Conception de l’architecture documentaire SharePoint
Nous définissons une organisation claire : sites SharePoint, bibliothèques, métadonnées, règles de classement et permissions. Votre GED devient intuitive et facile à maintenir dans le temps.
Industrie, collectivités, santé, services — ils nous ont confié leur environnement Microsoft 365
Le constat
Pourquoi mettre en place une GED sur SharePoint ?
De nombreuses organisations utilisent déjà Microsoft 365, mais s’appuient encore sur un mélange de serveurs de fichiers, OneDrive et Teams pour gérer leurs documents.
Avec l’augmentation des volumes, le travail à distance et la collaboration transverse, ces usages atteignent vite leurs limites. C’est souvent le bon moment pour engager une migration vers SharePoint Online.
Une GED SharePoint permet de structurer l’information dans un référentiel documentaire unique, en intégrant dès la conception des règles de gouvernance, de sécurité et de conformité, au-delà du simple stockage de fichiers.
Vos enjeux
Vos enjeux documentaires sans une GED SharePoint structurée
- Multiplication des doublons et absence de version de référence
- Accès et droits difficiles à maîtriser
- Manque de règles de classement et de gouvernance documentaire
- Temps perdu à rechercher l’information
- Données sensibles insuffisamment protégées
- Conformité réglementaire complexe à garantir
Une GED SharePoint structurée apporte une réponse concrète : centralisation de l’information, sécurité maîtrisée et collaboration efficace au quotidien.
Pour une organisation plus performante
Lorsque les documents s’accumulent et que le travail à distance se généralise, la gestion documentaire devient vite source de friction. Sans cadre clair, les équipes perdent du temps, prennent des risques et peinent à retrouver la bonne information.
« Une GED SharePoint structurée apporte une réponse concrète : centralisation, gouvernance, sécurité et efficacité opérationnelle. »
Les bénéfices
Les bénéfices concrets d’une GED SharePoint bien conçue
Simplicité et gain de temps
- Une version unique et fiable de chaque document
- Une collaboration fluide via SharePoint et Teams
- Une recherche rapide et pertinente
- Une sécurité avancée (gouvernance, MFA, classification)
- Une conformité RGPD intégrée dès la conception
- Moins de doublons et d’erreurs
- Des processus documentaires automatisés
SharePoint ne se limite pas au simple stockage de fichiers. C’est une plateforme collaborative qui permet d’organiser, sécuriser et partager l’information à grande échelle. Pour approfondir ses fonctionnalités et ses cas d’usage en entreprise, découvrez notre article dédié à SharePoint.
Notre accompagnement
Notre offre d’accompagnement pour votre projet GED SharePoint
Ce projet fait partie de notre offre de gestion de l’information sur Microsoft 365.
Une méthodologie éprouvée : cadrage, déploiement et adoption
Des livrables concrets pour une GED SharePoint fiable et durable.
Livrables clés de votre projet GED SharePoint
- Architecture documentaire SharePoint prête à l’emploi
- Règles de gouvernance et de sécurité formalisées
- Workflows documentaires automatisés
- Supports de formation et d’adoption utilisateurs
Sécurité & gouvernance Microsoft 365
Nous mettons en place les règles de protection adaptées à vos enjeux : gestion des accès, rétention, classification des données, partage externe maîtrisé. La conformité et la sécurité sont intégrées dès le départ.
Automatisation des processus documentaires (Power Automate)
Grâce à Power Automate et la Power Platform, nous fluidifions vos circuits documentaires : validation, signature, archivage, notifications. Moins de tâches manuelles, plus de fiabilité.
Formation & adoption des utilisateurs
Une GED efficace est une GED adoptée. Nous accompagnons vos équipes dans la prise en main de SharePoint et des nouveaux usages, avec une approche progressive et concrète.
