Déploiement SharePoint chez Chomarat

Chomarat est un groupe international spécialisé dans les textiles enduits et les renforts pour matériaux composites et matériaux de construction. Le siège du groupe ainsi que trois sites de production sont basés en Ardèche, où l’entreprise Chomarat a été fondée en 1898. Le groupe est également implanté en Tunisie, aux Etats-Unis et en Chine. Fournisseur de Chomarat depuis 2015, Alma a progressivement mis en place tout l’environnement SharePoint du groupe, de l’Intranet à la GED en passant par des applications dématérialisées de plusieurs processus.

Le socle collaboratif du groupe Chomarat

Afin de faciliter le partage d’information au sein du groupe, Chomarat a fait le choix de mutualiser ses outils informatiques. Ainsi toutes les entités reposent aujourd’hui sur la plateforme Microsoft 365 pour la bureautique et la messagerie. Le choix de SharePoint comme socle collaboratif commun s’est naturellement imposé.

« Tout ce qui a été réalisé dans l’environnement SharePoint a été pensé pour le groupe et mis à disposition de l’ensemble de nos équipes, le but étant d’utiliser un outil collaboratif global » explique Mickaël Chouvy, DSI du groupe Chomarat. « SharePoint est l’outil central de communication et de stockage des fichiers, autrement dit à la fois notre Intranet, en français et en anglais, et notre outil de GED, en particulier pour le système qualité du groupe. »

Impliquée dans la réalisation d’applications collaboratives depuis plus de 15 ans, Alma a été choisie afin d’accompagner cette démarche et a développé progressivement l’environnement collaboratif SharePoint de Chomarat.

« Ce système fonctionne aujourd’hui parfaitement et nous apporte beaucoup en termes d’organisation et de structuration de l’information. A ce jour, nos 500 utilisateurs informatiques (sur les 1000 salariés qui composent le groupe) utilisent quotidiennement SharePoint en consultation ou pour mettre à disposition des documents.

Applications de dématérialisation de processus

SharePoint Online a également permis de dématérialiser plusieurs processus internes, parmi lesquels les demandes d’achat, les factures fournisseurs avec l’outil complémentaire Colibri, les factures fournisseurs, les demandes de transport (enlèvements par le service logistique) ou les dossiers d’investissement. Déjà utilisées en France et par la filiale tunisienne, ces applications sont en cours de déploiement dans les autres filiales étrangères.

Les développements réalisés par Alma se basent sur SharePoint ainsi que sur des outils connexes si nécessaires. Pour l’application de demandes d’achat, Alma s’est appuyée sur la solution Nintex, un outil qui facilite la personnalisation des formulaires, des listes ou des bibliothèques et permet d’optimiser le temps de réalisation des workflows dans Office 365. Chomarat peut ainsi s’appuyer sur un processus formalisé, clair et identique pour tous les collaborateurs, avec un état d’avancement visible pour toutes les demandes d’achat. La solution procure un gain de temps dans l’avancement du processus achat, avec moins de perte d’information et de ressaisie grâce aux interfaces développées avec l’ERP.

Alma a également travaillé sur le projet de droit à la déconnexion. « Cette problématique est une spécificité française, aussi elle est complétement ignorée par la plupart des éditeurs de logiciels, explique Mickaël Chouvy. Avec Alma, nous avons réfléchi et mis en place un mécanisme judicieux et plutôt innovant pour nos salariés, qui sera mis en production prochainement. »

Pour la réalisation de ses projets, Alma travaille en mode d’inspiration Agile, par cycle avec des sprints de validation des étapes, d’implémentation et de revue. Cette méthode assure au client la réalisation d’applications répondant aux besoins fonctionnels exprimés.

Une vision et un partenariat à long-terme

Le groupe Chomarat souhaite continuer à capitaliser sur SharePoint pour la dématérialisation de ses processus. Dans la pratique, il s’agit de travailler avec les équipes métiers afin de comprendre leurs besoins et leur proposer une solution adaptée et surtout simple, sur le modèle des applications déjà réalisées. Pour cela, Alma s’appuie sur sa longue expérience de la mise en place d’applications collaboratives, sur une approche très pragmatique des projets et sur l’écoute attentive des personnes impliquées.

« Je suis convaincu de la capacité d’Alma à nous aider à mener à bien ces objectifs, précise Mickaël Chouvy. Les chefs de projet d’Alma s’approprient parfaitement notre métier, comprennent vraiment là où l’on souhaite aller et nous proposent la solution la plus ergonomique pour l’utilisateur. On expose une problématique et Alma nous fournit une réponse adaptée. C’est une équipe professionnelle, fiable et disponible, et le statut coopératif d’Alma n’est sûrement pas étranger à cela. » La compréhension qu’a Alma de l’organisation, des process et de la culture d’entreprise de Chomarat aide beaucoup. « Avoir des partenaires stables sur le long terme est important pour nous, et nous partageons complètement cette vision avec Alma », résume Mickaël Chouvy.

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