Ils centralisent leur documentation qualité avec Agilium.
Le logiciel GED pensé pour les responsables qualité
GED Qualité : le logiciel de gestion documentaire qui structure votre système qualité
Un logiciel de gestion des documents qualité pour centraliser, sécuriser et tracer toute votre documentation, dans un seul outil connecté à votre SMQ. Fini les fichiers dispersés, les versions obsolètes et les recherches interminables.
+250 entreprises pilotent déjà leur documentation qualité avec Agilium
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Conforme ISO 9001
Définition
Qu'est-ce qu'une GED qualité ?
Une GED qualité (gestion électronique des documents qualité) est un logiciel qui centralise, organise et sécurise l'ensemble de la documentation qualité d'une entreprise : procédures, modes opératoires, enregistrements, formulaires, rapports d'audit, etc. Elle remplace les dossiers partagés et les fichiers Excel par une base documentaire unique, avec plan de classement, moteur de recherche, gestion des versions et circuits de validation.
Elle constitue le socle du système de management de la qualité (SMQ) : chaque collaborateur travaille toujours sur la version en vigueur d'un document, et chaque modification reste tracée pour vos audits internes et externes. Découvrez notre solution qualité complète Agilium, qui connecte la GED aux modules Non-conformités, Audits et Plans d'action.
La plateforme est utilisée quotidiennement par plus de 10k utilisateurs.
Tous vos documents qualité dans un seul outil, tracé et sécurisé.
Une GED nativement conçue pour répondre aux exigences documentaires de la norme ISO 9001.
Le constat terrain
Sans GED qualité dédiée, la gestion documentaire devient vite un fardeau
Des fichiers dispersés entre le PC, le mail et le réseau
Les documents qualité se perdent dans des dossiers partagés, des boîtes mail et des postes individuels.
Impossible de savoir si un document est à jour
Plusieurs versions circulent en parallèle, sans certitude sur la version réellement en vigueur.
Des validations qui se perdent dans les mails
Les circuits de relecture et d'approbation ne sont ni structurés, ni tracés.
Une traçabilité reconstituée à la main avant chaque audit
Historique des modifications et preuves de lecture sont difficiles à retrouver dans l'urgence.
Des droits d'accès difficiles à maîtriser
Qui peut voir, modifier ou valider quoi ? La question reste souvent sans réponse claire.
Un suivi qui ne tient plus quand l'organisation grandit
Multi-sites, multi-services : la gestion documentaire artisanale atteint vite ses limites.
La solution
Avec la GED qualité Agilium, vous ne cherchez plus vos documents. Vous les retrouvez en un clic.
Gérer sa documentation avec une GED qualité est fondamental pour tout responsable qualité. Sans système dédié, on se perd dans des fichiers mal organisés : les équipes perdent du temps à chercher la bonne version, des détails essentiels passent à la trappe, et le risque d'erreur augmente — en particulier lors du traitement des non-conformités.
Adopter une GED qualité permet de centraliser l'information, de simplifier la consultation et la mise à jour des documents, d'améliorer la conformité lors des audits et de réduire le stress lié à la traçabilité, tout en assurant un suivi précis de l'activité.
Agilium est conforme ISO 9001 : la solution est conçue nativement pour répondre aux exigences documentaires de la norme (maîtrise des documents, des enregistrements et de leurs versions), ce qui simplifie considérablement votre certification et vos audits de suivi.
Entreprises de l'agroalimentaire, industriels, bailleurs sociaux, universités : ils structurent tous leur démarche qualité avec la GED qualité Agilium.
Fonctionnalités
Une solution documentaire qualité simple et ergonomique
Découvrez tout ce que la GED qualité Agilium permet de faire, du déploiement sécurisé jusqu'au suivi des tâches.
☁️
Déploiement flexible
SaaS ou OnPremise, selon votre politique informatique et vos contraintes de sécurité.
🇫🇷
Hébergement local
En France ou dans le pays de votre choix, pour répondre à vos exigences réglementaires.
🔐
Authentification sécurisée
Login et mot de passe, avec synchronisation possible à l'annuaire d'entreprise (SSO).
📱
Authentification multifactorielle
Renforcez la sécurité des connexions à votre GED qualité avec le MFA.
🗝️
Droits d'accès par dossier
Gérez finement qui peut consulter, modifier ou valider chaque dossier de votre arborescence.
🎨
Portail personnalisable
Look et contenu reflètent l'identité visuelle de votre entreprise pour une meilleure adoption.
🖥️
Personnalisation des écrans
Disposez vos écrans selon vos préférences : icônes, couleurs et arborescence.
