Comment réaliser sa transition numérique en 2021 ?

Décryptons les effets de la transformation numérique sur les entreprises.

Pourquoi prendre le virage numérique et investir dans les nouvelles technologies ?  

Tout d’abord, il apparait que si les enjeux de la transformation numérique sont multiples selon les entreprises (TPE, PME), de manière générale les outils numériques collaboratifs cherchent à améliorer la performance dans plusieurs disciplines :

• La relation-client
• La communication interne
• L’expérience client
• Et la compétitivité

Par ailleurs, les bouleversements liés pandémie de Covid 19 poussent les entreprises à s’adapter aux nouveaux enjeux du travail à distance et à se réinventer.

« Selon les premiers résultats des enquêtes menées dans le monde entier, jusqu’à 70 % des PME ont intensifié leur usage des technologies numériques en raison de la pandémie de COVID-19. » source OCDE

• Premièrement pour permettre le télétravail et collaborer à distance avec des moyens professionnels (téléphone IP, messagerie instantanée, travail en simultané sur des documents)
• Deuxièmement pour vendre à distance (e-commerce)

En conséquence, les entreprises françaises ont su développer des nouveaux outils numériques pour répondre à ces nouveaux usages.

Qu’est-ce que la transformation numérique ? Un exemple de processus digitalisé pour comprendre.

Prenons l’exemple de Carole, responsable des Ressources Humaines depuis 10 ans dans une société de 50 collaborateurs. Elle saisit environ 350 demandes de congés par an dans son logiciel de paie.

Situation initiale : processus non dématérialisé

Chaque année, Carole met à disposition à l’ensemble des collaborateurs, sur un serveur de fichiers un fichier Excel. Ce fichier est alors à imprimer pour réaliser une demande de congés.

Paul, gestionnaire des stocks, veut faire une demande de congés pour partir en vacances.

Tout d’abord, il se connecte au serveur, télécharge le fichier, l’imprime et complète manuellement son nom, prénom ainsi que la période de congés.

Ensuite, il transmet sa demande papier à son manager lors du briefing le lendemain matin.

Trois jours après, Jean signe la demande de congés de Paul. La semaine suivante, il la dépose dans la bannette de Carole. Enfin, il confirmera oralement à Paul qu’il a validé sa demande, lors de la pause café.

Pour terminer, Carole saisira en fin de semaine l’ensemble des demandes dans son logiciel de paie. Heureusement pour la demande de Paul, il disposait de suffisamment de congés disponibles ! Sinon, Carole aurait dû prévenir Paul par mail que sa demande ne pouvait pas être acceptée. Il aurait alors du recommencer la démarche.

Pour conclure :

• Carole passe environ 10 minutes pour saisir la demande dans son logiciel de paie : soit 58 heures par an soit presque 2 semaines de travail.
• Aussi, certaines demandes de congés se perdent.
• Plus encore, les collaborateurs n’ont pas toujours de retour !
• Enfin, lorsque le collaborateur ne dispose pas suffisamment de congés, cela génère une surcharge de travail et de la frustration pour les collaborateurs.

La situation après transformation numérique du processus

Pour gagner en efficacité, l’entreprise a décidé de digitaliser son processus de demande de congés.

Carole crée son formulaire dans Agilium.

Désormais, pour faire une nouvelle demande de congés, Paul se connecte au portail web et initie une nouvelle demande en ligne. L’ensemble de la demande est pré-remplie avec son nom, prénom, service, etc. Il peut également consulter son solde de congés.

Le système notifie automatiquement son manager qu’une nouvelle demande est en attente de validation. Le manager se connecte à l’application pour valider ou refuser la demande.

Paul est immédiatement informé du statut de sa demande et les informations sont transmises automatiquement au logiciel de paie.

Situation finale : bénéfices de la dématérialisation du processus

Digitaliser les processus améliore d’une part la traçabilité de l’information et la délégation des tâches. D’autre part, l’entreprise gagne en productivité pour les tâches à faible valeur ajoutée.

C’est pourquoi Alma vous accompagne dans votre transformation numérique en analysant vos usages en premier lieu. Ensuite nous mettons en place des applications métier adaptées à votre entreprise.