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Fiche processus : Guide de rédaction & Exemple
Mettre en œuvre une fiche processus efficace, c’est gagner en clarté, en performance et en conformité. Elle est un outil essentiel pour structurer les activités de votre organisation, répondre aux exigences de la norme ISO 9001, et améliorer durablement votre système qualité.
👉 Découvrez comment notre Logiciel Qualité vous aide à créer, gérer et faire évoluer vos fiches processus de manière simple et centralisée.
Qu’est-ce qu’une fiche processus ?
C’est quoi une fiche de processus ? Une fiche processus est un document formel décrivant de manière synthétique un processus de l’entreprise. Elle regroupe toutes les informations clés nécessaires à sa bonne compréhension et à sa maîtrise.
Elle sert à :
- Identifier les objectifs du processus
- Décrire les tâches, les ressources et les acteurs impliqués
- Formaliser les indicateurs de performance
- Garantir la conformité aux exigences des normes comme l’ISO 9001
- Renforcer la traçabilité et l’amélioration continue
🧩 C’est un outil de management indispensable pour toute organisation engagée dans une Approche processus.
Pourquoi faire une fiche processus ?
Un Responsable Qualité, a besoin de documents clairs pour :
- Préparer les audits
- Piloter les risques
- Aligner les équipes autour d’objectifs qualité communs
Une fiche processus bien construite permet de :
- Réduire les erreurs
- Améliorer la communication
- Centraliser les informations
- Gagner du temps sur les dossiers de certification
Elle s’intègre parfaitement dans une cartographie des processus et contribue à une gestion documentaire cohérente (voir notre GED Qualité).
💡 "Une fiche processus utile tient en une page opérationnelle : objectif, qui fait quoi, contrôles critiques (CCP/PRPo) et que faire en cas de dérive. Si un intérimaire ne peut pas produire au standard en suivant la fiche, c’est qu’elle est trop théorique"
- Léonie, consultante qualité chez Agilium
Quels sont les éléments quelle doit contenir ?
Comment construire une fiche processus ? Une fiche processus bien construite est structurée autour de plusieurs blocs d’informations essentiels : une description générale, les activités et interactions, les risques et opportunités, les indicateurs de performance, et enfin un plan d’action. Elle offre une vision claire du processus, de ses objectifs, de ses activités, de ses interactions et de ses indicateurs de performance.
1. Description générale du processus
Ce premier bloc présente le processus dans sa globalité. Il permet à toute l’équipe de comprendre le rôle du processus dans l’organisation.
On y retrouve :
- La finalité du processus : à quoi sert-il ?
- Le pilote : qui est responsable ?
- Les responsabilités et autorités associées
- Les ressources nécessaires (humaines, matérielles, documentaires)
- Les parties prenantes internes ou externes en interaction
- Les indicateurs utilisés pour suivre l’efficacité du processus
👉 Cette partie est essentielle pour répondre aux exigences de l’ISO 9001 et mettre en œuvre une Approche processus structurée.
2. Activités et interactions
Ce bloc décrit comment le processus fonctionne concrètement.
Il inclut :
- Les données d’entrée (ce qui déclenche le processus)
- Les données de sortie (les résultats produits)
- Les services ou fonctions contributrices
- Les activités du processus, étape par étape
- Les interactions entre ces activités
- Les documents associés à chaque étape (procédures qualité, enregistrements…)
📎 Ces informations sont souvent représentées via un logigramme ou une cartographie claire du travail à accomplir.
3. Risques et opportunités
Dans un souci de management des risques, il est essentiel de préciser :
- Les risques pouvant affecter la performance du processus
- Les opportunités d’amélioration ou d’optimisation
- Les actions préventives ou correctives envisagées
💡 Pour aller plus loin, explorez notre outil de cartographie des risques de non-conformité.
4. Indicateurs de performance
Quels indicateurs suivre pour piloter ce processus ? Voici quelques exemples :
- Délai de traitement
- Taux de conformité
- Nombre de non-conformités
- Satisfaction client
👉 Ces données doivent être mesurables, suivies dans le temps, et partagées avec les parties prenantes.
5. Plan d’actions associé
Enfin, une bonne fiche processus inclut un plan d’actions :
- Pour corriger les écarts
- Pour répondre à un audit
- Pour soutenir l’amélioration continue
📌 Ce plan peut être directement lié à des outils comme un logiciel de gestion des non-conformités ou à une fiche action corrective.
💡 Conseil : ajoutez une cartographie visuelle pour faciliter la compréhension de l’ensemble par votre équipe. Une fiche bien structurée, avec ses étapes et interactions, est un puissant levier de performance.
💡 « Un indicateur sans réaction ne sert à rien. On fixe un responsable, une fréquence et un seuil d’alerte. Exemple : taux de rejets étiquetage > 0,8 % sur 7 jours = 5 Pourquoi + vérif réglages étiqueteuse sous 48 h, puis suivi d’action jusqu’à retour au vert. »
- Léonie, consultante qualité chez Agilium
Les étapes de la rédaction
Voici les étapes clés :
| Étape | Action clé | Objectif / Utilité |
|---|---|---|
🔎 Identifier le processus concerné |
Déterminer le processus pour lequel la fiche doit être créée ou mise à jour | Cibler le périmètre et les acteurs concernés |
🗣️ Recueillir les données |
Collecter les informations auprès des personnes concernées | Obtenir des données fiables et complètes |
📑 Structurer les informations |
Organiser les données dans un format clair et standardisé | Faciliter la lecture et la compréhension de la fiche |
🖋️ Formaliser le document |
Rédiger la fiche en respectant le modèle défini | Garantir l’homogénéité des documents qualité |
✅ Faire valider la fiche |
Soumettre la fiche au pilote et aux parties prenantes pour validation | Assurer la pertinence et la conformité des informations |
📢 Diffuser et former |
Communiquer la fiche et former les équipes à son utilisation | Garantir l’appropriation et la bonne application |
♻️ Mettre à jour régulièrement |
Réviser la fiche en fonction des retours d’expérience ou des audits | Maintenir la fiche à jour et conforme aux pratiques |
🧠 Pour gagner en efficacité, un logiciel qualité comme Agilium SMQ vous permet d’automatiser les mises à jour, gérer les versions, et tracer les validations.