👤
Portail par profil
Un accès qui s'adapte automatiquement au profil de chaque utilisateur.
🗂️
Plan de classement personnalisable
Organisez votre documentation selon vos besoins spécifiques : emplacement géographique ou service.
🔍
Explorateur documentaire
Une interface claire et structurée pour accéder à l'ensemble des documents, selon les droits de chacun.
🗺️
Cartographie des processus
Optimisez votre parcours vers la documentation grâce à une cartographie des processus.
✅
Workflow de validation
Paramétrez les étapes dont vous avez besoin : approbateurs, relecteurs, vérificateurs, notifiés avec ou sans confirmation de lecture.
📦
Archivage automatique
Les documents expirés sont automatiquement archivés, avec consultation possible par les administrateurs.
📝
Édition dans Word
Rédigez et modifiez vos documents directement dans Agilium.
🔢
Gestion des versions
Chaque modification donne lieu à une nouvelle version, automatiquement archivée.
🕓
Journal de révision
Consultez l'historique complet des documents créés ou mis à jour sur une période donnée.
📐
Gestion des modèles
Créez et administrez des modèles pour homogénéiser vos productions qualité.
📑
En-têtes & pieds de page
Personnalisez et automatisez les en-têtes et pieds de page normalisés.
📄
Conversion PDF
Générez des versions PDF prêtes à être diffusées ou archivées.
🔎
Indexation des documents
Elle facilite leur organisation et leur recherche à grande échelle.
🏷️
Métadonnées
Type, processus, référentiel, produit : filtrez et structurez votre information.
⚡
Recherche avancée
Trouvez rapidement le document que vous cherchez, sur le titre, la référence ou le contenu.
🔗
Partage de documents
Générez des liens de partage qui restent valides malgré les changements de version.
✔️
Suivi des tâches
Un tableau de bord des tâches permet à chacun de suivre les actions à réaliser.
🌐
Extranet
Créez un extranet pour partager des informations avec vos clients et partenaires.
🔄
Connexion au moteur BPM
Connectez votre GED à la plateforme BPM Agilium pour automatiser vos processus.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de la GED qualité Agilium, bookez une démo dès maintenant.
Zoom sur la cartographie des processus
Naviguez visuellement jusqu'à votre documentation
- Cartographie interactive des processus pour un accès optimisé à la documentation
- Organisation documentaire par emplacement géographique, service ou toute autre structure personnalisée
- Interface utilisateur personnalisable : icônes, couleurs, arborescence, disposition des écrans
- Utilisation des métadonnées pour un affichage contextualisé des documents
- Barre de recherche intégrée pour un accès rapide aux contenus ciblés
Circuit de validation
Un circuit de validation entièrement tracé
1
RelectureUn ou plusieurs relecteurs vérifient le contenu du document avant sa validation.
2
ApprobationLes approbateurs valident officiellement le document, selon le circuit que vous avez paramétré.
3
Publication & archivageLe document est publié et notifié aux équipes concernées ; l'ancienne version est automatiquement archivée.
Le bénéfice : plus aucune validation perdue dans les mails : un circuit tracé de bout en bout, opposable lors de votre prochain audit.
Zoom sur le suivi des publications
Une vue à 360° sur la vie de vos documents
- Interface intuitive dédiée à la phase de relecture documentaire
- Liste des documents en cours de relecture, approbation ou publication
- Prévisualisation enrichie avec en-têtes, pieds de page personnalisés et propriétés du document
- Historique complet des avis, commentaires et confirmations de lecture
- Traçabilité rigoureuse des versions et étapes de validation dans la GED qualité
Le bénéfice : une vue à 360° sur qui a lu, commenté ou validé chaque document : prête à présenter à l'auditeur, sans reconstitution de dernière minute.
Optez pour un outil complet et évolutif
Utilisé par plus de 10 000 utilisateurs dans +250 organisations. Ergonomique, flexible, et conforme ISO 9001.
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SaaS ou On premise
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Utilisable sur PC, mobile et tablette
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Données hébergées en France
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Multi-utilisateurs et multi-sites
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Multilingue
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Intégrable à vos outils existants (ERP, SIRH...)
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Paramétrable sans compétences informatiques
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Conforme aux exigences documentaires de la norme ISO 9001
Et surtout : avec Agilium, vous ne digitalisez pas que la gestion documentaire. Vous digitalisez l'intégralité de votre système de management de la qualité (SMQ).
