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Cas client – Mademoiselle Desserts x Agilium
ENJEU MÉTIER : Complexité des flux, manque de fluidité vers le circuit factures/fournisseurs
UTILISATEURS : 195 utilisateurs au total : Direction & métiers transverses, Administrateurs des usines et Responsables de validation de commandes.
Problème rencontré
Lorsqu’il s’est adressé à Agilium, ce groupe était confronté à des problématiques opérationnelles bien précises :
- Risque de perte de factures, trop de circulation entre plusieurs sites du groupe.
- Processus de validation complexe impliquant multiples personnes sur plusieurs sites.
- Beaucoup d’archivages.
- Manque de contrôle des validations
Mise en place d’Agilium
La solution Agilium apporte une solution GED collaborative, qui facilite d’une part le travail de suivi et de stockage des factures fournisseur, et d’autre part simplifie le circuit de validation d’une facture avant de procéder à son intégration en compta et son paiement.
« J’ai apprécié la souplesse d’Agilium, le fait de créer une solution qui répondait à nos besoins métier »
Mme JERIBI, Responsable Comptable Group, Mademoiselle Desserts
Caractéristiques de la solution
Les fonctionnalités clés de gestion comprennent:
- Règles d’acquisition & gestion d’une facture
- Des fins de mois
- La date de comptabilisation
- Liste de données fournisseurs
- Des circuits de validation
- Un tableau de synthèse des factures
- Des devises
- Le plan comptable
La solution Agilium est intégrée d’une manière transparente avec le logiciel comptable, COMPTA, du client, permettant à Mademoiselle Desserts de numériser toutes leurs factures, papier ou non, et de leur attribuer une identité unique pendant tout son cycle de vie : réception, diffusion, validation, archivage. Ainsi, le partage et suivi des factures entre services produit une collaboration aisée et performante.
Les bénéfices métiers pour le client
Agilium nous permet de structurer notre organisation, de fluidifier les flux d’informations et d’accélérer les processus opérationnels et décisionnels. L’ensemble de nos sites français appliquent les mêmes fonctionnements et nous allons déployer ces solutions sur nos sites étrangers. Nous avions besoin d'améliorer les processus R&D de développement et d’industrialisation de nouveaux produits, de demandes d’investissements et de suivi (par exemple pour un nouvel équipement), nous souhaitions également dématérialiser les factures fournisseurs… Nous avons donc cherché un outil de BPM permettant de gérer les flux d’informations en gardant la traçabilité et en permettant à tous les utilisateurs de suivre le même fonctionnement par processus et par métier.
Cette solution ergonomique et intuitive nous permet de gagner en agilité, nous avons pu personnaliser nos écrans et intégrer notre charte graphique.
