Comment mettre en place un intranet en entreprise ? 

Publié le 6 janvier 2021

Chez Alma nous accompagnons nos clients depuis une vingtaine d’années dans la mise en place d’intranet et autres outils collaboratifs. Nous avons élaboré une méthode de mise en place d’intranet avec nos clients en 5 étapes. Nous vous proposons de la découvrir à travers cet article.

Comment créer un site intranet ? Voici une méthode en cinq étapes

Etape 1 : Définir les objectifs de son site intranet

La première question à se poser est : Pourquoi créer un intranet dans mon entreprise ?

Parmi les nombreuses fonctionnalités possibles de l’intranet (communication interne, messagerie interne, réseau social d’entreprise,…) , il est important de retenir celles qui sont utiles à vos collaborateurs afin d’améliorer leur productivité.

Placer l’utilisateur au centre de l’intranet dès sa conception permet de créer un outil qui répondra à ses attentes et besoins en mettant l’accent sur l’expérience utilisateurs (UX).

Pour définir les besoins des utilisateurs et les objectifs de l’intranet, nous réalisons une réunion d’avant projet avec les utilisateurs clés choisis par le client.

Cette réunion a pour but de :

  • Présenter le rôle des différents intervenants
  • Valider le périmètre du projet et son intégration au système d’information existant, les objectifs, les enjeux

 

Etape 2 : Réalisation d’ateliers avec les futurs utilisateurs pour recueillir les besoins et favoriser l’adoption par les utilisateurs. 

Atelier d’audit et de recueil des besoins: définir les fonctionnalités de l’intranet idéal

Réalisation d’interviews de groupes de collaborateurs clés (comptabilité, Ressources humaines , Direction, etc.) dans le but de faciliter l’accès aux ressources de travail

  • Identifier des problématiques concrètes
  • Faire fonctionner l’intelligence collective

 

Atelier de persona :

Réalisation d’un profil pour chaque utilisateur type de l’Intranet avec des attentes identifiées en fonction de leurs usages (dépôts de documents, recherche, consulter les évènements de l’entreprise, etc.)

  • Identifier les besoins clés et les regrouper par type d’utilisateur
  • Avoir un outil d’analyse de besoin simplifié

 

Optimisation de l’accès aux ressources:

Construction d’écrans pensés pour répondre aux besoins de chaque type d’utilisateur. (Sur la page d’accueil, le comptable doit pouvoir accéder aux raccourcis des documents comptables. Le commercial doit pouvoir consulter les KPI sur la page d’accueil).

  • Définir les fonctionnalités correspondant au besoin,
  • Définir les priorités d’accès aux différentes informations

 

Atelier du tri par carte:

Application de la méthode de Tri par carte afin de définir une gestion de contenu issue de l’expérience utilisateur et mettre en place la structure de la page d’accueil et des menus (navigation)

  • Déterminer le contenu de la page d’accueil
  • Définitions des espaces documentaires et espaces projets

 

Comment gérer la construction d’un intranet ?

En mode agile !

Etape 3 : Création en mode agile de l’intranet 

Atelier création et validation de la maquette:

La maquette permet aux utilisateurs de se projeter dans le rendu final et de le faire évoluer. Cette étape est aussi importante pour s’assurer de l’adoption de l’intranet par les employés et validant leurs capacité à l’utiliser et trouver les informations dont ils ont besoin.

Cet atelier a donc pour but de garantir l’adéquation entre les besoins exprimés lors des différents ateliers et la structure du futur intranet fourni par Alma.

  • Validation de l’ergonomie de la page d’accueil, processus d’authentification (droits d’accès)
  • Définition des flux de publication et des processus métiers

 

Etape 4 : Formation des utilisateurs clés sur l’intranet

La formation est un temps de transfert de compétences auprès des référents fonctionnels afin de présenter la plateforme finalisée et d’exploiter les fonctionnalités mises en place.

Cette prestation comprend :

  • Une préparation de la formation sur mesure pour l’application réalisée par Alma
  • La dispense de la formation aux utilisateurs, par groupes de 8 à 10 personnes

 

Etape 5 : Livraison de l’intranet et réunion de fin de projet.

Cette étape est la dernière marche du projet avant le lancement de l’intranet auprès de tous les utilisateurs.

Un exemple d’intranet d’entreprise réalisé avec la méthode Alma (webinaire)

Dans ce webinar, nous vous proposons de découvrir toutes les clés pour réussir votre projet Intranet au travers de l’expertise d’Alma et d’un témoignage client. Viviane Pompa, Responsable Informatique partagera son retour d’expérience sur le déploiement d’un intranet au sein de la société MSSA.

Au programme :

  • Les facteurs clés de réussite d’un projet d’intranet
  • L’implication des utilisateurs dans la réflexion et l’anticipation du changement pour favoriser l’adoption de l’intranet
  • L’accompagnement des employés sur la nouvelle solution (assurer les étapes importante de la communication interne notamment avec les ressources humaines)

Nous vous invitons à vous rendre sur le Webinaire détaillant notre méthodologie accompagné d’un retour client : https://app.livestorm.co/alma/intranet-les-cles-pour-reussir-sa-mise-en-place

méthode-étapes-création-intranet

Mission d’Alma : créateur d’intranet cloud sur mesure avec SharePoint Microsoft 365

Notre mission : Faciliter le travail collaboratif et le partage de l’information (communication interne) dans les entreprises et organisations françaises.

Nous sommes spécialisés dans la mise en œuvre d’intranet et extranet sur mesure sous SharePoint et dans la mise en place d’outils numériques collaboratifs (GED, applications métier, intranet/extranet…)

Nous vous accompagnons dans votre transformation digitale avec des solutions intranet sur mesure.

Découvrir le site SharePoint Microsoft

https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/sharepoint/collaboration

Notre page Produit Microsoft SharePoint et notre offre de service

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Notre page Intranet définitions et roles de l’intranet en entreprise

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Laurence Mercier

Experte sur les solutions Microsoft 365

et la création d’intranet avec SharePoint

Alma

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