Processus Qualité: Définition, Exemples et Outils

Le processus qualité est un ensemble d’activités coordonnées pour diriger et contrôler une organisation en matière de qualité. Il fait partie intégrante de la gestion d’une entreprise. La définition du processus qualité repose sur la création d’une structure permettant d’atteindre régulièrement les objectifs de qualité et de répondre efficacement aux exigences des clients et des normes, telles que l’ISO 9001.

La cartographie des processus offre une vision claire des activités et de leurs interactions au sein d’une entreprise, facilitant ainsi l’identification des inefficacités et des opportunités d’amélioration. Dans le cadre de la certification ISO 9001, elle est essentielle pour démontrer une compréhension approfondie des processus et assurer leur alignement avec les exigences de la norme.

Le responsable qualité doit s’assurer que chaque collaborateur connaît l’existence et l’accès aux informations documentaires liées à son processus. Cela implique la mise en place de systèmes facilitant la consultation des documents pertinents, comme des cartographies de processus interactives.

Cela exige une forte connaissance des processus en qualité et des outils adaptés.

Une fiche processus est un document essentiel qui décrit en détail un processus spécifique au sein d’une organisation, facilitant ainsi sa compréhension, son exécution et son amélioration continue. Voici les éléments clés généralement inclus dans une fiche processus :

Identification du processus :

• Nom du processus : Désignation claire du processus.
• Pilote du processus : Personne responsable de la gestion et de l’amélioration du processus.
• Version et date de mise à jour : Pour assurer le suivi des modifications.

Objectif du processus :

• Définition précise de la finalité et des résultats attendus du processus.

Données d’entrée :

• Entrées : Informations, documents ou ressources nécessaires au démarrage du processus.
• Fournisseurs : Entités ou personnes fournissant ces données d’entrée.

Activités du processus :

• Description détaillée des étapes ou tâches constituant le processus, souvent présentée sous forme de logigramme ou de liste séquentielle.

Données de sortie :

• Sorties : Produits, services ou résultats générés par le processus.
• Clients : Destinataires ou bénéficiaires de ces sorties.

Ressources nécessaires :

• Moyens humains : Compétences et rôles requis pour exécuter le processus.
• Moyens matériels : Équipements, outils ou technologies utilisés.

Indicateurs de performance :

• Critères et métriques utilisés pour évaluer l’efficacité et l’efficience du processus.

Risques et opportunités :

• Identification des potentiels obstacles ou améliorations liés au processus, avec des plans d’action correspondants.

Documents associés :

• Références aux procédures, instructions de travail, formulaires ou autres documents pertinents.

Moyens de surveillance et de mesure :

• Méthodes et outils utilisés pour contrôler et évaluer la performance du processus, assurant ainsi une amélioration continue.

L’élaboration d’une fiche processus détaillée permet de clarifier les responsabilités, d’optimiser les interactions entre les différentes parties prenantes et de garantir la conformité aux normes de qualité, telles que l’ISO 9001. Elle sert également de base pour la formation des nouveaux employés et facilite l’audit interne en offrant une vision transparente des opérations.

Les processus qualité peuvent varier selon les secteurs et les besoins spécifiques des entreprises. Ils incluent généralement la conception du produit, l’approvisionnement, la production, et le contrôle qualité.

Tous ces processus peuvent être représentés de manière graphique.

Un logigramme est un outil graphique essentiel pour documenter un processus, car il offre une représentation visuelle claire des étapes, des décisions et des flux d’activités.

Cela facilite la compréhension, l’analyse et l’optimisation des processus en identifiant rapidement les inefficacités et les redondances. De plus, il améliore la communication entre les équipes, sert de support à la formation des employés et simplifie les audits en fournissant une documentation précise et accessible.

L’intégration de la technologie dans les processus qualité est une étape cruciale pour les entreprises modernes. L’utilisation d’outils de processus qualité permet de digitaliser et d’automatiser des tâches, conduisant à une meilleure traçabilité, une réduction des erreurs, et une efficacité accrue.