Découvrir la solution SMQ complèteReprenez le contrôle de votre gestion documentaire qualité
Aujourd'hui
Votre documentation qualité repose sur des dossiers réseau, des mails et des fichiers Excel épars
×Impossible de savoir si un document est à jour
×Les procédures sont dispersées entre PC, mails et dossiers réseau
×La traçabilité se reconstitue à la main avant chaque audit
×Les circuits de validation passent par mail, sans suivi
×Les droits d'accès sont difficiles à contrôler
Avec la GED Agilium
Votre documentation qualité est centralisée, tracée et sécurisée dans un seul outil
✓Un point d'accès unique pour toute la documentation qualité
✓Chaque document a une version en vigueur claire, tracée et archivée
✓L'historique complet est disponible en un clic, prêt pour l'audit
✓Le circuit de validation est structuré et notifié automatiquement
✓Les droits d'accès sont gérés finement, par dossier et par profil
✓Organisation par processus, site ou service
✓Recherche puissante et navigation intuitive dans toute la documentation
✓Affichage personnalisé selon l'utilisateur
✓Métadonnées pour filtrer, trier, structurer
Mode d'emploi
La gestion électronique de documents, étape par étape
1
Classer
Créez une structure qui reflète votre organisation, puis déposez vos documents par explorateur ou glisser-déposer.
2
Rechercher
Retrouvez vos fichiers en tapant un mot-clé, sur le titre, la référence, les commentaires ou le contenu.
3
Contrôler l'accès
Gérez les droits utilisateurs et partagez vos documents via des liens toujours à jour.
4
Valider
Soumettez vos documents à un circuit de validation avec relecteurs et publicateur.
5
Archiver
Le workflow archive automatiquement vos documents à échéance, avec alertes à 2 mois, 1 mois et 1 semaine.
Ce processus métier intégré permet de nettoyer votre GED des fichiers obsolètes. Le cycle de vie des fichiers est maîtrisé : vous ne publiez que des documents à jour, et vous respectez les contraintes de la réglementation RGPD.
Zoom sur les ateliers de paramétrage
Quels ateliers de paramétrage du module GED sont réalisés avec le coach Agilium ?
Notre approche vise à inclure vos équipes projet le plus possible dans le paramétrage de la solution. Nous privilégions une démarche très collaborative entre nos équipes.
Sous forme d'ateliers, nous menons des échanges visant à comprendre vos besoins : toutes vos exigences sont formalisées afin d'identifier d'éventuels écarts.
Durant ces ateliers, nous réalisons le paramétrage du module et mettons à votre disposition une version qui servira à réaliser les tests et valider les paramétrages définis.
Dans le même temps, nous assurons un premier niveau de formation à destination des administrateurs, pour leur permettre de monter progressivement en compétences.
Nous réalisons en général 1 atelier par semaine avec l'équipe projet, d'une durée d'environ 2h à 2h30, selon les disponibilités de l'équipe.
Ateliers GED
3 à 4 ateliers sont généralement nécessaires pour la mise en place du module GED.
Le travail consiste à définir avec l'équipe projet :
- Le plan de classement : comment sera organisée la structuration de vos dossiers
- Les métadonnées : étiquettes complémentaires pour faciliter la recherche
- Le calcul de la référence : normalisation de la codification des documents
- Les en-têtes et pieds de page des documents
- La personnalisation des formulaires (champs obligatoires, etc.) et la définition du circuit de validation documentaire
- Les écrans de navigation : personnalisation des écrans de navigation
Avis clients
Ils nous font confiance
Plus de 250 clients satisfaits. Découvrez ce qu'ils disent d'Agilium et les organisations qui s'appuient déjà sur la plateforme.
Le fait que tout soit centralisé… de pouvoir retrouver nos documents, nos non-conformités, nos audits, que tout soit relié, qu'on ait une vue d'ensemble, une vue globale… c'est super riche pour piloter les activités.
Natacha Hillairet
Responsable Qualité laboratoire SeedLab groupe Novalliance
Agilium est un véritable outil pour piloter notre système de management de la qualité institutionnel et bien plus… il nous permet de capitaliser les informations, les livrables et de fédérer personnels et entités autour d'un même outil.
Sylvie Matecki Dit Materklas
Chargée de mission qualité, Direction de la transformation, UPEC
Expérience globalement positive, voire très positive. Pour l'instant on utilise le stockage de documents simples mais on va bientôt intégrer le SMQ.
Pierre-Yves COLIN
DSI chez Carmat
Agilium est une solution assez pratique et permettant de travailler avec souplesse sur nos problématiques et enjeux. Le suivi par nos contacts chez le prestataire se fait de manière fluide et régulière, ce qui constitue un point très positif.
Alexandre Leroy
Auditeur interne et organisationnel chez UPEC
Pour le moment, la mise en place se passe très bien, la configuration est très simple. Les avantages que nous en retenons, c'est la simplicité d'utilisation et de configuration.
