Quel logiciel pour automatiser ses processus ?

Dans le monde de l’entreprise, la compétition est de plus en plus rude. Pour rester compétitive et augmenter sa productivité, il est indispensable de mettre en place des outils efficaces.

L’automatisation des processus en est un exemple parfait. Mais en quoi consiste-t-elle exactement ?

L’automatisation des processus : la solution pour une entreprise performante

Qu’est ce que l’automatisation des processus ?

Par définition, l’’automatisation des processus est l’utilisation de technologies telles que les logiciels, les robots et les intelligences artificielles pour exécuter des tâches répétitives ou manuelles dans un processus d’affaires.

Un nombre important d’actions peuvent être automatisées dans ces flux de travail ou workflows en anglais.

• L’écriture de données dans un autre logiciel (exemple :ERP),
• La génération automatique d’un document (rapport, pdf, etc..)
• Un Circuit de validation / approbation d’un document, cahier des charges, etc…
• La récupération de données provenant de logiciels tiers,
• La Concaténation de plusieurs pdf / images / ressources en un seul pour des rapports d’audit par exemple ou des compte-rendus de réunion,
• L’ import de fichiers Excel et Exploitation de ce document sous format d’une application web (lecture et modification du tableau).
• L’envoi de mails pour prévenir de quelque chose,

La liste est longue et les usages sont quasiment illimités !

En général, la digitalisation et l’automatisation des processus vise à augmenter l’efficacité et la productivité, réduire les erreurs humaines et les coûts, améliorer la qualité des produits ou services, ainsi que libérer les employés de tâches répétitives afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches plus créatives et à plus forte valeur ajoutée.

Dans un contexte de transformation numérique : Il existe plusieurs niveaux d’automatisation des processus, allant d’une automatisation simple des tâches à une automatisation plus complexe à plusieurs étapes et concernant différentes personnes ou services.

L’automatisation des processus est largement utilisée dans de nombreuses industries, notamment la production manufacturière, la finance, l’assurance, la santé, le commerce électronique, les ressources humaines, la logistique et bien d’autres.

Ce qu’il faut retenir de l’automatisation des processus :

L’automatisation et la gestion des processus est une technique qui permet d’automatiser les tâches répétitives et chronophages en entreprise. Elle se base sur l’utilisation de logiciels qui effectuent les tâches manuelles.

Son objectif : permettre de gagner du temps, d’améliorer la qualité des données et leur traçabilité, réduire les coûts.

Le logiciel Agilium pour automatiser ses processus

Agilium est un logiciel BPM (ou logiciel de workflow) qui permet aux entreprises d’automatiser leurs processus sans coder grâce à une approche low code.

Agilium offre une gamme complète de fonctionnalités pour automatiser les processus d’entreprise, notamment :

• Conception graphique des processus : Agilium permet de concevoir facilement des processus métier graphiques sans programmation.
• Automatisation des flux de travail : Agilium permet d’automatiser les flux de travail pour accélérer la production et améliorer la qualité.
• Surveillance en temps réel : Agilium permet de surveiller les processus en temps réel pour détecter les problèmes et prendre des mesures rapidement.
• Un catalogue de processus prêts à l’emploi à personnaliser

La solution Agilium est un logiciel BPM (Business Process Management) qui offre une interface simple et intuitive pour gérer les processus de manière efficace, réduire les erreurs humaines, gagner du temps et réduire les coûts.

5 étapes pour automatiser ses processus en entreprise à l’aide d’un logiciel BPM low code

Voici sur les étapes à suivre pour automatiser un processus :

• Identification du processus
• Modélisation du processus sur le logiciel BPM
• Mise en place des règles de gestion
• Connexion aux outils tiers
• Test du processus avec votre équipe

1/ Identifier le processus à automatiser :

Identifiez un processus présent dans votre organisation interne qui vous pose soucis.

Par exemple la gestion des factures fournisseurs, ou la gestion des demandes d’achat. Ce processus est peut être géré sous format papier actuellement ou partiellement digitalisé (sous excel).

Vous souhaitez gagner du temps en imaginant un processus qui vous permet de gérer ces tâches en quelques clics plutôt que en quelques heures.

La première chose à faire : lister les personnes impliquées, les logiciels impliqués (ERP, logiciel de comptabilité, etc..), et les étapes de ce processus.

2/ Modéliser le processus sur la plateforme :

Utilisez un logiciel BPM Low Code comme Agilium pour créer un modèle de processus, qui décrit les étapes ou tâches à effectuer et les personnes impliquées. Certaines tâches seront à faire par un humain comme une saisie et d’autres par le système et donc automatisées 🙂

En utilisant un logiciel BPM Low Code vous pourrez avoir accès à une interface graphique pour créer facilement un diagramme de flux de travail qui représente le processus en glisser-déposer.

L’objectif : créer un enchaînement d’étapes qui permettent de gagner du temps par rapport à votre fonctionnement actuel. Ce flux de travail que vous dessinez doit être votre fonctionnement idéal tout en correspondant à votre organisation interne actuelle.

Un logiciel BPM n’a pas vocation à faire changer votre façon de travailler afin que vous vous adaptiez au logiciel.

Au contraire, un logiciel BPM à pour objectif de construire une solution logicielle adaptée à votre organisation interne et ces process. C’est pour cela que l’on crée d’abord le processus et ensuite les écrans qui vont avec (formulaires, écrans de supervision, indicateurs, etc..).

Ces écrans sont également créés via une interface graphique en glisser -déposer. L’objectif : créer une applications métier qui répondent à vos besoins et qui soit 100% personnalisée, le tout sans développements spécifiques onéreux. C’est fini le temps des logiciels qui proposent des fonctionnalités limitées et auxquelles vous devez vous adapter !

