Comment migrer vers Office 365 étape par étape ?

Pour migrer votre messagerie vers Office 365 sans encombre, il faut commencer par étudier le périmètre de la migration.

Nous avons listé une dizaine de critères à étudier en interne avant le lancement du projet : contenu de la migration, archivages, tri des boites, présence de workflow, etc… … Ces critères vont définir le périmètre et les outils à utiliser pour réaliser votre migration.

Découvrez aussi dans cet article les 5 types de migrations et les étapes à respecter pour une migration 365 réussie : Accompagnement des utilisateurs, Support technique, Applications Microsoft 365, Administration de la plateforme….

Quelles sont les étapes avant la migration vers Office 365?

Avant de commencer votre migration voici plusieurs questions auxquelles il vous faudra répondre.

1.  Est-ce que vous avez seulement la messagerie courante à migrer c’est-à-dire, contacts, agendas, emails ou est-ce que vous avez d’autres éléments dans votre messagerie ?

2. Est-ce que vous allez migrer les archives ou est-ce que vous allez les garder localement ?

Si vous ne prenez pas l’Add On archivage de 50 Go et que vous avez des messageries de plus de 50Go, il faudra peut-être se poser la question de garder les archives localement et de migrer que la boîte courante.

3. Toutes les boîtes aux lettres sont-elles actives ?

Vous allez peut-être vous dire que certaines boîtes aux lettres n’ont pas d’intérêt à être migrées et ce seront autant de plans de licences en moins. Peut -être que vous allez migrer en boîtes aux lettres partagées mais c’est un autre sujet !

4. Est-ce que vous avez des dossiers publics Exchange ?

Il est possible de migrer des dossiers publics mais il faudra se poser la question si vous en avez et si vous voulez les migrer.

5. Est-ce vraiment juste une migration de messagerie ?

Alma a par exemple beaucoup travaillé avec Lotus Notes et nous avons constaté que quand on veut se débarrasser du serveur Notes et migrer la messagerie, il se pose aussi la question des bases documentaires Notes.

Est-ce qu’il y a du Workflow dans votre environnement ? Si oui, nous les reproduirons certainement dans SharePoint.

Voulez-vous profiter de cette migration de messagerie pour transférer des fichiers du serveur fichiers ? Dans ce cas, nous mettrons en place un espace SharePoint de gestion éléctronique de documents.

6. Est-ce que vous avez des applications 365 qui incluent le client messagerie Outlook ?

Si vous êtes par exemple dans un environnement avec Outlook 2010, qui n’est plus supporté depuis plus d’un an, il va falloir se poser la question avant de migrer et il va falloir certainement déployer avant de migrer le client Outlook (ou pendant d’ailleurs sinon vous allez avoir des petits problèmes.) C’est une question centrale que l’on se pose quasiment à chaque fois.

7. Souhaitez-vous en profiter pour réorganiser la gestion de vos boites aux lettres ?

Par exemple il est possible pour les boîtes aux lettres utilisateurs inactives de les passer en boîtes aux lettres partagées, l’avantage des boîtes aux lettres partagées c’est qu’il n’ y a pas besoin de licences.

8. Est-ce que vous allez garder votre antispam ?

Il faut savoir que les capacités d’Exchange Online Protection correspondent aujourd’hui à la plupart des autres antispams, vous allez ainsi peut être vous dire « je n’ai plus besoin de mon antispam actuel » je vais m’appuyer sur l’antispam Microsoft Exchange Online Protection.

9. Depuis quel système souhaitez-vous migrer vers Office 365 ?

Quel est votre système actuel ?

Est-ce que vous avez Exchange ? Si oui, dans quelle version ?  A partir d’Exchange 2010, cela va être facile, avant 2010 cela va être un peu plus dur. Est-ce que vous avez  Lotus Notes Domino, Zimbra, Gmail ? Il nous est possible de vous accompagner pour un déploiement mixte. Par exemple nous avons déjà travaillé dans le cadre de regroupement de communes où une commune utilisait Zimbra, une autre Domino et une autre Exchange. Le projet consistait à porter tous ces systèmes de messageries vers un seul O365 et Exchange Online.

Moralité, si vous êtes dans un contexte mixte il faudra se poser la question autant de fois que le système d’origine pour arriver vers la messagerie définitive et notre équipe peut vous accompagner.

Alma vous accompagne dans les migrations de tout type de messagerie (Exchange 2016, Lotus Domino, etc..) vers Office 365.

