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Qu’est-ce que la gouvernance dans Microsoft 365 ?
Qu’est-ce que la gouvernance dans Microsoft 365 ?
La gouvernance dans Microsoft 365, et plus spécifiquement dans SharePoint, consiste à définir clairement qui fait quoi, où et comment. Elle permet d’éviter les zones d’ombre en attribuant les responsabilités à chaque niveau : sécurité, gestion documentaire, partage externe, stockage, etc. Elle intègre également les processus d’intégration (onboarding), les rôles fonctionnels et les processus de validation.
Nous avons interviewé Damien Barafort, Consultant Microsoft 365 chez Alma.
💡« La gouvernance, c’est dire qui fait quoi, à quel endroit, qui est responsable de quoi. Et d’essayer de n'avoir aucun trou dans la raquette. »
La plus courante : ne rien configurer. En laissant les paramètres par défaut, on crée un environnement trop permissif. Conséquence : des centaines de sites SharePoint ou espaces Teams créés sans contrôle, une multiplication des documents en doublon et une perte de maîtrise globale.
💡« Il peut y avoir plein de cas où les paramètres par défaut sont laissés. Donc c’est hyper libre et tout le monde peut faire un peu ce qu’il veut. »
- Formaliser la gouvernance : créer une grille de contrôle des usages.
- Définir des rôles clairs : utilisateur, référent fonctionnel, administrateur.
- Surveiller activement : volumes de données, accès externes, alertes de sécurité.
- Limiter l’expansion sauvage : valider toute nouvelle création de site ou espace.
- Former les utilisateurs : instaurer une culture des bonnes pratiques.
💡« Il faut y consacrer du temps, faire des check-lists pour vérifier que tout est bien traité. Lister tous les points de surveillance et agir sur chacun. »
Nos experts Alma recommandent les outils suivants pour structurer efficacement la gouvernance SharePoint :
- Fonctionnalités natives de Microsoft 365 : elles permettent d’obtenir une vue d’ensemble sur les usages et la configuration de la plateforme.
- ShareGate : outil puissant pour générer des rapports de sécurité (non encore industrialisé dans tous les projets).
- Scripts personnalisés : développés en interne pour surveiller de manière fine les droits d’accès.
- Tableaux de bord personnalisés : essentiels pour une visualisation rapide des indicateurs critiques.
Cette combinaison permet une supervision continue, une meilleure réactivité face aux dérives et une prise de décision facilitée dans un environnement en constante évolution.
💡«La plateforme Microsoft 365 fournit beaucoup d’informations, mais elles sont souvent dispersées et peu lisibles. Grâce à notre expérience terrain, nous avons conçu des tableaux de bord personnalisés — inexistants en natif — pour centraliser les indicateurs critiques. Résultat : les DSI peuvent agir rapidement, prendre des décisions éclairées et enclencher des actions correctives sans attendre. »
💡« Lorsqu'un client a intégré une nouvelle entité dans son tenant Microsoft 365, les utilisateurs ont déversé massivement leurs fichiers, provoquant une saturation de l’espace. Sans gouvernance, personne n’avait anticipé les risques. Il a fallu intervenir d’urgence : nettoyage, définition de quotas, et déploiement de règles d’archivage.»
Chez un client du secteur pharmaceutique, un audit complet a permis d’identifier les dérives : absence de pilotage des espaces, droits mal configurés, surconsommation du stockage.
Nous avons posé un cadre de gouvernance clair, construit des dashboards, et défini des processus de validation pour tout nouveau site.
Résultat : meilleure visibilité, réduction des coûts et adoption accrue.
💡« Structurer sa gouvernance SharePoint, c’est avant tout organiser l’expansion de la plateforme de façon raisonnée. Avant de créer un nouvel espace, on se demande : est-ce que ça n’existe pas déjà ? Et si ce n’est pas le cas, où le raccrocher pour que ce soit cohérent et facilement retrouvable ? Il faut aussi anticiper les impacts : droits d’accès, volumétrie, archivage. Cette structuration passe par des référents par service, des règles d’usage claires, et une vision globale portée par un comité de gouvernance. »
Une bonne structure repose sur :
- Une politique d’accès claire (groupes, permissions)
- Une cartographie des rôles (utilisateur, responsable, admin)
- Un référent par service
- Des règles d’archivage et de rétention
- Un comité de pilotage de la gouvernance dans Microsoft 365
Quelle différence entre permissions et rôles ?
- Les rôles définissent les missions d’un utilisateur dans l’organisation.
- Les permissions sont les droits techniques d’accès dans SharePoint.
Un rôle de « responsable RH » implique, par exemple, des permissions en lecture/écriture sur les dossiers RH. L’idéal est de gérer cela via des groupes mappés à chaque rôle.
Faut-il désactiver le partage externe ?
Non, pas systématiquement. Il faut :
- Le restreindre à des sites dédiés
- Configurer les liens partagés (avec mot de passe et date d’expiration)
- Utiliser les comptes invités sous contrôle
Un usage maîtrisé permet une collaboration sécurisée sans compromettre la gouvernance SharePoint.
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