Pourquoi migrer vers Office 365 ?

Découvrez dans cet article, 10 raisons de migrer votre système de messagerie vers Office 365 / Exchange Online.

En effet, gérer vos données et vos utilisateurs dans un environnement cloud peut vous faciliter la vie au quotidien et la gestion de la sécurité de vos boites aux lettres.

Alma, partenaire et spécialiste Microsoft 365, accompagne les entreprises et ses clients dans la migration de leur messagerie professionnelle dans le cloud et le travail collaboratif sur la plateforme Microsoft 365.

Nous migrons votre messagerie depuis Gmail de Google, Ovh, Zimbra, Lotus, Outlook 2010, 2014, 2016, 2018, 2020 etc… vers Office 365.

Nous avons synthétisé dans cet article les bénéfices et avantages des outils et solutions de messagerie cloud Microsoft pour gérer vos boites mails. A la fin de l’article, découvrez aussi des conseils pour choisir le type de licence adapté à votre projet.

Avantages d’une solution Cloud

• La flexibilité du Cloud, c’est-à-dire la capacité à répondre rapidement aux besoins de l’entreprise. Vous pouvez généralement augmenter ou diminuer facilement la taille de stockage lorsque vous le souhaitez.

• La récupération de données est facilitée : Microsoft par exemple met à disposition des outils pour récupérer les données locales ou les données qui sont déjà dans le Cloud et les charger dans 365.

• La mise à jour instantanée des données : Le Cloud a cette particularité d’être toujours à jour, il est maintenu à jour automatiquement . Il n’est donc pas nécessaire de se soucier de tout le temps mettre à jour les serveurs en fonction des alertes de sécurité etc

• Le prix est proportionnel à l’utilisation : Le déploiement se passe en un clic et il n’y a pas d’investissement lourd au départ.

• Un retour sur investissement direct : grâce à la réduction des coûts sur l’infrastructure, l’administration, et le maintien de compétences d’une équipe informatique sur des sujets.

• Le cloud est sécurisé : On obtient une bonne optimisation de la protection des personnes et des données de l’entreprise.

• Une meilleure accessibilité : celle-ci constitue un des principaux avantages du Cloud. On peut accéder au cloud tout le temps, de n’importe où et de n’importe quel périphérique à condition bien sûr d’avoir une connexion Internet.

• La compétitivité : Certaines plateformes comme Office 365 sont en service depuis de nombreuses années. Elles ont été utilisé par des grandes multinationales pendant des années et aujourd’hui elles sont également utilisées par des TPE / PME. Leur prix est compétitif avec des solutions taillées et éprouvées pour toutes sortes d’entreprises.

• La centralisation des documents dans un endroit unique et accessible : Le cloud permet à l’échelle de l’entreprise de centraliser tous les documents de travail au même endroit. Cela permet aussi d’en garantir l’accès y compris à distance ou en télétravail.

Cela permet d’éviter certains désagréments que l’on peut rencontrer avec du On-Prem. On-Prem (diminutif de On-Premises) désigne l’infrastructure informatique déployée dans vos locaux.

Dans ce mode de fonctionnement lorsque vous envoyez un document à plusieurs personnes, vous vous retrouvez à gérer plusieurs versions de ce document. Ces différentes versions co-évoluent chacune de leur côté, et réagréger les modifications implémentées dans une seule version finale est relativement fastidieux.

Un hébergement cloud permet de travailler en simultané et à plusieurs sur un même document disponible en ligne, sur une GED (gestion électronique de document) un intranet ou encore un extranet s’il s’agit de vos partenaires ou clients.  L’évolution et le contrôle de vos documents est donc facilité.

Les fonctionnalités d’Office 365

La force du cloud

Tout d’abord, en choisissant la solution Microsoft 365 et Exchange Online, vous bénéficiez des forces du Cloud que nous avons citées plus haut.

Faciliter la vie à vos utilisateurs

Ensuite, vous donnez accès à vos salariés à un outil de travail central: L’email !

Et ce, dans les meilleures conditions avec la solution Microsoft 365.

