Accueil /
Nous contacter
6 exemples de processus RH à automatiser
Aujourd’hui, l’automatisation est un sujet qui fait partie intégrante de nos vies. En particulier, elle est devenue indispensable dans le milieu professionnel pour optimiser le temps et les ressources. Dans le service des ressources humaines,certaines taches sont rébarbatives, et peuvent être automatisées. Voici 6 exemples de processus RH à automatiser :
Processus RH n°1 : L’’Onboarding des nouveaux arrivants
Pourquoi automatiser ce processus ?
Avez-vous déjà pensé à combien de temps est consacré à l’intégration de chaque nouvel employé? Des formalités administratives à la formation, l’automatisation de ce processus permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir une expérience uniforme pour tous les nouveaux employés.
Comment faire ?
Mettre en place une application de suivi des entrées et sorties des salariés pour obtenir une gestion optimisée du personnel.
Pour cela, Agilium vous propose la solution suivante :
L’application s’ouvre sur un écran d’accueil clair et intuitif.
Il propose deux options principales : “Arrivée d’un salarié” et “Départ d’un salarié”.
En sélectionnant “Arrivée“, un formulaire s’affiche. Il demande de renseigner des informations telles que le nom, l’identifiant du salarié, le département, la date d’arrivée, mais aussi le matériel nécessaire à commander tel qu’un téléphone, une voiture, portable, des fournitures de bureau, un badge, des licences logiciel, des vêtements et la taille correspondante, etc…
Les actions automatisées :
Après avoir rempli ces informations, en appuyant sur “Enregistrer”, plusieurs actions sont déclenchées :
- Un email est envoyé au responsable informatique pour créer la licence et l’espace de travail numérique du nouveau salarié.
- Un autre email est envoyé au service d’achat pour commander le matériel nécessaire.
La fonction “Départ” opère de la même manière. Un formulaire similaire doit être rempli, indiquant cette fois la date de départ. Après avoir appuyé sur “Enregistrer“, les informations sont également stockées dans la base de données.
Une série de mail de bienvenue
L’intégration d’un nouveau collaborateur nécessite la communication de nombreuses informations :
- Détails sur la mutuelle d’entreprise
- Identifiants et mots de passe pour les logiciels professionnels
- Informations sur le Comité Social et Economique (CSE)
- Description du poste
- Règles pour le remboursement des notes de frais
- Procédure pour déposer une demande de congés
- Autres informations et procédures pertinentes pour l’employé
- Liens vers l’intranet, le système d’information des ressources humaines (SIRH), etc.
Une automatisation de l’envoi de ces informations par email peut être mise en place pour faciliter l’intégration du salarié. En fonction du poste et du niveau de responsabilité, la séquence d’emails peut être paramétrée pour un envoi automatique.
L’objectif est que le salarié puisse retrouver facilement toutes les informations nécessaires dans sa boîte mail.
Cela permet d’alléger la charge de travail du responsable des ressources humaines qui peut ainsi se consacrer à des interactions plus humaines et moins administratives.
Fournir rapidement ces informations peut diminuer les incertitudes du nouveau salarié, améliorer son intégration dans l’entreprise et augmenter sa satisfaction.
Le départ du salarié
Des actions similaires à celles déclenchées par l’arrivée sont également automatisées.
Un rendez-vous avec un responsable pour remettre l’ensemble du matériel fourni à l’arrivée.
Une liste à cocher et les éléments à restituer qui peut être partagé par mail à l’avance aux collaborateurs. Cette liste est basée sur les éléments déclarés à l’entrée dans la société du salarié.
La liste du matériel il y a disposition du collaborateur est éditable par responsable pour mettre à jour au fur et à mesure de la vie du collaborateur dans l’entreprise et ajouter de nouveaux items au fur et à mesure des années.
Les vues de suivies :
L’application fournit également une option pour visualiser les historiques d’arrivées et de départs de chaque salarié, facilitant ainsi le suivi du personnel.
En somme, cette application offre une méthode commode et transparente pour suivre les entrées et les sorties des salariés, renforçant ainsi l’efficacité de la gestion des ressources humaines.
Processus RH n°2 : Les notes de frais
Pourquoi automatiser ce processus RH ?
Traiter les notes de frais peut être un vrai casse-tête. L’automatisation permet de simplifier ce processus, réduire les erreurs et garantir la conformité aux politiques de l’entreprise.
Comment faire ?
