Comment créer un intranet dans une entreprise ?

Publié le 6 janvier 2022

Chez Alma nous accompagnons nos clients depuis une vingtaine d’années dans la mise en place d’intranet et autres outils collaboratifs.

Nous avons élaboré une méthode de mise en place d’intranet avec nos clients en 5 étapes.

Nous vous proposons de la découvrir à travers cet article.

5 etapes pour créer un intranet d'entreprise méthode alma

Créer un site intranet en cinq étapes

Etape 1 : Réunion de début de projet pour définir les objectifs 

La première question à se poser est : Pourquoi créer un intranet dans mon entreprise ?

Parmi les nombreuses fonctionnalités possibles de l’intranet (communication interne, messagerie interne, réseau social d’entreprise,…) , il est important de retenir celles qui sont utiles à vos collaborateurs afin d’améliorer leur productivité.

Placer l’utilisateur au centre de l’intranet dès sa conception permet de créer un outil qui répondra à ses attentes en mettant l’accent sur l’expérience utilisateurs (UX).

Pour définir les besoins des utilisateurs et les objectifs de l’intranet, nous recommandons de réaliser une réunion d’avant projet avec les utilisateurs clés.

Cette réunion a pour but de :

  • Présenter le rôle des différents intervenants
  • Valider le périmètre du projet
  • Valider son intégration au système d’information existant (exemple : Intranet sur SharePoint Online)
  • Valider les objectifs et les enjeux auxquels doit répondre l’intranet
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Etape 2 : 4 ateliers fonctionnels avec les futurs utilisateurs 

Atelier d’audit et de recueil des besoins: définir les fonctionnalités de l’intranet idéal

Réalisation d’interviews de groupes d’employés clés (comptabilité, Ressources humaines , Direction, etc.) dans le but de faciliter l’accès aux ressources de travail

  • Identifier des problématiques concrètes
  • Faire fonctionner l’intelligence collective
comment créer un intranet en entreprise

Atelier de persona :

Réalisation d’un profil pour chaque utilisateur type de l’Intranet avec des attentes identifiées en fonction de leurs usages (dépôts de documents, recherche, consulter les évènements de l’entreprise, etc.)

  • Identifier les besoins clés et les regrouper par type d’utilisateur
  • Avoir un outil d’analyse de besoin simplifié
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Optimisation de l’accès aux ressources:

Construction d’écrans pensés pour répondre aux besoins de chaque type d’utilisateur. Rendre accessible les informations importantes.

Exemple 1 : Sur la page d’accueil, le comptable doit pouvoir accéder aux raccourcis des documents comptables.

Exemple 2 : Les commerciaux et le marketing doivent pouvoir consulter les KPI sur la page d’accueil.

  • Définir les fonctionnalités correspondant au besoin,
  • Définir les priorités d’accès aux différentes informations

 

Atelier du tri par carte:

Application de la méthode de Tri par carte afin de définir une gestion de contenu issue de l’expérience utilisateur et mettre en place la structure de la page d’accueil et des menus (navigation)

  • Déterminer le contenu de la page d’accueil (portail)
  • Définitions des espaces documentaires et espaces projets
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Comment gérer la construction d’un intranet ?

En mode agile !

Etape 3 : Création en mode agile de l’intranet 

Atelier création et validation de la maquette:

La maquette permet aux utilisateurs de se projeter dans le rendu final et de le faire évoluer. Cette étape est aussi importante pour s’assurer de l’adoption de l’intranet par les employés et validant leurs capacité à l’utiliser et trouver les informations dont ils ont besoin.

Cet atelier a donc pour but de garantir l’adéquation entre les besoins exprimés lors des différents ateliers et la structure du futur intranet fourni par Alma.

  • Validation de l’ergonomie de la page d’accueil, processus d’authentification (droits d’accès), rendu moderne,
  • Définition des flux de publication et des processus métiers
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Etape 4 : Formation des utilisateurs clés sur l’intranet

La formation est un temps de transfert de compétences auprès des référents fonctionnels afin de présenter la plateforme finalisée et d’exploiter les fonctionnalités mises en place.