L’email n’est pas près de disparaître, c’est toujours un élément central dans l’entreprise, pour les utilisateurs et pour l’entreprise elle-même…

Avec une migration vers Microsoft 365, vous allez vouloir faciliter la vie des utilisateurs.

Car les données et boites aux lettres de vos utilisateurs seront disponibles peu importe le lieu, l’horaire ou le périphérique.

D’autre part, vos utilisateurs via leurs expériences précédentes en entreprise ou via leurs expériences professionnelles connaissent très certainement déjà 365. Donc vous n’allez pas les perdre en les amenant dans 365 au contraire la plupart connaissent déjà.

Vous allez aussi apaiser les équipes informatiques en ayant un environnement toujours à jour, vous n’aurez plus besoin de passer des patchs la nuit avec tout le stress que cela peut engendrer.

Vous allez avoir une sécurité renforcée, toujours à jour et toujours au fait des attaques et des menaces qui peuvent sévir.

L’accès aux applications Microsoft 365

Les applications Microsoft 365, anciennement la suite Office ou le pack Office, sont incluses dans la plupart des plans de licences. C’est l’un des principaux avantages de Microsoft vis-à-vis de ses concurrents car quand vous prenez un plan de licences 365, la Suite Office va pouvoir être installée sur plusieurs postes, sur des Smarphones et sur tablettes.

C’est là tout l’intérêt : O365 ne s’arrête pas à la messagerie ! Une fois que vous avez migré les boites aux lettres, vous pouvez bénéficier des autres briques de 365 :

• SharePoint : Gestion électronique de documents (GED), Intranet et Extranet,
• Teams : Téléphonie, messagerie instantanée, collaboration
• OneDrive, Planner, Outlook etc…

Ce sont des briques qui viennent avec les abonnements M365 et vous permettent de fluidifier l’expérience utilisateur.

Découvrez l’ensemble de nos prestations sur Microsoft 365.

Outlook le client de messagerie permettant de se connecter à votre messagerie

Exchange Online est le serveur de messagerie en ligne (Office 365)

Microsoft Teams permet la visioconférence, le travail d’équipe, le télétravail, la messagerie instantanée.

SharePoint permet la gestion de l’information (GED, intranet, extranet, site web, etc…)

One drive est utilisé pour sauvegarder vos documents personnels

Word est un logiciel de traitement de texte

Access permet la création d’applications professionnelles

Power Point est un logiciel de présentation (diaporama)

Excel est un tableur de création de feuille de calcul

Power Automate permet la création de workflows et d’automatisations (applications métier)

Power Apps permet la création des interfaces de vos applications métier

Power BI est une solution de visualisation de données

Office 365, un serveur de messagerie sécurisé pour gérer vos boites mails

Microsoft avance la carte de la confiance avec son offre 365 et met 4 caractéristiques en avant :

• La sécurité avec un environnement Data Center toujours à jour qui renforce la gestion des identités, des infrastructures, des données et des applications.

• Une confidentialité accrue des données. Si vous avez des doutes sur l’appartenance de vos données, Microsoft vous l’assure, vos données vous appartiennent bien.

• Une conformité au RGPD de la CNIL. Azure le socle de Microsoft 365, détient la plupart des exigences des CNILs Françaises, Européennes et Mondiales, il est bien sur conforme au RGPD (Réglementation Général sur la Protection des Données).

• Le choix du lieu de stockage des données.  Vous avez la maitrise de la gestion des données et vous savez où sont stockées vos données. Les données des messagerie Exchange Online des sociétés françaises sont situées en France. Vous avez également les choix de gouvernance sur la sécurisation, et les conditions d’accès : Qui accède à quelles données ? Quand ? et Comment ?

Le cloud Microsoft (Azure) répond donc à bon nombre d’exigences de sécurité des sociétés françaises.

Vous êtes sur une messagerie OnPrem dans un système comme Lotus Notes, Zimbra ou peut-être dans un système Cloud comme Gmail,  et vous avec pour projet de migrer votre messagerie dans le Cloud ?

Nous vous accompagnons pour migrer étape par étape votre messagerie vers Office 365.