Pour un responsable qualité, cela signifie une meilleure conformité aux normes ISO 9001, une optimisation du processus qualité iso et une gestion plus efficace des audits et des réclamations client.

• Organisation des réunions,
• Création de plans d’actions,
• Désignation de responsables d’action,
• Analyse des risques,
• Analyse des couts de non conformités
• etc…

Il devient urgent pour les entreprises de trouver un outil capable de gérer ces tâches quotidiennes tout en gardant une approche processus.

L’automatisation et la digitalisation de la démarche qualité ne sont pas seulement une question d’efficacité; elles sont également essentielles pour maintenir une gestion de la qualité conforme aux normes en constante évolution et aux attentes des clients. En fin de compte, l’intégration réussie de la technologie dans les processus qualité peut transformer la façon dont les entreprises fonctionnent, favorisant une culture de l’amélioration continue et la satisfaction client.

Quel outil pour gérer ses processus qualité ?

Présentation d’Agilium SMQ

Agilium SMQ est une solution qui répond parfaitement aux besoins de professionnels de la qualité. Il s’agit d’un outil processus qualité offrant des fonctionnalités adaptées à la gestion des processus qualité dans les entreprises.

Les principales fonctionnalités d’Agilium SMQ comprennent :

• Approche Processus et module de gestion des risques
• Gestion intégrée de l’amélioration continue et des audits, réclamations clients.
• Alertes en temps réel : Pour une réactivité accrue face aux problèmes émergents.
• Rapports personnalisables : Permettant de suivre les indicateurs pertinents pour son entreprise. Gain de temps sur le traitement des indicateurs mensuels par les managers. Plus de retraitement à la main de fichiers Excel !
• Capitalisation de la donnée sur une plateforme et traçabilité des opérations qualité.
• Support client en français : Crucial pour ceux qui valorisent l’assistance et la communication claire.

En plus de ces caractéristiques, Agilium SMQ offre une interface utilisateur intuitive, facilitant la conformité facile aux normes ISO 9001 et la réduction des coûts liés aux non-conformités. De plus, sa capacité à s’adapter aux processus spécifiques de chaque entreprise répond aux préoccupations liées à la complexité de l’intégration et à la formation du personnel.

Agilium SMQ, une solution pour digitaliser ses processus qualité

Conformité aux Normes et Réglementations

Dans le monde dynamique de la qualité, la conformité aux normes ISO 9001 est primordiale. Le responsable qualité a un rôle exigeant, il comprend l’importance de se conformer aux réglementations tout en cherchant à optimiser les processus qualité. Agilium SMQ apporte une solution novatrice pour répondre à ces besoins. En digitalisant et dématérialisant les processus qualité, il facilite la conformité aux diverses exigences réglementaires.

Cartographie des Processus

Une cartographie efficace des processus en qualité est essentielle pour comprendre et améliorer le fonctionnement de l’entreprise. Agilium SMQ, avec sa capacité à fournir une représentation claire des processus qualité, aide les responsables à visualiser et analyser le flux de travail. Cette représentation aide à identifier les zones nécessitant des améliorations et facilite la gestion des processus qualité.

La cartographie permet également de comprendre comment les différentes activités s’articulent autour de la politique qualité et comment elles contribuent aux objectifs globaux de l’entreprise. Cela est crucial, pour ceux qui  visent l’amélioration continue dans son travail quotidien. Avec cette fonctionnalité, Agilium SMQ que la documentation liée à un processus soit facilement accessible.

Gestion des Processus & des Risques

La gestion des risques est un aspect fondamental de tout système de management de la qualité (SMQ). Agilium SMQ offre des outils robustes pour la gestion des processus qualité et la minimisation des risques dont l’analyse en détail tous les processus (achat, fabrication, qualité, logistique, etc.).

