Approche Processus : Définition, avantages, méthodologie et outils

La mise en place et l‘optimisation des processus au sein des PME n’est pas seulement une question de survie dans un marché concurrentiel ; c’est également une stratégie pour éviter :

• Des retards dans le lancement de nouveaux produits,
• Une mauvaise adaptation aux attentes du marché,
• L’absence de collaboration entre les différents acteurs internes.
• La perte de clients en cas de mauvaise gestion des réclamations,
• De nuire à l’image de l’entreprise et ainsi impacter négativement l’acquisition de nouveaux clients.

Ces exemples illustrent clairement comment une gestion défaillante d’une entreprise peut avoir des conséquences significatives sur l’activité d’une PME, rendant l’approche processus non seulement souhaitable mais essentielle pour le succès et la croissance à long terme.

Les bénéfices de l’approche processus

La mise en œuvre d’une démarche processus au sein d’une organisation procure des avantages significatifs, essentiels pour les responsables qualité.

La norme ISO 9001 : 2015 n’impose pas la manière de formaliser les processus sous un certain format. Elle exige que les processus du SMQ soit clairement définis, et que leur mise en œuvre soit disponible sous des informations documentées. 

D’une manière générale, les entreprises utilisent deux outils reconnus et réputés pour leur pertinence pour s’ancrer dans la démarche processus, formaliser et structurer la démarche : 

• Des fiches processus : elles détaillent, pour chaque processus, ses objectifs, ses entrées, ses sorties, ses acteurs, ses indicateurs et ses risques
• Une cartographie de processus : elle donne une vue d’ensemble des processus, schématisant leurs interactions et leur enchaînement.

Avantages des fiches processus et de la cartographie des processus

Les fiches processus et la cartographie des processus s’avèrent être des outils puissants pour les entreprises, offrant une multitude d’avantages clés :

Les étapes de l’approche processus

Adopter une démarche processus efficace au sein de votre entreprise implique de suivre des étapes clés, chacune ayant un rôle essentiel dans l’optimisation des opérations et la réalisation des objectifs de qualité.

Identifier le processus

La première étape consiste à identifier les principaux processus de son organisation, et de les catégoriser en processus de réalisation, support ou management. 

Pour cela, il convient de recenser l’ensemble des activités clés qui créent de la valeur, puis de les détailler en promouvant les échanges avec les collaborateurs impliqués dans ces activités, car mieux placés pour fournir les insights précieux sur leur fonctionnement. Impliquer ces acteurs dès le début garantit que l’analyse du processus est à la fois précise et inclusive, favorisant une approche collaborative essentielle à la réussite de la démarche.

Formaliser les processus 

La deuxième étape consiste à modéliser les processus. Il s’agit de formaliser chaque processus sous forme de fiche processus qui permet de visualiser les éléments du processus, à savoir la finalité du processus, le pilote, les données d’entrées, les activités, les données de sorties, les ressources, les KPI nécessaire au suivi de l’efficacité et de la performance des processus, etc.

Formaliser la cartographie des processus

La cartographie des processus est une représentation graphique et synthétique de l’ensemble des processus. Elle permet de visualiser en un coup d’œil l’ensemble des activités d’une entreprise et les interactions entre les processus. Elle est utile pour comprendre l’organisation, les différents flux entre les processus, faciliter la communication avec les parties prenantes comme les fournisseurs ou les auditeurs.

Déployer et piloter les processus 

Lorsque les processus sont définis et formalisés, il convient de les déployer et de les piloter. Il est essentiel de les mettre en pratique, d’allouer les ressources nécessaires pour cela, de les tester, de suivre leur application concrète par les équipes. Le management d’un processus est réalisé par son pilote, et la coordination entre les processus est conduite par la direction.

Analyser et améliorer (en continue) les processus

L’analyse d’un processus est réalisée à l’aide de plusieurs outils. Pour gérer son processus, le pilote suit régulièrement des indicateurs de performance dans un tableau de bord, l’entreprise réalise aussi des audits internes, récupère des retours d’expériences auprès des parties intéressées. Ces éléments permettent d’analyser l’efficacité des processus et de décider d’actions à mettre en place pour les faire évoluer et améliorer en continu.

Adopter le bon outil

Le choix d’un logiciel de gestion de processus adapté au management de la qualité est crucial. Un outil efficace doit offrir des fonctionnalités clés telles que la cartographie des processus, la gestion des documents, la planification des audits, le suivi des actions correctives, et une interface utilisateur intuitive. Il doit également s’intégrer facilement aux systèmes existants et être évolutif pour s’adapter aux futurs besoins de l’entreprise.