Les différentes méthodes de migration vers Office 365

En fonction des réponses aux questions précédentes, il vous sera conseillé une des 5 méthodes de migration présentées ci-dessous : 

1.Les migrations IMAP :  C’est un protocole de messagerie qui permet d’accéder à la plupart des serveurs de messagerie. Avec ce protocole, on ne peut migrer que les emails. On ne va pas pouvoir migrer ni les entrées d’agenda, ni les contacts. Donc dans ce cas, soit on le fait automatiquement soit on le fait manuellement et si c’est automatiquement cela suppose d’avoir un outil pour gérer ce genre de migration.

 2. Les migrations à basculement, en onglet, en anglais : Cut over, c’est à dire que l’on choisit une date par exemple, un week-end où on migre votre environnement actuel vers Microsoft 365.

Ce type de migration a une limitation, celle-ci est de 2000 boîtes aux lettres d’un coup. Microsoft n’en recommande que 150, il va y avoir une limitation en termes de volumétrie qui sera induite par le volume enfin les capacités de votre bande passante. La migration à basculement ce n’est pas celle qu’on pratique le plus.

3. La migration intermédiaire : Elle est utilisée soit lorsque l’environnement d’origine est Microsoft Exchange Server 2003 ou Microsoft Exchange Server 2007 soit lorsqu’il y a plus de 2000 boites aux lettres.

4. La migration hybride : Elle correspond à un déploiement Exchange local que l’on va faire parler avec un déploiement Exchange Online et qui va nous permettre de prendre des boîtes aux lettres et de les migrer dans Exchange Online assez facilement . C’est celle que l’on pratique le plus. Il s’agit de définir des lots qui correspondent à un regroupement de boîtes aux lettres et de les migrer progressivement vers Exchange Online

5. L’utilisation d’une application tierce : Nous pouvons citer BitTitan, BinaryTree, Transcend, Transcend qu’on utilise notamment pour la partie Lotus Notes. Certaines requièrent un serveur installé localement, d’autres fonctionnent en mode Cloud via un abonnement et un nombre de boîtes aux lettres. Avec ce type d’applications, il est possible d’ utiliser une interface Web pour migrer des messageries.

Une méthodologie de migration éprouvée

Par exemple pour une migration hybride (quand on fait cohabiter un Exchange local 2010 plus avec un Exchange Online), nous procédons de la sorte :

Nous définissons ensemble un planning lors de la réunion de préparation. Lors de cet échange, nous identifions les serveurs concernés, les différents lots à migrer, etc… C’est le lancement du projet !

Ensuite, nous abordons l’aspect technique de la migration :

• La synchronisation des utilisateurs avec Azure AD Connect si vous ne l’avez pas déjà en place (cela permet de synchroniser des utilisateurs depuis votre Active Directory si vous en avez un vers Azure Active Directory.)
• La mise en conformité potentiellement les postes des utilisateurs pour qu’ils puissent être compatibles avec Exchange Online.
• La mise en place de l’assistant de déploiement Hybride Exchange, qu’on va devoir du coup installer sur le serveur Exchange.
• L’attribution des licences, on va ajouter les domaines de messagerie et on va travailler avec vous pour définir des lots de migration !

Beaucoup d’autres aspects techniques, que nous ne développerons pas ici, sont abordés avant la migration pour garantir le bon déroulement de celle-ci. Puis nous effectuons la migration.

L’accompagnement des utilisateurs avant, pendant et après la migration

Réussir sa migration

La clé du succès d’une migration vers Office 365 réussie, c’est aussi l’accompagnement des utilisateurs ! Pour cela, il faut dès le départ les embarquer dans le projet de migration, communiquer avec eux, bien choisir les référents : des personnes de confiance qui vont vous suivre dans le projet et qui vont être capables de renseigner vos utilisateurs.

Voici quelques étapes à respecter pour garantir une migration réussie :

1.Migrer l’équipe pilote en premier. Vous pouvez mettre une sorte de récompense pour vos référents en échange de l’accompagnement qu’ils feront auprès des autres utilisateurs.

2. Définir un planning clair et le partager, comme ça les utilisateurs ne découvriront pas le matin même que leur messageries a été migrée.

3. Former les utilisateurs avant de changer leur environnement de travail, les accompagner au changement, leur indiquer ce qu’il va changer et comment ils vont pouvoir faire ce qu’ils faisait avant. Il y a des tutoriels, des livrets que vous pouvez leur distribuer pour faciliter la prise en mains du nouvel outil ainsi que des formations.

