Comment créer un intranet dans une entreprise ?
Publié le 6 janvier 2024
Par Mathilde Riboud, Rédactrice IT
Chez Alma nous accompagnons nos clients depuis une vingtaine d’années dans la mise en place d’intranet d’entreprise et autres outils collaboratifs.
Nous avons élaboré une méthode de mise en place d’intranet avec nos clients en 5 étapes.
Nous vous proposons de la découvrir à travers cet article.
Créer un site intranet d’entreprise en cinq étapes
Etape 1 : Réunion de début de projet pour définir les objectifs
La première question à se poser est : Pourquoi créer un intranet dans mon entreprise ?
Parmi les nombreuses fonctionnalités possibles de l’intranet (communication interne, messagerie interne, réseau social d’entreprise,…) , il est important de retenir celles qui sont utiles à vos collaborateurs afin d’améliorer leur productivité.
Placer l’utilisateur au centre de l’intranet d’entreprise dès sa conception permet de créer un outil qui répondra à ses attentes en mettant l’accent sur l’expérience utilisateurs (UX).
Pour définir les besoins des utilisateurs et les objectifs de l’intranet, nous recommandons de réaliser une réunion d’avant projet avec les utilisateurs clés.
Cette réunion a pour but de :
- Présenter le rôle des différents intervenants
- Valider le périmètre du projet
- Valider son intégration au système d’information existant (exemple : Intranet sur SharePoint Online)
- Valider les objectifs et les enjeux auxquels doit répondre l’intranet
Etape 2 : 4 ateliers fonctionnels avec les futurs utilisateurs
Atelier d’audit et de recueil des besoins: définir les fonctionnalités de l’intranet d’entreprise idéal
Réalisation d’interviews de groupes d’employés clés (comptabilité, Ressources humaines , Direction, etc.) dans le but de faciliter l’accès aux ressources de travail
- Identifier des problématiques concrètes
- Faire fonctionner l’intelligence collective
Atelier de persona :
Réalisation d’un profil pour chaque utilisateur type de l’Intranet avec des attentes identifiées en fonction de leurs usages (dépôts de documents, recherche, consulter les évènements de l’entreprise, etc.)
- Identifier les besoins clés et les regrouper par type d’utilisateur
- Avoir un outil d’analyse de besoin simplifié
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Optimisation de l’accès aux ressources:
Construction d’écrans pensés pour répondre aux besoins de chaque type d’utilisateur. Rendre accessible les informations importantes.
Exemple 1 : Sur la page d’accueil, le comptable doit pouvoir accéder aux raccourcis des documents comptables.
Exemple 2 : Les commerciaux et le marketing doivent pouvoir consulter les KPI sur la page d’accueil.
- Définir les fonctionnalités correspondant au besoin,
- Définir les priorités d’accès aux différentes informations
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Atelier du tri par carte:
Application de la méthode de Tri par carte afin de définir une gestion de contenu issue de l’expérience utilisateur et mettre en place la structure de la page d’accueil et des menus (navigation)
- Déterminer le contenu de la page d’accueil (portail)
- Définitions des espaces documentaires et espaces projets
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Comment gérer la construction d’un intranet d’entreprise ?
En mode agile !
Etape 3 : Création en mode agile de l’intranet
Atelier création et validation de la maquette:
La maquette permet aux utilisateurs de se projeter dans le rendu final et de le faire évoluer. Cette étape est aussi importante pour s’assurer de l’adoption de l’intranet par les employés et validant leurs capacité à l’utiliser et trouver les informations dont ils ont besoin.
Cet atelier a donc pour but de garantir l’adéquation entre les besoins exprimés lors des différents ateliers et la structure du futur intranet fourni par Alma.
- Validation de l’ergonomie de la page d’accueil, processus d’authentification (droits d’accès), rendu moderne,
- Définition des flux de publication et des processus métiers
Etape 4 : Formation des utilisateurs clés sur le site intranet
La formation est un temps de transfert de compétences auprès des référents fonctionnels afin de présenter la plateforme finalisée et d’exploiter les fonctionnalités mises en place.
Cette prestation comprend :
- Une préparation de la formation sur mesure pour l’application réalisée par Alma
- La dispense de la formation aux utilisateurs, par groupes de 8 à 10 personnes
Cette formation SharePoint est un excellent moyen de créer votre site intranet (ou extranet), de le mettre à jour et de le faire évoluer.
Etape 5 : Livraison de l’intranet et réunion de fin de projet.
Cette étape est la dernière marche du projet avant le lancement de l’intranet d’entreprise auprès de tous les utilisateurs.
Un moteur de recherche puissant
Le moteur de recherche intégré à SharePoint est très puissant, ce qui permet aux collaborateurs de trouver rapidement les informations qu’ils recherchent.
Un outil cloud : accessible et à jour
SharePoint Online permet de créer des sites intranet cloud, disponibles sur le web avec de nombreuses possibilités pour les utilisateurs.
Il permet également de bénéficier des nouvelles fonctionnalités apportés par les mises à jour automatiques de Microsoft.
Notre mission : Faciliter le travail collaboratif et la circulation de l’information (communication interne) dans les entreprises et organisations françaises sur Microsoft 365 (ex Office 365). Nous sommes également éditeur du logiciel Agilium (plateforme low code).
Au début d’un projet d’intranet nous prenons le temps nécessaire avec votre équipe pour déterminer les fonctionnalités principales et nécessaires à intégrer à votre plateforme intranet. (stockage des fichiers, applications mobiles)
Les contenus de l’intranet disponibles permettent de limiter l’envoi d’ e-mails en interne.
Nos experts SharePoint spécialisés dans la mise en œuvre d’intranet et extranet sur mesure sous SharePoint et dans la mise en place d’outils numériques collaboratifs (GED, applications métier, sites intranet/extranet…)
Nous vous accompagnons dans votre transformation digitale.
Si vous souhaitez en apprendre plus sur les projets que nous avons réalisé chez nos clients, consultez notre article qui décrit 3 utilisations possibles de l’outil SharePoint dans votre entreprise.
Des fonctionnalités packagées développées par Alma
Chez Alma, nous proposons d’aller plus loin que les fonctionnalités de base de la solution SharePoint pour répondre à vos attentes. Nous livrons de véritables solutions clés en mains (photothèque, applications, etc…).
Une offre complète avec maintenance et hébergement
Nous assurons également la maintenance de la solution sur le long terme, nous répondons également aux éventuels problèmes techniques surgissant ainsi que l’ajout de fonctionnalités supplémentaires si besoin.
Pour ces raisons, nous vous conseillons de faire appel à un prestataire externe comme Alma pour la réalisation de votre site intranet sur SharePoint.
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