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Gestion documentaire, flux de travail, workflow, intranet, extranet, l’utilisation de cet outil est vaste ! Faisons le point sur les fonctionnalités de SharePoint, un outil emblématique de la suite Office 365 et du travail collaboratif.
Voici les 6 fonctionnalités de SharePoint :
👉 La gestion de documents (GED),
👉La création de listes et bases de données métier,
👉 La création de sites Intranet,
👉 La création de sites Extranet,
👉 L’installation d’applications composites (gestion des factures),
👉 Le déploiement d’espaces projet avec une arborescence définie et duplicable facilement,
| Fonctionnalité / Capacité | Ce que SharePoint fait | Ce que SharePoint ne fait pas |
|---|---|---|
| Gestion documentaire (GED) |
✔ Centralisation des documents ✔ Versioning complet ✔ Métadonnées, étiquettes, recherche ✔ Coédition en temps réel ✔ Permissions fines et audit |
✘ Pas un logiciel GED métier « clé en main » (type qualité, QHSE, juridique) ✘ Pas de circuits de validation complexes sans Power Automate |
| Intranet |
✔ Création de pages modernes ✔ Actualités, communication interne ✔ Webparts : FAQ, événements, liens rapides ✔ Personnalisation visuelle |
✘ Pas un CMS avancé comme WordPress/Drupal ✘ Pas idéal pour des sites externes grand public |
| Extranet |
✔ Partage sécurisé avec clients/partenaires ✔ Gestion des accès internes / externes ✔ Suivi des activités et permissions modulaires |
✘ Pas un portail client complet sur mesure (support, facturation, e-commerce) ✘ Peu adapté aux usages nécessitant un design totalement personnalisé |
| Listes & bases de données métier |
✔ Remplace Excel pour des données structurées ✔ Vues filtrées, colonnes calculées, règles métiers ✔ Multi-utilisateurs, données toujours à jour |
✘ Pas une base de données SQL complexe ✘ Pas conçu pour des volumes massifs ou du transactionnel |
| Applications métier (Processus & Apps) |
✔ Applications simples via Listes ✔ Formulaires personnalisés (Power Apps) ✔ Tableaux de bord Power BI ✔ Modèles duplicables |
✘ Pas un ERP ✘ Pas un CRM sophistiqué ✘ Pas un logiciel métier complet sans développement complémentaire |
| Automatisation (Workflows) |
✔ Automatisation des validations ✔ Notifications & alertes ✔ Circuits d’approbation ✔ Intégration Power Automate |
✘ Ne remplace pas un outil BPM complet ✘ Les processus très complexes nécessitent Power Automate ou une solution dédié |
| Espaces projets |
✔ Sites projet pré-configurés ✔ Intégration Teams (documents + conversations) ✔ Modèles réutilisables |
✘ Pas un outil de gestion de projet type Asana/Jira ✘ Pas de planification avancée (Gantt natif) |
| Gouvernance & permissions |
✔ Gestion fine des droits ✔ Sécurité Microsoft 365 ✔ Audits, logs, conformité ✔ Gestion du cycle de vie |
✘ Pas automatisé sans politique M365 ✘ Demande une gouvernance claire pour éviter la dérive structurelle |
La fonctionnalité N°1 de SharePoint est incontestablement la gestion électronique de documents.
Il remplace vos anciens serveurs de fichiers pour centraliser vos documents selon l’arborescence que vous aurez définie. Travaillez Online ou en ligne si vous préférez 😉
- Organisez vos documents
Mettez au point une arborescence qui sera la configuration de votre GED. Gérez les droits d’accès à vos contenus dossier à l’échelle d’un service, d’un projet ou de l’entreprise.
- Prévisualiser vos documents
Avant de les télécharger.
- Soyez toujours à jour
Rassemblez vos documents dans un espace partagé. Vos collaborateurs sont assurés de travailler sur la dernière version du document.
- Travaillez en simultané
Avec la fonction de coédition de document.
- Utilisez la fonction recherche
Trouvez votre contenu facilement grâce à l’indexation des contenus. Recherchez dans le texte et dans les métadonnées.
- Créez des documents
(Word, Excel, PowerPoint) selon des modèles type devis, plan de formation, etc…
- Définissez des groupes d’utilisateurs
Pour une gestion fine des droits d’accès en fonction de leur rôle.
La fonctionnalité N°2 de SharePoint est de permettre la création de listes structurées et de véritables bases de données métier, conçues pour centraliser, organiser et automatiser l’information au sein de l’entreprise.
En effet, SharePoint permet de créer de véritables bases de données métier, simples ou avancées, grâce aux Listes SharePoint.
Ces listes servent à centraliser et structurer n’importe quel type d’information : demandes internes, incidents, inventaires, contrats, factures, matériel, ressources humaines…
Elles remplacent avantageusement des fichiers Excel dispersés et peu fiables. Chaque liste peut intégrer des formulaires personnalisés, des règles métiers, des colonnes calculées, des vues filtrées et des permissions dédiées.
Combinées à Power Automate ou Power Apps, elles deviennent de véritables applications métier adaptées à vos processus : validation, suivi, notifications, tableaux de bord.
C’est l’un des usages les plus puissants et sous-estimés de SharePoint, permettant aux entreprises de gagner en efficacité et en gouvernance
Fonctionnalité N°3 : La création d’intranet
La fonctionnalité N°3 de l’outil SharePoint est la création d’intranet.
Il remplace les affiches sur la machine à café, postez vos événements à venir comme la prochaine assemblée générale ou encore le menu de la cantine. Les informations relatives aux congés, aux notes de frais, aux véhicules etc…
Pour cela, rien de mieux qu’un site SharePoint simple à alimenter et à faire évoluer dans le temps.
