Excel VS SharePoint : Quelles différences ?

La différence entre Les listes SharePoint et Excel

On nous demande souvent quelle est la différence entre Excel et SharePoint.

Alors voici une réponse à cette question : Excel est un logiciel tableur qui permet aux utilisateurs de créer des tableaux, des calculs et des graphiques.

Bien qu’Excel soit un outil flexible et facile à utiliser pour la collecte de données rapides, il présente certaines limitations :

❌ La saisie manuelle des données peut entraîner des risques d’erreurs.

❌ Il est difficile de mettre en place des liaisons entre les différentes tables, ce qui nécessite des compétences avancées en langage de programmation, tel que VBA.

❌ Les envois de fichiers Excel par e-mail peuvent également entraîner des problèmes de gestion de version et de stockage, ce qui peut ajouter du travail supplémentaire pour retrouver la bonne version des données.

SharePoint, en revanche, est une solution plus adaptée pour la collecte de données qualifiées :

✔️ Il offre des fonctionnalités avancées de collaboration et de gestion de données, telles que les listes SharePoint et les flux de travail.

✔️ SharePoint permet également de stocker les données en un seul endroit centralisé, ce qui facilite l’accès aux informations pour tous les membres de l’équipe et réduit les risques d’erreur humaine.

Pourquoi passer d’Excel à SharePoint ?

La création d’une liste SharePoint est la meilleure façon de collecter des informations auprès des collaborateurs en entreprise pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elle permet de centraliser toutes les informations collectées en un seul endroit. Cela évite de perdre du temps à rassembler les données provenant de différents documents envoyés par les employés.

✔️ Moins de ressaisies = moins de risques d’erreurs

De plus, l’utilisation d’une liste SharePoint permet de limiter les risques d’erreur, en évitant les ressaisies manuelles et les problèmes liés au partage de fichiers Excel sur un serveur de fichiers.

✔️ Travail à plusieurs sur un même document

En effet, lorsque le fichier Excel est stocké sur SharePoint, plusieurs personnes peuvent le modifier simultanément, ce qui évite les problèmes de blocage ou de coordination.

✔️ Contrôles des saisies

De plus, les listes SharePoint permettent de contrôler les données en évitant les saisies libres et en mettant en place des listes de choix pour les utilisateurs.

✔️ Vues personnalisées

Enfin, les listes SharePoint offrent des fonctionnalités avancées telles que les vues personnalisées et les flux de travail, qui permettent de personnaliser les données et de rationaliser les processus de travail.

En fin de compte, l’utilisation d’une liste SharePoint permet de collecter efficacement et facilement des informations auprès des collaborateurs en entreprise, en évitant les problèmes liés à l’utilisation de fichiers Excel partagés.

Donc si vous cherchez un outil pour remplacer vos processus Excel, SharePoint est certainement l’outil qu’il vous faut.

Qu’est-ce qu’une application SharePoint ?

Par définition, une application SharePoint ou “liste SharePoint” est un ensemble de données organisées sous forme de tableau, similaire à une feuille de calcul Excel.

Elle peut être utilisée pour stocker et suivre une variété d’informations telles que des tâches, des projets, des événements, des contacts, etc. Pour donner une comparaison, une liste SharePoint est comme une feuille de calcul Excel partagée en ligne, accessible à plusieurs utilisateurs simultanément.

Les utilisateurs peuvent ajouter, modifier et supprimer des éléments de la liste en temps réel, et les modifications sont automatiquement enregistrées pour tous les utilisateurs. Cela permet une collaboration efficace et en temps réel entre les membres d’une équipe ou d’un groupe de travail.

Ci-dessous un exemple de liste SharePoint utilisée pour référencer les webinaires organisés par Alma Logiciels BPM et Collaboratifs. Lors de la création de la liste, j’ai choisi les colonnes que je voulais voir apparaître ici :

👉 Titre du webinaire

👉 Date du webinaire

👉 Durée en Minutes

👉 Lien d’accès à l’événement

👉 Personnes de l’équipe à inviter

Vous pouvez donc facilement personnaliser les colonnes de la liste pour afficher les informations pertinentes pour votre organisation. Dans SharePoint, il existe des modèles pour créer facilement des listes de tâches ou des listes de contacts. Notre équipe peut vous aider à mettre en place ces listes mais aussi à déclencher des flux Power Automate suite à l’ajout d’une ligne.