Suivi et évolutivité de votre GED
Votre environnement SharePoint évolue avec votre organisation. Nous assurons le pilotage, les ajustements et l’amélioration continue de votre GED.
Avant de structurer votre gestion documentaire sous SharePoint, il est essentiel d’analyser l’existant, les usages et les contraintes métiers. C’est pour cela que nos experts SharePoint vous proposent de réaliser un audit GED, qui permet d’identifier les points de friction, les doublons documentaires et les axes d’amélioration afin de bâtir une architecture cohérente et pérenne.
Ce que comprend concrètement notre accompagnement
Une prestation de mise en place de GED SharePoint ne se limite pas à créer des bibliothèques de documents. Elle comprend :
- le cadrage de vos besoins
- la conception d’une architecture documentaire adaptée
- des règles de gouvernance et de sécurité
- les automatisations utiles (validation, signature, archivage)
- la formation et l’adoption des utilisateurs
Pour une GED SharePoint structurée, sécurisée et durable, pleinement intégrée à votre environnement Microsoft 365.
« Une GED SharePoint réussie repose autant sur la gouvernance et l’adoption que sur l’outil lui-même. »
La plateforme
Pourquoi choisir SharePoint comme solution de GED ?
SharePoint ne se limite pas à un simple espace de stockage de documents. Lorsqu’il est correctement conçu, il devient une véritable plateforme de GED, capable de structurer l’information, de sécuriser les accès et d’accompagner l’ensemble du cycle de vie documentaire.
Son intégration native à Microsoft 365 permet d’unifier collaboration, gouvernance et automatisation au sein d’un même environnement.
C’est cette approche globale qui fait de SharePoint une solution GED performante et durable pour les organisations.
Une plateforme complète et structurante
SharePoint ne se limite pas au stockage de fichiers. C’est une plateforme documentaire complète qui combine organisation, sécurité, collaboration et automatisation.
Centralisation des documents et gestion des versions
Un espace documentaire unique pour centraliser l’ensemble de vos fichiers. Vous travaillez toujours sur la bonne version, sans doublons ni pertes d’information.
- Référentiel documentaire unique et partagé
- Gestion automatique des versions
- Fin des fichiers éparpillés par email
- Collaboration simplifiée entre équipes
Gouvernance et organisation documentaire
Une organisation documentaire claire, alignée avec vos processus métier. L’information est structurée, cohérente et facile à retrouver dans le temps.
- Plans de classement adaptés à votre activité
- Métadonnées pour faciliter la recherche
- Règles de diffusion et d’accès maîtrisées
- Environnement documentaire évolutif
Sécurité avancée des données Microsoft 365
Une protection renforcée de vos documents sensibles. Les règles de sécurité sont intégrées dès la création et tout au long du cycle de vie.
- Gestion fine des droits d’accès
- Classification et protection des données
- Prévention des fuites d’information
- Traçabilité complète des actions
Automatisation documentaire et gain de productivité
Des processus documentaires plus rapides et plus fiables. L’automatisation réduit les tâches manuelles et sécurise vos circuits internes.
- Workflows de validation et de signature
- Archivage automatique des documents
- Notifications et rappels intelligents
- Gain de temps pour les équipes
Accompagnement par des experts
L’expertise Alma pour vos projets de GED SharePoint
Microsoft 365 est aujourd’hui la colonne vertébrale de la collaboration et de la productivité dans les organisations. Mais sans vision claire, il devient rapidement un environnement dispersé, difficile à gouverner et insuffisamment sécurisé.
Forts de 15 ans d’expertise exclusive sur Microsoft 365 et de plus de 400 projets de GED, applications et migration livrés, nous accompagnons des organisations de toutes tailles pour transformer leur environnement Microsoft 365 en un espace structuré, sécurisé et pleinement exploité. Notre approche pragmatique permet d’éviter les écueils classiques et d’inscrire chaque projet de GED SharePoint dans une dynamique durable, fondée sur la gouvernance, l’adoption des usages et l’efficacité opérationnelle au quotidien.
