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CORYS se lance dans la GED avec SharePoint et Alma
Référence mondiale pour les simulateurs de formation et d’ingénierie destinés aux industries du transport et de l’énergie, CORYS associe les compétences de nombreux métiers pour concevoir des outils de formation et d’études hautement performants.
Sous l’impulsion de ses unités de production, l’entreprise grenobloise a décidé de doter tous ses services d’une GED. A l’issue d’une consultation méthodique, la solution SharePoint portée par Alma a été choisie.
Sylvain Turc, responsable de l’activité Production Transport, Stéphane Grumel, DSI, et Julie Gambin, conceptrice pédagogique en charge de la documentation, impliqués à différents niveaux sur le projet, témoignent des besoins de l’entreprise, des raisons de ce choix et des perspectives que ce nouvel outil ouvre pour CORYS.
Comment est né ce projet chez CORYS ?
Sylvain Turc : Le projet GED est parti de l’unité Transport. Nous avions conscience depuis un moment que notre gestion documentaire n’était pas satisfaisante. Comme souvent, nous utilisions des fichiers dans des répertoires, ce qui ne permettait pas de gérer correctement toutes nos versions de documents. Nous rencontrions également des problèmes d’échange et d’envoi de documents. J’ai donc demandé à Julie Gambin d’investiguer pour améliorer cela.
En discutant avec mon homologue de l’unité énergie, qui avait déjà expérimenté des systèmes de GED sur des projets plus volumineux, nous nous sommes aperçus que le besoin était plus large et qu’il serait plus intelligent de n’avoir qu’un seul système à CORYS. En parallèle, nous avons identifié des besoins similaires pour deux autres activités : le support client, qui utilise les documents générés par la production pour la maintenance de nos simulateurs, et le Système d’Information (SI).
Julie Gambin a donc mené une enquête auprès de chaque unité et interrogé des chefs de projets sur leurs attentes. Forts de ces retours, nous avons constaté que les besoins étaient très convergents. Nous avons recherché les solutions disponibles sur le marché puis rédigé un cahier des charges que nous avons envoyé à plusieurs sociétés.
Dans quel contexte la consultation s’est-elle déroulée ?
Stéphane Grumel : Nous n’avons pas souhaité commencer par sélectionner des produits. Suite aux différents audits menés en interne, nous avons dressé une liste de fonctionnalités et d’exigences que nous avons intégrées au cahier des charges. Nous n’avions pas d’a priori sur le produit, ainsi nous avons étudié des solutions Open Source et des solutions propriétaires. Nous sommes Microsoft en bureautique et globalement Microsoft au niveau de l’infrastructure, néanmoins le “plus” apporté par l’intégration d’un outil Microsoft était minime par rapport à nos exigences fonctionnelles.
Nous avons lancé six consultations représentant quatre produits. Cela nous a permis d’identifier la solution présentant la meilleure couverture fonctionnelle par rapport à nos attentes, à savoir SharePoint.
Sur quels critères fonctionnels la solution SharePoint a-t-elle été choisie ?
Julie Gambin : L’identification des versions de documents, qui occasionne aujourd’hui des dysfonctionnements, représentait un enjeu important. De même l’outil devait permettre d’éviter les duplications de documents et tous les problèmes que cela engendre. Il y avait également une très grosse attente sur la fonction de recherche. Une interface web était requise, ainsi qu’une interface nativement multilingue car certains collaborateurs de CORYS sont anglophones. L’outil de GED devait parfaitement gérer les contraintes de sécurité (à travers l’identification des utilisateurs) et de confidentialité, avec une gestion des droits au moins aussi efficiente qu’actuellement. Par ailleurs, le système devait permettre la publication externe et offrir la possibilité d’extraire une partie de la GED pour nos clients, car c’est l’usage en fin de projet d’un simulateur. Dernier critère, mais non des moindres, nous cherchions un système évolutif capable de s’adapter à des besoins pas forcément encore identifiés.
Et au plan du SI ?
Stéphane Grumel : Nos critères de choix portaient également sur les aspects structurels de l’outil : sa capacité à être sauvegardé, sécurisé et remonté en cas de sinistre, sa maintenabilité et bien sûr son intégration dans notre infrastructure. Le plus que SharePoint pouvait apporter en terme collaboratif en complément d’Exchange et Lync a aussi fait pencher la balance.
Sur l’alternative “libre ou propriétaire”, on s’aperçoit qu’une solution open source dite gratuite ne peut pas fonctionner sans support et que celui-ci s’avère très coûteux. Au final, nous avons estimé que la solution SharePoint était financièrement plus avantageuse.
Quelles ont été les raisons du choix d’Alma ?
Stéphane Grumel : Alma était en short list avec une autre société qui proposait également SharePoint. La disponibilité et l’écoute de nos interlocuteurs chez Alma, les différentes présentations et maquettes qui nous ont été montrées nous ont plu. Nous étions novices en matière de GED. Au-delà des informations que nous avions pu glaner nous-mêmes, Alma nous a vraiment aidés à comprendre ce que pouvait être un tel outil, a contrario de l’autre société qui n’a pas fait cet effort. Nos échanges nous ont également laissés penser qu’il y avait un bon niveau technique chez Alma. Le critère de proximité a également joué : nous sommes voisins et cela présente des avantages. Et l’offre d’Alma s’est avérée financièrement plus favorable.
