Logiciel de gestion des processus : Les 4 meilleurs outils du marché

Quel logiciel pour ses processus ?

Parmi les différents types de logiciels de gestion de processus disponibles, quatre logiciels offrent les fonctionnalités les plus avancées pour répondre aux besoins des entreprises en 2023 :

Voici les quatre meilleurs logiciels de gestion des processus :

• Agilium,
• Viflow,
• Nintex,
• Power Automate,

Dans cet article, nous allons explorer les caractéristiques et avantages de chacun de ces logiciels, ainsi que les critères de choix à prendre en compte pour choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.

Agilium – Une solution qualité complète, pensée pour la vue 360° des processus

Contrairement à un simple logiciel BPM, Agilium est avant tout un outil qualité. Il permet de centraliser, structurer et piloter l’ensemble du système qualité avec une vision globale sur les documents, les processus, les audits, les risques, les indicateurs et les actions associées.

Son module de gestion des processus intègre :

• Une cartographie interactive (type tortue de Crosby)

• La gestion des ressources, des parties prenantes, des exigences

• La définition des indicateurs et objectifs

• Un suivi des risques, opportunités et audits

• La traçabilité horodatée de chaque modification

• Une base documentaire intégrée (GED)

💡 Mais ce n’est pas tout : grâce à son module de gestion des enregistrements de la qualité, Agilium permet également de digitaliser et d’automatiser les processus annexes au SMQ (non-conformités, demandes de dérogation, actions correctives, réclamations clients, etc.).
Ces processus, souvent manuels ou gérés sur Excel, peuvent ainsi être centralisés, suivis et intégrés à votre cartographie.

Viflow, un logiciel de cartographie des processus

Viflow est un logiciel de cartographie des processus complet qui permet une modélisation de processus facilitée grâce à une approche de dessin.

Il ne permet pas l’automatisation des processus mais leur cartographie à but documentaire. Grâce à un système de bibliothèque d’icônes complète, il permet de réaliser un grand nombre de représentations visuelles telles que :

• Des plans,
• BPMN,
• Swin Lanes,
• Flow Chart,
• Tortue de Crosby,
• L’organigramme, etc.

Basé sur Microsoft Visio, Viflow va plus loin en permettant une maintenance facilitée des processus et des exports dynamiques.

L’aspect véritablement différenciant de la solution est son aspect collaboratif, qui permet de travailler à plusieurs en même temps sur l’outil et d’accéder aux mises à jour en direct des publications grâce à un format d‘export en page html.

Viflow permet également de créer une documentation interactive avec des exports de vos représentations sous format images PNG, JPEG ou web HTML.

Viflow facilite également la maintenance des processus documentés en permettant la centralisation des données, ce qui permet de mettre à jour automatiquement tous les processus lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, par exemple.

Cette fonctionnalité permet de gagner un temps important et de faciliter l’amélioration continue des pratiques grâce à des processus internes bien documentés, clairs et accessibles à tout le monde.

Viflow est également un allié pour les certifications ISO grâce à la mise en place d’un système de gestion orienté processus qui permet d’obtenir rapidement les certifications ISO requises avec peu d’efforts.

Nintex

La particularité du logiciel Nintex est qu’il est conçu pour intégrer des fonctionnalités de workflow et d’automatisation des processus directement dans les applications existantes, telles que SharePoint, Salesforce, Microsoft Teams et bien d’autres.

Cela signifie que les utilisateurs peuvent créer et gérer des workflows sans quitter l’application qu’ils utilisent déjà au quotidien, améliorant ainsi leur productivité et leur efficacité.

Nintex propose également des outils de modélisation de processus d’affaires conviviaux, permettant aux utilisateurs de créer des flux de travail visuellement attrayants et faciles à comprendre.

Power Automate

La particularité de Power Automate est qu’il est intégré à l’écosystème Microsoft et qu’il permet une automatisation complète des processus métier en utilisant des connecteurs pré-conçus pour de nombreux services et applications en complément à l’ERP.

Power Automate dispose également d’une interface utilisateur graphique simplifiée pour la conception de flux de travail, ainsi que d’une fonctionnalité de détection d’anomalies pour aider à identifier les goulots d’étranglement et les opportunités d’optimisation des processus.

