SharePoint : Les 5 Fonctionnalités clés

Voici les 5 fonctionnalités de SharePoint  :

👉 La gestion de documents (GED),

👉 La création de sites Intranet,

👉 La création de sites Extranet,

👉 L’installation d’applications composites (gestion des factures), 

👉 Le déploiement d’espaces projet avec une arborescence définie et duplicable facilement, 

La fonctionnalité N°1 de SharePoint est incontestablement la gestion électronique de documents. 

Il remplace vos anciens serveurs de fichiers pour centraliser vos documents selon l’arborescence que vous aurez définie. Travaillez Online ou en ligne si vous préférez 😉

• Organisez vos documents 

Mettez au point une arborescence qui sera la configuration de votre GED. Gérez les droits d’accès à vos contenus dossier à l’échelle d’un service, d’un projet ou de l’entreprise.

• Prévisualiser vos documents 

Avant de les télécharger.

• Soyez toujours à jour 

Rassemblez vos documents dans un espace partagé. Vos collaborateurs sont assurés de travailler sur la dernière version du document. 

• Travaillez en simultané

Avec la fonction de coédition de document.

• Utilisez la fonction recherche 

Trouvez votre contenu facilement grâce à l’indexation des contenus. Recherchez dans le texte et dans les métadonnées.

• Créez des documents 

(Word, Excel, PowerPoint) selon des modèles type devis, plan de formation, etc…

• Définissez des groupes d’utilisateurs 

Pour une gestion fine des droits d’accès en fonction de leur rôle.

👉 A lire aussi : Les fonctionnalités de la GED SharePoint et la différence avec Onedrive 

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Il contient les étapes de mise en place d’une GED SharePoint, le nombre de jours pour 3 typologies de GED définies, les utilisations possibles, des cas concrets déployés chez nos clients, etc…

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La fonctionnalité N°2 de l’outil SharePoint est la création d’intranet. 

Il remplace les affiches sur la machine à café, postez vos événements à venir comme la prochaine assemblée générale ou encore le menu de la cantine. Les informations relatives aux congés, aux notes de frais, aux véhicules etc… 

Pour cela, rien de mieux qu’un site SharePoint simple à alimenter et à faire évoluer dans le temps. 

• Gérez votre contenu d’entreprise 

Structurez et partagez les informations et documents dans un espace partagé. Travaillez sur la dernière version du document. 

Visite médicale, boîtes à idées, déclaration accident du travail, etc…

• Accédez à vos applications

Accessibles depuis un seul endroit et sécurisées (authentification nécessaire) : ERP, organigramme, mutuelle, annuaire des salariés, produits, messagerie.

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• Consultez les actualités

Résultats annuels, nouveaux salariés, consignes sanitaires, informations générales, objectifs, lettre du CA, rapports d’activité etc.

• Partagez un agenda 

Consultez les événements de la société à venir : AG, séminaire, réunions, comission etc…

• Intégrez des tableaux de bord

Partagez rapidement les chiffres important sur la page d’accueil ou une page dédiée 

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Découvrez des projets types d’intranet qu’il est possible de faire sur SharePoint, page d’accueil, arborescence, fonctionnalités, etc….

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La fonctionnalité N°3 de SharePoint est la création d’extranet. 

Donnez accès à vos clients à un espace client dédié afin qu’ils retrouvent leurs factures, leurs paiements dus et à venir et toutes les informations relatives à votre relation client. Répondez rapidement aux besoins de vos clients et améliorez votre expérience client.

• Définissez chaque type d’utilisateur 

Clients, fournisseurs, prescripteurs, prestataires…

• Partagez les informations nécessaires

Les informations diffusées sont les mêmes pour toutes les personnes de la liste.

• Diffusez des documents 

CGV, tarifs, rapports d’activités, fichier, contenu etc… 

• Partagez en toute sécurité

Gestion des droits, sécurisation des données, accès par authentification.

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• Partagez vos actualités 

Informations sur vos nouveaux produits ou services, vos présences sur des événements, etc…

👉A lire aussi : l’article “A quoi sert SharePoint” qui décrit trois utilisations concrètes de SharePoint en entreprise (saisie d’informations terrain, portail collaboratif, reconnaissance de facture et circuit de validation).

La fonctionnalité N°4 de SharePoint est la création d’applications métier.

Globalement les applications métier de SharePoint remplacent vos vieux fichiers Excel par des Listes. Ces listes permettent de travailler à plusieurs sur un tableur de données et de travailler toujours sur la version la plus à jour de ces données !

Mais pas que ! Les applications métier peuvent aussi contenir des flux de travail c’est à dire des workflows. Ces fonctionnalités sont facilitées par l’imbrication de SharePoint avec les autres briques d’Office 365 comme la Power Platform. 

• Dématérialisez le flux documentaire et les processus 

Remplacez les fichiers envoyés par email et les documents papier. Automatisez les tâches répétitives que vous ne voulez plus faire à la main et qui font perdre du temps. 

Ex : la dématérialisation du circuit de la commande jusqu’à la facture, la gestion des recrutements, un lancement ou un arrêt produit…

• Générez des rapports en temps réel

Dématérialisez des formulaires et facilitez la saisie d’information ainsi que leur exploitation sous forme de rapports avec des données à jour  en temps réel. 

Ex: La gestion des stocks

Les informations diffusées sont les mêmes pour toutes les personnes de la liste.

