Guide complet sur l’Optimisation des Processus
Publié le 14 septembre 2023
Par Mathilde Riboud, Rédactrice IT
Dans le monde des affaires hyperconcurrentiel d’aujourd’hui, l’optimisation des processus n’est pas simplement un avantage, c’est une nécessité. Ce levier stratégique transforme les entreprises en entités plus réactives, efficaces et centrées sur le client. Nous vous proposons de partir à la découverte de cette discipline avec le recul de nos experts en transformation numérique.
Définition de l’Optimisation des Processus
L’optimisation des processus consiste à améliorer les méthodes de travail et les systèmes d’information existants pour les rendre plus efficaces, plus rapides ou moins coûteux. Le but est d’atteindre les objectifs fixés de manière plus optimale, que ce soit en termes de temps, de ressources ou de qualité.
Pourquoi est-ce important ?
L’optimisation des processus est cruciale car elle vise à moderniser les opérations grâce à l’adoption de technologies web et à la digitalisation des pratiques. Cette modernisation facilite non seulement les usages quotidiens, mais elle améliore également l’expérience des utilisateurs finaux qui interagissent régulièrement avec les applications.
Jérôme Miny, dirigeant chez Agilium
Les objectifs principaux de l’optimisation des processus
La réduction ou élimination du gaspillage de temps et de ressources
Nous focalisons notre attention sur les tâches manuelles des process existants pour les supprimer. Cela peut concerner l’automatisation des transferts de données pour supprimer les copier-coller de données d’un fichier Excel à un autre, ou encore le calcul d’indicateur mensuel. Généralement la mise en place de ces solutions est un grand soulagement pour les équipes qui voient les tâches fastidieuses et sources d’erreur supprimées. L’efficacité opérationnelle est améliorée.
Réduction, élimination ou évitement des goulots d’étranglement et des erreurs
Le fait d’avoir l’ensemble des tâches et des processus métier centralisés dans la plateforme permet d’avoir la traçabilité de toutes les opérations effectuées. On peut donc facilement identifier les tâches qui prennent trop de temps, les fameux goulots d’étranglement. La transformation numérique a précisément pour objectif de fluidifier les processus. On peut pour cela simplifier ou compléter les interfaces. Cela demande une certaine agilité dans la mise en oeuvre de la solution pour adapter la solution aux métiers. Parfois le monitoring de l’activité met en exergue le besoin de formation ou d’équipements si par exemple une équipe mois bien qu’une autre. Cela aide donc au pilotage de l’activité.
Les Étapes de la Mise en Place de l’Optimisation des Processus
Étape 1 : Revue Critique des Processus
Identifier les sources de problèmes et les opportunités d’amélioration
La revue des processus est une pratique de gestion qui consiste à examiner, analyser et évaluer les processus opérationnels au sein d’une organisation. L’objectif est d’identifier les inefficacités, les goulots d’étranglement, les redondances ou les autres problèmes qui pourraient être améliorés pour augmenter la productivité, la qualité ou l’efficacité globale. Vous pouvez tout à fait imaginer être accompagnés pour réaliser cette phase par le biais d’un audit numérique.
Cet audit s’articule en trois parties :
Premièrement : le diagnostic de maturité digitale à partir d’entretiens collectifs et individuels,
Deuxièmement : la cartographie de vos principaux flux entre les services et les outils numériques,
Enfin, la construction d’une road map et d’un plan d’actions aussi appelés feuille de route numérique.
Techniques de cartographie des processus
Consulter l’article dédié à la cartographie des processus.
Cette étape vise alors à réaliser une représentation des principaux échanges de données entre les systèmes pour décrire le fonctionnement numérique de votre organisation.
Cartographie des flux : Tout d’abord, nous identifions les outils numériques et papier ainsi que les principaux flux de données de votre organisation.
Cette représentation donne une image complète et précise des outils et moyens utilisés (numériques et papier), elle peut être particulièrement utile dans une démarche de management de la qualité.
Elle met en avant les points forts et les points faibles de l’organisation actuelle.
Étape 2 : Identification des Processus à Optimiser
Pour déterminer les besoins en optimisation au sein de l’entreprise, il est nécessaire de faire participer un grand nombre de personnes au cours du projet.