La saisie de la dépense
L’application Agilium permet aux collaborateurs de saisir directement leurs dépenses dans l’application.
Elle est accessible depuis leur ordinateur ou téléphone, que ce soit en déplacement professionnel ou au bureau.
Pour les justificatifs, ils peuvent simplement les photographier et les télécharger dans l’application. Cela concerne divers types de documents comme les notes de débit, frais de déplacement, relevés, devis, factures, etc.
L’application calcule automatiquement les indemnités kilométriques selon votre barème établi. C’est à dire que lors du déploiement de l’application, on intègre vos règles de gestion. C’est donc une solution pour gérer les notes de frais personnalisée.
Enregistrement et validation par le responsable :
L’application facilite la gestion de la paie. Intégrée à votre SIRH, elle permet au responsable d’approuver rapidement les demandes de remboursement.
En effet, chaque note de frais peut être soumise à validation selon vos règles internes.
Lien avec votre système d’information :
L’application peut être paramétrée pour plusieurs niveaux de validation internes, incluant des plafonds, des alertes, des relevés, des dépassements.
Chaque note de frais est enregistrée dans un nouveau dossier de votre système documentaire, avec tous les justificatifs associés.
Grâce à l’application, la comptabilité peut éviter la saisie manuelle des écritures dans leur logiciel de gestion, car les données peuvent être récupérées directement.
Processus RH n°3 : La gestion des congés et des absences
Pourquoi automatiser ce processus ?
Le suivi des congés et des absences est crucial pour la bonne gestion d’une entreprise. En l’automatisant, on assure un suivi précis et en temps réel, en évitant les erreurs de calcul.
Comment faire ?
Saisie et validation de la demande de congés :
L’application Agilium permet aux salariés de saisir une demande de congé (RTT, CP, congé sans solde), et de consulter l’historique de vos précédentes demandes, ainsi que le nombre de jours de congé restants.
Après chaque demande, le compteur est automatiquement mis à jour. Vous pouvez consulter votre solde de congés et RTT en temps réel.
Lorsqu’une demande est validée, vous recevez une invitation par email pour ajouter automatiquement l’événement à votre calendrier. Cela facilite la gestion de votre planning et le partage d’informations avec vos collègues.
Vous pouvez également consulter les périodes de congés de chacun dans un agenda partagé, ce qui simplifie l’organisation pendant la période estivale.
Automatisation des tâches administratives :
Grâce à l’application Agilium, fini le casse-tête estival et la ressaisie d’informations. Vous pouvez automatiser les tâches administratives liées aux congés.
Vous pouvez aussi utiliser des fonctions RH spécifiques, comme la demande collective de congés pour les jours de congés imposés.
Facilitation de la gestion du personnel :
L’application Agilium SaaS, partie intégrante du SIRH, permet aux responsables RH, DRH, managers de valider ou refuser en quelques clics une demande de congés.
Une fois les demandes validées, les données peuvent facilement être transférées au service comptabilité, au logiciel de paie, et plus largement au système d’information.
Degré de personnalisation
Enfin, vous pouvez adapter le circuit de validation à vos contraintes et règles de gestion internes, en ajoutant par exemple un second niveau de validation par le service des ressources humaines.
Processus RH n°4 : Les demandes de formation professionnelle
Pourquoi automatiser ce processus ?
Le développement des compétences est essentiel pour la croissance d’une entreprise. L’automatisation facilite la gestion des demandes de formation, le suivi des progrès et l’évaluation des résultats.
Comment faire ?
Imaginez un portail en ligne où chaque employé peut consulter le catalogue de formations disponibles, soumettre sa demande au service RH, suivre sa progression et même recevoir une certification.
Processus RH n°5 : L’évaluation annuelle des collaborateurs
Pourquoi automatiser ce processus ?
L’évaluation annuelle est une étape importante pour le développement de chaque employé. L’automatisation permet d’assurer un processus juste et transparent, en évitant les biais et en offrant un suivi détaillé des performances
Comment faire ?
Cette application concerne l’évaluation annuelle des collaborateurs dans une entreprise. Elle permet la mise en place d’une procédure structurée pour conduire ces évaluations. Voici comment elle fonctionne :
Mise en place d’une grille d’évaluation :
Une grille d’évaluation est définie par le manager avec des critères spécifiques. Chaque année, le manager remplit cette grille et établit des objectifs pour l’année suivante.
En fonction de la nature du poste divers critères peuvent être évalués, comme l’intégration dans l’équipe, l’expression orale, l’expression écrite, la communication des informations, la capacité d’adaptation, ou des compétences propres au métier.