• Travaillez en simultané

La saisie et l’accès aux informations dans l’application est possible quelque soit le lieu géographique des collaborateurs. Il vous est aussi possible de travailler à plusieurs sur une même liste SharePoint. 

👉 A lire aussi : Comment créer des applications métier avec la Power Platform à partir d’une liste SharePoint ?

La fonctionnalité N°5 de SharePoint est la création d’espaces projet. Ces espaces projet sont un dossier client par exemple avec une arborescence définie et facilement duplicable. 

SharePoint permet de gérer des espaces collaboratifs par groupe d’utilisateurs

pour partager des documents sur un thème donné, en utilisant des tâches, des calendriers partagés, fil de discussions, etc…

• Collaboration productive

Permet de travailler à plusieurs en même temps, de centraliser l’information et d’échanger sur un projet donné.

• Homogénéisation des méthodes de travail

Tout projet utilise le même outil : MS365 . L’outil permet la création d’espaces types (arborescence, structure) duplicables.

• Capitalisation de l’information : 

Les documents et échanges sont centralisés et faciles à retrouver.

• Accessibilité aux ressources en temps réel

L’accès aux espaces est possible quelque soit son lieu de travail.

⭐ L’avantage majeur de SharePoint est son aspect collaboratif. C’est aujourd’hui un indispensable dans les équipes.  

Il révolutionne le travail à distance, le travail en groupe. Il met à disposition les ressources et vos contenus de façon ordonnée et permet de travailler sur des ressources toujours à jour. La fonction recherche, très puissante facilite aussi la navigation dans votre site SharePoint. 

Les collaborateurs peuvent accéder à l’information en ligne depuis n’importe où et n’importe quand depuis n’importe quel navigateur web à partir de l’application mobile ou de leur ordinateur. SharePoint peut être utilisé dans sa version Online (hébergé dans le cloud) ou On Premise (installé sur votre serveur). Le mode d’hébergement ne modifie pas l’utilisation du logiciel, il pourra être utilisé à distance dans les deux configurations. 

Il s’intègre donc facilement à votre système d’information existant et autres briques de la suite Office 365.

Pour en savoir plus sur l’hébergement SharePoint consultez notre page Microsoft Azure. Vous y trouverez des solutions concrètes pour héberger dans le cloud vos données SharePoint.

Vous pouvez paramétrer le niveau souhaité de sécurité avec une authentification unique ou une double authentification.

Les utilisateurs sont créés par les administrateurs et un rôle précis leur est attribué.

De cette façon, les utilisateurs n’accèdent qu’ aux informations dont ils ont besoin.

Si vous êtes curieux de savoir les utilisations qu’ont nos clients de SharePoint, nous vous conseillons de jeter un oeil à nos réalisations. Vous découvrirez des cas d’usage concrets et les capacités de SharePoint dans le monde de l’entreprise. 

Découvrez aussi les autres briques de la suite Office 365 

Nous proposons nos services pour vous accompagner sur l’outil SharePoint pour construire des applications métier qui répondent à vos besoins. Soit par de l’accompagnement Ponctuel sur SharePoint soit avec de la formation sur SharePoint. 

👉dans l’utilisation et la configuration de votre espace

👉dans l’administration et la mise en sécurité  

👉dans de la montée en compétences sur la plateforme

👉dans le choix d’une licence  adaptée à vos besoins 

N’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur vos besoins, le choix de votre licence,  connaître nos tarifs et mettre au point une maquette. 

Cliquez sur la bannière ci-dessous pour nous contacter. 

Découvrez comment SharePoint peut vous faire gagner du temps dans la gestion de l’information.

Au programme : 3 cas d’usages de SharePoint

👉 Fournir un accès aux documents à jour et organiser 

👉 Créer un circuit de validation de vos documents 

👉Remplacer vos documents Word par un formulaire en ligne sur SharePoint 

Vous souhaitez améliorer la gestion de l’information dans votre entreprise ? SharePoint est fait pour vous ! 

Notre expert SharePoint vous donne 3 exemples concrets d’utilisation de SharePoint dans ce webinaire.

Eh oui ! Chez Alma, nos consultants en digitalisation déploient aussi la Power Platform, un produit très complémentaire à SharePoint. Et nous vous proposons de découvrir la Power Platform avec cette démo !

Découvrez au travers ce tutoriel comment réaliser une première application sur l’outil power automate.

Au programme :

👉 Présentation de l’outil

👉 Création d’un déclencheur et une suite d’actions automatisées ( flux d’approbation de factures ) 

Quelques informations sur l’outil :

Power Automate permet de programmer des enchainements automatique d’actions.

Cet outil peut se connecter à de multiples sources de données : listes SharePoint, base de données Serveur SQL, serveur Exchange ou tout autre système disposant d’un connecteur adapté, etc…

Il existe plusieurs niveaux d’utilisation de Power Automate en fonction du niveau de compétences souhaité :

Sans connaissance particulière : en indiquant à Power Automate quelles sont les données à exploiter, on définit un déclencheur (bouton cliqué, planification périodique, etc.). Ce déclencheur actionne une succession d’évènements.

Avec quelques connaissances sur l’outil, il est possible de paramétrer dans les détails les actions du processus (personnalisation de mails, de réponses d’approbation)

Enfin, il est possible de connecter vos applications métier existantes via des connecteurs existants ou crées sur mesure.