De Lotus Notes à SharePoint : l’expérience du cabinet Juri Conseil

Contexte et enjeux

Le cabinet d’avocats Juri Conseil, spécialisé en droit des affaires à Fort-de-France, devait migrer sa base documentaire de Lotus Notes vers SharePoint. Cette transition était essentielle pour moderniser la gestion de l’information et optimiser la productivité des collaborateurs.

 

Un besoin sans solution apparente

Avant de découvrir Alma, le cabinet était convaincu que cette migration était impossible en une seule fois. « On nous avait expliqué qu’il fallait prendre chaque document un par un et les sortir de cette base Lotus, » explique Maureen de Montaigne, juriste chez Juri Conseil. Les solutions envisagées impliquaient une extraction manuelle, document par document, une méthode chronophage et peu viable. En explorant les offres disponibles sur Internet, l’équipe a trouvé Alma, un spécialiste en migration vers SharePoint.

 

Une prestation efficace et sur-mesure

Dès le début de la collaboration, Alma a rassuré Juri Conseil en confirmant la faisabilité d’une migration globale et fluide. En plus de l’export des données, l’équipe d’Alma a accompagné le cabinet dans la conception d’un SharePoint adapté à ses besoins spécifiques. « Nous avons reçu de nombreuses suggestions et propositions qui nous ont permis de structurer un SharePoint parfaitement aligné avec notre pratique, » précise Maureen.

 

Formation et suivi post-migration

Une fois la migration terminée, l’équipe d’Alma a dispensé une formation aux collaborateurs du cabinet. « Nous avons bénéficié d’une formation de deux jours, qui nous a permis de prendre en main l’outil rapidement et efficacement, » explique Maureen. Ce programme de formation a facilité l’adoption de SharePoint et renforcé l’autonomie des utilisateurs.

Le suivi post-migration a également été un atout majeur. A l’issue de la migration, nous avons sollicité Alma pour des ajustements et des questions sur l’utilisation de SharePoint. À chaque fois, nous avons obtenu des réponses rapides et pertinentes, » ajoute-t-elle. Grâce à ce suivi personnalisé, le cabinet a pu affiner son arborescence et optimiser ses processus internes.

 

Les bénéfices constatés

• Gain de temps significatif : la centralisation et l’organisation optimisée des documents facilitent leur accès et leur gestion quotidienne. « Nous avons énormément gagné en productivité et en efficacité, » souligne Maureen.
• Simplification de l’onboarding des nouveaux collaborateurs : l’arborescence claire et intuitive de SharePoint permet une adaptation rapide. « L’intégration des nouveaux collaborateurs est beaucoup plus simple, ils peuvent rapidement s’adapter à notre process de travail, » ajoute-t-elle.
• Amélioration de la collaboration : les dossiers sont accessibles en temps réel, favorisant un travail plus efficace.

 

Une relation fluide avec Alma

Tout au long du projet, la relation avec Alma a été exemplaire. « À chaque fois que nous avions une difficulté, nous avons eu une personne dédiée pour nous aider et nous accompagner, » témoigne Maureen. Malgré la distance géographique (Martinique – France) et le décalage horaire, l’équipe d’Alma a fait preuve d’une réactivité et d’un suivi sans faille, répondant aux sollicitations du cabinet avec rapidité et efficacité.

 

Des évolutions à venir

Juri Conseil envisage d’intégrer prochainement des outils supplémentaires à SharePoint, comme une solution de signature électronique (DocuSign) et un système de mise à jour des registres électroniques. « Nous réfléchissons à relier notre SharePoint avec DocuSign afin d’enregistrer automatiquement nos documents signés dans les dossiers correspondants, » indique Maureen.

 

Un projet réussi et une satisfaction totale

Aujourd’hui, un an après la mise en place, l’équipe est pleinement autonome sur SharePoint et le considère comme un outil essentiel à son activité. « Nous n’avons pas touché à l’arborescence depuis plusieurs mois, car elle nous convient parfaitement, » affirme Maureen. Cette expérience prouve qu’une migration de Lotus Notes vers SharePoint peut être réalisée efficacement avec le bon accompagnement.

Si vous hésitez encore à franchir le pas, l’expérience de Juri Conseil montre qu’avec un expert comme Alma, la transition est non seulement possible mais aussi hautement bénéfique.