectif était de reprendre l’intranet existant pour le rendre disponible dans SharePoint. Un travail classique d’audit des besoins et de structuration du site SharePoint cible a été effectué. Alma a créé la structure d’accueil qui a été progressivement remplie par S3V (migration de l’existant). Une page d’accueil conviviale a été mise en place et le premier objectif a été atteint : le 1^er janvier 2017, le nouvel intranet était accessible pour tous les employés concernés.

Ce nouvel intranet était en réalité une véritable GED habillée de pages de présentation. En effet grâce à SharePoint, il a été possible de marier des présentations web modernes et des fonctionnalités GED riches. Peu d’outils aujourd’hui peuvent se targuer d’un tel avantage. SharePoint évite d’avoir à choisir entre des GED très austères et des intranets très accueillants mais sans outils évolués. Les utilisateurs y trouvent leur compte, entre facilité d’accès à l’information ou enrichissement de la base documentaire.

Deuxième étape : gestion automatisée des candidatures

Le second objectif était d’automatiser les recrutements, en particulier celui des personnels saisonniers. La sélection de près de 500 employés pour la saison d’hiver est un travail très conséquent et toute aide automatisée pour cela est la bienvenue ! S3V avait très bien préparé le terrain en détaillant son processus de recrutement. L’automatisation a été facilitée par ce travail préparatoire et la mise en place s’est déroulée avec agilité, grâce à de fréquents allers-retours entre S3V et Alma et une bonne écoute réciproque.

L’outil mis en place permet :

• Une saisie directe par les candidats des informations qui les concernent ;
• Des écrans de synthèse simples et efficaces pour les responsables de recrutement pour la visualisation et la sélection des candidatures ;
• Des emails d’information automatiques aux candidats ;
• Des générations automatiques de fichiers de données destinés à l’ERP de S3V.

Les bénéfices

Le premier bénéfice apporté par la solution est incontestablement le gain de temps. Si le travail manuel (ressaisies, emails, etc.) n’est pas éliminé totalement, il a été considérablement réduit grâce aux automatismes mis en place.

Le second bénéfice est d’avoir institué un intranet, porte d’entrée à l’information interne pour les employés : un point de passage commun et un espace privilégié pour ces derniers.

Enfin, la gestion documentaire a gagné en pérennité et en qualité en basculant sous SharePoint. La mise en place du nouveau référentiel d’entreprise a débuté et de nouveaux services viendront s’adosser au système SharePoint.

Et pour tout cela, la viralisation de la solution en interne a parfaitement fonctionné. Rien ne vaut en effet la preuve par l’exemple !

www.s3v.com

Contexte et enjeux

Chomarat est un groupe international spécialisé dans les textiles enduits et les renforts pour matériaux composites et matériaux de construction. Le siège du groupe ainsi que trois sites de production sont basés en Ardèche, où l’entreprise Chomarat a été fondée en 1898. Le groupe est également implanté en Tunisie, aux Etats-Unis et en Chine. Fournisseur de Chomarat depuis 2015, Alma a progressivement mis en place tout l’environnement SharePoint du groupe, de l’Intranet à la GED en passant par des applications dématérialisées de plusieurs processus.

Comment Chomarat a déployé SharePoint comme socle collaboratif mondial

Afin de faciliter le partage d’information au sein du groupe, Chomarat a fait le choix de mutualiser ses outils informatiques. Ainsi toutes les entités reposent aujourd’hui sur la plateforme Microsoft 365 pour la bureautique et la messagerie. Le choix de SharePoint comme socle collaboratif commun s’est naturellement imposé.

« Tout ce qui a été réalisé dans l’environnement SharePoint a été pensé pour le groupe et mis à disposition de l’ensemble de nos équipes, le but étant d’utiliser un outil collaboratif global » explique Mickaël Chouvy, DSI du groupe Chomarat. « SharePoint est l’outil central de communication et de stockage des fichiers, autrement dit à la fois notre Intranet, en français et en anglais, et notre outil de GED, en particulier pour le système qualité du groupe. »

Impliquée dans la réalisation d’applications collaboratives depuis plus de 15 ans, Alma a été choisie afin d’accompagner cette démarche et a développé progressivement l’environnement collaboratif SharePoint de Chomarat.

