Gestion des enregistrements qualité

La gestion des enregistrements qualité est un pilier essentiel pour garantir la conformité aux normes (ISO 9001), assurer la traçabilité des actions et démontrer la maîtrise des processus dans toute organisation.

👉 Pour structurer efficacement votre démarche, découvrez notre Logiciel Qualité, une solution complète pour centraliser, sécuriser et exploiter vos documents qualité.

Un enregistrement qualité est un document qui fournit la preuve qu’un processus a été exécuté conformément à une procédure définie. Contrairement à une simple instruction, il atteste d’une action réalisée : audit mené, produit contrôlé, fournisseur évalué…

Ces enregistrements font partie intégrante du Système de management de la qualité et permettent à l’entreprise de démontrer sa conformité aux exigences de la norme ISO 9001.

Pourquoi la gestion des enregistrements qualité est-elle cruciale ?

Une gestion documentaire rigoureuse :

• Renforce la traçabilité des actions qualité
• Faciliter les audits internes et externes
• Répond aux exigences réglementaires
• Réduit les risques de non-conformité
• Protège les informations sensibles
• Facilite le pilotage du SMQ

💡 Pour un Responsable Qualité, cela signifie pouvoir retrouver rapidement un fichier référencé, prouver un résultat, ou garantir la mise à jour d’un document — même en cas de contrôle inopiné.

La norme ISO 9001 impose que les informations documentées soient :

• Identifiables
• Lisibles
• Référencées
• Accessibles
• Protégées

Elle précise aussi les obligations liées à l’archivage, à la mise à jour et à la version des fichiers.

🔍 Ces exigences s’appliquent aussi bien aux documents papier qu’aux contenus numériques. Un bon système documentaire doit donc être souple et sécurisé.

Voici une liste non exhaustive des documents qualité à conserver :

• Rapports d’audit
• Résultats de contrôles qualité
• Dossiers de formation
• Suivis de non-conformités
• Actions correctives (cf. fiche action corrective exemple)
• Évaluations fournisseurs
• Comptes-rendus de revues de direction
• Plans de production, fiches de poste

La durée de conservation varie selon la procédure, le type de document et les règlementations sectorielles.

Quel outil pour gérer les enregistrements qualité ?

Pour garantir une gestion des enregistrements qualité fluide, fiable et conforme, un simple classeur ou tableur ne suffit plus.

🎯 La solution idéale : le Logiciel Qualité Agilium

Pourquoi Agilium ?

Parce qu’il vous permet de :

• Centraliser tous vos enregistrements qualité
• Gérer les versions et l’historique de chaque document
• Définir des droits d’accès selon les rôles
• Planifier des alertes de mise à jour
• Lier les fichiers à vos procédures qualité
• Rechercher par mot-clé, type, ou date de création

Pour optimiser la gestion des enregistrements qualité dans votre entreprise, il est essentiel d’allier bonnes pratiques et méthode structurée. Voici les étapes et règles clés à suivre :

1. Faire l’inventaire des documents existants
2. Classer les documents selon un référentiel clair (type, service, date…)
3. Définir une nomenclature précise (nom, code, version)
4. Déterminer une durée de conservation adaptée à chaque type d’enregistrement
5. Établir des procédures et instructions documentées de gestion
6. Choisir une solution logicielle adaptée pour centraliser et sécuriser les enregistrements
7. Protéger les documents contre les pertes ou les altérations
8. Former les collaborateurs à leur rôle et à l’utilisation du système
9. Planifier des revues périodiques des documents
10. Contrôler la conformité des enregistrements et apporter les ajustements nécessaires
11. Archiver ou supprimer les documents selon les règles définies

📌 Pensez à intégrer cette démarche dans votre digitalisation de la démarche qualité pour plus de fluidité et de performance

Les erreurs à éviter en gestion documentaire

• Oublier de versionner les documents
• Perdre des informations critiques par manque de sauvegarde régulière
• Négliger la formation des équipes, source d’erreurs dans la création des documents
• Accumuler des dossiers obsolètes faute de structure organisationnelle claire
• Ne pas sécuriser les fichiers sensibles avec une politique de sécurité adaptée

👉 Chaque élément mal géré peut devenir un point de non-conformité en cas d’audit.

En conclusion

La gestion des enregistrements qualité est un élément clé pour assurer la conformité, améliorer les processus et garantir la satisfaction des clients. En adoptant les bonnes pratiques et en utilisant des outils adaptés, les entreprises peuvent renforcer leur système de management de la qualité.

💡 Pour tout cela, le Logiciel Qualité Agilium est une solution complète, intuitive et pensée pour les enjeux de terrain.

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