Logiciel de gestion des processus : Les 4 meilleurs outils du marché

Publié le 28 février 2023

logiciel gestion des processus metier image

Dans un monde de plus en plus axé sur la productivité et l’efficacité, un logiciel de gestion des processus métiers est un outil essentiel pour garantir un échange efficace des informations et une bonne efficacité opérationnelle. Nombre d’entreprises les utilisent en complément de leur ERP pour automatiser des processus et les optimiser.

Que ce soit pour gérer des processus d’affaires complexes ou automatiser des tâches simples du quotidien, ces outils permettent de modéliser, automatiser et fluidifier les processus, ainsi que de surveiller et améliorer leur performance.

Dans cet article, nous allons présenter quatre des meilleurs logiciels disponibles sur le marché possédant chacun des spécificités pour permettre aux entreprises de digitaliser, cartographier, et/ou automatiser leurs processus ou workflows.

Quel logiciel pour ses processus ?

Parmi les différents types de logiciels de gestion de processus disponibles, quatre logiciels offrent les fonctionnalités les plus avancées pour répondre aux besoins des entreprises en 2023 :

Voici les quatre meilleurs logiciels de gestion des processus :

  • Agilium,
  • Viflow,
  • Nintex,
  • Power Automate,

Dans cet article, nous allons explorer les caractéristiques et avantages de chacun de ces logiciels, ainsi que les critères de choix à prendre en compte pour choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.

Agilium

logiciel bpm Agilium

Une approche low code

Agilium est un logiciel de gestion de processus développé en France (Grenoble et Annecy). Il se distingue des autres logiciels par son approche low code et sa facilité de prise en main qui permet aux utilisateurs de modéliser et d’automatiser facilement les processus métiers sans avoir besoin de compétences en programmation.

Tous les écrans sont créés en glisser déposer. Agilium se démarque également grâce à sa visualisation en vertical des processus, qui offre une vue d’ensemble claire et concise.

La création de workflows et automatisations

C’est un logiciel BPM, conçu pour gérer les processus métiers de façon optimale et d’améliorer leur performance. Il permet l’automatisation (ou automation en anglais) de différentes tâches répétitives du quotidien.

Pour créer un flux de travail ou workflow sur Agilium, l’utilisateur peut facilement dessiner un diagramme en utilisant une série de boîtes représentant les différentes actions, ainsi que des flèches pour indiquer l’ordre logique de ces actions. La Workflow Factory d’Agilium offre une bibliothèque d’éléments graphiques à glisser-déposer sur le diagramme pour ajouter des étapes.

gestion des processus

De plus, de nombreuses actions peuvent être automatisées dans ces workflows, offrant ainsi un gain de temps considérable.

Voici quelques exemples de ces tâches facilement automatisables :

  • L’écriture de données dans un autre logiciel (exemple :ERP),
  • La génération automatique d’un document (rapport, pdf, etc..)
  • Un circuit de validation / approbation d’un document, cahier des charges, etc…
  • La récupération de données provenant de logiciels tiers,
  • La concaténation de plusieurs pdf / images / ressources en un seul pour des rapports d’audit par exemple ou des compte-rendus de réunion,
  • L’ import de fichiers Excel et Exploitation de ce document sous format d’une application web (lecture et modification du tableau). L’envoi de mails pour prévenir de quelque chose,
  • La création de formulaires avec circuit de validation.

La liste est longue et les usages sont quasiment illimités !

Agilium apporte une grande agilité dans la gestion des processus de gestion grâce à son moteur de workflow low code.

Une collaboration facilitée

La solution Agilium est également très utile pour mettre à disposition des collaborateurs l’information à travers

  • des tableaux de bord,
  • des indicateurs,
  • des vues de données,
  • une gestion électronique de documents avec des vues filtrées par service, usine, etc…
cartographie des processus avec le logiciel BPM Agilium

Il n’est pas nécessaire d’avoir des compétences informatiques pour utiliser l’outil.