Avec le BPM Low Code reprenez la main sur votre système d’information et créez vous même les applications métier dont vous avez besoin. Avec le BPM c’est vous qui créez les règles du jeu ! D’ailleurs parlons-en de ces règles !

3/ Définir les règles de gestion :

Ajoutez des règles de gestion à votre modèle de processus pour spécifier les conditions et les critères qui déterminent le comportement du processus. Par exemple, vous pouvez définir des règles pour les approbations, les escalades, les notifications ou les validations.

4/ Intégrer les systèmes existants :

Si votre processus nécessite l’utilisation de systèmes existants tels que des bases de données, des API ou des applications tierces, utilisez les fonctionnalités d’intégration de votre logiciel BPM Low Code pour connecter ces systèmes.

5/ Tester et déployer le processus :

Testez le processus automatisé pour vous assurer qu’il fonctionne comme prévu et qu’il répond à vos exigences. Si nécessaire, apportez des modifications à votre modèle de processus et répétez le processus de test jusqu’à ce que vous soyez satisfait. Enfin, déployez le processus automatisé en production pour qu’il soit utilisé par les employés de l’entreprise.

3 exemples de processus à automatiser

Voici 3 exemples de processus qu’il est possible d’automatiser en entreprise :

• Le traitement des factures fournisseurs,
• La gestion des demandes de congés,
• Le traitement des commandes,

Il existe de nombreux processus que les entreprises peuvent automatiser pour augmenter leur efficacité et leur productivité, réduire les coûts et améliorer la qualité.

Voici trois exemples de processus intéressants à automatiser en entreprise :

Traitement des factures fournisseurs :

Les entreprises peuvent automatiser le traitement des factures fournisseurs en utilisant une solution d’automatisation de la gestion des factures. Les factures peuvent être capturées électroniquement, validées automatiquement et envoyées pour approbation à l’aide d’un flux de travail automatisé. Cela peut permettre de réduire le temps et les coûts de traitement des factures, ainsi que les risques d’erreurs ou de retards de paiement.

Gestion des demandes de congé :

Les entreprises peuvent automatiser la gestion des demandes de congé en utilisant un logiciel de gestion des ressources humaines. Les employés peuvent soumettre des demandes de congé électroniquement, qui peuvent être automatiquement approuvées ou refusées en fonction de la politique de l’entreprise.

Cela peut permettre de réduire le temps de traitement des demandes de congé et de libérer du temps pour les gestionnaires des ressources humaines.

Traitement des commandes de vente :

Les entreprises peuvent automatiser le traitement des commandes de vente en utilisant un logiciel de gestion des ventes. Les commandes peuvent être capturées électroniquement à partir de différents canaux de vente, tel que les sites e-commerce, les applications mobiles ou les ventes directes.

Les commandes peuvent être traitées automatiquement, de l’envoi d’une confirmation de commande à la facturation, la gestion des stocks et la livraison. Cela peut permettre de réduire le temps de traitement des commandes, de minimiser les erreurs de saisie de données et de garantir une expérience client optimale.

Voir plus d’exemples de processus à automatiser dans notre catalogue 

Les avantages de l’automatisation des processus

L’automatisation des processus offre de nombreux avantages.

👉 Amélioration de l’efficacité opérationnelle

La gestion des processus permet de trouver des solutions personnalisées pour l’entreprise. On intervient sur un périmètre précis qui va apporter de la valeur et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Cette gestion des processus demande de l’agilité pour itérer les modifications jusqu’à trouver le fonctionnement adéquat.

👉 Amélioration de la collaboration

Quant la gestion des processus rencontre l’automatisation elle est source de grandes améliorations :

Tout d’abord, elle permet de réduire les erreurs humaines. En effet, les logiciels utilisés dans le cadre de l‘automatisation des processus sont capables de réaliser des tâches de manière plus précise et plus rapide que les humains (sans oubli, sans erreur).

Par exemple, dans le cadre d’une demande de congés, le système n’oubliera jamais de faire un feedback au salarié suite à la validation en 1 clic du manager.

De façon générale, on constate que ce type de process clair et automatisé améliore la collaboration, car les informations sont échangées de façon systématique et on perd moins de temps à chercher ce dont on a besoin.

👉 Gain de temps et réduction des tâches répétitives

De plus, l’automatisation des processus permet de réduire le temps de traitement des tâches. Les logiciels utilisés sont capables d’effectuer des tâches en parallèle, ce qui permet de gagner du temps.

Aussi, parce que le système peut prévoir de relancer les personnes régulièrement et donc d’arriver à réduire les temps de traitement aussi bien des tâches automatisées que celles réalisées par les collaborateurs.

Enfin, l’automatisation des processus permet de réduire les coûts. En effet, les tâches répétitives et chronophages sont souvent confiées à des employés. En automatisant ces tâches, l’entreprise peut réduire ses coûts grâce à une diminution de la masse salariale ou bien grâce à l’utilisation des salariés pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Quel logiciel pour gérer ses processus ?

Le choix de l’outil pour automatiser les processus dépend des besoins et des objectifs de l’entreprise. Il existe de nombreux outils pour automatiser les processus, chacun ayant des fonctionnalités et des avantages différents.

Voici quelques exemples d’outils couramment utilisés pour automatiser les processus en entreprise :

• Les plateformes de BPM

Les plateformes de BPM (Business Process Management) permettent de concevoir, d’automatiser et de surveiller les processus métier de manière centralisée.

Elles offrent des fonctionnalités telles que la modélisation de processus, l’optimisation des processus, la gestion des tâches et des flux de travail, ainsi que des analyses et des rapports.

Agilium est un logiciel BPM Low code (aussi appelé logiciel de gestion des processus) idéal pour l’automatisation des processus en low code.

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