Il est crucial d'impliquer plusieurs personnes de l'entreprise dès le début du projet de refonte du processus pour plusieurs raisons. Premièrement, cela permet de recueillir des besoins et des attentes spécifiques à chaque groupe de travail, qu'il s'agisse des managers, des contrôleurs ou des gestionnaires.
Chacun apporte une perspective unique, que ce soit sur les outils de reporting, l'ergonomie de l'écran de saisie ou d'autres aspects. Deuxièmement, l'implication de divers profils dès le départ favorise une meilleure adoption du projet de digitalisation au sein de l'entreprise.
Stéphanie Peray, cheffe de projet Agilium
En embarquant le maximum de personnes, on augmente les chances de réussite du projet, car on tient compte des besoins de chacun et on facilite ainsi la transition vers les nouveaux processus. En résumé, cette approche collaborative contribue non seulement à la personnalisation du projet mais aussi à son succès global.
Questions à se poser pour identifier le cœur du processus
Pour identifier le cœur du processus, voici les questions à se poser :
- Quelles tâches prennent le plus de temps avec les outils actuels ?
- Quels sont les aspects du processus qui nécessitent des manipulations manuelles ?
- Est-il possible d’automatiser certaines de ces tâches manuelles ?
- Quels types de données sont régulièrement exportés et pour quelles raisons ?
- Comment les indicateurs clés de performance sont-ils actuellement générés et peuvent-ils être automatisés ?
- Existe-t-il des étapes redondantes ou inutiles qui pourraient être éliminées pour gagner en efficacité ?
- Quels sont les besoins spécifiques en matière de reporting et de suivi ?
En répondant à ces questions, vous pourrez mieux comprendre où se situe le cœur du processus et comment l’optimiser.
Étape 3 : Repenser le Processus
Comment les étapes sont exécutées : Comment doivent être gérés les documents et les données générées par le processus ?
Ce sont autant de questions à se poser pour optimiser le processus existant.
Pour gérer efficacement les documents et les données dans le cadre du processus, plusieurs options sont disponibles :
Gestion des Données :
- Plateforme BPM : Les données peuvent être enregistrées directement au sein de la plateforme BPM. Elle peut aussi récupérer et envoyer des données dans d’autres systèmes.
- Outils de BI : Les données peuvent également être exportées vers des outils de Business Intelligence comme Power BI pour créer des indicateurs et des tableaux de bord.
Gestion des Documents :
- GED Intégrée : Notre logiciel BPM, Agilium, dispose d’une GED (Gestion Électronique des Documents) intégrée qui offre des fonctionnalités complètes, y compris la gestion des révisions et un moteur de recherche.
- Serveurs Locaux : Les documents peuvent aussi être stockés sur des serveurs de fichiers dans vos locaux.
Étapes à Suivre :
- Définition des Objectifs : Avant de commencer le projet, il est crucial de définir ce que l’on souhaite faire des documents et des données générés.
- Quels Types de Documents souhaitons-nous générer ?
- Les documents générés peuvent varier, allant de rapports à des tableaux de bord.
Mise à Jour des Indicateurs :
Des calculs automatiques peuvent être effectués pour mettre à jour les indicateurs, par exemple, chaque semaine ou chaque mois. Ces options permettent une meilleure compréhension de l’activité, comme le temps de réponse à un client ou la durée de création d’un produit, et facilitent l’identification des goulots d’étranglement pour des ajustements nécessaires.
Quels indicateurs souhaitons nous mettre en place ?
Les indicateurs vont permettre d’avoir une vision d’ensemble de l’activité.
Les Outils et Technologies pour l’Optimisation des Processus
Les logiciels BPM
En quoi le logiciel Agilium est différent ?
Le logiciel BPM Agilium se distingue par sa flexibilité et sa capacité à s’adapter aux besoins spécifiques des utilisateurs, contrairement à d’autres solutions qui imposent un modèle de workflow prédéfini.
Grâce à son approche basée sur la gestion des processus métiers (BPM), Agilium permet aux utilisateurs de conserver leurs méthodes de travail et leurs procédures quotidiennes tout en bénéficiant d’une amélioration dans l’efficacité de leurs processus.
Exemple : Processus de controle ou workflow de validation.
