Automatisation des processus : 10 Exemples & Gains associés
Publié le 18 juillet 2023
Par Mathilde Riboud, Rédactrice IT
L’automatisation des processus se réfère à l’usage des logiciels et technologies pour faciliter la gestion des tâches. Cela aide à atteindre les objectifs prédéfinis d’une organisation, gagner du temps, améliorer le service client, etc… Dans cet article, nous allons explorer ce concept en profondeur. Plus précisément, nous allons vous présenter dix exemples d’automatisation de processus, afin de vous offrir une meilleure compréhension de ce concept.
Parmi les exemples de processus que l’on peut automatiser on peut citer : la saisie des temps de chantier, le ticketing pour le support client, la traçabilité des opérations de production, le traitement d’une commande, etc…
👇 Processus automatisés exemples : détaillés sur cette page
L’automatisation des processus : définition
Qu’est ce que l’automatisation des processus métier ?
C’est quoi l’automatisation des processus métier ?
L »automatisation des processus, c’est l’utilisation de technologies telles que les logiciels, les robots et les intelligences artificielles pour exécuter des tâches répétitives ou manuelles en entreprise.
Un nombre important d’actions peuvent être automatisées dans ces flux de travail ou workflows en anglais.
Quels processus métier automatiser ? 10 Exemples
L’automatisation et la gestion des processus est une technique qui permet d’automatiser les tâches répétitives et chronophages en entreprise. Elle se base sur l’utilisation de logiciels qui effectuent les tâches manuelles.
Son objectif : permettre de gagner du temps, d’améliorer la qualité des données et leur traçabilité, réduire les coûts.
Exemple de processus automatisé n°1 : Gérer les réservations de ressources
Exemple de processus : Gérer les réservations de ressources (ex : engins et leur conducteur) . Directement depuis une vue planning, saisie de la demande par le responsable de production. Plus de papier. 1 demande : 5 minute. Aucune ressaisie.
Problématique du processus : Réduire les données saisies à la main
Objectif du processus : Gagner du temps
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Exemple de processus automatisé n°2 : Saisie des temps de chantier
Exemple de processus : Saisie des temps de chantier par les ouvriers depuis leur téléphone sur une vue planning. Ils choisissent l’affaire concernée importée automatiquement depuis le CRM. Possibilité de déclarer les collègues présents sur le chantier pour éviter qu’ils saisissent à leur tour. Déclaration des repas et des nuitées éventuelles. Résultat : 1 saisie de 5min pour une équipe entière. Plus de papier. Étape de validation par le manager puis envoi automatique des informations à la comptabilité pour mise en paiement.
Problématique du processus : Réduire les données saisies à la main
Objectif du processus : Gagner du temps
Exemple de processus automatisé n°3 : Mettre en place un ticketing pour le support
Exemple de processus : Répondre à un ticket de support. Le client saisit une demande de support, en fonction des informations saisies, la demande est assignée automatiquement à la bonne personne du support qui a la connaissance du projet et le niveau de compétence requis. Résultat : Le délais de réponse a été divisé par 4.
Problématique du processus : Réduire les délais de réponse
Objectif du processus : Améliorer le service client
Exemple de processus automatisé n°4 : Mettre en place une traçabilité des opérations de production
Dans un atelier fabriquant des enceintes, nous avons tracé toutes les opérations de production avec scan des matières premières utilisées et des puces RFID pour le produit fini. En cas de retour (SAV), il est possible d’identifier en un clic toutes les matières premières utilisées lors de la fabrication ainsi que les opérateurs et d’identifier un éventuel problème sur un lot comme le bois. Temps de réponse pour apporter une réponse au client passé de 1 semaine à quelques heures.
Problématique du processus : Obtenir une traçabilité complète des opérations
Objectif du processus : Faciliter le suivi
Exemple de processus automatisé n°5 : Créer des tableaux de bords et des indicateurs de suivi d'activité
Mise en place d’un rapport PDF automatique mensuel basé sur les données importées du CRM automatiquement. Les managers ont permis d’économiser une demi journée par mois grâce à la mise en place de ce rapport automatique. Résultat : Le manager génère son nouveau tableau de bord en un clic .Il n’a plus besoin d’aller chercher des données sur différents logiciels et de les rassembler dans un fichier Excel. Il peut aussi envoyer ce rapport par mail à tous les collaborateurs avant la réunion en un clic.