« Ce système fonctionne aujourd’hui parfaitement et nous apporte beaucoup en termes d’organisation et de structuration de l’information. A ce jour, nos 500 utilisateurs informatiques (sur les 1000 salariés qui composent le groupe) utilisent quotidiennement SharePoint en consultation ou pour mettre à disposition des documents.

La dématérialisation des processus internes

SharePoint Online a également permis de dématérialiser plusieurs processus internes, parmi lesquels les demandes d’achat, les factures fournisseurs avec l’outil complémentaire Colibri, les factures fournisseurs, les demandes de transport (enlèvements par le service logistique) ou les dossiers d’investissement. Déjà utilisées en France et par la filiale tunisienne, ces applications sont en cours de déploiement dans les autres filiales étrangères.

Les développements réalisés par Alma se basent sur SharePoint ainsi que sur des outils connexes si nécessaires. Pour l’application de demandes d’achat, Alma s’est appuyée sur la solution Nintex, un outil qui facilite la personnalisation des formulaires, des listes ou des bibliothèques et permet d’optimiser le temps de réalisation des workflows dans Office 365. Chomarat peut ainsi s’appuyer sur un processus formalisé, clair et identique pour tous les collaborateurs, avec un état d’avancement visible pour toutes les demandes d’achat. La solution procure un gain de temps dans l’avancement du processus achat, avec moins de perte d’information et de ressaisie grâce aux interfaces développées avec l’ERP.

Alma a également travaillé sur le projet de droit à la déconnexion. « Cette problématique est une spécificité française, aussi elle est complétement ignorée par la plupart des éditeurs de logiciels, explique Mickaël Chouvy. Avec Alma, nous avons réfléchi et mis en place un mécanisme judicieux et plutôt innovant pour nos salariés, qui sera mis en production prochainement. »

Une approche Agile pour des applications sur mesure

Pour la réalisation de ses projets, Alma travaille en mode d’inspiration Agile, par cycle avec des sprints de validation des étapes, d’implémentation et de revue. Cette méthode assure au client la réalisation d’applications répondant aux besoins fonctionnels exprimés.

Un partenariat stratégique inscrit dans la durée

Le groupe Chomarat souhaite continuer à capitaliser sur SharePoint pour la dématérialisation de ses processus. Dans la pratique, il s’agit de travailler avec les équipes métiers afin de comprendre leurs besoins et leur proposer une solution adaptée et surtout simple, sur le modèle des applications déjà réalisées. Pour cela, Alma s’appuie sur sa longue expérience de la mise en place d’applications collaboratives, sur une approche très pragmatique des projets et sur l’écoute attentive des personnes impliquées.

« Je suis convaincu de la capacité d’Alma à nous aider à mener à bien ces objectifs, précise Mickaël Chouvy. Les chefs de projet d’Alma s’approprient parfaitement notre métier, comprennent vraiment là où l’on souhaite aller et nous proposent la solution la plus ergonomique pour l’utilisateur. On expose une problématique et Alma nous fournit une réponse adaptée. C’est une équipe professionnelle, fiable et disponible, et le statut coopératif d’Alma n’est sûrement pas étranger à cela. » La compréhension qu’a Alma de l’organisation, des process et de la culture d’entreprise de Chomarat aide beaucoup. « Avoir des partenaires stables sur le long terme est important pour nous, et nous partageons complètement cette vision avec Alma », résume Mickaël Chouvy.

Contexte et enjeux

Référence mondiale pour les simulateurs de formation et d’ingénierie destinés aux industries du transport et de l’énergie, CORYS associe les compétences de nombreux métiers pour concevoir des outils de formation et d’études hautement performants.
Sous l’impulsion de ses unités de production, l’entreprise grenobloise a décidé de doter tous ses services d’une GED. A l’issue d’une consultation méthodique, la solution SharePoint portée par Alma a été choisie.

