2 Exemples de GED 

A quoi ressemble une GED ?

Exemples de fonctionnalités d’une gestion documentaire

La GED, ou Gestion Électronique de Documents, est un système permettant de gérer l’ensemble des documents d’une organisation de manière dématérialisée.

Elle peut ressembler à un vaste système de stockage numérique, mais elle est bien plus que cela car elle offre de nombreuses fonctionnalités pour optimiser la gestion des documents.

Une GED typique pourrait comporter les fonctionnalités suivantes :

Imports: La capacité de numériser des documents papier pour les intégrer dans le système, ainsi que l’importation de documents numériques.

Indexation : Une fois les documents numérisés ou importés, ils peuvent être indexés. Cela signifie que des informations clés sont extraites du document pour faciliter sa recherche ultérieure via l’utilisation des méta-données.

Stockage : Les documents sont stockés de manière sécurisée, souvent en plusieurs copies pour prévenir la perte de données.

Recherche : La capacité de rechercher des documents en utilisant différents critères, tels que le nom du document, le type de document, les mots-clés, la date de création, etc. La recherche plein texte permet de trouver un document rapidement même si on ne sait pas où il se trouve dans l’arborescence.

Sécurité et contrôle d’accès : Il est possible de restreindre l’accès aux documents en fonction du rôle de l’utilisateur dans l’organisation. Il peut aussi y avoir un historique de toutes les actions effectuées sur un document.

Workflow de validation : Certaines GED permettent d’automatiser le flux de travail associé à certains types de documents, comme l’approbation de factures par exemple.

Workflow de signature éléctronique: Certaines GED Propose un circuit de signature électronique du document. Alma travaille avec la solution Oodrive qui est directement intégré à la GED. Cela permet d’envoyer en signature un document en quelques clics.

Archivage : La GED permet de conserver les documents sur le long terme, en respectant les exigences légales de conservation des documents. Un système d’archivage automatique peut permettre d’archiver le document automatiquement après un certain délai.

Interfaçage avec d’autres systèmes 

Au-delà de ces fonctionnalités logicielles, il est important que la GED puisse se connecter à d’autres systèmes utilisés par l’organisation, comme le système de gestion des ressources humaines ou le système de gestion financière. Cela permet notamment de récupérer et stocker des documents générés par d’autres logiciels.

La GED en images

Ged SharePoint : photos

Ceci est un exemple arborescence de dossiers d’entreprise

Cette GED est utilisée par un service qualité, pour chaque document on définit un pilote, un propriétaire et un approbateur.

On retrouve ces informations dans les métadonnées du document qui apparaissent sous forme de colonne à droite du nom du document. on retrouve d’autres informations en tant que métadonnées comme la version du document la date de modification ou encore le type de document.

Il est possible d’associer au document des flux automatiques, comme par exemple un flux de validation, ou un flux de signature électronique.

Sur cet exemple, lorsqu’un document est publié, le bouton “Publier” ou “Refuser” permet le contrôler la diffusion du document à l’ensemble de l’équipe.

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Le bouton “Nouveau” permet de créer un document rapidement grâce à un système de modèle prédéfini.

Exemple : un modèle de PowerPoint de réunion mensuelle, un modèle de pied Word pour une procédure, ect… Le bouton “Charger” permet d’importer un document depuis son poste de travail.

Une fois le document apporté il est possible de saisir à la volée les métadonnées.

Sur ce deuxième exemple de GED : On retrouve les documents liés à la gestion administrative de l’entreprise, on y retrouve différents dossiers comme le dossier achat, création des contrats, commerce, facturation, etc… Il est possible d’associer des droits d’accès différents pour chacun de ces dossiers.

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Photo GED Qualité Agilium

L’avantage d’Agilium SMQ est qu’il va vous permettre d’aller plus loin que la simple gestion de contenu (Intranet/ GED), c’est un logiciel dédié à la gestion des processus qualité : Audits, Actions, Non conformités, Risques…

Il comprend une GED intégrée et bénéficie d’une approche low code, donc il est très facile à alimenter et à mettre à jour.

Vous construisez vos écrans en glisser déposer comme vous le souhaitez en créant des tuiles d’accès vers vos fichiers et applications.

Il est utilisé par exemple par des établissements de santé comme la Clinique de la source.

Voici le nouveau site produit Agilium SMQ et la calculette des tarifs.

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Accompagnement pour mettre en place un système de GED

Le rôle d’Alma

Avec une bonne gestion électronique de documents, vous pouvez non seulement réaliser un gain de temps considérable, mais également améliorer votre productivité et la collaboration au sein de votre équipe.

Il est possible d’aller plus loin que la gestion documentaire, en associant à la GED une approche de Business Process Management.

C’est-à-dire en mettant à disposition des collaborateurs des processus de travail via des applications métiers.

Une solution BPM comme Agilium permet de modéliser, d’exécuter, de gérer et d’optimiser ces processus de travail. Ces applications métiers, intégrées au système de gestion documentaire, permettent de fluidifier le travail en guidant les utilisateurs à travers les différentes étapes d’un processus.

Par exemple, un processus de validation de factures peut être automatisé de manière à ce que, lorsqu’une facture est reçue, elle soit automatiquement acheminée vers la bonne personne pour approbation. Agilium, grâce à sa flexibilité, peut s’adapter à différents métiers et différentes industries, fournissant ainsi des solutions sur mesure pour optimiser le flux de travail.

Choisir une GED adaptée à votre entreprise

Alma est capable de vous accompagner dans la mise en place d’une gestion documentaire ainsi que de processus de travail basé liés à vos documents grâce à la plateforme Agilium où la plateforme Microsoft 365.

Les deux solutions contiennent une GED, mais ont toutes deux des spécificités en fonction de votre besoin et de votre métier, notre équipe d’experts saura vous conseiller et vous orienter vers la plateforme la plus adaptée.

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