La signature éléctronique dans Office 365 : Fonctionnalités et tarif

Qu’est ce que la signature éléctronique ?

La signature électronique est un mécanisme qui assure l‘authenticité et l’intégrité du consentement apporté à un document. Le procédé consiste à générer un certificat numérique, c’est-à-dire une clé, pour s’assurer qu’un document a bien été signé par la personne ou l’entité dont il émane.

Le certificat est utilisé comme une preuve que la signature est valide, qu’elle est émise par l’autorité appropriée et que le document n’a pas été altéré.

Le certificat numérique permet d’authentifier l’identité de la personne qui l’établit et de confirmer que son contenu correspond à celui du document signé.

La signature électronique est un procédé fiable, car elle est fondée sur des éléments techniques et non sur une intervention manuelle.

Quelle est la valeur légale d’une signature éléctronique ?

La réglementation européenne sur la signature électronique est le eIDAS, établie en 2014, elle établit un socle commun pour les interactions électroniques entre les citoyens, entreprises et organismes publiques.

Elle a pour objectif de simplifier et rendre plus sûr juridiquement les signatures électroniques dans les échanges entre les entreprises et leurs clients, fournisseurs ou partenaires. Cette réglementation est applicable aux entreprises qui souhaitent émettre des certificats numériques pour garantir la sécurité des transactions électroniques.

En France, votre partenaire de signature éléctronique doit être certifié pour disposer de signatures électroniques juridiquement valables. Ces organismes comme Oodrive et tiers de confiance sont audités de manière régulière pour s’assurer de la conformité de leur solutions avec le règlement européen.

Les critères principaux que doit respecter une signature électronique sont :

• l’identification de la personne qui signe (il faut pouvoir authentifier son identité),
• la preuve de consentement du signataire
• et la garantie de l’intégrité du document, c’est-à-dire que son contenu soit figé dans le temps.

Il existe plusieurs niveaux de signature.

Nous décrirons ici la signature avancée avec la double authentification.

• Depuis sa GED SharePoint une personne envoie le document en signature en saisissant le nom, la profession et les coordonnées du signataire.
• Le signataire signe le document et est authentifié par l’envoi d’un code unique généré par une application sur mobile ou ordinateur.
• Le signataire doit alors s’authentifier en fournissant le code reçu par SMS.

La signature électronique avec la double authentification permet d’en authentifier l’auteur, mais aussi d’authentifier un signataire à une date donnée.

L’application Oodrive est une application développée par une société Française, qui permet de signer électroniquement des documents avec la double authentification. Elle a pour objectif de sécuriser les transactions électroniques en apportant plus de confiance.

Alma a développée un partenariat avec cette société pour vous proposer une expérience optimale de signature éléctronique.

Intégrer facilement la signature éléctronique dans Office 365

Alma, intégrateur Microsoft 365 depuis plusieurs années, propose aux entreprises française d’intégrer de façon transparente la solution Oodrive Sign dans SharePoint (GED) afin de signer leur document en quelques clics.

de façon standard :

Intégrer la signature éléctronique à vos applications SharePoint

• Paramétrer des workflows de validation pour vos signatures électroniques, ces automatisations vont être gérées avec Power Automate.
• Ajouter des documents, images et autres pièces jointes à la signature.
• Signer électroniquement tous types de documents en ligne : factures, contrats, devis…
• Utiliser des signatures multiples.

Le prix de la signature éléctronique dans SharePoint

Pour une intégration standard dans SharePoint, il faudra compter environ 1,5 € HT par document signé et des frais d’intégration.

Pour une solution SharePoint personnalisée, le prix dépendra de la personnalisation des workflows de signature.

Ce qu’il faut retenir :

Le prix : Le prix dépend du volume de signature, mais aussi de la personnalisation des signatures.

La sécurité : Avec la signature électronique, vous pouvez avoir l’assurance que le document est signé  et que l’identité du signataire est vérifiée.

Les documents signés sont horodatés, ce qui vous permet d’avoir un historique des documents signés.

Le service : La signature éléctronique dans Office 365 (Microsoft) peut être utilisé par tous les utilisateurs. Vous pouvez donc signer à plusieurs personnes en simultané.

Des partenaires français : Oodrive x Alma 

Les bénéfices de la signature éléctronique dans Office 365 (Microsoft)

La signature électronique a de multiples avantages :

• Elle permet de faire un suivi des documents envoyés en signature, et si besoin de paramétré des relances automatiques.
• Elle constitue un gain de temps important dans la gestion des documents, il n’est plus nécessaire d’imprimer pour le signer et de le scanner pour le renvoyer manuellement le document signé.
• Les étapes du workflow de signature est complétement paramétrable et peut être personnalisé en fonction de votre organisation interne.
• La signature s’intègre à vos modèles de documents et courriers déjà existants, il n’est pas nécessaire de les modifier. Les documents peuvent être signés à distance, il n’y a plus besoin d’être au bureau pour signer le document et utiliser le tampon de la société
• La signature éléctronique effectuée dans SharePoint a une valeur juridique forte avec un dossier de preuve technique certifiée (signature certifiée).
• Depuis votre GED SharePoint, nous rajouterons un bouton “signer”, ainsi vous pourrez sélectionner le document à envoyer en signature, renseigner les coordonnées du signataire et personnaliser le message éléctronique (email) reçu par le signataire pour lui demander de signer le document.

Une intégration dans votre espace Microsoft SharePoint simple et rapide

Oodrive comme Docusign est une solution qui permet de d’être intégré de façon transparente dans SharePoint pour les utilisateurs.

Il offre un outil de gestion qui facilite le suivi des documents envoyés en signature.

Comptez quelques jours d’intégration seulement pour mettre en place avec experts SharePoint la signature éléctronique dans votre espace SharePoint.

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Ensuite , il vous suffira de déposer les documents à faire signer en glissez-déposez et de les envoyer en signature avec un clic droit grâce au bouton “envoyer en signature”

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