5 Exemples de Workflows BPM

Ce premier exemple de workflow automatisé concerne la gestion des réservations de ressources dans le milieu de la production.

Ce processus consiste à saisir une demande de réservation d’une ressource comme un engin de chantier et son conducteur directement depuis une vue planning. En quelques clics, la réservation est saisie via un formulaire et des listes déroulantes pour guider la saisie.

Les demandes sont transmises au responsable qui peut valider ou invalider la demande en un clic ou proposer un nouvel horaire. Ce workflow de validation à l’avantage de diminuer drastiquement le temps de gestion de ces demandes quotidiennes de réservation des ressources.

Il permet de tenir informé les personnes concernées par les demandes et d’éviter les feuilles volantes et les ressaisies ainsi que les échanges de mail.

Le deuxième exemple concerne la saisie des temps de chantier. Dans ce cas, les ouvriers peuvent entrer le temps passé sur un chantier directement depuis leur téléphone sur une vue planning semblable au calendrier Outlook. Une liste déroulante des affaires (importées directement depuis le CRM), permet de rattacher la saisie à une affaire.

L’option “Déclarer pour l’équipe” permet de faire une saisie pour tous les ouvriers présentes ce jour là sur le même chantier. Une fois les temps saisis, l’ouvrier peut ajouter d’éventuels frais  comme une formule repas ou une nuit d’hôtel.

Ensuite le workflow prévoit une étape de validation par le responsable et ensuite l’envoi en comptabilité pour mise en paiement. Les liens faits entre logiciels évitent les ressaisies de données et donc les erreurs potentielles.

Ce processus rationalise la saisie des temps de chantier et augmente la productivité, car une seule saisie de 5 minutes est nécessaire pour toute l’équipe.

Un autre exemple de workflow concerne la gestion du support client. Grâce à ce processus, lorsqu’un client soumet une demande de support, celle-ci est automatiquement assignée à la personne du support la plus qualifiée pour répondre à cette demande. Cela a pour résultat de diviser par quatre le délai de réponse. Ce type de workflow est particulièrement utile pour améliorer l’expérience-client et optimiser les processus opérationnels. Il garantit également que les processus d’affaires sont gérés de manière efficace et sans erreur.

Un workflow pour mettre en place une traçabilité des opérations de production Dans un atelier fabriquant des enceintes, un workflow permet de tracer toutes les opérations de production avec scan des matières premières utilisées et des puces RFID pour le produit fini. En cas de retour (SAV), il est possible d’identifier en un clic toutes les matières premières utilisées lors de la fabrication ainsi que les opérateurs et d’identifier un éventuel problème sur un lot comme le bois. Le temps de réponse pour apporter une réponse au client passé de 1 semaine à quelques heures.

Un workflow pour permettre aux commerciaux la saisie d’information sur le terrain et supprimer des ressaisies, de quoi gagner beaucoup de temps.

Avec une application accessible sur smartphones et tablettes, les membres de l’équipe commerciale peuvent désormais enregistrer leurs comptes rendus de visite directement, même en mode déconnecté, avec l’option d’ajouter des photos qui seront ultérieurement stockées dans la GED Agilium.

Ce système a éliminé la nécessité de ressaisir les données sur leurs ordinateurs en fin de journée et a réduit l’utilisation du papier. Résultat : chaque commercial économise environ 2 heures par jour.

Conclusion

Que ce soit pour gérer les réservations de ressources, optimiser la saisie des temps de chantier, améliorer la gestion du support client, tracer les opérations de production ou créer des tableaux de bord, l’utilisation de workflows peut transformer votre manière de travailler.

N’oubliez pas, chaque processus automatisé contribue à la transformation numérique de votre entreprise et permet de standardiser les processus pour une meilleure gestion des processus métier.

En conclusion, la modélisation et l‘automatisation de worfklow  à travers un logiciel de workflow, permettent d’automatiser les tâches répétitives. l’ERP, couplé au business process management BPM, agit comme un moteur de workflow pour les mails automatisés et les alertes ainsi que les transferts de données d’un logiciel à l’autre.

FAQ – Exemples de workflows. 

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow, ou flux de tâches, est un processus de gestion automatisé qui aide à piloter et optimiser les tâches répétitives. En utilisant le processus de workflow, vous pouvez automatiser au maximum les actions opérationnelles, rationaliser le processus, et fluidifier le processus. C’est un outil d’automatisation qui permet d’automatiser les opérations, notamment par la digitalisation et la dématérialisation des tâches. 

Comment un workflow peut-il aider à améliorer le service client ?

Un workflow peut améliorer le service client en automatisant des tâches répétitives comme l’envoi d’emails personnalisés et de notifications. Par exemple, un outil de workflow comme Agilium peut automatiser la génération de documents PDF selon un format prédéfini chaque mois.

Comment un workflow peut-il aider à améliorer la traçabilité des opérations de production ?

Un workflow peut aider à améliorer la traçabilité des opérations de production en automatisant les opérations et en permettant l’automatisation de la collecte de données. Cela peut être réalisé par l’intégration de logiciels de gestion tels que ERP ou SaaS dans le processus d’automatisation. Ces outils automatisés permettent de surveiller le processus, d’obtenir un suivi centralisé de l’avancement de la production, et d’automatiser davantage les tâches pour gagner du temps et améliorer la réactivité.

Vous venez de lire l’article : Exemples de Workflows