Comment mettre en place un workflow documentaire ?

Un workflow documentaire est une solution de gestion personnalisable qui aide à automatiser le processus métier lié aux documents d’une entreprise, augmentant ainsi la productivité. 

Généralement on gère les différentes étapes de vie du document  : 

De la numérisation, la modification, la validation, la suppression éventuelle, l’archivage. Le workflow gère l’ensemble du cycle de vie des documents. 

La flexibilité est cruciale car le workflow doit s’adapter à l’organisation interne de l’entreprise, par exemple en incorporant plusieurs niveaux de validation, et être capable d’évoluer dans le temps à mesure que l’entreprise grossit. 

Le traitement des documents tels que les factures peut être largement automatisé grâce à des logiciels de gestion. 

Habituellement, la gestion du workflow documentaire est assurée par une solution de gestion électronique de documents (GED) ou de gestion des processus métiers (BPM). 

Avantages de la mise en place d’un workflow documentaire

Un workflow documentaire possédant une approche personnalisable, évolutive, collaborative et automatisée de la gestion des documents, est capable d’apporter un gain de temps significatif.

Il limite la ressaisie d’informations, les erreurs et facilite la collaboration en organisant les tâches des personnes autour du document.

Exemples de workflows documentaires

Les documents qualité

Le workflow documentaire s’applique aussi à la validation des documents qualité : procédures, modes opératoires, politiques internes…

Dès leur rédaction, les documents sont intégrés dans le circuit de validation. Chaque relecture, chaque avis est tracé. Un rappel automatique est envoyé aux responsables si une étape prend du retard.

Une fois validé, le document est publié dans la GED Qualité, avec preuve de lecture pour les équipes concernées. Finis les fichiers perdus dans les mails ou les mauvaises versions utilisées avant audit !

Cette automatisation renforce la rigueur documentaire, tout en facilitant l’implication des équipes qualité, QSE ou métiers. Résultat : une conformité renforcée et 40 % de temps gagné sur les mises à jour documentaires.

Les factures fournisseurs

Un workflow documentaire peut s’appliquer de manière très efficace au traitement des factures fournisseurs.

Une fois reçues, les factures peuvent être numérisées et l’information clé est extraite grâce à un système OCR (Optical Character Recognition). Cette reconnaissance automatique des caractères imprimés ou manuscrits permet une première validation rapide et fiable.

Cependant, un contrôle par l’œil humain reste nécessaire pour vérifier la précision des données.

Une fois validées, les factures sont automatiquement classées et archivées dans la GED (Gestion Électronique de Documents).

Voir des GED exemples.

Les commandes clients

De plus, ce workflow documentaire peut également gérer les commandes clients. Après la numérisation et la reconnaissance OCR, une étape de validation est effectuée. Ensuite, les informations de commande validées sont envoyées à l’ERP (Enterprise Resource Planning) pour le déclenchement des opérations d’envoi.

Ces deux exemples démontrent comment l’automatisation des flux d’information liés aux documents, ainsi que les flux de documents eux-mêmes, peut générer un gain de temps significatif.

Cette efficacité accrue permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en réduisant les risques d’erreurs et en assurant une traçabilité optimale de chaque document.

Le workflow documentaire, en facilitant et en accélérant le traitement des documents, constitue ainsi un levier essentiel de la performance d’une entreprise.

Quel logiciel choisir pour gérer ses workflows documentaires ?

Quel logiciel pour gérer ses workflows documentaires ?

La solution GED/BPM Agilium est la meilleure option pour gérer ses workflows documentaires car elle combine à la fois les fonctionnalités d’un système de gestion électronique de documents (GED) et d’un système de gestion des processus métiers (BPM).

En tant que système GED, Agilium offre une gestion documentaire robuste, permettant la numérisation, l’indexation et l’archivage de divers types de documents. Il offre une traçabilité complète, garantissant que chaque document est suivi tout au long de son cycle de vie.

Cela aide à sécuriser l’accès aux documents, à centraliser leur stockage et à faciliter leur recherche grâce à l’utilisation de métadonnées et de mots-clés.

En tant que système BPM, Agilium permet de modéliser, d’exécuter et de gérer des processus métier complexes, comme les workflows documentaires. Il offre une automatisation des processus, réduisant les tâches manuelles répétitives et augmentant ainsi la productivité.

De plus, Agilium permet une personnalisation poussée, pour s’adapter aux spécificités de chaque entreprise, en permettant de définir qui fait quoi, quand et comment dans le traitement des documents.

Enfin, Agilium est disponible en mode SaaS, ce qui offre une flexibilité et une accessibilité accrues, sans avoir besoin d’une infrastructure informatique lourde.

Cette caractéristique en fait une solution très adaptée aux entreprises de toutes tailles cherchant à optimiser leur gestion des documents et leurs processus métiers.

Grâce à ses fonctionnalités de GED et de BPM, Agilium se présente comme une solution tout-en-un pour la mise en place d’un workflow documentaire efficace.

Étapes pour mettre en place un workflow documentaire

La mise en place d’un workflow documentaire nécessite plusieurs étapes cruciales pour garantir une gestion des documents efficace.

L’analyse du besoin

La première étape consiste en l’analyse des besoins et l’identification des objectifs. Cette phase permet de comprendre les types de documents (factures, courriers, documents administratifs, etc.) que l’entreprise gère, ainsi que les processus métiers associés.

Elle permet également de définir le cycle de vie des documents, depuis leur création ou numérisation jusqu’à leur archivage.

Conception du workflow

La seconde étape est la conception du workflow documentaire. Cette phase détermine qui fait quoi, quand et comment dans le traitement des documents. Cela peut impliquer l’établissement d’un circuit de validation, où certains documents doivent être examinés et approuvés par différentes personnes avant de pouvoir avancer dans le processus.

Formation des utilisateurs et déploiement du workflow

La formation des utilisateurs est une étape cruciale du déploiement du workflow documentaire.

Chez Agilium, nous comprenons l’importance de cette phase et nous mettons tout en œuvre pour que chaque collaborateur maîtrise l’outil. Nous réalisons des formations sur l’outil à distance ou en présentiel dans vos locaux.

Une fois le workflow déployé, notre équipe continue d’accompagner votre équipe dans l’amélioration continue de votre workflow documentaire.

Surveillance, évaluation et amélioration continue du workflow.

En ce qui concerne l’amélioration continue de votre workflow documentaire, l’équipe Agilium est à votre disposition pour répondre à vos objectifs.

Selon vos besoins, nous pouvons paramétrer des automatisations supplémentaires et ajuster la solution de gestion pour répondre aux évolutions de votre organisation documentaire.

Que vous souhaitiez monter en compétences et devenir autonome pour faire évoluer votre workflow ou que vous préfériez que notre équipe réalise pour vous le paramétrage initial et les évolutions à venir, nous nous adaptons à vos besoins.

Notre objectif est de vous aider à améliorer votre gestion de l’information, à réduire vos coûts et à gagner du temps pour votre entreprise.