Publié le 13 Janvier 2023
Par Mathilde Riboud, Rédactrice IT
A quoi sert SharePoint ?
Outil incontournable de la suite Microsoft 365, SharePoint sert à créer des sites web collaboratifs pour partager des informations et des documents au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
Ces sites peuvent prendre la forme d’intranet, d’extranet ou d’espaces projets. Il offre également des fonctionnalités très avancées sur la gestion de documents (GED) et la collaboration en temps réel.
Dans cet article découvrez une présentation de SharePoint et faisons le point sur ce qu’il peut vous apporter au quotidien.
C’est quoi SharePoint ?
SharePoint est un composant de la suite Office 365 au même titre que Microsoft Teams et la Power Platform. Il est utilisé comme plateforme de gestion de contenu (CMS) pour gérer et organiser le contenu (fichiers, images, vidéos, listes dynamiques, etc..) de le partager et d’y accéder en ligne. Les utilisateurs peuvent ajouter des documents ou des données à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet.
L’objectif du logiciel SharePoint est d’améliorer la communication et la collaboration entre les employés d’une organisation.
C’est un logiciel web, il vous permet d’accéder à vos documents et à vos données depuis le web, c’est à dire partout où vous avez une connexion web : depuis votre domicile, en déplacement et sur place.
L’avantage principal de SharePoint est d’avoir accès en permanence à des datas à jour (documents dans leur dernière version à jour, etc…).
Vous pouvez aussi utiliser SharePoint pour stocker de la donnée de façon organisée sous forme de tableau avec des métadonnées. (voir capture d’écran plus bas)
Mise en place d’un formulaire de saisie d’ incident depuis un smartphone
SharePoint permet de mettre à disposition des utilisateurs des applications mobiles sur lesquelles ils peuvent faire remonter des données terrain directement depuis leur téléphone.
Dans ce cas d’usage, SharePoint vous permet de renseigner les données sur l’application et quelques clics, celles-ci sont remontées automatiquement sur la plateforme et sont stockées sous forme de listes. Elles sont accessibles alors en temps réel par les personnes qui auront les droits d’accès.
Grâce à cela, vous limitez le nombre de feuilles volantes sur votre bureau et les ressaisies. La saisie sur le terrain est simplifiée et les heures passées à faire des papiers sont diminuées.
L’exploitation des données relevées sur le terrain est également facilitée car leur consolidation dans un référentiel commun permet de faire des statistiques sur les informations remontées, exemple : le nombre d’incidents, la nature des incidents,des moyennes, etc…
En cela SharePoint avec son système d’applications web vous permet de passer d’un système papier à un système applicatif, sauvegardé, collaboratif et mobile !
Comment mettre en place une gestion éléctronique de documents avec SharePoint ?
Il contient les étapes de mise en place d’une GED SharePoint, le nombre de jours pour 3 typologies de GED définies, les utilisations possibles, des cas concrets déployés chez nos clients, etc…
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Nos clients utilisent SharePoint pour créer des applications de type gestion des factures, des commandes, des stocks mais aussi pour créer des sites collaboratifs comme des intranet et extranet
SharePoint peut être utilisé en tant que site collaboratif (intranet) qui offre un accès centralisé à des informations et des outils importants pour les employés, comme les politiques d’entreprise, les calendriers d’événements, les annonces, les actualités et les annuaires de contacts. Il permet aussi de créer des pages d’accueil personnalisées pour chaque utilisateur ou pour chaque groupe d’utilisateurs.
Les fonctionnalités d’un portail intranet sont nombreuses :
Accès aux logiciels et applications, formulaire d’inscription, agenda partagé, SIG, communiqués, liens externes, partage d’images, vidéos et informations, etc… Lorsqu’on met en place un intranet il est important de lister la liste des modules principaux et d’impliquer les collaborateurs dans la phase de maquettage du projet (élaboration du cahier des charges).
La définition des personas, l’atelier de tri par carte et la constitution d’un groupe de personnes pilotes de projet (de préférence de différents services) permettent de définir trois éléments :
- les pages attendues,
- les motivations,
- et les freins éventuels à l’utilisation de l’intranet
L’idéal est de construire 2 ou 3 profils type d’utilisateurs et de définir ces éléments pour chacun :
Les attentes de la part des collaborateurs :
- être informé de ce qu’il se passe dans l’entreprise,
- avoir une porte d’entrée ,
- un portail vers toutes les applications et logiciels de travail,
- avoir accès au planning de production,
- être informé des opérations de maintenance programmées,
- avoir accès aux objectifs commerciaux, etc…
Les motivations à utiliser l’intranet :
- trouver l’information plus facilement,
- avoir un accès unique aux outils de travail, etc…
Les freins à l’utilisation d’un intranet :
- Une ergonomie trop complexe,
- Une mise à jour non régulière,
- Des infos présentes déjà sur d’autres endroits, etc…
La création d’un site collaboratif avec SharePoint est une véritable aubaine pour améliorer la circulation de l’information et la collaboration interne à condition de prendre en compte l’avis des collaborateurs lors de sa création. Toutes les étapes citées précédemment vous permettront de définir votre road map pour la création de votre intranet et d’assurer l’adoption de cet outil de travail à part entière.