Ce n’est pas une plateforme BPM à proprement parler, mais il permet d’automatiser des tâches simples.

Les avantages de logiciels de gestion des processus

Les logiciels de gestion des processus offrent de nombreux avantages pour les entreprises cherchant à améliorer leur productivité, leur efficacité et leur rentabilité. Voici quelques-uns des avantages les plus importants :

👉 Automatisation des processus

L’automatisation des processus est l’un des avantages les plus évidents des logiciels de gestion des processus.

Elle permet de supprimer les tâches manuelles répétitives et chronophages, ce qui permet aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’automatisation peut également réduire les erreurs et améliorer la qualité des résultats.

👉 Optimisation des processus

Les logiciels de gestion des processus permettent d’optimiser les processus métiers en identifiant les goulots d’étranglement et les inefficacités.

Ils permettent également de mesurer la performance des processus et d’identifier les opportunités d’amélioration continue.

En optimisant les processus, les entreprises peuvent réduire les coûts, améliorer la qualité des résultats et augmenter leur productivité.

👉 Standardisation des processus

La standardisation des processus est un autre avantage important des logiciels de gestion des processus.

Elle permet de s’assurer que les processus sont suivis de manière cohérente et uniforme, ce qui réduit les erreurs et améliore la qualité des résultats.

La standardisation permet également de faciliter la formation des employés et de réduire les délais de mise en place des nouveaux processus.

👉 Fluidification des processus

Les logiciels de gestion des processus permettent de fluidifier les processus métiers en éliminant les retards, les redondances et les inefficacités.

Ils permettent également de faciliter la collaboration entre les différents départements de l’entreprise en offrant une vue d’ensemble claire et cohérente des processus et des informations.

👉 Traçabilité des actions

La traçabilité des processus est un autre avantage important des logiciels de gestion des processus. Elle permet de suivre l’état d’avancement des processus et de savoir où se trouvent les documents et les dossiers. Cela facilite la gestion des processus et permet de réduire les délais de traitement.

En résumé, les logiciels de gestion des processus sont un outil puissant pour les entreprises cherchant à améliorer leur productivité, leur efficacité et leur rentabilité. En automatisant, optimisant, standardisant, fluidifiant et traçant les processus métiers, les entreprises peuvent réduire les coûts, améliorer la qualité des résultats et augmenter leur compétitivité.

Comment choisir le bon logiciel de gestion des processus pour son entreprise ?

Quatre critères sont essentiels pour bien choisir un logiciel de gestion des processus :

• Les fonctionnalités : cartographie, traçabilité, indicateurs, automatisation, GED…

• La traçabilité des opérations : horodatage, historique, responsabilité des actions

• Le prix : coût de déploiement, modèle SaaS ou licence, évolutivité

• L’interopérabilité : intégration avec vos outils existants (ERP, GED, Power BI…)

👉 Avant de choisir, il faut d’abord bien cerner vos besoins : souhaitez-vous cartographier vos processus, les automatiser, ou piloter la qualité de manière transverse ?

• Si votre priorité est la cartographie documentaire (notamment dans une logique ISO 9001), optez pour une solution experte comme ViFlow.

• Si vous visez une gestion complète du système qualité, incluant la traçabilité, les audits, les indicateurs et les actions, une solution dédiée comme Agilium SMQ est idéale : elle offre une vue 360° sur les processus, tout en intégrant la gestion des enregistrements qualité (non-conformités, réclamations, actions correctives, etc.).

• Pour des besoins d’automatisation transversale, notamment sur des processus non qualité (finance, RH, IT…), des outils comme Nintex ou Power Automate peuvent être des alliés efficaces.

Enfin, pensez à adapter votre choix au niveau d’expertise informatique de vos équipes : certaines plateformes BPM nécessitent des compétences avancées, tandis que d’autres — comme Agilium avec son approche low code — rendent la modélisation et le pilotage accessibles aux non-informaticiens.

En résumé, le bon logiciel est celui qui s’aligne sur vos objectifs (qualité, performance, conformité) et votre environnement technique.

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