Les points différenciants d’Agilium

  • Une mise en place rapide de solutions personnalisées en fonction de votre fonctionnement,
  • Une prise en main facile grâce à des workflows et des écrans conçus graphiquement.
  • Une formation incluse dans le Pack démarrage.
  • Un catalogue de processus prêt à l’emploi : facturation, la gestion des stocks, notes de frais, suivi de production, etc…
  • Une équipe de support est disponible et professionnelle et basée à 100% en France.
  • Des coûts de déploiement sont réduits de 4 fois comparativement à un développement spécifique sur votre ERP,
  • Un abonnement SaaS à partir de 150€/mois et une calculette de tarifs est disponible sur leur site.

Ce qu’il faut retenir sur Agilium :

  • C’est une solution collaborative disponible en mode SaaS ou On premise, c’est vous qui décidez.
  • Elle permet de digitaliser des processus auparavant gérer à la main ou sur papier,
  • Elle propose une gestion complète du cycle de vie des processus métiers : création de workflows, automatisations, supervision et monitoring.

Agilium est un outil de workflow très performant pour répondre facilement aux besoins métier et gérer la traçabilité des opérations faites dans la plateforme.

Essayez Agilium pour vous faire votre propre opinion. Cette plateforme low code peut devenir votre alliée en matière de productivité pour répondre efficacement à vos besoins métier sans coûts de développement spécifiques élevés.

Viflow

MEA-viflow

Viflow est un logiciel de cartographie des processus complet qui permet une modélisation de processus facilitée grâce à une approche de dessin.

Il ne permet pas l’automatisation des processus mais leur cartographie à but documentaire. Grâce à un système de bibliothèque d’icônes complète, il permet de réaliser un grand nombre de représentations visuelles telles que :

  • Des plans,
  • BPMN,
  • Swin Lanes,
  • Flow Chart,
  • Tortue de Crosby,
  • L’organigramme, etc.

Basé sur Microsoft Visio, Viflow va plus loin en permettant une maintenance facilitée des processus et des exports dynamiques.

L’aspect véritablement différenciant de la solution est son aspect collaboratif, qui permet de travailler à plusieurs en même temps sur l’outil et d’accéder aux mises à jour en direct des publications grâce à un format d‘export en page html.

Viflow permet également de créer une documentation interactive avec des exports de vos représentations sous format images PNG, JPEG ou web HTML.

Viflow facilite également la maintenance des processus documentés en permettant la centralisation des données, ce qui permet de mettre à jour automatiquement tous les processus lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, par exemple.

Cette fonctionnalité permet de gagner un temps important et de faciliter l’amélioration continue des pratiques grâce à des processus internes bien documentés, clairs et accessibles à tout le monde.

Viflow est également un allié pour les certifications ISO grâce à la mise en place d’un système de gestion orienté processus qui permet d’obtenir rapidement les certifications ISO requises avec peu d’efforts.

Nintex

logiciel gestion des processus

La particularité du logiciel Nintex est qu’il est conçu pour intégrer des fonctionnalités de workflow et d’automatisation des processus directement dans les applications existantes, telles que SharePoint, Salesforce, Microsoft Teams et bien d’autres.

Cela signifie que les utilisateurs peuvent créer et gérer des workflows sans quitter l’application qu’ils utilisent déjà au quotidien, améliorant ainsi leur productivité et leur efficacité.

Nintex propose également des outils de modélisation de processus d’affaires conviviaux, permettant aux utilisateurs de créer des flux de travail visuellement attrayants et faciles à comprendre.

Power Automate

La particularité de Power Automate est qu’il est intégré à l’écosystème Microsoft et qu’il permet une automatisation complète des processus métier en utilisant des connecteurs pré-conçus pour de nombreux services et applications en complément à l’ERP.

Power Automate dispose également d’une interface utilisateur graphique simplifiée pour la conception de flux de travail, ainsi que d’une fonctionnalité de détection d’anomalies pour aider à identifier les goulots d’étranglement et les opportunités d’optimisation des processus.

Ce n’est pas une plateforme BPM à proprement parler, mais il permet d’automatiser des tâches simples.

