S3V : intranet, GED et gestion de candidatures sous SharePoint Online

Une structure au service du domaine skiable des Trois Vallées

S3V est la société d’exploitation des remontées mécaniques des stations de Courchevel, Méribel-Mottaret et la Tania. Elle est organisée autour de deux sites d’exploitation en stations et un site administratif à Salins les Thermes en Savoie.

La problématique

La gestion des ressources humaines est une problématique importante pour S3V. En effet, l’entreprise passe d’environ 165 salariés permanents à plus de 650 pendant la saison de sports d’hiver, de décembre à fin avril.

En 2016, S3V a contacté Alma afin de s’équiper d’un intranet destiné à aider ses collaborateurs dans leurs tâches les plus courantes. La solution technique choisie fut Office 365, en particulier la brique SharePoint.

Une réponse en deux étapes

Première étape : ouverture de l’intranet sous SharePoint

Le premier objectif était de reprendre l’intranet existant pour le rendre disponible dans SharePoint. Un travail classique d’audit des besoins et de structuration du site SharePoint cible a été effectué. Alma a créé la structure d’accueil qui a été progressivement remplie par S3V (migration de l’existant). Une page d’accueil conviviale a été mise en place et le premier objectif a été atteint : le 1^er janvier 2017, le nouvel intranet était accessible pour tous les employés concernés.

Ce nouvel intranet était en réalité une véritable GED habillée de pages de présentation. En effet grâce à SharePoint, il a été possible de marier des présentations web modernes et des fonctionnalités GED riches. Peu d’outils aujourd’hui peuvent se targuer d’un tel avantage. SharePoint évite d’avoir à choisir entre des GED très austères et des intranets très accueillants mais sans outils évolués. Les utilisateurs y trouvent leur compte, entre facilité d’accès à l’information ou enrichissement de la base documentaire.

Deuxième étape : gestion automatisée des candidatures

Le second objectif était d’automatiser les recrutements, en particulier celui des personnels saisonniers. La sélection de près de 500 employés pour la saison d’hiver est un travail très conséquent et toute aide automatisée pour cela est la bienvenue ! S3V avait très bien préparé le terrain en détaillant son processus de recrutement. L’automatisation a été facilitée par ce travail préparatoire et la mise en place s’est déroulée avec agilité, grâce à de fréquents allers-retours entre S3V et Alma et une bonne écoute réciproque.

L’outil mis en place permet :

• Une saisie directe par les candidats des informations qui les concernent ;
• Des écrans de synthèse simples et efficaces pour les responsables de recrutement pour la visualisation et la sélection des candidatures ;
• Des emails d’information automatiques aux candidats ;
• Des générations automatiques de fichiers de données destinés à l’ERP de S3V.

Les bénéfices

Le premier bénéfice apporté par la solution est incontestablement le gain de temps. Si le travail manuel (ressaisies, emails, etc.) n’est pas éliminé totalement, il a été considérablement réduit grâce aux automatismes mis en place.

Le second bénéfice est d’avoir institué un intranet, porte d’entrée à l’information interne pour les employés : un point de passage commun et un espace privilégié pour ces derniers.

Enfin, la gestion documentaire a gagné en pérennité et en qualité en basculant sous SharePoint. La mise en place du nouveau référentiel d’entreprise a débuté et de nouveaux services viendront s’adosser au système SharePoint.

Et pour tout cela, la viralisation de la solution en interne a parfaitement fonctionné. Rien ne vaut en effet la preuve par l’exemple !

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