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Découvrez l’accompagnement SharePoint et Power Automate dont a bénéficié Ikram Dich de CIW réalisé avec Alma, partenaire Microsoft certifié.
A propos de CIW, cabinet de soudage
CIW est un cabinet d’expertise soudage, d’accompagnement et de formation à la certification ISO3834 / EN10190 / EN15085 des entreprises.
En tant qu’ingénieur soudeur, Ikram Dich intervient dans les entreprises qui souhaitent déléguer cette mission à un prestataire externe.
Découvrez dans cette interview le retour de la cliente sur son expérience auprès d’Alma pour une formation SharePoint et Power Power dans le cadre de la mise en place d’un extranet client couplé d’une GED avec Office 365.
Ikram Dich : « Afin d’accompagner les clients dans leurs certifications, je gère avec eux un nombre important de documents.
Cette documentation fait l’objet de nombreux échanges et je me suis rendu compte que les simples échanges par mail n’étaient pas efficaces.
Je suis arrivée à la conclusion qu’il me fallait un outil Digital qui me permette de partager avec mes clients la documentation liée à leurs projets.
Ce projet avait plusieurs objectifs :
- Assurer la traçabilité des échanges de documents,
- Sécuriser le flux documentaire,
- Me permettre d’être plus réactive et productive pour mes clients.
Je souhaitais aussi que cet outil soit le point de rassemblement de toutes les parties prenantes intervenant dans un projet c’est-à-dire un outil collaboratif. »
Le choix d’Office 365
Ikram Dich : « Je souhaitais mettre en place une solution accessible en termes de prix et qui m’apporterait un gain de temps et une offre de services complémentaire à mon offre pour mes clients.
Je souhaitais mettre en place une GED avec des espaces client ainsi qu’avec des rappels par e-mail.
Le fait que tout le monde connaisse Office 365, ne serait-ce qu’à travers les outils de bureautique comme Word Excel et PowerPoint et les possibilités de la plateforme, m’ont conforté dans mon choix.
Je me suis donc tournée vers SharePoint et la Microsoft Power Platform, pour ce projet de digitalisation. »
Ikram Dich : « L’objectif de cette formation était la création d’espaces SharePoint par client donc une petite GED.
Au lieu d’utiliser We transfert, DropBox ou une clef USB, pour envoyer des documents à mes clients je leur mets à disposition un espace SharePoint.
Une architecture a été définie pour chaque site client.
Cela permet au client de glisser facilement ses documents dans cet espace au fur et à mesure du projet sans avoir à envoyer d’emails.
Au moment du dépôt du document, je reçois une notification pour m’avertir que le document a été déposé. C’est le noyau de départ.
Sur cette base de travail, nous avons rajouté des automatisations.
La formation m’a permis d’acquérir des compétences sur Power Automate et Power apps afin de développer cet outil décrit plus haut mais aussi de pouvoir l’enrichir dans le temps et l’adapter au développement de mon activité. »
La création de modèles de documents
Ikram Dich : « Nous avons commencé par l’administration de SharePoint.
Nous sommes allés assez loin dans l’administration de cet outil, nous avons notamment vu la gestion des droits (les miens et ceux des clients) pour gérer les documents (droits de lecture, de modification, etc…).
Nous avons aussi abordé la création de modèles de documents comme le cahier de soudage prérempli avec les informations du client. »
La création de sites client à partir d’un modèle principal.
Ikram Dich : « Nous avons aussi mis en place un site client modèle.
- Une interface,
- Une arborescence de fichiers,
- Un formulaire de demande de la part du client »
« Depuis leur site (extranet), les clients ont la possibilité de me soumettre des demandes via un formulaire que je reçois ensuite par email. »
La duplication d’une arborescence de dossiers
Ikram Dich : « Lors de la formation, grâce aux cas pratiques, nous avons mis en place un workflow qui gère la duplication automatique d’un espace client à partir d’un site modèle.
Dorénavant, lorsque j’ai un nouveau client, je n’ai plus qu’à cliquer sur le bouton “Nouveau” et le workflow est créé automatiquement un site client complet avec l’arborescence prédéfinie.
Je n’ai plus alors qu’à partager le lien au client pour qu’il glisse ses documents. C’est un vrai gain de temps !
Je peux faire évoluer le site modèle pour l’adapter au développement de mon activité. »
La mise en place d’automatisations sur Power Automate
Ikram Dich : « Sur Power automate j‘ai appris à mettre en place des automatisations.
Cela m’a notamment permis de mettre en place des notifications automatiques par email auprès de mes clients pour les avertir de la péremption proche de leur certification.
Ils peuvent ainsi anticiper la demande de renouvellement de leur certification car c’est aussi mon rôle de leur rappeler ces échéances !
Jusqu’à aujourd’hui, la plupart de mes clients utilisaient un fichier Excel pour suivre leurs dates de certification dans le temps, mais ce système n’était pas suffisamment efficace. Les oublis étaient fréquents.