Une 2e partie concerne l’atteinte des objectifs. Les objectifs fixés l’année dernière ont-ils été oui ou non atteints. L’application permet au manager de saisir des causes éventuelles de non atteinte des objectifs : la maladie, l’absence, le manque de moyens, les circonstances externes comme la pandémie COVID-19, etc.
Interaction avec les salariés :
La grille d’évaluation peut être envoyée automatiquement aux salariés. Ceux-ci peuvent faire des retours, commenter sur cette grille et formuler des demandes particulières.
Interconnexion avec d’autres applications :
Cette application est connectée à d’autres applications mentionnées sur cette page, notamment celles dédiées à la demande de formation et à la demande d’augmentation.
Un cadre formalisé pour les entretiens annuels :
Cette application offre un cadre structuré pour mener les entretiens annuels. Cela assure une certaine uniformité dans la conduite des entretiens pour chaque employé de l’entreprise. Elle donne également aux managers un processus rassurant pour conduire ces entretiens, qui peuvent parfois être source d’interrogations pour les deux parties.
Les demandes d’augmentation et d’adaptation des postes de travail
Pourquoi automatiser ce processus ?
Les demandes d’augmentation ou d’adaptation du poste de travail sont des sujets sensibles. L’automatisation permet d’assurer une gestion transparente et équitable de ces demandes.
Comment faire ?
Grâce à l’automatisation, chaque employé peut soumettre sa demande via un portail en ligne, qui est ensuite traitée de manière uniforme, en fonction des politiques de l’entreprise.
Conclusion
Les applications que nous avons décrites précédemment ont pour but d’automatiser plusieurs tâches liées à la gestion des ressources humaines en entreprise. Il est bien connu que la gestion du personnel requiert beaucoup de temps. Afin d’assurer un suivi efficace des collaborateurs et d’optimiser leur satisfaction, il est indispensable de mettre en œuvre des processus structurés et automatisés.
L’intérêt d’une plateforme BPM :
Une plateforme BPM comme Agilium offre la possibilité de digitaliser et d’automatiser une multitude de processus interconnectés. Grâce à son haut niveau de personnalisation, elle peut reproduire fidèlement votre mode de fonctionnement interne et vos règles de gestion.
Votre travail, simplifié :
L’objectif d’une telle plateforme n’est pas de changer votre façon de travailler, mais plutôt de soutenir vos processus existants et de vous faire gagner du temps.
Un outil unique :
Un autre avantage est la réduction du nombre d’outils informatiques nécessaires. Opter pour une plateforme comme Agilium vous donne la possibilité de digitaliser non seulement vos processus de ressources humaines, mais aussi votre gestion de la qualité, vos processus commerciaux, vos processus de production, etc.
FAQs
Quels sont les avantages de l’automatisation des processus RH ?
L’automatisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’assurer une gestion uniforme et transparente des processus RH.
L’automatisation ne risque-t-elle pas de déshumaniser le service RH ?
Au contraire, l’automatisation libère du temps pour se concentrer sur les interactions humaines et le développement des talents.
Quels types de processus RH peuvent être automatisés ?
Presque tous les processus RH peuvent être automatisés, de l’onboarding aux demandes de formation, en passant par la gestion des congés et des notes de frais, les demandes d’augmentations, l’évaluation annuelle des collaborateurs, etc….
Quel outil pour automatiser les processus RH de mon entreprise ?
L’avantage d’une plateforme BPM comme Agilium est de permettre la digitalisation et l’automatisation d’un ensemble de processus liés les uns aux autres. Le haut degré de personnalisation permet de retranscrire dans la plateforme votre fonctionnement interne et vos règles de gestion.
Combien coûte l’automatisation d’un processus RH ?
Chez Agilium, pour digitaliser un processus identifié soit par l’audit, soit par vos services, nous procédons de la façon suivante :
Nous discutons de votre besoin et nous créons une maquette personnalisée sur la plateforme souvent en live devant vous. Comptez environ 2000 à 5000 euros pour la création d’une application sur mesure comme celle décrite plus haut (1 processus et quelques écrans) par notre équipe. Le prix va dépendre de la complexité de la demande et du temps à passer sur la conception.L’avantage des applications du catalogue, c’est qu’elles sont déjà existante et que leur implémentation est moins cher.
Vous venez de lire : 6 exemples de processus RH à automatiser