Mise en place d’un système de reconnaissance des factures (OCR)
Il est possible de mettre en place avec SharePoint un système de reconnaissance automatique des informations contenues dans des documents scannés. A la fin de la reconnaissance des caractères, les données sont stockées dans une liste SharePoint et relu par un humain (responsable) via un circuit de validation automatisé qui peut contenir plusieurs étapes.
Ce système intelligent permet de :
- Reconnaître automatiquement les caractères présents sur les documents (OCR) Saisir les métadonnées dans une liste SharePoint consultable en ligne,
- Enregistrer le document dans le répertoire SharePoint du bon service par exemple la comptabilité,
- Mettre en place un circuit de validation de la facture. Le responsable va valider la facture qui va ensuite passer automatiquement à la comptabilité.
Cela permet de gagner du temps et d’alléger le travail manuel lié au traitement des documents et au cycle de validation. Le système de reconnaissance automatique des caractères permet aussi d’éviter la saisie de ces données par une personne de votre équipe et le fait automatiquement.
Le responsable n’a alors plus qu’à les relire et les valider ou les modifier.
L’objectif est de passer de la saisie à la validation en un clic. Le taux d’échec de la reconnaissance automatique de ces caractères est de plus en plus faible grâce à l’évolution des technologies qui ont fait un grand bon ces dernières années.
SharePoint grâce à ce type d’application embarquée de façon transparente pour l’utilisateur permet de réduire le temps de travail alloué à des tâches fastidieuses et peu intéressantes.
Nous pouvons aussi citer l’exemple de la signature électronique. SharePoint peut intégrer une solution dédiée de signature électronique.
Par exemple, l’intégration d’Oodrive Sign à SharePoint permet de recueillir des signatures sécurisées et juridiquement probantes sur tous vos contrats et accords en un clic, directement depuis SharePoint.
La solution Oodrive est alors intégrée à SharePoint de façon transparente pour l’utilisateur. Cela vous permet d’envoyer en signature vos documents et de générer en quelques clics des signatures électroniques conformes aux normes eIDAS et RGPD.
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Voici les 6 rôles principaux de SharePoint :
1/ Collaborer, travailler en équipe :
SharePoint permet de travailler simultanément sur un même document ou sur une même liste de données. Une fonctionnalité très utile est la création d’un lien de partage pour un document qui permet à un collègue de se rendre directement sur le document ou de le mettre en favori.
2/ Rechercher des informations :
Sa fonction recherche est très au point, ce qui permet de faciliter la recherche d’une information ou d’un document.
3/ Automatiser des tâches :
Le logiciel permet d’intégrer des applications tierces à l’intérieur de l’environnement SharePoint. Les utilisateurs peuvent ainsi facilement automatiser des processus (workflow management) . Cette fonctionnalité permet la création de formulaires et de workflows pour automatiser des actions comme la génération d’un document, l’enregistrement d’une donnée, la création d’un événement, etc…
4/ Organiser et partager du contenu :
Partage de documents SharePoint offre des fonctionnalités de gestion de documents, (dossier clients, devis, factures, compte rendu de réunion, fiche produit, plaquette, etc…) comme la création de bibliothèques de documents, l’organisation des documents par dossier avec une arborescence définie, le versioning et la gestion des autorisations d’accès, qui permettent aux employés de partager et de collaborer sur des documents en toute sécurité.
5/ Création de sites collaboratifs :
Ce sont des portails (intranet, extranet) qui permettent de partager, de créer et de modifier en temps réel, des contenus et des infos avec vos collègues et partenaires de manière structurée et sécurisée
6/Gestion des tâches (Task Management) :
Ces modules permettent d’assigner une tâche à un collaborateur avec une deadline, suivre l’avancement des tâches à l’échelle de l’équipe et des projets et de communiquer efficacement sur ce qu’il reste à faire.