4. Dans l’idéal, mettre en place une assistance spécifique auprès des collaborateurs. Peut-être une ligne téléphonique spécifique, ou encore intitulé si vous utilisez des outils de support avec une catégorie dédiée pour que votre utilisateur puisse indiquer la nature du problème rencontré.

5. Mettre en place une astreinte ou un temps de réponse de votre support pour qu’il soit adapté à vos enjeux de migration et cet accompagnement d’utilisateurs qui doit être le plus fluide possible, le plus transparent.

Une fois que vous avez migré, il faut réaliser toute une phase de test, c’est la validation des flux. Nous ne détaillerons pas ces différentes étapes ici.

Faire appel à un prestataire pour réaliser sa migration

Chez Alma, nous recommandons à nos clients de se faire accompagner quand il s’agit de migrer leur serveurs de messagerie. Nous accompagnons des clients avec des typologies de migrations divers, depuis différents types de systèmes.

Nous bénéficions d’une expérience conséquente et d’une méthodologie éprouvée (gestion de projets, planification).

Nous saurons vous aider pour coordonner vos équipes,  indiquer les actions à mener, répartir les tâches.  Nous allons nous adapter à votre contexte et réaliser la migration pour vous.

Nous accompagnons aussi les utilisateurs avec des formations, des tutoriels, des livrets que l’on va vous mettre à disposition pour que vos utilisateurs soient le mieux accompagnés possible.

Alma, un prestataire Office 365

Et bien sûr choisir ALMA, c’est choisir un prestataire avec des compétences techniques élargies sur Microsoft 365 qui vont plus loin que la simple migration de messagerie. Nous déployons chez nos clients des applications métier avec la Power platform et de la gestion éléctronique de document (GED), ainsi que des intranets et extranets sur SharePoint.

Une migration de messagerie c’est un premier pas vers le Cloud 365, qui va potentiellement ouvrir des besoins aux quels Microsoft 365 aura la capacité de répondre. Notre équipe est formée sur tous ces sujets, expérimentée, certifiée par Microsoft depuis de nombreuses années.

Construisons ensemble vos solutions !

Outlook le client de messagerie permettant de se connecter à votre messagerie

Exchange Online est le serveur de messagerie en ligne (Office 365)

Microsoft Teams permet la visioconférence, le travail d’équipe, le télétravail, la messagerie instantanée.

SharePoint permet la gestion de l’information (GED, intranet, extranet, site web, etc…)

Power Apps permet la création des interfaces de vos applications métier

Power Automate permet la création de workflows et d’automatisations (applications métier)

Power BI est une solution de visualisation de données

Réaliser une formation Administrateur Office 365

Une fois la migration effectuée, il va falloir former les administrateurs techniques via une démarche certifiée Qualiopi qui est la nouvelle norme de formation.

Contenu de la formation Admin Exchange

• Exchange,
• La gestion de l’Antispam,
• La gestion des identités avec Azure AD,

Nous pourrons aussi allez plus loin sur du Exchange, du One Drive ou du Teams.

Nous vous recommandons d’adapter un système de sauvegarde, parce que Microsoft garantit l’accès aux données suivant un certain délai de rétention, au-delà de ce délai de rétention vous allez devoir vous adresser à un système de sauvegarde.

Nous allons aussi vous recommander un outil comme Veeam que vous connaissez peut-être pour sauvegarder vos messageries, vos machines virtuels avec Veeam Back-up et applications, là c’est un autre outil qui s’appelle Veeam Backup pour Office 365 et il va vous permettre de sauvegarder non seulement votre messagerie mais aussi du SharePoint, du One Drive, du Teams avec une capacité de restauration très simple, en mode click droit, restaurer.

Déléguer le support et l’administration de sa plateforme Office 365

Il y a aussi  la possibilité de mettre en place le service managé,

C’est un service dans lequel on va vous apporter du conseil et du support pour les administrateurs techniques sur la gestion de cette plateforme.

Les prestations de support Office 365

C’est un service que l’on peut mettre en place chez vous si vous êtes déjà dans Office 365, ou si vous avez un projet de migrer sur la plateforme Office 365.

Ressources Microsoft 365

Pourquoi migrer votre messagerie vers Office 365 / Exchange

Notre méthode de mise en place d’un intranet