Utilisez l’outil “Tortue de Crosby” pour identifier clairement les ressources, entrées et sorties, activités clés, indicateurs pertinents et documents de référence de chaque processus. Cette méthode facilite le partage d’informations au sein de l’entreprise.

Notre fonctionnalité “Risques” permet une identification proactive des défis et opportunités de chaque processus, en évaluant leur impact, probabilité et niveau de contrôle. Effectuez des évaluations de risque détaillées, enregistrant des données telles que la date, l’impact, la probabilité, la détection, l’IPR, et le niveau de maîtrise.

Bénéficiez d’une vue d’ensemble complète grâce à notre cartographie des risques, renforçant la confiance et la précision dans la prise de décision de votre entreprise.

De plus, Agilium SMQ facilite la mise en œuvre d’actions correctives et préventives, un élément crucial pour maintenir et améliorer la qualité. La gestion documentaire intégrée réduit le temps passé sur la documentation, permettant au responsable qualité et à son équipe de se concentrer davantage sur des tâches à valeur ajoutée. En offrant des rapports personnalisables et des alertes en temps réel, Agilium SMQ rend la gestion des processus qualité plus efficace et moins susceptible aux erreurs humaines.

Plans d’Actions : Optimiser le Processus Qualité ISO 9001

Un responsable qualité, sait que pour gérer efficacement le processus qualité, une démarche structurée et des outils adaptés sont nécessaires.

Le logiciel SMQ Agilium propose une fonctionnalité de gestion de Plan d’actions, qui facilite et centralise la gestion des divers types de plans d’action issus de sources variées comme les audits et les processus d’amélioration continue.

Cette fonctionnalité permet de créer des plans d’action détaillés, avec la possibilité d’ajouter des informations complètes pour chaque action, telles que la description, l’origine, les objectifs, et plus encore. Elle intègre ces actions aux processus organisationnels pour une vue d’ensemble cohérente.

Les utilisateurs bénéficient de plusieurs vues pour suivre le progrès des actions : une vue tableau avec un système de codes couleurs, une vue Kanban pour une représentation visuelle de l’avancement, et des graphiques pour une analyse rapide. Ces outils visuels et interactifs visent à rendre le suivi des actions correctives, préventives et d’amélioration plus efficace et intuitif au sein des organisations.

Planification et Réalisation des Audits Internes

La planification et la réalisation des audits internes sont cruciales dans le processus qualité ISO 9001. Ils permettent d’évaluer l’efficacité du système de management de la qualité et d’identifier les domaines nécessitant des améliorations.

Notre logiciel de gestion de la qualité, Agilium, offre un système intégré pour planifier et suivre les audits. Avec un agenda partagé, il permet une visualisation claire des audits internes et externes, des réunions et des revues prévues, facilitant ainsi l’organisation et la répartition des tâches auditives. Les fonctionnalités incluent des filtres par type d’audit et par responsable, ainsi qu’une vue mensuelle et semestrielle des activités.

Agilium permet aussi de préparer et modifier des grilles d’évaluation pour les audits, évaluer la conformité, et associer des preuves telles que des photos ou des documents. Les résultats des audits sont compilés dans des rapports complets, personnalisables avec les logos et informations de l’entreprise, et peuvent être utilisés pour définir des plans d’action d’amélioration.

Le logiciel facilite également la gestion des non-conformités. Il permet de saisir et suivre les non-conformités internes, clients, et fournisseurs, avec des formulaires accessibles depuis divers appareils. Un workflow personnalisable aide à gérer ces non-conformités, incluant l’analyse des causes, la visualisation des incidents similaires, l’ajout de pièces jointes, et l’évaluation des coûts.

Enfin, Agilium offre un suivi détaillé des actions correctives avec une vision globale des projets et tâches en cours, permettant un pilotage efficace du système de management de la qualité grâce à des indicateurs en temps réel.