10 raisons de migrer vers Exchange Online

Exchange Online, un outil éprouvé et fiable :

1) Améliorez votre productivité

Grâce à des fonctions intelligentes qui leur permettent de travailler plus habilement et plus rapidement ensemble.

2) Garantie du temps de fonctionnement

Avec un SLA sur Exchange Online qui est de 99,9% le service est quasiment tout le temps accessible à quelque chose près, toujours disponible et toujours performant.

3) Respect du RGPD

Vous êtes en conformité donc le RGPD, Exchange Online est complètement compatible avec ces exigences règlementaires.

4) Des données protégées :

grâce à une redondance des serveurs, les règles de rétention qu’on peut mettre dans Exchange Online, vos données sont protégées.

5) Un anti-spam robuste :

Vous vous protéger contre les menaces grâce à Exchange Online Protection, l’antispam d’Exchange Online qui va vous permettre de mettre un bouclier avant de recevoir vos emails dans les boites aux lettres des utilisateurs.

6) La protection des identités

grâce au socle Azure AD et l’intelligence du Cloud qui est associé.

7) Le choix de l’endroit du stockage de vos données

Vous allez gérer l’endroit où sont stockées les données, quand vous prenez un tenant en France par défaut les messages donc Exchange Online est situé sur la région France Centre, c’est un environnement de 3 datacenters redondés qui se trouvent dans la région parisienne.

8) L’économie de ressources

Vous allez économiser du temps et de l’argent, pas besoin de correctifs, de mettre à jour les serveurs.

9) Une migration progressive

Vous allez avoir une solution hybride personnalisée, donc si vous avez déjà Exchange vous allez pouvoir mettre en place un environnement hybride c’est-à-dire vous allez pouvoir faire cohabiter un Exchange local OnPrem avec un Exchange Online. Cette hybridation va vous permettre de faire une migration au compte-gouttes quand vous le voulez, au rythme que vous voulez.

10) Un accompagnement assuré

Office 365 bénéficie d’un large réseau de professionnels, vous allez pouvoir être accompagné lors de votre migration vers Microsoft 365  depuis votre fournisseur actuel :  de Lotus Notes, Zimbra ou Online comme Gmail.

A Alma, nous sommes clairement identifiés auprès de Microsoft pour gérer ces migrations et nous sommes plusieurs à Alma à savoir gérer ces migrations vers Exchange Online !

L’offre de service complète d’Alma pour migrer vers 365

Grâce à notre expérience des différentes plateformes collaboratives (Lotus Notes, Exchange, Zimbra, etc.), nous sommes capables de vous migrer facilement depuis ces outils du marché vers Microsoft 365.

Au-delà des aspects techniques, la réussite de votre projet passe par un accompagnement au changement adapté. C’est pourquoi nous vous proposons une gamme complète d’outils et de supports et de formation pour assurer la réussite de votre projet.

Les outils déployables :

• Connexion à votre annuaire interne
• Création d’applications métiers et du travail collaboratif (workflow, bases de données, GED, etc…)
• Mise en place de solutions de sauvegarde
• Paramétrage d’hébergement de vos serveurs à haute disponibilité (ex : Microsoft Azure)

Nous vous accompagnons, avant, pendant et après votre projet de migration vers Office 365.

L’évolutivité des outils 365 et l’expertise de notre équipe permettra de répondre aux besoins croissants de vos utilisateurs sur la plateforme.

Les types de Migration :

Nous vous accompagnons dans différents cas de figure pour votre migration messagerie vers la solution office 365 :

• Migration gmail vers office 365
• Migration d’Exchange OnPrem vers office 365
• Migration de Lotus Notes vers office 365,
• M­igration de Zimbra vers office 365
• Migration boite mail OVH vers office 365
• Migration exchange 2013 vers office 365
• Migration exchange 2010 vers office 365
• Migration exchange 2016 vers office 365
• Autre cas : Nous contacter pour une étude.

Comprendre les licences Office 365

Exchange Online est présent dans différents plans de 365 :

Les plans Business :

Vous avez les plans Business avec le Basic, le Standard et le Premium.