Problématique du processus : Créer des tableaux de bords et des indicateurs clés partageables avec les équipes concernées
Objectif du processus : Analyser les données
Exemple de processus automatisé n°6 : Traitement d'une commande en équipe
Lors de la réception d’une commande, un workflow est mis en place pour informer les collaborateurs : Le système leur envoi une notification pour les informer qu’ils doivent effectuer une action et ce qu’ils doivent faire précisément (pour quel client, en quelle quantité, l’ordre des priorités des tâches à réaliser). Depuis l’atelier de fabrication, l’opérateur peut aussi déclarer qu’une action a été réalisée, et enregistrer le temps passé sur une commande, il peut aussi renseigner les non conformités éventuelles.
Problématique du processus : Identifier les tâches à réaliser et le rôle de chacun à l’arrivée d’une commande
Objectif du processus : Fluidifier le travail d’équipe
Exemple de processus automatisé n°7 : Remontées d'informations terrain
Grâce à une application disponible sur téléphone et tablette, les commerciaux peuvent directement en mode hors connexion saisir leur compte rendu de visite avec possibilité de prendre des photos stockées ensuite dans la GED Agilium. Cela a permis d’éviter la ressaisie le soir sur leur ordinateur et à limiter le papier. Temps gagné : 2h par jour par commercial.
Problématique du processus : Permettre aux commerciaux la saisie d’information sur le terrain et supprimer des ressaisies
Objectif du processus : Gagner du temps
Exemple de processus automatisé n°8 : Gestion des absences et des remplacements
Grâce à un système de délégation, un collaborateur ou son responsable peut assigner momentanément ses tâches à un remplaçant lors des absences (maladie, congés). Le logiciel encadre le déroulé des étapes de production en garantissant le respect des bonnes pratiques (ex : règle FIFO, etc…). La production est encadrée et laisse moins de place aux erreurs.
Problématique du processus : Gérer les absences et assurer la production en continue
Objectif du processus : Gérer les équipes
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Exemple de processus automatisé n°9 : Gérer des sites de production géographiquement éloignés
Mise en place d’un workflow commun à deux sites de production : Un spécialisé dans la fabrication de boites et l’autre dans la peinture des boites. Le processus commun à toutes les équipes permet de s’assurer de tracer l’intégralité des opérations effectuées sur le produit fini dans le système. Le partage de documents est également facilité grâce à une GED commune organisée par affaire. Gain de temps lié à la gestion d’une affaire estimée à 4h.
Problématique du processus : Gérer des sites de production géographiquement éloignés
Objectif du processus : Fluidifier l’échange d’informations
Exemple de processus automatisé n°10 : Gérer les démissions et les remplacements
La documentation des processus de travail, décrivant chaque étape, chaque rôle et chaque responsabilité offre une vue claire de ce que fait chaque employé et comment. Lorsqu’un employé quitte l’organisation ou change de rôle, cette documentation permet un transfert de compétences plus fluide vers son successeur.
La formation et onboarding : Un processus d’onboarding pour suivre les formations nécessaires pour les nouveaux employés ou ceux qui se déplacent vers de nouveaux rôles. Cela assure que personne ne manque les compétences nécessaires pour effectuer son travail correctement.
Gestion du workflow : En cas de départ d’un employé, le logiciel BPM permet de redistribuer rapidement ses tâches parmi les membres restants de l’équipe jusqu’à ce qu’un remplacement soit trouvé. Cela minimise les perturbations causées par les démissions.
Problématique du processus : Gérer les démissions et les remplacements
Objectif du processus : Organiser le transfert de compétences
Quelles tâches automatiser ?
- L’écriture de données dans un autre logiciel (exemple :ERP),
- La génération automatique d’un document (rapport, pdf, etc..)
- Un Circuit de validation / approbation d’un document, cahier des charges, etc…
- La récupération de données provenant de logiciels tiers,
- La Concaténation de plusieurs pdf / images / ressources en un seul pour des rapports d’audit par exemple ou des compte-rendus de réunion,
- L’ import de fichiers Excel et Exploitation de ce document sous format d’une application web (lecture et modification du tableau).
- L’envoi de mails pour prévenir de quelque chose,
La liste est longue et les usages sont quasiment illimités !
En général, la digitalisation et l’automatisation des processus vise à augmenter l’efficacité et la productivité, réduire les erreurs humaines et les coûts, améliorer la qualité des produits ou services, ainsi que libérer les employés de tâches répétitives afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches plus créatives et à plus forte valeur ajoutée.
Dans un contexte de transformation numérique : Il existe plusieurs niveaux d’automatisation des processus, allant d’une automatisation simple des tâches à une automatisation plus complexe à plusieurs étapes et concernant différentes personnes ou services.