Voici les avantages de SharePoint :
1/ La sécurité : SharePoint offre un espace collaboratif sécurisé et privé, qui permet aux utilisateurs de collaborer en ligne, de partager des fichiers et d’organiser les documents, tout en respectant la confidentialité et la sécurité des données. C’est un gros point fort de la plateforme Microsoft 365.
2/ La centralisation des données: SharePoint offre aux utilisateurs un référentiel commun de documents et aux administrateurs un portail centralisé pour gérer tous les utilisateurs (en ajouter, en supprimer), les processus, les documents, etc…
3/La mobilité : SharePoint offre aux utilisateurs un espace de travail virtuel accessible depuis leur appareil mobile, un allié de taille pour organiser le travail d’équipe notamment sur des sites distants ou en cas de télétravail. Travaillez depuis où vous voulez comme au bureau.
Il y a plusieurs façons de créer un site SharePoint, en fonction des besoins et des compétences de l’utilisateur :
1/ Utiliser SharePoint Online : SharePoint est disponible en tant que service en ligne via Office 365. Il suffit de s’abonner à Office 365 pour obtenir un accès à SharePoint Online et de suivre les étapes de création de site pour créer un nouveau site SharePoint.
2/ Utiliser un modèle de site prédéfini : SharePoint inclut un certain nombre de modèles de site prédéfinis qui peuvent être utilisés pour créer rapidement un site avec des fonctionnalités courantes, comme une bibliothèque de documents, une liste de tâches ou un calendrier d’événements.
Notre équipe de consultants GED accompagne les entreprises depuis de nombreuses années sur SharePoint.
Nous effectuons le paramétrage de SharePoint pour créer des sites et des applications qui répondent vraiment à vos besoins sur la plateforme Microsoft 365.
Nous vous accompagnons de la spécification du projet jusqu’à la réalisation. Nous sommes aussi amenés à former nos clients sur SharePoint afin qu’ils puissent prendre en main la solution et devenir autonome pour l’alimenter et la faire évoluer si nécessaire. Nos domaines de compétences et nos solutions :
- Gestion électronique de documents (GED) / partage de fichiers avec SharePoint,
- Intranet et Extranet avec SharePoint,
- Espaces collaboratifs et messagerie instantanée / visioconérence avec Teams,
- Business Intelligence avec Power BI,
- Création d’applications avec la Power Platform,
- Hébergement Cloud.
- Migration de messagerie et calendriers vers Exchange,
L’intégration de SharePoint permet de connecter SharePoint à d’autres systèmes et applications pour améliorer les fonctionnalités et la productivité. Il existe plusieurs types d’intégration possibles :
Intégration avec les outils de Microsoft : SharePoint peut être intégré avec d’autres produits Microsoft tels que Office, Exchange, OneDrive et Teams pour offrir une expérience de collaboration et de productivité globale.
Lié à Power Automate, SharePoint permet l’automatisation des processus métier par la création de workflows automatisés pour les processus métier courants, tels que la demande de congés, la demande de budget, et l’approbation de documents. Cela peut aider les entreprises à améliorer l’efficacité et la transparence des processus métier.
Plus largement L’objectif de la mise en place de SharePoint :
- Augmenter votre productivité,
- Favoriser le travail collaboratif entre les services,
- Bénéficier d’un environnement de travail sécurisé : SharePoint offre des fonctionnalités de sécurité pour protéger les informations sensibles, comme la gestion des utilisateurs et des autorisations.Il aide les entreprises à travailler dans le respect des normes de sécurité et de conformité réglementaires et va plus loin en proposant des options de chiffrement pour protéger les données stockées.
- Mettre en place des sites / outils collaboratifs (intranet, extranet, migration, gestion documentaire, ) Compléter votre système d’information,
Nos experts SharePoint peuvent vous accompagner dans la mise en place des solutions SharePoint. Contactez-nous et construisons ensemble vos solutions !
Nous proposons nos services pour vous accompagner sur SharePoint pour construire des applications métier qui répondent à vos besoins.
Soit avec des projets de déploiement soit avec de la formation sur SharePoint.
👉dans l’utilisation et la configuration de votre espace
👉dans l’administration et la mise en sécurité
👉dans de la montée en compétences sur la plateforme
👉dans le choix d’une licence adaptée à vos besoins
N’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur vos besoins, le choix de votre licence, connaître nos tarifs et mettre au point une maquette.
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Laurence Mercier
Experte sur les solutions Microsoft 365 Alma
“Ce rendez-vous est un simple échange téléphonique pour discuter de vos problématiques (GED, intranet, extranet, gestion de projet) et vous permettre d’avancer dans votre réflexion. N’hésitez pas à booker un créneau ! “