- Gérez votre contenu d’entreprise
Structurez et partagez les informations et documents dans un espace partagé. Travaillez sur la dernière version du document.
Visite médicale, boîtes à idées, déclaration accident du travail, etc…
- Accédez à vos applications
Accessibles depuis un seul endroit et sécurisées (authentification nécessaire) : ERP, organigramme, mutuelle, annuaire des salariés, produits, messagerie.
Découvrez notre accompagnement pour la mise en place de l’authentification multifacteurs sur Office 365
- Consultez les actualités
Résultats annuels, nouveaux salariés, consignes sanitaires, informations générales, objectifs, lettre du CA, rapports d’activité etc.
- Partagez un agenda
Consultez les événements de la société à venir : AG, séminaire, réunions, comission etc…
- Intégrez des tableaux de bord
Partagez rapidement les chiffres important sur la page d’accueil ou une page dédiée
Fonctionnalité N°4 : La création d’extranet
La fonctionnalité N°4 de SharePoint est la création d’extranet.
Donnez accès à vos clients à un espace client dédié afin qu’ils retrouvent leurs factures, leurs paiements dus et à venir et toutes les informations relatives à votre relation client. Répondez rapidement aux besoins de vos clients et améliorez votre expérience client.
- Définissez chaque type d’utilisateur
Clients, fournisseurs, prescripteurs, prestataires…
- Partagez les informations nécessaires
Les informations diffusées sont les mêmes pour toutes les personnes de la liste.
- Diffusez des documents
CGV, tarifs, rapports d’activités, fichier, contenu etc…
- Partagez en toute sécurité
Gestion des droits, sécurisation des données, accès par authentification.
- Partagez vos actualités
Informations sur vos nouveaux produits ou services, vos présences sur des événements, etc…
👉A lire aussi : l’article « A quoi sert SharePoint » qui décrit trois utilisations concrètes de SharePoint en entreprise (saisie d’informations terrain, portail collaboratif, reconnaissance de facture et circuit de validation).
Fonctionnalité N°5 : Processus & Applications
La fonctionnalité N°5 de SharePoint est la création d’applications métier au service de vos processus internes.
SharePoint devient un véritable moteur d’automatisation. Les applications métier peuvent intégrer des flux de travail (workflows) pour orchestrer vos processus : validations, demandes internes, notifications, circuits d’approbation…
Ces scénarios sont décuplés par l’intégration native avec la Power Platform, notamment Power Automate et Power Apps, qui permettent de bâtir des solutions complètes, plus fiables et plus efficaces que des outils dispersés
- Dématérialisez le flux documentaire et les processus
Remplacez les fichiers envoyés par email et les documents papier. Automatisez les tâches répétitives que vous ne voulez plus faire à la main et qui font perdre du temps.
Ex : la dématérialisation du circuit de la commande jusqu’à la facture, la gestion des recrutements, un lancement ou un arrêt produit…
- Générez des rapports en temps réel
Dématérialisez des formulaires et facilitez la saisie d’information ainsi que leur exploitation sous forme de rapports avec des données à jour en temps réel.
Ex: La gestion des stocks
Les informations diffusées sont les mêmes pour toutes les personnes de la liste.
- Travaillez en simultané
La saisie et l’accès aux informations dans l’application est possible quelque soit le lieu géographique des collaborateurs. Il vous est aussi possible de travailler à plusieurs sur une même liste SharePoint.
Fonctionnalité N°6 : La création d’espaces projet
La fonctionnalité N°6 de SharePoint est la création d’espaces projet. Ces espaces projet sont un dossier client par exemple avec une arborescence définie et facilement duplicable.
SharePoint permet de gérer des espaces collaboratifs par groupe d’utilisateurs
pour partager des documents sur un thème donné, en utilisant des tâches, des calendriers partagés, fil de discussions, etc…
- Collaboration productive
Permet de travailler à plusieurs en même temps, de centraliser l’information et d’échanger sur un projet donné.
- Homogénéisation des méthodes de travail
Tout projet utilise le même outil : MS365 . L’outil permet la création d’espaces types (arborescence, structure) duplicables.
- Capitalisation de l’information :
Les documents et échanges sont centralisés et faciles à retrouver.
- Accessibilité aux ressources en temps réel
L’accès aux espaces est possible quelque soit son lieu de travail.
L’avantage majeur de SharePoint est sa capacité à transformer la collaboration au sein de votre organisation.
Il centralise vos contenus, garantit des documents toujours à jour et facilite le travail en équipe — qu’il s’agisse de coéditer des fichiers, de partager des informations ou de travailler à distance en toute fluidité.
Sa recherche puissante et ses pages structurées permettent à chacun de retrouver rapidement l’information dont il a besoin.
Accessible partout, sur tous les appareils, SharePoint s’intègre naturellement à Microsoft 365 et offre une gestion fine des permissions pour sécuriser vos données.
C’est un environnement fiable, évolutif et conçu pour accompagner vos usages quotidiens.
Les équipes Alma sont spécialisées dans SharePoint : nos consultants, avec plus de dix ans d’expérience, maîtrisent ces technologies sur le bout des doigts et accompagnent les entreprises dans la mise en place d’applications métier, de GED et d’espaces projet.
Nous vous proposons un échange personnalisé de 30 minutes pour comprendre vos besoins et vous guider dans votre projet SharePoint
SharePoint offre un haut niveau de sécurité grâce à une gestion précise des droits d’accès. Les administrateurs peuvent définir des rôles, contrôler finement les permissions et limiter l’accès aux seules informations nécessaires pour chaque utilisateur.
L’authentification unique ou multifacteur renforce également la protection des données, garantissant un environnement sûr pour l’ensemble de vos équipes.
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