La méthodologie d’Alma a également retenu notre attention. Dans la phase de spécifications par exemple, Alma proposait la mise en place d’ateliers avec des référents internes. Ces ateliers, qui se sont révélés très constructifs, ont vraiment été un plus. Ce qui nous a aussi plu dans la méthodologie d’Alma, c’est l’initiation à SharePoint avant d’écrire les spécifications. On nous a expliqué que c’était essentiel de procéder ainsi pour bien comprendre le produit et pouvoir se projeter. Il y a effectivement des concepts dans SharePoint qu’il vaut mieux avoir à l’esprit avant de spécifier… De fait, cela s’est avéré fondamental.
Julie Gambin
Où en êtes-vous du projet ?
Stéphane Grumel : Nous sommes en fin de phase de spécifications. Nous avons lancé trois projets pilotes pour l’unité transport, l’unité énergie et le SI. Nous avons mis en place une plateforme de validation qui n’est pas encore prototypée mais qui nous permet déjà d’appréhender le système. Au plan de l’infrastructure nous avons monté les plateformes de production. Nous utilisons aussi SharePoint dans la vie du projet pour échanger des documents et commencer à avoir une approche utilisateur.
Il reste du chemin : implémenter le prototype une fois les spécifications terminées, configurer la plateforme pour qu’elle réponde aux spécifications, faire la recette pour enfin passer en production.
Nous avons pris du retard dans les spécifications mais nous étions ambitieux… Nous avons sous-estimé au départ la complexité d’un tel projet et tout ce que cela remettait en question dans notre fonctionnement. La GED nous oblige à mettre à plat un certain nombre de procédures pour les implémenter dans l’outil.
Vos premiers retours d’expérience ?
Julie Gambin : Il y a un gros travail d’analyse des usages et des procédures qui prend du temps. Au rythme de deux par semaine, nos ateliers de spécifications, très utiles par ailleurs, se sont révélés un peu trop soutenus pour expérimenter au fur et à mesure.
Stéphane Grumel : Nous avons dû digérer, nous imprégner du fonctionnement de ce système de gestion documentaire, ce qui nous a ouvert des perspectives que nous n’envisagions pas au démarrage. La démarche de spécifications doit nécessairement intégrer ces itérations.
Quelles incidences la GED a-t-elle sur l’organisation ?
Julie Gambin : En analysant les besoins nous nous sommes par exemple rendu compte que certains documents étaient en interface avec d’autres secteurs de l’entreprise comme le service administratif et financier ou les achats. Ainsi nous allons devoir interroger nos pratiques. A nouvel outil, nouvelles méthodes.
Stéphane Grumel : Un autre exemple, le nommage de documents. En adoptant un nommage automatique pour la plupart de nos documents, nous avons dû nous mettre d’accord et revoir nos règles. De même pour la gestion des versions des documents. La GED va nous permettre également de nous doter de véritables workflow de validation automatique et de savoir quels sont les intervenants sur un document, alors que jusqu’à présent la validation des documents était gérée de manière peu formelle…
La GED ouvre-t-elle d’autres perspectives ?
Julie Gambin : Nous avons traité les aspects purement documentaires mais il y a d’autres besoins “métiers” à considérer. On s’aperçoit que la GED va nous apporter une plus-value au-delà de la simple gestion documentaire (version, classement, etc.), par exemple pour faire de la planification de documents ou pour établir des jalons de facturation.
Nous sommes encore en réflexion mais nous savons que la GED sera connectée à d’autres outils internes, en lien par exemple avec la gestion des commandes, ou le suivi d’achats et de main d’œuvre. A posteriori, nous avons également décidé d’utiliser SharePoint pour porter l’intranet à moyen terme. Tous ces besoins seront spécifiés par la suite, en mode « agile » ! En tout cas l’outil de GED sera bien celui de toute la société : les unités Transport et Energie et tous les services transverses (support, SI, commercial, RH, etc.).
Stéphane Grumel
Quelles sont selon vous les clés de la réussite d’un tel projet ?
Stéphane Grumel : Nous sommes sur une bonne dynamique, tous les acteurs du projet sont impliqués. J’avais la conviction au démarrage que pour réussir, un projet de cette envergure doit être non seulement poussé par la Direction mais porté par tous. C’est ce que nous avons réussi à faire. Tous les intervenants à qui nous avons proposé de s’associer au projet ont vraiment adhéré.
La difficulté en amont est que chacun perçoive les enjeux et les bénéfices de la GED. C’est ce qui a été porté à la fois en interne et par Alma. Nous avons par exemple pu bénéficier d’une démonstration en Comité de Direction, organisée au pied levé par Alma de manière très interactive, grâce à laquelle les personnes présentes qui n’avaient jamais vu SharePoint ont pu se faire une idée de ce que pouvait apporter cette solution. Cela permet l’engagement des utilisateurs et c’est essentiel.
Julie Gambin