Emmanuel Leclerc
Directeur Opérations Internes & Responsable Qualité - DPO chez Medissimo
Très bonne expérience avec une commerciale très à l'écoute de nos besoins. Le système de workflow via les mails et de confirmation de lecture est top.
Aline FAVIER
Ingénieur qualité chez Lustucru frais
GED au TOP : Convivialité du système, mise en page, suivi des informations de lecture...
Frédéric Rivet
Responsable SMQ chez Losange
Le fait que tout soit centralisé… de pouvoir retrouver nos documents, nos non-conformités, nos audits, que tout soit relié, qu'on ait une vue d'ensemble, une vue globale… c'est super riche pour piloter les activités.
Natacha Hillairet
Responsable Qualité laboratoire SeedLab groupe Novalliance
Agilium est un véritable outil pour piloter notre système de management de la qualité institutionnel et bien plus… il nous permet de capitaliser les informations, les livrables et de fédérer personnels et entités autour d'un même outil.
Sylvie Matecki Dit Materklas
Chargée de mission qualité, Direction de la transformation, UPEC
Expérience globalement positive, voire très positive. Pour l'instant on utilise le stockage de documents simples mais on va bientôt intégrer le SMQ.
Pierre-Yves COLIN
DSI chez Carmat
À quoi ressemble une GED Qualité ?
Découvrez l'intégralité des fonctionnalités et des écrans de notre logiciel qualité
FAQ
Questions fréquentes sur la gestion documentaire qualité
Combien ça coûte de déployer une GED qualité ?
+Le coût d'une GED qualité varie selon les éditeurs, mais il est possible de trouver des solutions complètes à un tarif accessible. Chez Agilium par exemple, la GED qualité est disponible à partir de 79 € par mois, avec un coût de déploiement unique de 1 500 € qui inclut la formation de vos équipes.
Il n'y a pas de surprise : le paramétrage, la formation et l'hébergement sont compris dans ce forfait de déploiement, et l'abonnement mensuel couvre la licence, les mises à jour et le support. C'est une solution complète, sans coûts cachés.
Pour un chiffrage précis adapté à votre organisation (nombre d'utilisateurs, volume de documents, modules souhaités), consultez nos tarifs ou planifiez une démonstration.
Qu'est-ce qu'une GED qualité et à quoi sert-elle ?
+Une GED qualité (gestion électronique des documents qualité) est un logiciel qui centralise, organise et sécurise l'ensemble de la documentation qualité d'une entreprise : procédures, modes opératoires, enregistrements, formulaires, rapports d'audit, etc.
Elle remplace les dossiers partagés et les fichiers Excel par une base documentaire unique, avec plan de classement, moteur de recherche, gestion des versions et circuits de validation. Elle constitue le socle du système de management de la qualité (SMQ), en garantissant que chaque collaborateur travaille toujours sur la version en vigueur d'un document, et que chaque modification reste tracée pour les audits internes et externes.
Quels types de documents trouve-t-on dans une GED qualité ?
+Une GED qualité regroupe l'ensemble des documents qui alimentent votre système de management de la qualité, notamment :
- Le référentiel qualité (politique, objectifs, manuel qualité, cartographie des processus)
- Les procédures et modes opératoires décrivant le fonctionnement de chaque processus
- Les formulaires et enregistrements qualité (fiches de contrôle, relevés, comptes rendus)
- Les rapports d'audit interne et externe
- Les plans d'actions correctives et préventives issus des non-conformités
- Les indicateurs et tableaux de bord de suivi de la performance
- Les documents réglementaires et légaux (textes de loi, certifications, accréditations)
- Les contrats, conventions et documents fournisseurs
Une GED qualité comme Agilium permet d'indexer chacun de ces documents par type, processus, référentiel ou produit, pour les retrouver instantanément quel que soit leur nombre.
Quels sont les bénéfices d'utiliser une GED qualité par rapport à un système de fichiers traditionnel ?
+Par rapport à un système de fichiers traditionnel (dossiers partagés, SharePoint générique, clé USB, boîtes mail), une GED qualité apporte des bénéfices concrets :
- Une seule version en vigueur par document, les anciennes versions étant automatiquement archivées et consultables
- Un gain de temps important sur la recherche documentaire, grâce à l'indexation par mots-clés et métadonnées
- Une traçabilité complète (qui a créé, modifié, validé ou lu un document, et quand) directement mobilisable lors d'un audit
- Des circuits de validation formalisés, avec relecteurs, approbateurs et notifications automatiques, à la place d'échanges de mails informels
- Des droits d'accès précis par dossier ou par profil utilisateur, contre un partage souvent trop large sur un dossier réseau
- Une réduction du risque d'erreur et de non-conformité lié à l'usage d'une version obsolète d'un document
- Une mise en conformité facilitée avec la norme ISO 9001 : une GED qualité comme Agilium est conçue nativement pour répondre à ses exigences documentaires
- Une charge administrative réduite : la génération automatique des en-têtes et pieds de page normalisés, par exemple, évite un travail manuel répétitif sur chaque document
En résumé : un système de fichiers traditionnel stocke des documents, une GED qualité les structure, les sécurise et les rend pilotables.