Exemple de fiche processus
Voici un exemple de fiche processus pour le traitement des non-conformités :
- Code : QLT-003
- Nom : Traitement des non-conformités
- Objectif : Identifier et corriger les anomalies pour améliorer la qualité
- Pilote : Responsable qualité
- Acteurs : Opérateurs, superviseurs, service QHSE
- Entrées : Signalement d’anomalie
- Sorties : Action corrective mise en œuvre
- Indicateurs : Délai de traitement, taux de récurrence
- Documents liés : Fiche action corrective exemple
- Risques : Retard de traitement, mauvaise affectation
- Version : V2 – 2024
📁 Cette fiche peut être intégrée dans un espace GED partagé.
Quel outil pour créer et gérer vos fiches processus ?
💡 « Le bon outil ne remplace pas la méthode, il l’ancre. Avec un logiciel comme Agilium : modèle unique, versioning, validation électronique, lien direct vers la carto des processus et piste d’audit. Fini les PDF en doublon : avant un audit, je liste les fiches > 12 mois et je priorise les mises à jour en revue courte. »
- Léonie, consultante qualité chez Agilium
Le Logiciel Qualité Agilium
Pour créer et gérer efficacement vos fiches processus, mieux vaut s’équiper d’un outil fiable, intuitif et conçu pour les besoins des responsables qualité.
🎯 Notre recommandation : le Logiciel Qualité Agilium
Parce qu’il vous permet de :
| Avantage clé | Fonctionnalité | Impact sur votre démarche qualité |
|---|---|---|
📄 Créer des modèles de fiches réutilisables |
Mettez en place des modèles prêts à l’emploi et personnalisables | Standardisez vos documents et gagnez du temps dès la création |
📜 Gérer les versions et l’historique |
Accédez en un clic à l’historique des versions et contrôlez les modifications | Assurez la traçabilité et la conformité documentaire |
📊 Ajouter des indicateurs dynamiques |
Suivez vos KPI qualité directement dans vos fiches | Pilotez vos performances et anticipez les dérives |
🔗 Relier chaque fiche à vos processus |
Connectez vos documents à votre cartographie des processus | Obtenez une vision claire et globale de votre SMQ |
🛠️ Suivre les actions correctives et audits |
Associez vos fiches aux audits et plans d’actions | Optimisez la gestion des non-conformités et assurez la conformité |
🤝 Travailler en équipe dans un environnement sécurisé |
Collaborez en temps réel avec un contrôle des droits d’accès | Favorisez l’efficacité collective et la protection de vos données |
⏱️ Gagner du temps et structurer votre SMQ |
Automatisez les tâches répétitives et centralisez vos documents | Accélérez votre démarche qualité et facilitez les audits |
FAQ autour de la fiche processus
Comment rédiger une fiche processus ?
Pour rédiger une fiche processus, il faut :
- Identifier le processus
- Définir les responsabilités
- Décrire les activités clés
- Déterminer les ressources
- Fixer les indicateurs de performance
- Identifier les risques et actions associées
- Lister les documents associés
Qu’est-ce qu’une fiche de processus HSE ?
Une fiche de processus HSE est un document structuré qui formalise un processus spécifique lié à la santé, à la sécurité et à l’environnement au sein d’une organisation. Elle décrit les objectifs du processus, les activités réalisées, les responsabilités des acteurs impliqués, ainsi que les risques, opportunités et indicateurs de performance associés. Elle permet de garantir la conformité réglementaire, d’assurer la prévention des incidents et de soutenir une démarche d’amélioration continue en matière de HSE.
Quels sont les 3 types de processus qualité ?
Les 3 types de processus qualité sont généralement classés en trois grandes catégories : les processus de pilotage, les processus opérationnels et les processus support.
Processus de pilotage
➡️ Ce sont les processus stratégiques. Ils définissent les objectifs, orientent les décisions et assurent le bon fonctionnement du système qualité (ex. : gestion de la stratégie, pilotage des performances).
Processus opérationnels (ou de réalisation)
➡️ Ce sont les processus cœur de métier. Ils créent la valeur pour le client. Par exemple : production, livraison, gestion des commandes.
Processus support (ou de support)
➡️ Ils ne créent pas de valeur directe, mais sont essentiels au bon déroulement des autres processus. Exemples : gestion des ressources humaines, maintenance, systèmes informatiques.
En conclusion
La fiche processus est bien plus qu’un simple document. C’est un outil structurant qui :
- Clarifie les rôles et les activités
- Facilite la conformité aux normes ISO
- Renforce l’efficacité opérationnelle
- Prépare les audits et améliore la performance
👉 Avec le Logiciel Qualité Agilium, créez, gérez et faites vivre vos fiches processus en toute simplicité.
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