Dans notre exemple, la saisie d’un nouveau webinaire dans la liste, déclenche automatiquement la création d’un événement dans mon calendrier Outlook et celui des personnes concernées appelé “Webinaire + [Nom du webinaire]”.

Le flux automatise aussi d’autres actions du type envoi d’emails. Cela évite de devoir faire à la main des actions répétitives qui sont les mêmes pour tous les webinaires que l’on organise. Je saisis une fois les informations relatives au webinaire et ensuite toutes les autres actions se déroulent automatiquement, les personnes sont prévenues, les tâches programmées, etc…

Un vrai gain de temps !

A quoi servent les listes SharePoint ? 3 exemples d’utilisation

Les applications SharePoint sont un outil de collaboration puissant qui permet aux utilisateurs de suivre et de gérer les informations de manière efficace. Elles permettent de stocker les informations en un seul endroit centralisé et de les rendre accessibles à tous les membres de l’équipe.

Voici quelques-unes des utilisations les plus courantes des listes SharePoint dans les entreprises que nous accompagnons sur SharePoint :

Gestion de projet

Les listes SharePoint peuvent être utilisées pour suivre les projets de manière organisée et efficace. Les utilisateurs peuvent créer des colonnes pour les tâches, les responsables, les dates d’échéance et plus encore. Ils peuvent également ajouter des commentaires et des pièces jointes aux tâches pour faciliter la collaboration.

Les listes SharePoint sont idéales pour la gestion de projet, car elles permettent aux membres de l’équipe de suivre facilement l’avancement du projet et de rester informés des tâches à accomplir.

Suivi des demandes

Les listes SharePoint peuvent également être utilisées pour suivre les demandes des clients ou des employés. Les utilisateurs peuvent créer des colonnes pour les informations telles que le nom du demandeur, la date de la demande, le statut de la demande et plus encore. Les listes SharePoint sont idéales pour suivre les demandes car elles permettent aux membres de l’équipe de répondre rapidement aux demandes des clients ou des employés et de les tenir informés de l’avancement de leur demande.

Gestion des contacts

Les listes SharePoint peuvent également être utilisées pour gérer les contacts de l’entreprise. Les utilisateurs peuvent créer des colonnes pour les informations telles que le nom, l’adresse, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et plus encore.

Les listes SharePoint sont idéales pour la gestion des contacts car elles permettent aux membres de l’équipe de stocker toutes les informations de contact en un seul endroit et de les rendre accessibles à tous les membres de l’équipe.

Visiter nos articles : 3 exemples d’utilisation de SharePoint 

Comment créer une liste SharePoint

Pour utiliser les listes SharePoint, vous devez d’abord créer une liste.

Pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs méthodes selon vos préférences et compétences. Si vous êtes à l’aise avec l’interface utilisateur de SharePoint, vous pouvez utiliser l’option de création manuelle en utilisant la fonctionnalité.

Créer une liste pour ajouter des colonnes, des types de contenu et des métadonnées personnalisées.

Création de novo

Tout d’abord, accédez à votre site SharePoint et cliquez sur le bouton “Ajouter une liste”. Vous pouvez ensuite choisir parmi les modèles préexistants ou créer votre propre liste à partir de zéro.

Une fois que vous avez créé votre liste, vous pouvez personnaliser les colonnes en fonction des informations que vous souhaitez stocker et suivre. Vous pouvez également définir des autorisations pour la liste afin de contrôler qui peut y accéder et qui peut la modifier.

Création par importation d’un fichier Excel

Une autre manière de créer une liste Sharepoint est de l’importer à partir d’un fichier Excel ou d’une autre source de données en utilisant la fonctionnalité d’importation.

Si vous avez déjà créé une liste dans Microsoft Excel, vous pouvez facilement l’importer dans SharePoint en utilisant le package SharePoint Online.

Les vues SharePoint

Les vues sont une fonctionnalité clé des listes SharePoint qui permet aux utilisateurs de personnaliser la façon dont les données sont affichées.

Les vues sont des affichages prédéfinis des données dans une liste SharePoint qui peuvent être personnalisés en fonction des besoins de l’utilisateur.

Par exemple, vous pouvez créer une vue pour afficher uniquement les tâches qui sont en retard ou une vue pour afficher les contacts par ordre alphabétique.

Les vues peuvent également être partagées avec d’autres membres de l’équipe pour faciliter la collaboration.

Utiliser les flux de travail dans les listes SharePoint

Les flux de travail sont une fonctionnalité avancée des listes SharePoint qui permet aux utilisateurs d’automatiser les processus de travail. Les solutions créées sont de véritables applications SharePoint complètes pour digitaliser vos processus de travail.