Gestion Documentaire : Un Pilier du Processus Qualité

La gestion documentaire est un aspect fondamental du processus qualité. Elle assure que tous les documents nécessaires à la mise en œuvre et au suivi du système de gestion de la qualité sont correctement gérés, accessibles et à jour.

La GED Qualité Agilium offre une solution efficace pour la gestion et le suivi des documents. Elle dispose d’une interface intuitive avec, sur le côté gauche, une vue des documents en cours de relecture et approbation, et sur le côté droit, un historique complet des avis et confirmations. La fonctionnalité de révision inclut une prévisualisation détaillée des documents, assurant une traçabilité rigoureuse.

Par ailleurs, le logiciel SMQ Agilium facilite la gestion documentaire grâce à un portail adaptatif selon le profil de l’utilisateur et différentes vues personnalisées. Il intègre des fonctionnalités telles que le versioning, un workflow de validation documentaire personnalisable, une gestion complète du cycle de vie des documents, un moteur de recherche avancé, et des règles de diffusion et de partage. Un journal d’événements trace les actions des utilisateurs, et une option d’extranet permet de partager informations et données avec clients et partenaires.

Evaluation Fournisseurs : Renforcer la Qualité et la Conformité

Dans le cadre du processus qualité, l’évaluation des fournisseurs est une étape clé. S’assurer que les fournisseurs respectent les normes de qualité et contribuent à l’amélioration continue est un défi constant.

Avec Agilium, créez facilement des grilles d’évaluation sur-mesure pour vos fournisseurs ou clients. Ce processus, rapide et efficace, favorise l’amélioration de la qualité grâce à des fonctionnalités telles que l’évaluation multi-critères, la pondération des notes, le calcul automatique des moyennes, l’ajout de pièces jointes et de photos par critère, et la création d’actions correctives ciblées. De plus, les équipes opérationnelles bénéficient d’une grande simplicité d’utilisation et d’un gain de temps notable grâce à la génération et l’envoi automatiques des rapports d’évaluation.

Nos Exemples de Processus Qualité

Processus de Certification ISO 9001 pour les Produits et Services

Dans ce modèle de processus qualité, les éléments clés sont les normes ISO qui guident la démarche de certification. La certification ISO 9001 place l’accent sur la qualité des produits et services offerts par une entreprise. Pour obtenir cette certification, il faut que tous les éléments du processus de production et de service soient en place selon les normes établies. Les employés sont directement impliqués dans cette démarche, car ils doivent comprendre et appliquer les normes dans chaque étape, de la conception à la sortie du produit ou service. La certification agit comme un modèle pour garantir la qualité, impliquant directement les employés dans la mise en place de chaque élément nécessaire.

Démarche Lean Six Sigma pour l’Amélioration des Services

La démarche Lean Six Sigma est un modèle de processus qualité axé sur l’amélioration continue des produits et services. Elle intègre divers éléments, tels que la réduction des déchets et l’optimisation des processus. Dans ce modèle, la certification Lean Six Sigma est un élément clé qui met directement en place des normes strictes. Les employés, à travers divers niveaux de certification, deviennent des acteurs clés dans la mise en place de cette démarche. L’objectif est d’améliorer la sortie des services en réduisant les défauts et en augmentant l’efficacité. Les employés sont formés pour appliquer ces normes directement dans leur travail quotidien, assurant que chaque service mis en place respecte le modèle Lean Six Sigma.

Conclusion

La gestion efficace du processus qualité est un élément fondamental pour toute entreprise désireuse de maintenir des standards élevés de qualité et de conformité.

Pour des professionnels, des outils intégrés et adaptatifs offrent la possibilité d’atteindre ces objectifs tout en répondant à des préoccupations telles que la sécurité des données, la formation du personnel et l’adaptabilité aux processus spécifiques de l’entreprise. En adoptant une approche pragmatique et axée sur les résultats, comme celle présentée dans cet article, il est possible d’optimiser le processus qualité et de conduire l’entreprise vers une excellence durable.

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