Workflow logiciels fonctionnalités & tarifs

Publié le 16 janvier 2023

Workflow Logiciel Fonctionnalités et Tarifs

Élément incontournable du système d’information moderne, les logiciels de workflows sont utilisés pour l’automatisation des processus dans l’entreprise. En déléguant les tâches répétitives et chronophages à des outils informatiques, les utilisateurs peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques et ainsi contribuer à l’amélioration de la rentabilité de l’entreprise.

Faisons le point sur les fonctionnalités, les utilisations possibles et les tarifs des logiciels de workflow.

Qu’est ce qu’un logiciel de workflow ?

Un logiciel de workflow est un outil informatique utilisé pour automatiser et gérer les processus internes d’une entreprise.

Il permet de définir les étapes nécessaires pour accomplir une tâche ou un projet, de les assigner aux personnes appropriées, de suivre leur progression et de communiquer les informations pertinentes aux personnes concernées.

Les workflows peuvent inclure des tâches automatisées, des approbations, des notifications et des alertes pour s’assurer que les tâches sont effectuées de manière efficace et en temps voulu.

Quelles sont les fonctionnalités principales d’un logiciel de workflow ?

Voici les 5 fonctionnalités principales d’une solution de workflow :

1/ Modélisation des processus:

Les logiciels de workflow permettent aux utilisateurs de dessiner les étapes d’un processus en le composant par une suite d’actions successives. Les délais, les logiciels concernés et les personnes sont renseignées.

Exemple d’actions :

  • Remplissage d’un formulaire pour signaler un incident ou une non conformité,
  • Génération automatique d’un document (rapport) avec les informations et photos contenu dans le formulaire rempli,
  • Enregistrement du document (rapport) dans la GED,
  • Envoi d’une notification à un collaborateur,
  • Validation de la non conformité en un clic,
  • Envoi d’un mail automatique à la comptabilité pour déclencher un remboursement,

Point important : Grâce à leur moteur de règles, les logiciels de workflow permettent de personnaliser ces actions selon les règles propres à l’entreprise.

gestion des processus image

2/ Automatisation des tâches:

Les logiciels de workflow permettent d’automatiser certaines tâches du processus afin de gagner en efficacité.

3/ Approbations et validation:

Les logiciels de workflow permettent de créer des flux d’approbation / validation en un clic pour les documents, les demandes, les demandes d’achat et d’autres types de contenu, avec des options pour les signer électroniquement.

Cela permet de gagner du temps dans la gestion des demandes quotidiennes qui rythment la vie des entreprises et de limiter l’impression des documents .

4/ Notification et alertes:

Les outils de workflow permettent de configurer des notifications et des alertes pour informer les utilisateurs des tâches à accomplir, des délais à venir et des étapes de processus importantes.

Dans le cas d’une demande de congés ou d’une note de frais, le système permet d’envoyer un feedback automatique au salarié une fois que le responsable a validé la demande.

Par exemple : Un mail automatique avec la mention “demande de congés validée” ou encore “note de frais validée” ainsi que la référence de la demande.

Le responsable n’a plus à faire un mail pour dire que cette note de frais est validée, le système le fait automatiquement suite à la validation de la demande. Cela permet d’avoir une traçabilité sur les demandes faites ainsi qu’un retour garanti sur les demandes faites pour le salarié avec le motif éventuel du refus, etc..

Le périmètre de ces workflows ne s’arrête pas à la note de frais, demande d’achat, demande de congés, ils peuvent utiliser dans un tas de domaines différents.

Les usages sont illimités !

Par exemple dans l’industrie, cela permet de tracer les demandes d’intervention, de manutention, de travaux, etc…

5/ Reporting et analyse:

Les logiciels de workflows permettent de générer des rapports et des tableaux de bord pour suivre les performances des processus, les tendances et les indicateurs clés de performance.

A quoi ressemble Agilium

Quelle est l’utilité d’un workflow ?

