3 exemples de workflow de validation
Dans cet article, nous allons aborder le concept de workflow de validation. Nous expliquerons pourquoi il s’agit d’un outil essentiel pour toute organisation souhaitant optimiser sa gestion.
Nous mettrons en lumière les avantages de l’automatisation pour augmenter la productivité et assurer une meilleure traçabilité. Finalement, nous explorerons trois cas d’application concrets : le processus d’embauche, le développement de produits et le processus d’arrêt de produit.
Pourquoi utiliser des workflows de validation ?
L’efficacité dans les processus
L’un des avantages principaux d’un bon workflow de validation est qu’il permet de gagner du temps. En utilisant des outils de gestion pour automatiser et standardiser certaines étapes, chacun ce qu’il a faire., quand et pourquoi.
La réduction des erreurs
L’automatisation et la standardisation des tâches minimisent le risque d’erreurs humaines, ce qui est crucial lorsque chaque erreur peut coûter cher à l’entreprise. Grâce à la gestion électronique de documents (GED), les salariés savent exactement où trouver leurs documents de travail et peuvent apporter une réponse plus rapide aux clients.
Exemple 1: Workflow de validation pour le processus d'embauche
Description
L’embauche est une procédure délicate qui nécessite de nombreux niveaux de validation pour s’assurer de la qualité des nouveaux employés. Un bon système de gestion documentaire peut faciliter ce processus.
Les étapes du processus
- Récupération et archivage des candidatures,
- Présélection des candidats,
- Notifications pour les entretiens initiaux,
- Tests de niveaux éventuels,
- Entretiens finaux,
- Signature des documents,
Les avantages
Ce workflow aide à garantir que tous les candidats passent par les mêmes étapes, éliminant ainsi le risque de partialité et augmentant les chances de trouver le candidat idéal. Vous pouvez également utiliser des formulaires standardisés pour faciliter le traitement des documents.
Exemple 2: Workflow de validation pour le processus de création d'un produit (R&D)
Description
La recherche et le développement (R&D) nécessitent de nombreux échanges d’informations, de recherches et de tests. Un bon workflow peut aider à structurer le processus de création d’un produit et réduire le risque d’erreurs ainsi que le temps perdu.
Les étapes du processus
- Etude du cahier des charges
- Prototypage du produit
- Tests qualité
- Validation du produit
- Création de la nomenclature
Les avantages
Un workflow structuré, adossé à une GED dans le domaine de la R&D permet d’organiser le travail d’équipe et s’assurer que chacun peut accéder aux informations dont il a besoin, quand il en a besoin.
Exemple 3: Workflow de validation pour le processus d'arrêt de produit
Description
Arrêter un produit peut être aussi complexe que de le créer. Un bon workflow peut grandement aider à gérer ce processus et réduire les délais avant l’arrêt effectif du produit.
Etapes du processus :
- Signaler le besoin d’arrêter un produit.
- Collecter les infos pour décider.
- Décision : Les directeurs donnent ou non leur accord dans le système. Si tout le monde a validé la demande, le système valide la demande d’arrêt.
- Stopper la fabrication.
- Écouler le stock restant.
- Informer les personnes impliquées : Le système envoie une notification automatique aux responsables concernés une fois la demande validée
Les avantages
Ce workflow garantit que toutes les parties prenantes sont consultées et que le produit est retiré de manière éthique et efficace, tout en tirant des leçons pour l’avenir grâce à une bonne gestion des processus.
Agilium : Logiciel de workflow de validation
Agilium est un logiciel de workflow qui permet de mettre en place des workflows de validation.
Il permet d’optimiser la gestion des documents et des processus métier.
Agilium permet d’automatiser des processus de validation comme ceux présentés plus hauts, mais aussi des processus de validation de factures, et bien plus, grâce à son moteur de workflow avancé.
Voir le catalogue de processus Agilium
La solution propose des fonctionnalités collaboratives, facilitant le travail collaboratif parmi différents acteurs de l’entreprise.
Avec Agilium, vous pouvez suivre l’avancement en temps réel via des notifications et un système d’information intégré à votre intranet. Son approche modulaire vous permet également de dématérialiser divers types de documents, offrant un gain de temps significatif et contribuant à la transformation digitale de votre entreprise.
Agilium est bien plus qu’un simple logiciel de gestion; c’est un outil de workflow automatisé pour l’excellence en business process management.
Conclusion
Les workflows de validation sont plus qu’un simple outil organisationnel; ils sont un moyen d’optimiser chaque aspect d’une entreprise, du recrutement à la R&D en passant par la gestion de produit.
En adoptant le bon logiciel de workflow pour vos besoins spécifiques, vous pouvez considérablement améliorer l’efficacité et la fiabilité de vos opérations.
Grâce à des systèmes comme Agilium, l’automatisation de workflow n’a jamais été aussi accessible. Notre équipe peut vous accompagner pour mettre en oeuvre des solutions personnalisées dans votre organisation.
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