Comment est né ce projet chez CORYS ?

Sylvain Turc : Le projet GED est parti de l’unité Transport. Nous avions conscience depuis un moment que notre gestion documentaire n’était pas satisfaisante. Comme souvent, nous utilisions des fichiers dans des répertoires, ce qui ne permettait pas de gérer correctement toutes nos versions de documents. Nous rencontrions également des problèmes d’échange et d’envoi de documents. J’ai donc demandé à Julie Gambin d’investiguer pour améliorer cela.

En discutant avec mon homologue de l’unité énergie, qui avait déjà expérimenté des systèmes de GED sur des projets plus volumineux, nous nous sommes aperçus que le besoin était plus large et qu’il serait plus intelligent de n’avoir qu’un seul système à CORYS. En parallèle, nous avons identifié des besoins similaires pour deux autres activités : le support client, qui utilise les documents générés par la production pour la maintenance de nos simulateurs, et le Système d’Information (SI).

Julie Gambin a donc mené une enquête auprès de chaque unité et interrogé des chefs de projets sur leurs attentes. Forts de ces retours, nous avons constaté que les besoins étaient très convergents. Nous avons recherché les solutions disponibles sur le marché puis rédigé un cahier des charges que nous avons envoyé à plusieurs sociétés.

Dans quel contexte la consultation s’est-elle déroulée ?

Stéphane Grumel : Nous n’avons pas souhaité commencer par sélectionner des produits. Suite aux différents audits menés en interne, nous avons dressé une liste de fonctionnalités et d’exigences que nous avons intégrées au cahier des charges. Nous n’avions pas d’a priori sur le produit, ainsi nous avons étudié des solutions Open Source et des solutions propriétaires. Nous sommes Microsoft en bureautique et globalement Microsoft au niveau de l’infrastructure, néanmoins le « plus » apporté par l’intégration d’un outil Microsoft était minime par rapport à nos exigences fonctionnelles.

Nous avons lancé six consultations représentant quatre produits. Cela nous a permis d’identifier la solution présentant la meilleure couverture fonctionnelle par rapport à nos attentes, à savoir SharePoint.

Sur quels critères fonctionnels la solution SharePoint a-t-elle été choisie ?

Julie Gambin : L’identification des versions de documents, qui occasionne aujourd’hui des dysfonctionnements, représentait un enjeu important. De même l’outil devait permettre d’éviter les duplications de documents et tous les problèmes que cela engendre. Il y avait également une très grosse attente sur la fonction de recherche. Une interface web était requise, ainsi qu’une interface nativement multilingue car certains collaborateurs de CORYS sont anglophones. L’outil de GED devait parfaitement gérer les contraintes de sécurité (à travers l’identification des utilisateurs) et de confidentialité, avec une gestion des droits au moins aussi efficiente qu’actuellement. Par ailleurs, le système devait permettre la publication externe et offrir la possibilité d’extraire une partie de la GED pour nos clients, car c’est l’usage en fin de projet d’un simulateur. Dernier critère, mais non des moindres, nous cherchions un système évolutif capable de s’adapter à des besoins pas forcément encore identifiés.

Et au plan du SI ?

Stéphane Grumel : Nos critères de choix portaient également sur les aspects structurels de l’outil : sa capacité à être sauvegardé, sécurisé et remonté en cas de sinistre, sa maintenabilité et bien sûr son intégration dans notre infrastructure. Le plus que SharePoint pouvait apporter en terme collaboratif en complément d’Exchange et Lync a aussi fait pencher la balance.

Sur l’alternative « libre ou propriétaire », on s’aperçoit qu’une solution open source dite gratuite ne peut pas fonctionner sans support et que celui-ci s’avère très coûteux. Au final, nous avons estimé que la solution SharePoint était financièrement plus avantageuse.