Les alertes e-mail mises en place permettent de faire parvenir un rappel au client de façon automatique, ce que ne permet pas un fichier Excel. »
Les bénéfices de ces automatisations Power Automate
Ikram Dich : « La mise en place de ces workflows sur Power automate a permis en quelques étapes un gain de temps et d’énergie considérable !
Les e-mails reçus par les clients sont personnalisés, c’est-à-dire que le workflow va chercher les bonnes informations au bon endroit. Cela me fait gagner du temps et surtout cela m’enlève une charge mentale. Je n’ai plus à me soucier des échéances de chacun de mes clients. L’outil le fait pour moi ! »
Un outil low code facile d’utilisation avec déjà des évolutions prévues
Ikram Dich : « J’envisage de dupliquer le processus avec mes plans d’actions.
Je dois envoyer aux clients des plans d’actions, constitués de différentes actions avec chacune une échéance différente.
Afin de les aider à réaliser ces actions dans les temps, une notification est devenue impérative à l’approche de l’échéance de l’action.
Par exemple, lorsque l’acheteur achète un métal, il doit m’envoyer la documentation relative au produit et notamment les certificats matière.
L’acheteur recevra alors le rappel quelques jours avant l’échéance de m’envoyer les documents.
Cela m’évitera d’ouvrir le projet de regarder ce qu’il me manque et de faire les mails en conséquence.
Pour le moment, j’établie seulement une liste d’actions de besoins au départ de la mission et je clôture cette action lorsque j’ai les éléments.
La prochaine étape est de mettre en place un workflow qui vérifie si j’ai le document, si je n’ai pas le document, alors un rappel automatique sera envoyé.
L’outil représente donc un gain de temps important mais surtout des tâches répétitives en moins car je n’ai plus à me soucier de tel et tel client et bientôt de telle ou telle réception de document. »
Une amélioration de la prestation client de CIW
Ikram Dich : « Les clients ont été particulièrement satisfaits par la nouvelle prestation que représente l’outil Power Automate, notamment les automatisations liées au rappel des échéances des certifications.
Cela leur permet d’anticiper leurs demandes de renouvellement. Ils sont conscients du temps que l’on gagne tous et de la valeur ajoutée de ses alertes e-mail.
A ma surprise, mes clients ont également pensé aux différentes applications de Power automate au sein de leur entreprise notamment pour l’automatisation de tâches administratives. »
Ikram Dich : « J’ai beaucoup apprécié la souplesse d’Alma dans la mise en œuvre de cette formation. Nous avons établi un plan de formation (obligatoire dans le cadre de Qualiopi) et la formatrice a été très à l’écoute, très adaptable par rapport à mon besoin réel sur ce projet.
Après chaque séance de formation, j’allais faire des recherches et je m’étais en pratique les éléments vus ensemble. Lorsque mes questions survenaient soit je les envoyais par e-mail soit nous prenions un temps de 30 à 45 minutes au début de la séance suivante pour répondre à ces questions.
J’ai particulièrement apprécié le sérieux des échanges qui m’ont permis de m’apporter les éléments nécessaires. Elle m’a apporté les réponses dont j’avais besoin pour mon projet et pour répondre aux attentes de mes clients. Elle a été à l’écoute est très réactive. »
Un programme de formation sur mesure
Ikram Dich : « Le deuxième élément que j’ai particulièrement apprécié et que la formatrice a su adapter le programme de la formation à la personne en face d’elle. Par exemple, sur des notions qui m’ont paru complexes elle a passé le temps nécessaire afin que je les intègre au mieux. À l’inverse sur des notions où j’avais moins d’intérêt, nous sommes allées plus vite. »
Un financement OPCO
Ikram Dich : « Grâce à la certification Qualiopi d’Alma, j’ai pu bénéficier d’un financement en totalité par mon OPCO.
Un détail important pour une structure comme la mienne ! »
Une équipe à l’écoute
Ikram Dich : « L’équipe commerciale a été très à l’écoute de mon projet.
Elle a vraiment essayé de comprendre mon besoin, de se mettre à ma place. Je me suis sentie comprise est considérée.
Car il n’est pas rare face à une grande entreprise, lorsqu’on dit qu’on est une petite structure de ne pas être considérée.
La deuxième raison est qu’Alma travaille beaucoup avec des entreprises du monde de l’industrie et notamment de la métallurgie.
J’ai été ainsi plus en confiance quant à l’état d’esprit et la compréhension de mes problématiques. »
Une collaboration réussie entre CIW et Alma
Si vous aussi vous souhaitez mettre en place un outil collaboratif Microsoft 365 dans le cadre de votre activité professionnelle, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous avons plaisir à accompagner nos clients comme Ikram Dich par le biais de la formation pour prendre en main les outils de la suite Microsoft 365 : SharePoint / Power Apps / Power Automate.
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Laurence Mercier
Experte sur les solutions Microsoft 365
Alma