L’automatisation des processus est largement utilisée dans de nombreuses industries, notamment la production manufacturière, la finance, l’assurance, la santé, le commerce électronique, les ressources humaines, la logistique et bien d’autres.
Pourquoi automatiser ses processus d’entreprise ?
Voici les avantages de l’automatisation des processus :
Automatisation des tâches répétitives
Le BPM va permettre d’automatiser bon nombre de tâches répétitives et chronophages comme la saisie de données ou la génération de documents.
Cela permettra aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus complexes et plus valorisantes, rendant leur travail plus intéressant et stimulant.
Centralisation des informations
Le logiciel BPM centralise toutes les informations en un seul point. Cela signifie moins de temps passé à chercher des données dans différents systèmes ou à demander des informations à d’autres collègues.
De plus, toutes les données seront toujours à jour et exactes, ce qui facilite le travail et la prise de décision.
Suivi et traçabilité des tâches
Le BPM offre une visibilité claire sur le statut et l’avancement des tâches et des projets.
Plus besoin de passer du temps à vérifier où en sont les choses ou à relancer les collègues : le système se charge de le faire automatiquement.
Cela facilite le suivi du travail et la coordination entre les membres de l’équipe.
Simplification des processus de validation
Avec le BPM, les workflows de validation sont automatisés, ce qui rend les processus plus fluides et plus rapides.
Plus besoin d’envoyer des emails ou d’attendre une signature manuelle : tout se fait automatiquement et de manière numérique, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les retards.
Amélioration de la communication et de la collaboration
Enfin, le BPM améliore la communication et la collaboration entre les équipes. En effet, le système facilite le partage d’informations et de documents, et permet de savoir qui fait quoi et quand.
Cela rend le travail d’équipe plus efficace et agréable, et permet d’éviter les malentendus et les conflits.
Quels sont les inconvénients de l’automatisation des processus ?
Les projets d’automatisation des processus mal encadrés et mal priorisés peuvent être à l’origine de coûts importants : en temps et en argent. Nous vous recommandons de vous faire accompagner par des experts comme Agilium groupe Alma pour prioriser les sujets et démarrer du bon pied.
Pourquoi faire de l’automatisation des processus ?
L’implémentation d’outils BPM (Business Process Management) offre des bénéfices significatifs à différents niveaux de l’entreprise.
Pour les collaborateurs, cela permet
- d’organiser le travail grâce à un système de flux de travail (workflow) à étape,
- de prioriser les tâches avec un système de liste des tâches (urgence haute, normale, basse),
- de réduire la recherche d’informations (GED, écrans visuels, fonction de recherche)
- d’améliorer la collaboration entre les services grâce à un partage d’information efficace.
Les managers, eux, peuvent facilement diffuser des informations et objectifs, suivre les activités en cours et passées, avoir des tableaux de bord clairs et définir des indicateurs clés (temps passé par tache, erreurs courantes, non-conformité par origine).
Ces informations sont précieuses pour prendre des décisions et aider les collaborateurs avec la mise en place d’équipements, de matériels et/ou de moyens adaptés.
Une solution BPM comme Agilium permet aussi d’obtenir une traçabilité précise sur les opérations effectuées et de gérer les absences grâce à un système de délégation abouti.
Les dirigeants peuvent rationaliser les coûts, augmenter l’efficacité à tous les niveaux de l’entreprise et réduire le turnover grâce à une organisation claire. Pour les prestataires, cela permet d’harmoniser la communication grâce à des formulaires préconfigurés et de centraliser les informations dans le processus.
Quel logiciel pour gérer ses processus ?
Le choix de l’outil pour automatiser les processus dépend des besoins et des objectifs de l’entreprise. Il existe de nombreux outils pour automatiser les processus, chacun ayant des fonctionnalités et des avantages différents.
Voici quelques exemples d’outils couramment utilisés pour automatiser les processus en entreprise :
- Les plateformes de BPM
Les plateformes de BPM (Business Process Management) permettent de concevoir, d’automatiser et de surveiller les processus métier de manière centralisée.
Elles offrent des fonctionnalités telles que la modélisation de processus, l’optimisation des processus, la gestion des tâches et des flux de travail, ainsi que des analyses et des rapports.
Agilium est un logiciel BPM Low code (aussi appelé logiciel de gestion des processus) idéal pour l’automatisation des processus en low code.