Les flux de travail peuvent être utilisés pour envoyer des notifications par e-mail, déclencher des actions automatiques ou créer des tâches à partir de données dans une liste SharePoint.

Par exemple, un flux de travail peut être configuré pour envoyer une notification par e-mail à un membre de l’équipe lorsque sa tâche est en retard ou pour créer une tâche à partir d’une nouvelle demande de client. Les flux de travail peuvent aider à rationaliser les processus de travail et à réduire les erreurs humaines.

Retour d’expérience de Laurence Brun de L’iLL sur l’utilisation des listes SharePoint pour la révision salariale

Laurence Brun, chargée de mission RH au sein de l’ILL (Institut Laue-Langevin) à Grenoble, partage son retour d’expérience sur l’utilisation des listes SharePoint pour simplifier et optimiser le processus de révision salariale.

Lorsqu’elle est arrivée à l’ILL, il y a deux ans, Laurence a constaté que les révisions salariales étaient gérées via Excel avec beaucoup de données à consolider, des copier-coller et des envois de fichiers par mail.

Cette méthode était laborieuse et propice aux erreurs. L’ILL utilisait déjà SharePoint pour partager des documents et Laurence a eu l’idée de l’utiliser également pour gérer les révisions salariales de manière collaborative et efficace.

Après une étude approfondie des besoins par Alma, une solution SharePoint a été proposée pour remplacer le processus basé sur Excel. Cette solution était adaptée aux spécificités de l’accord d’entreprise de l’ILL et offrait un outil fiable, collaboratif et sécurisé, permettant une meilleure traçabilité des données.

Le déploiement du projet s’est déroulé en plusieurs étapes, avec la création d’une première maquette, l’organisation de séances de travail dédiées pour définir les besoins précis, la formalisation des données nécessaires et l’intégration des règles de l’accord sur les révisions salariales. Suite à des tests concluants, l’outil a été mis à disposition des membres de la direction, de la fonction RH et de la commission des carrières pour une première utilisation.

Laurence estime que cela lui a pris quatre à cinq jours pour préparer les fichiers et formaliser leur accord. Le projet a été réalisé en collaboration avec Alma et a permis un gain de temps considérable par rapport à la consolidation des fichiers Excel.

Les retours d’expérience ont été très positifs, ce qui a encouragé l’ILL à étendre l’utilisation de l’outil à l’ensemble du management en 2023. Une version 2 de l’outil a été développée, prenant en compte les remarques des utilisateurs et améliorant certains champs. Un accompagnement du management et des formations auprès des utilisateurs ont également été mis en place. Le processus de révision salariale se poursuit actuellement.

Laurence Brun souligne l’importance du service après-vente, de l’intervention rapide et des réponses aux questions tout au long du processus. L’expérience réussie avec les listes SharePoint a permis de gagner du temps et d’améliorer la gestion des révisions salariales à l’Institut Laue-Langevin.

En conclusion, l’utilisation des listes SharePoint en collaboration avec les SharePoint consultants Alma pour la gestion des révisions salariales à l’Institut Laue-Langevin a permis un gain de temps significatif, une meilleure collaboration entre les acteurs et une gestion plus efficace des données.

Cette expérience montre que SharePoint peut être utilisé pour bien plus que le simple partage de fichiers, offrant des solutions adaptées aux besoins spécifiques des entreprises. Un grand nombre de processus traités sur Excel aujourd’hui par votre entreprise peut être gérer plus efficacement avec SharePoint, pour discuter de la faisabilité de votre projet, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec notre experte produit Laurence Mercier.

Il est également possible de compléter l’utilisation de SharePoint avec la Power platform pour mettre au point des flux de données et automatiser des actions quotidiennes.

Conclusion

Les listes SharePoint sont un outil de collaboration puissant qui peut aider les entreprises à gérer efficacement les informations, à suivre les projets et à rationaliser les processus de travail.

Elles permettent de stocker les informations en un seul endroit centralisé et de les rendre accessibles à tous les membres de l’équipe. Les vues et les flux de travail sont des fonctionnalités avancées des listes SharePoint qui peuvent aider à personnaliser les données et à automatiser les processus de travail.

En utilisant les listes SharePoint de manière efficace, les entreprises peuvent améliorer leur productivité, leur collaboration et leur efficacité globale. Pour apprendre à utiliser les listes SharePoint, vous pouvez suivre des formations avec Alma.

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