Les avantages de logiciels de gestion des processus

Les logiciels de gestion des processus offrent de nombreux avantages pour les entreprises cherchant à améliorer leur productivité, leur efficacité et leur rentabilité. Voici quelques-uns des avantages les plus importants :

👉 Automatisation des processus

L’automatisation des processus est l’un des avantages les plus évidents des logiciels de gestion des processus.

Elle permet de supprimer les tâches manuelles répétitives et chronophages, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’automatisation peut également réduire les erreurs et améliorer la qualité des résultats.

👉 Optimisation des processus

Les logiciels de gestion des processus permettent d’optimiser les processus métiers en identifiant les goulots d’étranglement et les inefficacités.

Ils permettent également de mesurer la performance des processus et d’identifier les opportunités d’amélioration continue.

En optimisant les processus, les entreprises peuvent réduire les coûts, améliorer la qualité des résultats et augmenter leur productivité.

👉 Standardisation des processus

La standardisation des processus est un autre avantage important des logiciels de gestion des processus.

Elle permet de s’assurer que les processus sont suivis de manière cohérente et uniforme, ce qui réduit les erreurs et améliore la qualité des résultats.

La standardisation permet également de faciliter la formation des employés et de réduire les délais de mise en place des nouveaux processus.

👉 Fluidification des processus

Les logiciels de gestion des processus permettent de fluidifier les processus métiers en éliminant les retards, les redondances et les inefficacités.

Ils permettent également de faciliter la collaboration entre les différents départements de l’entreprise en offrant une vue d’ensemble claire et cohérente des processus et des informations.

👉 Traçabilité des actions

La traçabilité des processus est un autre avantage important des logiciels de gestion des processus. Elle permet de suivre l’état d’avancement des processus et de savoir où se trouvent les documents et les dossiers. Cela facilite la gestion des processus et permet de réduire les délais de traitement.

En résumé, les logiciels de gestion des processus sont un outil puissant pour les entreprises cherchant à améliorer leur productivité, leur efficacité et leur rentabilité. En automatisant, optimisant, standardisant, fluidifiant et traçant les processus métiers, les entreprises peuvent réduire les coûts, améliorer la qualité des résultats et augmenter leur compétitivité.

Comment choisir le bon logiciel de gestion des processus pour son entreprise ?

Quatre critères sont à considérer pour choisir son logiciel de gestion des processus :

  • Les fonctionnalités,
  • La traçabilité des opérations,
  • Le prix,
  • L’interopérabilité,

Lorsqu’il s’agit de choisir le bon logiciel de gestion des processus pour son entreprise, il est important de prendre en compte plusieurs critères clés.

Tout d’abord, il est essentiel de bien comprendre les besoins et les processus métiers de son entreprise afin de déterminer les fonctionnalités nécessaires dans un logiciel de gestion des processus.

Si vous cherchez un logiciel pour cartographier vos processus à des fins documentaires ou de certifications ISO, rapprochez vous plutôt d’un logiciel de cartographie comme Viflow ou d’un logiciel qualité comme Agilium SMQ idéal pour gérer vos process qualité.

Si vous cherchez à automatiser des tâches et avoir une visibilité parfaite sur la traçabilité des actions effectuée dans un processus de fabrication, un processus documentaire ou administratif, rapprochez vous d’une solution de Business Process Management.

Le choix du bon logiciel de gestion des processus dépend du niveau d’expertise informatique de l’entreprise. Certaines solutions BPM (Business Process Management) peuvent être plus complexes à mettre en place et à utiliser, tandis que d’autres peuvent offrir une approche low code plus simple et intuitive, comme Agilium.

Il est également important de prendre en compte les aspects techniques : les possibilités d’intégrations avec les systèmes d’information existants (l’interopérabilité).

Enfin, il est recommandé de considérer les fournisseurs de logiciels ayant une expérience dans votre métier, en proposant des références client similaire à votre entreprise pour s’assurer d’une bonne compréhension de votre métier.

En suivant ces critères, il est possible de choisir le bon logiciel de gestion des processus permettant d’automatiser des tâches, gérer plus efficacement le partage des informations, créer du lien entre les services et améliorer la productivité.

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