De plus, le logiciel offre la possibilité d’appliquer des logiques différentes en fonction du type d’activité, une flexibilité qui n’est pas toujours présente chez les autres éditeurs. En somme, Agilium répond à des besoins très particuliers, tout en apportant une facilité d’utilisation et une personnalisation accrues.
Le logiciel Agilium est il personnalisable ?
Oui, les processus chez Agilium sont entièrement personnalisables. Nous avons la capacité de modéliser précisément les processus selon les besoins spécifiques du client. Par exemple, si une entreprise a deux étapes de validation pour une demande d’achat, nous modélisons ces deux étapes. Si une autre entreprise nécessite trois étapes de validation, nous adaptons le dessin en conséquence. Notre approche est basée sur la définition même du BPM, où nous créons une représentation visuelle des processus du client pour répondre exactement à leurs besoins métier.
Stéphanie Peray, cheffe de projet Agilium
Les Bénéfices de l’Optimisation des Processus
Amélioration de la productivité & Bien-être des employés:
L’optimisation des processus améliore la productivité en centralisant toutes les informations pertinentes sur une plateforme unique et personnalisée. Dès qu’un utilisateur se connecte, il accède à une page d’accueil sur mesure qui lui présente seulement les tâches, les indicateurs et les applications qui le concernent.
Cette personnalisation permet à l’employé de se concentrer uniquement sur ce qui est pertinent pour son rôle, évitant ainsi la perte de temps liée à la recherche d’informations ou de tâches.
De plus, les employés peuvent facilement consulter la documentation associée à leurs activités et communiquer avec leurs collègues via un système de chat intégré.
Cette centralisation des informations est également renforcée par l’interconnexion des différents logiciels utilisés dans l’entreprise. Cette interconnexion limite les opérations manuelles répétitives, telles que le transfert de données et le calcul d’indicateurs, ce qui permet aux employés de se consacrer à des tâches plus complexes et valorisantes.
En définitive, l’optimisation des processus simplifie l’accès à l’information, réduit les tâches manuelles redondantes et permet une meilleure collaboration, contribuant ainsi à une amélioration significative de la productivité.
Satisfaction du client
L’optimisation des processus contribue à améliorer la satisfaction du client de plusieurs manières :
Un temps de Réponse Réduit : Des processus optimisés permettent une réponse plus rapide aux demandes ou aux problèmes des clients, ce qui peut améliorer considérablement leur perception du service fourni.
Une qualité Améliorée : En éliminant les tâches redondantes et en automatisant certaines fonctions, les employés peuvent se concentrer sur des aspects plus qualitatifs du service, comme le conseil personnalisé ou la résolution de problèmes complexes.
Une cohérence du Service : Une bonne optimisation assure que tous les processus sont bien définis et standardisés, ce qui conduit à offrir une expérience client cohérente et fiable.
De la flexibilité : Un système optimisé est souvent plus adaptable aux besoins changeants des clients. Par exemple, il peut être plus facile d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou options de service en réponse aux demandes des clients.
La transparence : Des processus bien optimisés peuvent également inclure des systèmes de suivi qui permettent aux clients de suivre l’état de leurs commandes, demandes ou plaintes, ce qui ajoute une couche de transparence et de confiance.
Une réduction des Erreurs : En automatisant les workflows et les tâches et en centralisant les informations, le risque d’erreurs humaines diminue, ce qui signifie moins de problèmes pour les clients à résoudre.
De la personnalisation : Avec des données et des outils de suivi plus intégrés, il est plus facile d’offrir des services personnalisés, augmentant ainsi les chances de répondre aux besoins spécifiques de chaque client.
Un coût réduit : Enfin, l’optimisation des processus peut souvent conduire à des coûts d’exploitation plus bas, des économies qui peuvent être partiellement répercutées sur le client sous forme de prix plus compétitifs.
En résumé, l’optimisation des processus conduit à une expérience client plus fluide, personnalisée et fiable, ce qui augmente inévitablement la satisfaction du client.
A vous de jouer !
N’hésitez plus et plongez dans le monde fascinant de l’optmisation des processus.
Notre équipe peut vous accompagner à mettre en place des workflows automatisés dans votre entreprise.
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