• Dans le Business Standard, vous allez avoir le « ex-pack Office » en version installable.
• Tous ces plans intègrent la messagerie Exchange et vous avez le droit d’avoir 300 licences par entité au-delà il faut passer sur les plans Pro, entreprises.

Voir la page Microsoft pour le détail des licences pour PME (Business)

Les plans Entreprise :

• Pour les plans Entreprises, vous avez E1, E3 et E5 et vous pouvez mixer les Business et les entreprises, et on n’est pas limité en nombre de plans, et ceux-ci intègrent également Exchange Online.
• Vous avez encore deux autres plans :  Exchange Online (plan 1) et Exchange Online (plan 2).

• Voir la page Microsoft pour le détail des licences Entreprise 

Vous pouvez mixer tous ces plans selon les profils de vos utilisateurs.

Certains ont besoin d’avoir accès uniquement à la messagerie ces plans-là sont pour eux (Exchange Online 1 et 2),

Pour les utilisateurs qui ont besoin du pack-office on a les plans Business ou Entreprises.

Pour ceux qui souhaitent avoir accès à un Intranet par exemple à SharePoint ou à Teams, il faut aller vers les plans Business, Basic ou Standard.

Vous avez une possibilité assez large avec ces plans pour migrer en 365, en tout cas migrer la messagerie, sachez que si vous migrez vers Exchange Online à tout moment vous pourrez faire migrer vos plans, vos utilisateurs vers des plans Entreprises ou Business !

Quand nous travaillons sur un projet de migration messagerie, nous travaillons aussi avec vous sur la configuration des différents profils utilisateurs et sur le choix des licences correspondantes pour y répondre.

Vous pouvez aussi prendre rendez-vous avec notre équipe pour être conseillé en cliquant ci-dessous :

Offres complémentaires à la migration vers Office 365

• Formation Administrateur 365
• Service managé (administration de la plateforme)
• Support et assistance
• Sauvegarde et Restauration avec Veeam BackUp
• Pied de mail personnalisé avec Exclaimer Signature

Formation Administrateur Technique d’Exchange Online

Dans le cadre d’un projet de migration de messagerie vers Exchange Online, nous réalisons systématiquement une formation pour les administrateurs techniques de la plateforme.

Service Managé

Nous proposons la mise en place d’un service managé de votre plateforme Microsoft 365 et Azure comprenant :

• Le conseil et le support pour les administrateurs techniques identifiés,
• La gestion de la console d’administration :
• Création/suppression/modification de comptes,
• Affectation des licences,
• La restauration de documents type mails, fichiers OneDrive ou SharePoint (corbeille, rétention légale, restauration non granulaire par Microsoft),
• L’anticipation des évolutions de Microsoft 365.

Support et Assistance

Nous proposons la mise en place d’un contrat à points pour le support à l’issue de la migration.

Ce contrat couvre :

• Le conseil et le support pour les administrateurs techniques identifiés,
• Le conseil et le support pour les utilisateurs référencés,
• etc, …

Les demandes et leur traitement sont centralisées dans l’outil Extranet d’Alma.

Sauvegarde avec Veeam BackUp pour Office 365

• Sauvegarder vos données Microsoft 365
• Protéger OneDrive et SharePoint
• Protéger les données Teams
• Déployer et stocker sur site ou dans le cloud
• Restauration facile et rapide

La signature de mail avec Exclaimer signature

Exclaimer fonctionne sur tout type de périphérique sur le Client Outlook ou Webmail

Il permet une gestion simple des signatures.

Vous pouvez utiliser la publication instantanée vers : Tout le monde, Les membres d’un groupe, Des personnes

Ou la Publication événementielle avec date de début et date de fin

Bénéficier d’un outil complet de signature :

• Outil de conception des signatures
• Application web
• S’appuie sur les champs de l’Active Directory
• Mode test : on sélectionne le nom d’un utilisateur pour visualiser le résultat avant activation
• Console de gestion des services
• Affichage de la carte de visite de l’émetteur : récupération des informations directement depuis l’annuaire AD
• Bandeau de communication complémentaire,

Exemple de signature réalisable avec l’outil :