Quelles ont été les raisons du choix d’Alma ?

Stéphane Grumel : Alma était en short list avec une autre société qui proposait également SharePoint. La disponibilité et l’écoute de nos interlocuteurs chez Alma, les différentes présentations et maquettes qui nous ont été montrées nous ont plu. Nous étions novices en matière de GED. Au-delà des informations que nous avions pu glaner nous-mêmes, Alma nous a vraiment aidés à comprendre ce que pouvait être un tel outil, a contrario de l’autre société qui n’a pas fait cet effort. Nos échanges nous ont également laissés penser qu’il y avait un bon niveau technique chez Alma. Le critère de proximité a également joué : nous sommes voisins et cela présente des avantages. Et l’offre d’Alma s’est avérée financièrement plus favorable.

Où en êtes-vous du projet ?

Stéphane Grumel : Nous sommes en fin de phase de spécifications. Nous avons lancé trois projets pilotes pour l’unité transport, l’unité énergie et le SI. Nous avons mis en place une plateforme de validation qui n’est pas encore prototypée mais qui nous permet déjà d’appréhender le système. Au plan de l’infrastructure nous avons monté les plateformes de production. Nous utilisons aussi SharePoint dans la vie du projet pour échanger des documents et commencer à avoir une approche utilisateur.

Il reste du chemin : implémenter le prototype une fois les spécifications terminées, configurer la plateforme pour qu’elle réponde aux spécifications, faire la recette pour enfin passer en production.

Nous avons pris du retard dans les spécifications mais nous étions ambitieux… Nous avons sous-estimé au départ la complexité d’un tel projet et tout ce que cela remettait en question dans notre fonctionnement. La GED nous oblige à mettre à plat un certain nombre de procédures pour les implémenter dans l’outil.

Vos premiers retours d’expérience ?

Julie Gambin : Il y a un gros travail d’analyse des usages et des procédures qui prend du temps. Au rythme de deux par semaine, nos ateliers de spécifications, très utiles par ailleurs, se sont révélés un peu trop soutenus pour expérimenter au fur et à mesure.

Stéphane Grumel : Nous avons dû digérer, nous imprégner du fonctionnement de ce système de gestion documentaire, ce qui nous a ouvert des perspectives que nous n’envisagions pas au démarrage. La démarche de spécifications doit nécessairement intégrer ces itérations.

Quelles incidences la GED a-t-elle sur l’organisation ?

Julie Gambin : En analysant les besoins nous nous sommes par exemple rendu compte que certains documents étaient en interface avec d’autres secteurs de l’entreprise comme le service administratif et financier ou les achats. Ainsi nous allons devoir interroger nos pratiques. A nouvel outil, nouvelles méthodes.

Stéphane Grumel : Un autre exemple, le nommage de documents. En adoptant un nommage automatique pour la plupart de nos documents, nous avons dû nous mettre d’accord et revoir nos règles. De même pour la gestion des versions des documents. La GED va nous permettre également de nous doter de véritables workflow de validation automatique et de savoir quels sont les intervenants sur un document, alors que jusqu’à présent la validation des documents était gérée de manière peu formelle…

La GED ouvre-t-elle d’autres perspectives ?

Julie Gambin : Nous avons traité les aspects purement documentaires mais il y a d’autres besoins « métiers » à considérer. On s’aperçoit que la GED va nous apporter une plus-value au-delà de la simple gestion documentaire (version, classement, etc.), par exemple pour faire de la planification de documents ou pour établir des jalons de facturation.

Quelles sont selon vous les clés de la réussite d’un tel projet ?

Stéphane Grumel : Nous sommes sur une bonne dynamique, tous les acteurs du projet sont impliqués. J’avais la conviction au démarrage que pour réussir, un projet de cette envergure doit être non seulement poussé par la Direction mais porté par tous. C’est ce que nous avons réussi à faire. Tous les intervenants à qui nous avons proposé de s’associer au projet ont vraiment adhéré.