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Organiser l’information dans SharePoint n’est plus un luxe, c’est une nécessité. Mauvaise structuration, navigation confuse, infobésité : les impacts se comptent en heures perdues, en collaborateurs frustrés… et en décisions ratées. Pourtant, bien pensé, SharePoint devient un véritable système nerveux numérique de l’entreprise. Damien Barafort, consultant Microsoft 365, nous éclaire sur les bonnes pratiques de structuration et les pièges à éviter.
Une organisation de l’information dans SharePoint efficace permet de retrouver rapidement les documents, d’éviter les pertes de temps, de fluidifier la collaboration… et surtout, de réduire la frustration des utilisateurs. « Si tu mets tout en vrac, faut pas t’attendre à retrouver facilement quoi que ce soit », résume Damien.
Productivité, confort de travail, qualité de la recherche d’information : tout repose sur une arborescence claire et logique. SharePoint est un outil puissant, mais sans structuration, il devient rapidement un fouillis numérique contre-productif.
💡« Un SharePoint désorganisé, c’est comme un bureau sans tiroir : tout y est, mais rien n’est trouvable. »
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Partir des besoins utilisateurs : inutile de penser architecture sans comprendre les usages.
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Définir des objectifs clairs : pour éviter de construire une cathédrale inutile.
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Élaborer une cartographie simple et visuelle : pour orienter les utilisateurs dès leur arrivée.
💡« Peu importe le type d’organisation choisi, l’essentiel est que chacun sache où chercher. Chez Alma, nous construisons des environnements SharePoint clairs et durables en partant de l’écoute des utilisateurs et des besoins métiers réels. »
| Principe | Explication concrète |
|---|---|
| 1️⃣ Nommer les sites de façon cohérente | ex. : "Qualité-Projets-2025", pas "site RH 2" |
| 2️⃣ Créer des modèles de site réutilisables | Structurer une base homogène pour tous les projets |
| 3️⃣ Séparer les espaces selon les droits | Ne pas mélanger des documents RH et commerciaux |
| 4️⃣ Utiliser les métadonnées | Tags, catégories, types de documents = meilleure recherche |
| 5️⃣ Créer une navigation transversale | Avec des hubs, menus globaux, pages d’accueil efficaces |
| 6️⃣ Éviter les arborescences à rallonge | Favoriser la recherche par filtre plutôt que par dossier |
Faut-il privilégier une organisation par service, par projet ou par processus ?
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Organisation par service : intuitive pour les utilisateurs, facilite la gestion des droits. Idéale quand la structure est stable. Attention cependant aux changements organisationnels : un remaniement peut tout bouleverser.
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Organisation par projet : utile pour les sujets transverses. Mais attention à la prolifération de sites. La gouvernance doit poser une définition claire de ce qu’est un « projet ».
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Organisation par processus : pertinente dans une culture qualité ou dans des entreprises très matures sur leurs modes de fonctionnement. Elle favorise la transversalité et l’élimination des doublons.
Ces logiques se combinent mais ne rentrent pas en confrontation !
| Approche d’organisation | Avantages | Inconvénients potentiels |
|---|---|---|
| 🔹 Par service | Clair pour les équipes, gestion des droits facile | Risque de silos, redondance interservices |
| 🔸 Par projet (transverse) | Regroupe toutes les parties prenantes | Multiplication des sites, besoin de suivi fort, nécessité de définir ce qu’est un “vrai projet” |
| 🟢 Par processus métier | Centré sur la chaîne de valeur, encourage la collaboration interservices | Demande un travail de modélisation en amont |
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Les métadonnées : pour classer sans dupliquer. Exemple : un document peut être rattaché à deux processus ou deux services sans être copié.
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Les ensembles de documents (liasses) : de véritables « dossiers intelligents » pour appliquer en un clic des métadonnées à plusieurs fichiers.
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Les vues personnalisées : permettent d’afficher, par exemple, uniquement les factures à traiter dans une bibliothèque de milliers de documents.
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Les alertes et rappels : utiles pour suivre une date de fin de contrat, ou ne pas oublier un document à traiter.
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Les pages de recherche paramétrées : pour rechercher par mot-clé, processus, localisation, etc.
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Les hubs SharePoint : cœur d’une organisation modulaire. Ils facilitent la réorganisation en cas d’évolution de l’entreprise.
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Microsoft Copilot : il représente la prochaine révolution. Il permet de rechercher des informations, non plus des documents, à condition que l’information soit bien structurée en amont.
💡« Nous aidons nos clients à exploiter pleinement les fonctionnalités de SharePoint, comme les métadonnées multiples pour éviter les doublons ou la cohabitation des versions pour fluidifier le travail entre contributeurs et lecteurs.»
| Fonctionnalité SharePoint | Ce qu’elle permet de faire | Astuce de consultant |
|---|---|---|
| Types de contenu | Uniformiser les documents (facture, procédure, etc.) | À combiner avec des workflows |
| Colonnes et métadonnées | Filtrer, classer, catégoriser l’information | Prévoir des valeurs contrôlées |
| Vues personnalisées (vue de synthèse) | Afficher les documents selon critères utiles | Une vue par métier / usage |
| Paramétrer des écrans Recherche | Recherche intelligente par contenu, auteur, usage | Devient plus puissante avec l’IA |
| Organiser les Sites en Hub | Organiser les sites autour de grandes thématiques | Regrouper RH, Com, Qualité dans un hub Groupe |
💡« Chez l’un de nos clients, nous avons accompagné une refonte complète de SharePoint : tout a été remis à plat, structuré par service, avec pour résultat une navigation claire, fluide et partagée par l’ensemble des équipes.»
Chez un client, nous avons repensé entièrement son SharePoint :
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Audit, déploiement pilote, structuration par service.
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Les documents ont été remis à plat, nettoyés, réorganisés.
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Pour les achats, un écran de synthèse affiche automatiquement les factures à traiter, sans avoir à fouiller dans une bibliothèque saturée.
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Résultat : plus de visibilité, moins d’erreurs, un retour d’expérience interne très positif.
Quel lien entre l’intelligence artificielle et l’organisation de la donnée ?
💡« L’usage de Copilot met en lumière des problèmes jusqu’alors invisibles, comme des documents mal versionnés, des données manquantes ou des contenus difficiles à retrouver. » Microsoft
Nos experts Alma sont clairs sur ce sujet : « 90 % du travail, c’est l’organisation de la donnée ». Un Copilot mal nourri donne de mauvais résultats. Il faut donc :
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Séparer les données vivantes des archives ;
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Mettre en place une hygiène documentaire (métadonnées, nommage, tri, suppression des doublons) ;
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Structurer SharePoint pour que l’IA puisse chercher efficacement.
👉 Une information bien rangée, bien qualifiée, c’est une IA plus pertinente et plus utile au quotidien.
| Fonction IA dans M365 | Ce qu’elle permet grâce à une bonne structuration |
|---|---|
| Agents SharePoint | Recommandations personnalisées + recherche intelligente |
| Copilot dans les outils Office / Outlook | Résumés automatiques, extraction de données pertinentes |
| Chat Copilot web | Résultats améliorés si les documents sont bien rangés |
| Sécurité intelligente (Purview, Sensitivity labels) | Classification de confidentialité automatisée |
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Informations éparpillées → perte de temps.
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Droits d’accès mal gérés → risques de fuite ou de blocage.
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Documents obsolètes ou dupliqués → confusion et surcharge.
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Navigation confuse → adoption difficile.
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Infobésité → performances dégradées.
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Explosion du volume de stockage → coûts invisibles mais réels.
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