Pour les équipes qualité, adopter une démarche processus structurée, appuyée par un outil adapté, représente une stratégie essentielle pour atteindre leurs objectifs de qualité, d’efficacité et d’amélioration continue. Cela leur permet non seulement de répondre aux exigences réglementaires mais aussi d’optimiser les opérations, de réduire les coûts et d’améliorer la satisfaction client.

Quel outil pour structurer sa démarche processus ?

Présentation d’Agilium SMQ

Pour les professionnels, engagés dans la quête permanente d’excellence en matière de qualité et de conformité, la sélection d’un outil adapté pour structurer la démarche processus est cruciale. Agilium SMQ représente une solution de choix, offrant une approche intégrée pour gérer efficacement les systèmes de management de la qualité (SMQ).

Fonctionnalités clés d’Agilium SMQ

Agilium SMQ est conçu pour répondre aux défis quotidiens des responsables qualité, en proposant un ensemble de fonctionnalités qui couvrent tous les aspects de la gestion des processus qualité :

• Cartographie des processus : Une visualisation macro de l’ensemble des processus, ainsi qu’une présentation intuitive de chaque processus permettant une compréhension claire et une communication efficace des procédures au sein de l’entreprise.
• Gestion du cycle de vie des documents : Une véritable GED Qualité  qui permet l’automatisation du contrôle des documents, garantissant que toutes les informations sont à jour et facilement accessibles, réduisant ainsi les risques de non-conformité.
• Planification et suivi des audits internes : Outils complets pour la planification, l’exécution et le suivi des audits, facilitant l’identification et la correction des écarts avant qu’ils ne deviennent problématiques.
• Gestion des non-conformités et des actions correctives : Système robuste pour tracer, analyser et résoudre les non-conformités, améliorant continuellement la qualité et l’efficacité.
• Évaluation des fournisseurs : Module dédié à l’évaluation et au suivi de la performance des fournisseurs, essentiel pour garantir la qualité des composants et des matières premières.
• Tableaux de bord et indicateurs de performance : Des dashboards personnalisables et des KPIs permettent de mesurer l’efficacité des processus et d’orienter les décisions stratégiques.

Avantages d’Agilium SMQ pour un responsable qualité et son équipe

• Conformité facilitée à la norme ISO 9001 : Agilium SMQ est conçu pour aligner les pratiques d’entreprise avec les exigences des normes internationales, simplifiant le chemin vers la certification.
• Optimisation des processus : L’automatisation et la standardisation des tâches réduisent les erreurs humaines et libèrent du temps pour des activités à valeur ajoutée.
• Amélioration continue : Le suivi en temps réel et l’analyse des données facilitent l’identification des opportunités d’amélioration, renforçant l’agilité et la compétitivité de l’entreprise.
• Traçabilité et gestion des risques : Une documentation claire et un suivi efficace des actions correctives améliorent la traçabilité et aident à anticiper et gérer les risques potentiels.

Pourquoi choisir Agilium SMQ ?

Agilium SMQ se distingue comme une solution incontournable, non seulement pour son interface intuitive et sa facilité d’utilisation, mais aussi pour sa capacité à s’intégrer harmonieusement aux systèmes existants de l’entreprise. En outre, son évolutivité assure que l’outil restera pertinent face aux besoins futurs et à l’évolution des normes de qualité, faisant d’Agilium SMQ un partenaire durable dans la quête d’excellence en qualité.

En adoptant Agilium SMQ, les entreprises peuvent surmonter les défis liés à la qualité, à la conformité, et à l’amélioration continue, tout en renforçant leur compétitivité sur le marché.

En conclusion, l’approche processus, avec ses méthodes éprouvées et sa capacité à transformer la gestion de la qualité au sein des organisations, s’est imposée comme une nécessité incontournable pour toute entreprise visant l’excellence opérationnelle. La mise en place d’une telle démarche, guidée par une direction claire et soutenue par une formation continue, permet aux organismes de toutes tailles de maîtriser leurs processus, de piloter leurs projets avec précision et d’atteindre des résultats remarquables en termes de performance et de conformité.

Les outils comme Agilium SMQ jouent un rôle central dans la réalisation de ces objectifs, offrant le support nécessaire pour cartographier, suivre, et améliorer continuellement les processus et digitaliser la démarche qualité. Ils facilitent la mise en œuvre d’audits rigoureux, l’évaluation précise des fournisseurs, et le déploiement efficace de mesures correctives, tout en assurant la traçabilité et la conformité aux normes internationales. De plus, ces systèmes permettent de piloter le changement au sein de l’entreprise, favorisant une culture d’amélioration continue qui place la qualité au cœur de chaque activité.

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