La digitalisation du suivi d’affaires

Alsolu du Groupe Delta Plus fait confiance à la solution Agilium et sa solution d’automatisation de processus pour digitaliser son suivi d’affaires

Alsolu, une entreprise du Groupe Delta Plus est basée à Saint Etienne qui fabrique depuis 10 ans des équipements en aluminium pour le travail en hauteur. La société conçoit, fabrique et commercialise une large gamme de produits innovants pour les professionnels (garde-corps, échelle à crinoline, ancrage, ligne de vie, passerelle). Ses produits sont vendus majoritairement en France mais aussi à l’international pour un chiffre d’affaires annuel de 14 millions d’euros pour 80 salariés.

En 2019, Alsolu se lance le challenge de dématérialiser son circuit de commandes

Julien Bonin DSI chez Delta plus Groupe nous décrit le cycle de vie d’une commande avant la mise en place de la solution :

Les commandes étaient gérées en dossiers papier contenant tous les documents relatifs à la commande (courriers reçus par fax et numérisés, email, achats fournisseurs, devis signé, plans du bureau d’études, consultations transporteurs, bons de livraison et factures). Ensuite, le dossier passait à l’archivage.

En 2019, l’entreprise doit déménager dans un site plus grand composé de deux batiments indépendants.
Il n’est plus question alors, de garder des supports d’informations physiques et de demander aux personnes de naviguer entre les batiments. Pour Alsolu, la séparation spatiale du personnel sonne le glas du dossier papier.
La dématérialisation devient alors une nécessité.

Pour cela, une solution de GED (gestion électronique de documents) associée à des fonctionnalités de processus métiers (workflows) est envisagée pour permettre aux salariés de collaborer efficacement.
Cette solution de gestion des commandes permettra à l’entreprise de fluidifier les processus et la communication en interne.
En effet, l’entreprise souhaite via l’automatisation des tâches administratives, augmenter le volume de commandes traitées et atteindre une meilleure productivité.
Pour cela, la solution souhaitée doit être personnalisée et capable d’intégrer les données de EBP pro (gestion commerciale, facturation) du logiciel de gestion des livraisons et d’autres sources internes.

Alsolu choisit la solution Agilium pour la qualité de son application personnalisée

Pour mettre en oeuvre ce projet, Alsolu recherche un prestataire capable de réaliser cette dématérialisation et de fournir une solution visuelle pour représenter son planning de commandes pour la fabrication.
Trois fonctionnalités suivantes sont attendues pour cette application :

  • La récupération des commandes dans EBP
  • La vue synthétique des commandes planifiées (planning de Gantt)
  • Le calcul de la charge journalière

Sur les trois fournisseurs étudiés, seule la solution Agilium répond au cahier des charges dans son intégralité en proposant une application personnalisée capable de dématérialiser le circuit des commandes et de générer un planning visuel des commandes.
La réactivité de l’équipe et la précision de la solution élaborée séduisent Alsolu.

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Une intégration réussie de la solution Agilium au système d’information Alsolu

« Le logiciel Agilium vient lire les données de notre système d’information grâce à des requêtes SQL.
La mise en place s’est faite assez naturellement. Nous n’avons pas eu de problème d’intégration à notre SI car la solution est totalement complémentaire à nos outils existants. »

Le logiciel Agilium permet de saisir de nouvelles données de temps de production, inconnues jusqu’alors. Les salariés les saisissent dans Agilium et les affectent à une affaire. Ces données sont automatiquement remontées dans EBP, leur outil de gestion commerciale.

Un meilleur pilotage de l’activité et un gain de temps en saisie de l’information

Saisir ces temps de production a permis de créer des tableaux de bord (Agilium) et d’avoir une vision globale en temps réel de la gestion d’affaires avec des indicateurs clés. Aujourd’hui Alsolu a une meilleure connaissance de ses coûts de main d’œuvre et de la planification à venir.

Grâce à cette transformation numérique, Alsolu constate aussi un gain de temps et de traçabilité lié à la saisie centralisée des informations relatives aux commandes. La gestion de l’information dans l’entreprise (les droits d’accès, référentiel) en est aussi améliorée.

Cette gestion des temps permet de connaitre de façon chiffrée le temps de travail pour un type de projet, information cruciale pour piloter l’élaboration des devis et assurer la rentabilité économique.

Une transformation numérique aboutie grâce à une adaptation des méthodes de travail

En contrepartie de ces améliorations significatives pour l’entreprise, les salariés ont du adapter leur façon de travailler et faire évoluer leur métier en adoptant Agilium (solution de BPM de gestion des processus métiers).

Ils sont passés d’un système 100% papier à un système 100% digital via la gestion électronique de documents.

Pour faciliter l’adaptation au changement, la mise en place a été progressive avec des phases de test. Une phase de transition pendant laquelle coexitèrent les deux systèmes a notamment apporté une certaine souplesse et a permis aux personnes de s’adapter à nouvelle solution. L’entreprise a également fait quelques changements d’équipements pour adapter les postes de travail à la dématérialisation notamment avec des écrans supplémentaires.

Une relation de travail efficace et constructive avec Agilium groupe Alma

La relation entre Alsolu et Agilium groupe Alma a été très productive tout le long du projet.

Ce que nous avons apprécié pendant la première phase du projet est la proximité avec l’équipe de développement Agilium.
Cela nous a permis de gérer point par point les étapes de mise en place et fonctionnalités de la solution.
Travailler en mode gestion de projet nous a convenu puisqu’il reflète notre fonctionnement interne.
Nous avons aussi apprécié la réactivité de l’équipe Agilium durant cette phase de mise en place de la solution.»

Agilium groupe Alma propose un accompagnement de qualité auprès de ses clients, avec une phase d’audit et de conseil sur la solution envisagée. Dans tous les projets informatiques mis en œuvre, l’humain est mis au centre. Cette démarche a pour but d’assurer une transformation numérique aboutie et adoptée durablement par les salariés.

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