Exemple concret : Corys structure sa GED avec SharePoint et Alma.
Damien Barafort – Expert Microsoft 365
Expert Gouvernance et gestion de l'information
« SharePoint ne se limite pas au stockage de documents. C’est un véritable système d’information documentaire, conçu pour structurer, sécuriser et valoriser l’information de l’entreprise. »
Nos points forts
- Expertise SharePoint & Microsoft 365
- Approche gouvernance et conformité
- Automatisation Power Platform
- Sécurité et protection des données
- Accompagnement sur mesure, orienté usages
Formation
Découvrir les formations SharePoint →
Formation SharePoint et gouvernance documentaire
Maîtrisez SharePoint et la gestion documentaire
Des formations SharePoint et gouvernance de l’information, pour organiser, sécuriser et retrouver vos documents au quotidien.
FAQ
FAQ – GED SharePoint
SharePoint peut-il réellement remplacer une GED ?
Oui, si SharePoint est correctement conçu : architecture documentaire, métadonnées, versioning, sécurité, gouvernance et cycle de vie. Sans cette conception, il reste un simple espace de fichiers.
SharePoint se limite-t-il à la gestion documentaire ?
Non. SharePoint s’intègre plus largement dans les usages collaboratifs de Microsoft 365. Au-delà de la GED, il permet de créer des intranets, des espaces projets, des portails métiers et des applications collaboratives, tout en restant connecté aux outils Microsoft existants.
Quelle différence entre SharePoint, OneDrive et Teams pour la gestion documentaire ?
OneDrive sert aux documents personnels, Teams aux échanges et projets, et SharePoint au stockage documentaire pérenne. Une GED SharePoint harmonise ces usages pour éviter la dispersion et les doublons.
Une GED SharePoint est-elle conforme au RGPD ?
Oui, à condition d’intégrer la gouvernance et la sécurité dès la conception : droits, partage externe, rétention, classification, traçabilité et règles de gestion des données.
Où sont hébergées les données d’une GED SharePoint ?
Les documents sont hébergés dans Microsoft 365. La localisation dépend du paramétrage de votre tenant et des options retenues lors du déploiement.
Comment éviter les doublons et les multiples versions de documents ?
En mettant en place un référentiel unique, des règles de classement, des conventions de nommage, des métadonnées, et le versioning natif SharePoint pour garantir la version de référence.
Peut-on automatiser des processus documentaires avec SharePoint ?
Oui. Power Automate permet d’automatiser la validation, la signature, l’archivage, les notifications et les rappels, tout en sécurisant les étapes et les responsabilités.
Combien de temps faut-il pour mettre en place une GED SharePoint ?
Cela dépend du périmètre et du niveau de gouvernance attendu : quelques semaines pour un périmètre ciblé, plusieurs mois pour une GED transverse et fortement réglementée.
Faut-il former les utilisateurs pour une GED SharePoint ?
Oui. L’adoption est un facteur clé : formation, guides et accompagnement permettent d’ancrer les bons usages et d’assurer la pérennité de la GED.
Pour quels types d’organisations une GED SharePoint est-elle pertinente ?
Les organisations déjà équipées de Microsoft 365 qui souhaitent structurer l’information, sécuriser leurs documents, améliorer la collaboration et fiabiliser la conformité (PME, ETI, multi-sites, fonctions support, qualité, etc.).
Proposez-vous un accompagnement sur mesure pour la GED SharePoint ?
Oui. L’accompagnement est adapté à vos usages métiers : cadrage, architecture, gouvernance, sécurité, automatisations, conduite du changement et amélioration continue.
Contact
Votre projet de GED SharePoint commence par un échange
Un échange de 30 minutes avec un expert Microsoft 365 pour faire le point sur votre contexte, vos priorités et la bonne façon de démarrer. Sans engagement.
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