Voici à quoi sert un workflow en entreprise :

1/ Un logiciel de workflows complète efficacement un ERP :

L’ERP sert à créer une base de données unique dans l’entreprise, pour homogénéiser la data au sein des différents services. Il constitue un socle important mais ne couvre pas souvent tous les besoins informatiques de l’entreprise. Les développements spécifiques sur ce type de logiciel sont souvent onéreux. C’est pourquoi les entreprises en développement utilisent le BPM (Business Process Management) pour compléter efficacement leur système d’information.

Le BPM sert à créer des applications métiers qui sont basées sur le processus propre à l’entreprise, ces applications par nature bénéficient donc d’une grande personnalisation.

Elles permettent la digitalisation et l’automatisation des tâches opérationnelles de l’entreprise sur des périmètres restreints mais nombreux.

2/ Un logiciel de workflows améliore l’efficacité des collaborateurs :

L’automatisation des processus permet aux entreprises de réduire les erreurs, d’accélérer les délais de traitement et de réduire les coûts. Les tâches répétitives et les processus manuels peuvent être automatisés pour libérer du temps de travail et des ressources pour des tâches plus importantes.

3/ Un logiciel de workflow permet de créer une chaîne efficace de traçabilité :

Les logiciels de workflow permettent aux entreprises de suivre les étapes d’un processus, de savoir qui a fait telle opération de quoi et de quand, de manière à améliorer la transparence et la visibilité. Dans l’industrie, à l’aide d’objets comme des scanettes et de puces RFID, il est possible de répertorier dans un BPM toutes les étapes de fabrication.

Cela permet à l’entreprise en cas de problème de retrouver les matières premières utilisées pour la fabrication du produit et les lots utilisés afin d’apporter une réponse concrète au client.

Consultez le cas client NEXO pour en savoir plus.

4/ Un logiciel de workflow améliore la collaboration:

Les logiciels de workflow sont des outils qui permettent aux différents départements et aux employés de travailler ensemble de manière plus efficace. Les notifications et les alertes peuvent être utilisées pour s’assurer que les tâches sont accomplies en temps voulu, et les processus d’approbation peuvent être utilisés pour s’assurer que les décisions sont prises de manière rapide et efficace.

On crée du lien entre les services et les équipes et on fluidifie l’échange d’information ce qui augmente la satisfaction des salariés au quotidien.

3 exemples concrets de l’utilisation d’un logiciel de workflow en entreprise

Voici 3 exemples d’utilisation d’un workflow en entreprise :

1/ Demandes d’achat:

Les logiciels de workflow peuvent être utilisés pour automatiser le processus de demande d’achat, de la soumission de la demande à l’approbation en passant par la commande et la réception de la livraison. Les employés peuvent soumettre des demandes d’achat en ligne, les demandes peuvent être assignées à des approbateurs appropriés pour une validation, et les notifications peuvent être envoyées pour informer les employés de l’état de leur demande.

2/ Demandes de congés: Les logiciels de workflow peuvent être utilisés pour automatiser les demandes de congés des employés, de la soumission de la demande à l’approbation en passant par la planification de la couverture de poste. Les employés peuvent soumettre des demandes de congés en ligne, les demandes peuvent être assignées à des approbateurs appropriés pour une validation, et les notifications peuvent être envoyées pour informer les employés de l’état de leur demande.

3/ Gestion des incidents: Les logiciels de workflow peuvent être utilisés pour automatiser la gestion des incidents, de la soumission de la demande à la résolution en passant par la mise en place de plans d’actions pour éviter de futurs incidents. Les employés peuvent soumettre des incidents en ligne, les incidents peuvent être assignés à des personnes appropriées pour une résolution, et les notifications peuvent être envoyées pour informer les différents membres de l’équipe de l’état des incidents.

Consultez notre catalogue complet de processus métiers :

logiciel workflow image

Combien coûte un logiciel de Workflow ?

Il existe différents business modèles pour les logiciels BPM. Agilium propose un prix à l’utilisateur et au nombre de processus (flux) digitalisés. Cela permet de commencer sa digitalisation pas à pas sans gros chantier.

Le prix de la licence : Par exemple, pour une application métier utilisée par 5 utilisateurs nommés le prix est de 150 € par mois. Le prix de la licence comprend la maintenance, le support téléphonique et les mises à jour du logiciel.