Cette prestation comprend :

  • Une préparation de la formation sur mesure pour l’application réalisée par Alma
  • La dispense de la formation aux utilisateurs, par groupes de 8 à 10 personnes
former les utilisateurs sur sharepoint

Etape 5 : Livraison de l’intranet et réunion de fin de projet.

Cette étape est la dernière marche du projet avant le lancement de l’intranet auprès de tous les utilisateurs.

microsoft-sharepoint-alma-intranet

Webinaire Intranet : les clés pour réussir sa mise en place

Dans ce webinar, nous vous proposons de découvrir toutes les clés pour réussir votre projet Intranet au travers de l’expertise d’Alma et d’un témoignage client. Viviane Pompa, Responsable Informatique partagera son retour d’expérience sur le déploiement d’un intranet au sein de la société MSSA.

Au programme :

  • Les facteurs clés de réussite d’un projet d’intranet
  • L’implication des utilisateurs dans la réflexion et l’anticipation du changement pour favoriser l’adoption de l’intranet
  • L’accompagnement des employés sur la nouvelle solution (assurer les étapes importante de la communication interne notamment avec les ressources humaines)

Pourquoi utiliser SharePoint pour créer son intranet ?

Un moteur de recherche puissant

Le moteur de recherche intégré à SharePoint est très puissant, ce qui permet aux collaborateurs de trouver rapidement les informations qu’ils recherchent.

Un outil cloud : accessible et à jour

SharePoint Online permet de créer des sites intranet cloud, disponibles sur le web avec de nombreuses possibilités pour les utilisateurs.

Il permet également de bénéficier des nouvelles fonctionnalités apportés par les mises à jour automatiques de Microsoft.

Choisir Alma pour créer son intranet avec SharePoint Online / On premise 

Experts SharePoint (GED, intranet, extranet, applications)

Notre mission : Faciliter le travail collaboratif et la circulation de l’information (communication interne) dans les entreprises et organisations françaises sur Microsoft 365 (ex Office 365). Nous sommes également éditeur du logiciel Agilium (plateforme low code).

Au début d’un projet d’intranet nous prenons le temps nécessaire avec votre équipe pour déterminer les fonctionnalités principales et nécessaires à intégrer à votre plateforme intranet. (stockage des fichiers, applications mobiles)

Les contenus de l’intranet disponibles permettent de limiter l’envoi d’ e-mails en interne.

Nous sommes spécialisés dans la mise en œuvre d’intranet et extranet sur mesure sous SharePoint et dans la mise en place d’outils numériques collaboratifs (GED, applications métier, intranet/extranet…)

Nous vous accompagnons dans votre transformation digitale.

Des fonctionnalités packagées développées par Alma

Chez Alma, nous proposons d’aller plus loin que les fonctionnalités de base de la solution SharePoint pour répondre à vos attentes. Nous livrons de véritables solutions clés en mains (photothèque, applications, etc…).

Une offre complète avec maintenance et hébergement

Nous assurons également la maintenance de la solution sur le long terme, nous répondons également aux éventuels problèmes techniques surgissant ainsi que l’ajout de fonctionnalités supplémentaires si besoin.

Pour ces raisons, nous vous conseillons de faire appel à un prestataire externe comme Alma pour la réalisation de votre intranet sur SharePoint.

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Echanger sur votre besoin et obtenir un devis personnalisé

Laurence Mercier

Experte sur les solutions Microsoft 365

et la création d’intranet avec SharePoint

Alma

Thématiques relatives : outils de communication, solutions cloud, solutions collaboratives, projet web, travailler ensemble, plateformes collaboratives, espace collaboratif, ressources informatiques, messagerie instantanée, sites internet internes, sites internet et intranet, solutions web, ressources humaines.



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