Comment créer un intranet SharePoint ?

Comment faire un intranet avec Microsoft 365 / SharePoint ?

Un intranet SharePoint est une plateforme interne d’entreprise conçue pour faciliter la collaboration, le partage de documents et la gestion de contenu. C’est essentiellement un site web interne qui est accessible uniquement aux membres de l’organisation.

Il permet aux employés de partager des informations, de collaborer sur des documents, de gérer des projets et de communiquer efficacement. Un intranet SharePoint peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Il peut inclure une variété de fonctionnalités, comme des bibliothèques de documents pour le stockage de documents, des listes pour le suivi des tâches, des calendriers pour la gestion des événements, des blogs pour la communication interne, et plus encore.

De plus, un intranet SharePoint peut être intégré avec d’autres outils de Microsoft 365 (anciennement Office 365), tels que Teams pour la collaboration en temps réel, ou Power BI pour l’analyse de données.

En résumé, un intranet SharePoint est un outil puissant qui peut améliorer la productivité et la collaboration au sein de l’entreprise.

Voir des exemples d’intranet SharePoint

Lorsque SharePoint est utilisé pour créer un intranet, il devient un espace centralisé où les employés peuvent accéder à des informations et des outils internes. Un intranet SharePoint peut inclure une variété de fonctionnalités, parmi lesquelles :

Quelles sont les étapes pour créer un intranet SharePoint ?

Comment faire un intranet avec SharePoint ?

La création d’un intranet SharePoint comprend plusieurs étapes. Pour simplifier, nous allons passer en revue un processus en huit étapes, mais veuillez noter que la mise en œuvre précise peut varier en fonction de vos besoins spécifiques et de la version de SharePoint que vous utilisez.

Etape 1 : Planification du projet de création de l’intranet

Avant de commencer à construire votre intranet, il est important de comprendre ce que vous voulez réaliser avec. Cela peut inclure l’identification des besoins de l’entreprise, la compréhension des utilisateurs finaux et la définition des objectifs. Il est également important d’identifier qui sera responsable de la gestion du SharePoint.

• Confirmer le périmètre du projet
• Approuver les objectifs et les enjeux auxquels l’intranet doit répondre
• Session d’audit et de collecte des besoins : déterminer les fonctions de l’intranet idéal : Conduite d’interviews de groupes d’employés essentiels (comptabilité, Ressources humaines, Direction, etc.) visant à faciliter l’accès aux ressources de travail
• Session de persona : Établissement d’un profil pour chaque utilisateur type de l’intranet avec des attentes déterminées en fonction de leurs usages (dépôt de documents, recherche, consultation des événements de l’entreprise, etc.)

Demande de devis pour conduire cette session avec notre équipe

L’intervention d’un tiers extérieur (consultant intranet SharePoint) est fortement conseillé dans cette première étape pour animer des ateliers de création participative et cadrer les discussions.

C’est un des facteurs clés de réussite essentiel d’un projet Intranet SharePoint.

Etape 2 : Création de la structure du site intranet SharePoint

Après la configuration de l’environnement SharePoint, vous pouvez commencer à créer la structure du site.

Soit vous réalisez cette étape soit vous la déléguez à un prestataire intranet SharePoint comme Alma.

Cela comprend la création de l’arborescence de votre site

• Conception d’écrans destinés à répondre aux besoins de chaque type d’utilisateur.
• Session de tri par carte : (Méthode Alma)

Application de la méthode de Tri par carte pour mettre en place une gestion de contenu basée sur l’expérience utilisateur et établir la structure de la page principale et des menus (navigation)

• Définition du contenu de la page principale (portail)
• Désignations des espaces documentaires et des espaces projets

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Objectifs :

• Rendre les informations importantes accessibles.
• Optimiser l’accès aux ressources

Etape 3 : Création des bibliothèques de documents et des listes:

Une fois l’arborescence en place, il faut créer les bibliothèques de documents et des listes pour le stockage des informations.

Etape 4 : Personnalisation du design

Les intranets faits sur SharePoint offrent de nombreuses options de personnalisation pour vous permettre de créer un intranet qui correspond à l’image de votre entreprise.

Etape 5 : Configuration des permissions

Il est important de configurer correctement les permissions pour chaque utilisateur et groupe d’utilisateurs. Cela garantit que les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations.

Etape 6 : Intégration d’autres services

Vous pouvez intégrer d’autres services tels que Microsoft Teams, Yammer, etc. dans votre intranet SharePoint pour améliorer la communication et la collaboration au sein de votre organisation.

Etape 7 : Formation des utilisateurs sur l’intranet SharePoint et lancement

Une fois que tout est configuré, il est important de former les utilisateurs finaux sur comment utiliser l’intranet et ensuite le lancer.

Comment intégrer un intranet à votre SharePoint ?

SharePoint est une plateforme qui permet aux entreprises de créer des sites web pour partager des informations et collaborer. Elle peut être déployée de deux manières principales : SharePoint Online et SharePoint sur site (ou “On-Premises”).

SharePoint Online:

SharePoint Online fait partie de la suite de produits Microsoft 365 (anciennement Office 365) basée sur le cloud. Avec SharePoint Online, vos sites SharePoint sont hébergés par Microsoft, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de vous soucier de la maintenance du matériel ou du logiciel.

Avantages de SharePoint Online :

Aucun matériel ou logiciel à maintenir : Microsoft s’occupe de la maintenance et de l’infrastructure sous-jacente.

Mises à jour automatiques : Microsoft met à jour SharePoint Online avec de nouvelles fonctionnalités et corrections de sécurité sans intervention de l’utilisateur.

Accès de n’importe où : Les utilisateurs peuvent accéder à SharePoint Online de n’importe où avec une connexion internet.

Inconvénients de SharePoint Online :

Moins de personnalisation : SharePoint Online n’est pas aussi personnalisable que SharePoint On-Premises. Il y a des limites à ce que vous pouvez faire avec SharePoint Online. Dépendance à l’internet : Étant une solution basée sur le cloud, SharePoint Online nécessite une connexion Internet pour fonctionner.

SharePoint On-Premises : Avec SharePoint On-Premises, vous installez et maintenez SharePoint sur vos propres serveurs. Cela signifie que vous avez le contrôle total sur la configuration et l’administration de SharePoint.

Avantages de SharePoint On-Premises :

Contrôle des données : Les données restent sur vos serveurs, ce qui peut être important pour les organisations avec des exigences strictes en matière de sécurité ou de conformité.

Inconvénients de SharePoint On-Premises : Maintenance du matériel et du logiciel : Vous êtes responsable de la maintenance du matériel et du logiciel.

Mises à jour manuelles : Contrairement à SharePoint Online, vous devez appliquer manuellement les mises à jour et les correctifs de sécurité.

En fin de compte, le choix entre SharePoint Online et SharePoint On-Premises dépend des besoins et des préférences de votre organisation.

Accompagnement et Formation by alma pour créer votre intranet SharePoint

L’équipe Alma propose la création d’ intranet/extranet.

La mission comprend :

• L’analyse des besoins,
• La définition des priorités et des profils ou persona,
• La sélection des fonctionnalités via des enquêtes auprès des utilisateurs,
• La création d’une maquette (page accueil, arborescence, page type),
• Formation SharePoint des utilisateurs et administrateurs,

Réalisations

Tarif : à partir de 3200 €

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