Quelles fonctionnalités clés rechercher dans une solution de GED qualité ?
+Pour choisir une solution de GED qualité adaptée à votre organisation, les fonctionnalités clés à vérifier sont :
- Un plan de classement personnalisable, capable de refléter votre organisation (par processus, site ou service)
- Un moteur de recherche avancé, basé sur le contenu, les mots-clés et les métadonnées (type, processus, référentiel, produit)
- Un circuit de validation paramétrable (relecteurs, vérificateurs, approbateurs, notifications avec ou sans confirmation de lecture)
- Une gestion des versions automatique, avec journal de révision et archivage des versions obsolètes
- Des droits d'accès granulaires, gérés au niveau des dossiers ou des profils utilisateurs, avec authentification sécurisée (SSO, MFA)
- Une interface intuitive et personnalisable, pour une prise en main rapide par des utilisateurs non techniques
- Une compatibilité avec vos référentiels qualité (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IFS, BRC, HACCP…)
- Des possibilités d'interopérabilité (extranet, connexion à un moteur BPM) pour partager la documentation avec vos clients et partenaires
Agilium réunit l'ensemble de ces fonctionnalités dans un module GED qualité connecté aux modules Non-conformités, Audits et Plans d'action, pour piloter tout le SMQ depuis un même outil.
Comment assurer la sécurité et la confidentialité des documents stockés dans une GED qualité ?
+La sécurité et la confidentialité des documents qualité reposent sur plusieurs mécanismes que doit proposer votre GED :
- Une authentification sécurisée par identifiant et mot de passe, avec possibilité de synchronisation à l'annuaire d'entreprise (SSO) et authentification multifacteur (MFA)
- Des droits d'accès définis au niveau de chaque dossier, pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés consultent ou modifient un document
- Un hébergement sécurisé, en mode SaaS ou OnPremise, avec possibilité de choisir la localisation des serveurs (en France ou dans le pays de votre choix)
- Des sauvegardes régulières et une protection contre les accès non autorisés
- Une conformité aux réglementations en vigueur (RGPD), notamment sur la durée de conservation et l'archivage automatique des documents expirés
- Une traçabilité complète des accès et des modifications, utile en cas de contrôle ou d'audit de sécurité
Agilium propose un déploiement flexible (SaaS ou OnPremise), un hébergement local et l'ensemble de ces mécanismes de sécurité en standard.
Quels sont les coûts associés à la mise en place d'une GED qualité et comment justifier cet investissement ?
+
Le coût d'une GED qualité dépend du nombre d'utilisateurs, du volume de documents, du mode d'hébergement (SaaS ou OnPremise) et du niveau d'accompagnement souhaité (formation, paramétrage, reprise de l'existant). Pour un projet standard, il faut généralement compter un coût de déploiement (paramétrage, formation, ateliers d'accompagnement) puis un abonnement récurrent lié au nombre d'utilisateurs et aux modules activés.
Pour justifier cet investissement, plusieurs éléments sont à mettre en avant :
- Le temps gagné par les équipes qualité sur la recherche, le classement et la mise à jour des documents
- La réduction du risque de non-conformité lié à l'usage d'une version obsolète d'un document
- La diminution du temps de préparation des audits, grâce à une traçabilité disponible en continu
- La capacité à absorber la croissance de l'entreprise (nouveaux sites, nouvelles équipes) sans complexifier le suivi documentaire
Pour obtenir un chiffrage précis adapté à votre organisation, consultez nos tarifs ou planifiez une démonstration avec un expert Agilium.
Prêt à structurer votre gestion documentaire qualité ?
Planifiez une démo de 30 minutes et découvrez comment la GED qualité Agilium peut centraliser toute votre documentation.
MR
À propos de l'auteure
Rédigé par Mathilde Riboud, ingénieure et rédactrice IT chez Alma Groupe, éditeur du logiciel qualité Agilium.
Spécialisée en transformation numérique et conformité ISO, Mathilde partage des ressources pour aider les entreprises à digitaliser leur système qualité.