Procédure qualité : Comment la rédiger ? Règles & Exemple

Une procédure qualité est un document formalisé qui décrit de manière claire et structurée les étapes nécessaires à l’exécution d’un processus dans le respect des exigences qualité. Elle fait partie intégrante du Système de management de la qualité.

Elle précise :

• Le but de la procédure
• Les responsabilités
• Les ressources utilisées
• Les documents associés
• Les critères de maîtrise

Elle garantit l’harmonisation des pratiques au sein de l’entreprise. Elle est aussi essentielle pour respecter les normes comme l’ISO 9001, souvent exigée par les clients ou lors d’un audit.

Pourquoi mettre en place une procédure qualité ?

Mettre en place des procédures qualité permet de :

• Maîtriser les processus critiques de l’entreprise
• Standardiser les bonnes pratiques
• Faciliter la formation du personnel
• Réduire les erreurs et les non-conformités
• Préparer efficacement les audits internes et externes
• Améliorer l’image auprès des clients et partenaires

🎯 Une procédure qualité est aussi un outil clé pour la certification ISO, la maîtrise des risques, et l’amélioration continue de votre système qualité.

1. Identifier le processus concerné

Commencez par déterminer quel processus nécessite une procédure formalisée. Posez-vous la question : quelle activité présente un risque, une variabilité ou un impact fort sur la qualité ?
Exemples concrets :

• Gestion des fournisseurs : qualification, évaluation et suivi des prestataires.

• Traitement des non-conformités : détection, analyse des causes et actions correctives.

• Processus de recrutement : depuis la demande d’embauche jusqu’à l’intégration.

2. Définir les objectifs de la procédure

Chaque procédure qualité doit répondre à un objectif précis. Pourquoi existe-t-elle ? Que cherche-t-on à maîtriser ?
Exemples :

• Garantir la traçabilité des documents sensibles pour être conforme à l’ISO 9001.
• Réduire les délais de traitement des réclamations clients.
• S’assurer que les enregistrements sont conformes aux exigences réglementaires (ex. ISO 13485 pour les dispositifs médicaux).

3. Cartographier les étapes du processus

Une bonne procédure se lit comme un mode d’emploi. Décomposez le processus en étapes claires et illustrez-les si possible :

• Utilisez des schémas de flux pour visualiser les interactions.
• Joignez des fiches processus pour préciser les entrées, sorties et responsabilités.
• Ajoutez des formulaires ou modèles prêts à l’emploi pour standardiser les pratiques.

4. Attribuer les responsabilités

Une procédure inefficace est souvent une procédure où on ne sait pas qui fait quoi. Définissez clairement les rôles :

• • Qui déclenche l’action ? (ex. le responsable achats)

  • Qui valide ? (ex. la direction ou le service qualité)

  • Qui exécute ? (ex. les opérateurs ou techniciens)

5. Lister les documents associés

Reliez votre procédure aux documents de référence pour garantir la cohérence et éviter les doublons :

• Normes applicables (ISO, IATF, ISO 13485, etc.)

• Formulaires internes, modèles et check-lists

• Versions à jour disponibles dans votre GED Qualité

6. Définir les indicateurs de suivi

Une procédure qualité n’est pas figée : elle doit être mesurable et améliorable. Définissez des indicateurs pertinents pour suivre son efficacité :

• Taux de non-conformités liées au processus

• Temps moyen de traitement d’une réclamation

• Pourcentage de fournisseurs évalués dans les délais
  Ces indicateurs vous permettront de piloter votre amélioration continue et de justifier vos actions lors des audits.

La gestion des non-conformités

Objectif

Détecter, enregistrer, analyser et traiter efficacement toute non-conformité afin d’éviter sa récurrence et d’améliorer en continu la performance du système qualité.

Périmètre

S’applique à tous les produits, processus et services impactés.

Responsables

• Pilote : Responsable Qualité

• Acteurs : Collaborateurs concernés, responsables de service, direction si nécessaire

Étapes clés

Détection et signalement

• Tout collaborateur identifie une non-conformité et la déclare immédiatement via un formulaire dédié (papier ou numérique).
• Exemples : produit non conforme, écart process, incident client.

Enregistrement et qualification

• Le service qualité enregistre la non-conformité dans le système (ex. : Agilium SMQ).
• Classification selon la gravité et l’impact : mineure, majeure, critique.

Analyse des causes

• Utilisation d’outils adaptés : 5 Pourquoi, Ishikawa ou AMDEC.
• Identification des causes racines pour éviter les actions superficielles.

Définition et mise en œuvre des actions

• Actions correctives pour traiter l’écart.
• Actions préventives pour éviter la réapparition.

Affectation des tâches, des délais et des responsables.

Vérification de l’efficacité

• Suivi des actions dans l’outil.
• Contrôle de l’efficacité après clôture : audit interne, contrôle terrain, retour client.

Clôture et archivage

• La non-conformité est clôturée dans le logiciel.
• Conservation des enregistrements pour traçabilité et audit.

Bonnes pratiques 🛠️

L’intégration de cette procédure dans un logiciel qualité comme Agilium SMQ permet d’automatiser :

• le signalement des non-conformités,

• le suivi des actions correctives,

• la mesure de l’efficacité,

• et l’édition d’indicateurs qualité pour le pilotage.

Allier exigences normatives et dynamique humaine

Normes et cadre réglementaire

La procédure qualité s’inscrit dans un cadre normatif strict. La norme ISO 9001 est la plus utilisée. Elle impose :

• La documentation des processus critiques
• L’évaluation régulière de leur efficacité
• L’amélioration des performances

Les entreprises doivent aussi s’appuyer sur des documents à jour, des fiches claires, des versions maîtrisées et un système documentaire fiable.

💻 Une approche processus claire est un levier puissant pour structurer ces exigences.

Formation et implication du personnel

Pour garantir l’efficacité des procédures, le personnel doit :

• Être formé aux nouvelles méthodes
• Connaître les objectifs de la démarche qualité
• Être impliqué dans la rédaction et l’amélioration des documents

👥 Le management joue un rôle clé dans la diffusion de la culture qualité auprès des services internes et parties externes.

En conclusion

Mettre en œuvre des procédures qualité solides, documentées et accessibles permet de structurer votre Système de management de la qualité, de satisfaire vos clients, d’impliquer vos collaborateurs et de viser l’amélioration continue.

📥 Pour gagner en efficacité, centralisez vos documents qualité dans un logiciel GED Qualité pensé pour la conformité et l’adaptabilité à vos besoins.

👩‍💼 Vous êtes responsable qualité ? Évitez la surcharge documentaire et adoptez un outil intuitif, évolutif et conforme aux normes ISO comme Agilium SMQ.

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