Le logiciel Agilium pour automatiser ses processus
Agilium est un logiciel BPM (ou logiciel de workflow) qui permet aux entreprises d’automatiser leurs processus sans coder grâce à une approche low code.
Agilium offre une gamme complète de fonctionnalités pour automatiser les processus d’entreprise, notamment :
- Conception graphique des processus : Agilium permet de concevoir facilement des processus métier graphiques sans programmation.
- Automatisation des flux de travail : Agilium permet d’automatiser les flux de travail pour accélérer la production et améliorer la qualité.
- Surveillance en temps réel : Agilium permet de surveiller les processus en temps réel pour détecter les problèmes et prendre des mesures rapidement.
- Un catalogue de processus prêts à l’emploi à personnaliser
La solution Agilium est un logiciel BPM (Business Process Management) qui offre une interface simple et intuitive pour gérer les processus de manière efficace, réduire les erreurs humaines, gagner du temps et réduire les coûts.
Il est aussi utilisé pour digitaliser les process qualité.
Comment automatiser les processus ?
5 étapes pour automatiser ses processus en entreprise à l’aide d’un logiciel BPM low code
Voici sur les étapes à suivre pour automatiser un processus :
- Identification du processus
- Modélisation du processus sur le logiciel BPM
- Mise en place des règles de gestion
- Connexion aux outils tiers
- Test du processus avec votre équipe
1/ Identifier le processus à automatiser :
Identifiez un processus présent dans votre organisation interne qui vous pose soucis.
Par exemple la gestion des factures fournisseurs, ou la gestion des demandes d’achat. Ce processus est peut être géré sous format papier actuellement ou partiellement digitalisé (sous excel).
Vous souhaitez gagner du temps en imaginant un processus qui vous permet de gérer ces tâches en quelques clics plutôt que en quelques heures.
La première chose à faire : lister les personnes impliquées, les logiciels impliqués (ERP, logiciel de comptabilité, etc..), et les étapes de ce processus.
2/ Modéliser le processus sur la plateforme :
Utilisez un logiciel d’automatisation comme Agilium pour créer un modèle de processus, qui décrit les étapes ou tâches à effectuer et les personnes impliquées. Certaines tâches seront à faire par un humain comme une saisie et d’autres par le système et donc automatisées 🙂
En utilisant un logiciel BPM Low Code vous pourrez avoir accès à une interface graphique pour créer facilement un diagramme de flux de travail qui représente le processus en glisser-déposer.
L’objectif : créer un enchaînement d’étapes qui permettent de gagner du temps par rapport à votre fonctionnement actuel. Ce flux de travail que vous dessinez doit être votre fonctionnement idéal tout en correspondant à votre organisation interne actuelle.
Un logiciel BPM n’a pas vocation à faire changer votre façon de travailler afin que vous vous adaptiez au logiciel.
Au contraire, un logiciel BPM à pour objectif de construire une solution logicielle adaptée à votre organisation interne et ces process. C’est pour cela que l’on crée d’abord le processus et ensuite les écrans qui vont avec (formulaires, écrans de supervision, indicateurs, etc..).
Ces écrans sont également créés via une interface graphique en glisser -déposer. L’objectif : créer une applications métier qui répondent à vos besoins et qui soit 100% personnalisée, le tout sans développements spécifiques onéreux. C’est fini le temps des logiciels qui proposent des fonctionnalités limitées et auxquelles vous devez vous adapter !
Avec le BPM Low Code reprenez la main sur votre système d’information et créez vous même les applications métier dont vous avez besoin. Avec le BPM c’est vous qui créez les règles du jeu ! D’ailleurs parlons-en de ces règles !
3/ Définir les règles de gestion :
Ajoutez des règles de gestion à votre modèle de processus pour spécifier les conditions et les critères qui déterminent le comportement du processus. Par exemple, vous pouvez définir des règles pour les approbations, les escalades, les notifications ou les validations.
4/ Intégrer les systèmes existants :
Si votre processus nécessite l’utilisation de systèmes existants tels que des bases de données, des API ou des applications tierces, utilisez les fonctionnalités d’intégration de votre logiciel BPM Low Code pour connecter ces systèmes.
5/ Tester et déployer le processus :
Testez le processus automatisé pour vous assurer qu’il fonctionne comme prévu et qu’il répond à vos exigences. Si nécessaire, apportez des modifications à votre modèle de processus et répétez le processus de test jusqu’à ce que vous soyez satisfait. Enfin, déployez le processus automatisé en production pour qu’il soit utilisé par les employés de l’entreprise.
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