Ce pack complet permet d’utiliser sereinement l’application et de la maintenir dans le temps en toute circonstances grâce à notre équipe support.

Découvrez la calculette de prix de nos licences

logiciel workflow calculette tarif

Le prix de la création de l’application métier :

Chez Agilium, pour digitaliser un processus identifié soit par l’audit, soit par vos services, nous procédons de la façon suivante : Nous discutons de votre besoin et nous créons une maquette personnalisée.

Comptez environ 2000 euros pour la création / l’intégration d’une application sur mesure de ce type (1 processus et quelques écrans).

Quel ROI espérer ?

Le ROI sur ce type d’application métier à forte valeur ajoutée et très rapide. Pourquoi ?

  • Vous automatisez des tâches comme la création de rapport, les ressaisies, l’envoi d’email, l’enregistrement d’une donnée en base de donnés, etc…
  • Vous gagnez un temps considérable et vous ne passez plus votre temps à chercher une information ou un document,
  • Vous améliorez le travail d’équipe et le délais de réponse aux clients

Comment réaliser un workflow ?

Voici comment réaliser un workflow dans votre entreprise et comment plus globalement gérer vos processus.

1/ Modélisation et évaluation du processus actuel:

La première étape pour gérer efficacement ses processus métiers consiste à modéliser ce workflow (ou flux de travail) de façon précise avec des boîtes c’est-à -dire de façon graphique par exemple sous format BPMN. Schématiser les actions, les acteurs, les logiciels impliqués et les délais entre chaque opération.

Ensuite, il faut évaluer sa performance. Cela peut être fait en recueillant des données sur les temps de traitement, les taux d’erreur et les coûts associés à ce processus.

2/ Identifier les opportunités d’amélioration:

Une fois les processus actuels évalués, il est important d’ identifier les opportunités d’amélioration. Il peut s’agir de réduire les délais de traitement, de réduire les coûts ou de réduire les erreurs.

3/ Mise en place d’un plan d’action:

Une fois les opportunités d’amélioration identifiées, il est important de mettre en place un plan d’action pour les aborder. Ce plan peut inclure des solutions telles que l’automatisation de tâches répétitives par un logiciel BPM ou logiciel de workflow, la mise en place de processus d’approbation ou la mise en place de règles de validation pour éliminer les erreurs.

4/ Mise en œuvre des changements:

Une fois le plan d’action établi, il est important de mettre en œuvre les changements nécessaires. Cela peut inclure la mise en place de nouveaux outils de workflow, la formation des employés sur les nouveaux processus ou l’ajustement des processus existants.

5/ Suivi et analyse des résultats:

Enfin, il est important de suivre les résultats des changements mis en place et d’analyser les performances des processus pour s’assurer qu’ils sont efficaces. Les indicateurs de performance clés peuvent être utilisés pour évaluer les résultats et apporter des ajustements si nécessaire dans une démarche d’amélioration continue.

Les logiciels BPM (Business Process Management) ou solutions de workflow possèdent des modules d’indicateurs et tableaux de bord pour aident à suivre la performance des processus.

Quel logiciel pour gérer ses processus ?

Le logiciel Agilium possède un moteur de workflow pour modéliser et automatiser des flux de travail. Son interface graphique permet de mettre en place des automatisations de tâches et des formulaires en glisser déposer.

En plus de ces fonctionnalités graphiques pour automatiser vos processus métiers et opérationnels, Agilium possède un catalogue de processus prêts à l’emploi.

Agilium est un logiciel workflow français cloud et low code.  Il est idéal pour :

  • Compléter votre ERP et piloter vos processus de gestion (réclamations, incidents, circuits de validation, workflow documentaire, etc…)
  • Mettre au point vos projets de digitalisation,
  • Adopter une solution de gestion électronique de documents qui vient en support aux processus,
  • Faciliter le travail collaboratif et améliorer votre productivité,
  • Relier vos logiciels entre eux et supprimer les ressaisies.
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thématiques relatives : plateforme de création d’applications métiers, BPMN, intégration, équipes, process, no code, low code, blog, transformation numérique



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