L’automatisation de workflows

Qu’est-ce que l’Automatisation de Workflow?

L’automatisation des workflows consiste à utiliser la technologie pour automatiser des tâches répétitives et des processus métier, afin de les rendre plus efficaces et moins sujets à l’erreur humaine. Elle permet aux entreprises de gagner du temps, de réduire les coûts et d’améliorer la qualité de leur travail.

Pourquoi mettre en oeuvre l’automatisation de workflows ?

Mettre en œuvre l’automatisation des workflows offre une panoplie d’avantages, surtout lorsque vous avez identifié un processus administratif lourd en validation et signatures. Imaginez vouloir dématérialiser et automatiser l’enchaînement des étapes par un système informatique : c’est là que le logiciel BPM (Business Process Management) entre en jeu.

Efficacité accrue et gain de temps : En automatisant la communication entre les logiciels et en supprimant les ressaisies, vous libérez vos employés des tâches répétitives, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Cela devient une véritable arme de productivité pour arrêter de perdre du temps à faire manuellement des choses qui peuvent être automatisées. Gartner a estimé que 30 % du travail comptable manuel effectué pour corriger les erreurs avant une clôture financière pourrait être évité grâce à l’automatisation.

Réduction des erreurs :  L’automatisation minimise les risques d’erreurs humaines, que ce soit dans la saisie de données ou dans le processus de validation. En générant des documents automatiquement selon un format prédéfini, vous améliorez la qualité du travail et réduisez les coûts associés aux corrections.

De plus, les principales offres d’automatisation comprennent des outils précieux tels que le traitement intelligent des documents (IDP), qui associe l’intelligence artificielle et les logiciels pour réduire les erreurs humaines.

Flexibilité et évolutivité : Les workflows automatisés peuvent être facilement adaptés ou étendus pour répondre à des besoins changeants. Vous pouvez mettre en place un circuit de validation ou un flux pour signaler des incidents via un formulaire, par exemple. Ces solutions permettent également d’intégrer plusieurs applications dans un workflow rationalisé, aidant les entreprises à simplifier leurs portefeuilles technologiques

Transparence et traçabilité : L’automatisation permet non seulement de suivre facilement le statut et l’historique des tâches, mais aussi de visualiser vos données sous forme de tableau de suivi, de planning, d’indicateurs, etc. Cela facilite l’audit et la conformité réglementaire, améliorant la capacité d’audit et permettant de garantir que chaque étape de votre processus est entièrement conforme

Réduction des coûts : Bien que la mise en place d’un système d’automatisation puisse nécessiter un investissement initial, les économies de temps et d’effort à long terme compensent largement ce coût. Les coûts du portefeuille d’applications sont réduits jusqu’à 50 % lorsque des workflows automatisés sont mis en place. En outre, l’utilisation d’outils de conception visuelle low-code aide les entreprises à créer des applications personnalisées de manière simple et intuitive, réduisant de moitié les coûts de développement

Ainsi, l’automatisation des workflows est plus qu’un simple outil technologique ; c’est une stratégie globale qui peut transformer radicalement la manière dont votre organisation fonctionne, en la rendant plus efficace, transparente et compétitive.

Pourquoi utiliser un logiciel BPM pour automatiser ses workflows ?

Utiliser un logiciel BPM (Business Process Management) ou de workflows comme la plateforme BPM Agilium offre des avantages considérables pour toute entreprise cherchant à optimiser ses opérations.

L’un des atouts majeurs réside dans la possibilité de créer des workflows personnalisables qui répondent aux besoins spécifiques de votre organisation.

Ces workflows automatisés permettent de gérer efficacement les tâches répétitives, ce qui se traduit par un gain de temps et une amélioration de l’efficacité opérationnelle.

De plus, un logiciel BPM s’intègre parfaitement avec votre ERP existant, fournissant une solution agile pour répondre rapidement aux besoins métier sans avoir à investir dans un développement spécifique onéreux.

Un logiciel pour gérer les processus est un donc outil indispensable pour toute entreprise souhaitant maximiser sa productivité tout en minimisant les coûts.

Exemples de workflows à automatiser

• Circuit de validation d’un document, cahier des charges, etc…
• Envoi de mails pour prévenir de quelque chose,
• Enregistrement en base de données,
• Ecriture de données dans d’autres logiciels (ERP),
• Récupération de données provenant de logiciels tiers,
• Création de documents (word, excel, pdf) comme des rapports selon un template réalisé sur mesure,
• Concaténation de plusieurs pdf / images / ressources en un seul pour des rapports d’audit par exemple ou des compte-rendu de réunion,
• Import de fichiers Excel et Exploitation de ce document sous format d’une application web (lecture et modification du tableau)

Voir d’autres exemples de workflows  

Comment automatiser un workflow ?

Il y a quelques années, cela aurait pris des mois, car bien souvent, on avait l’obligation de passer par une équipe de développement et un projet souvent long. Mais ce n’est plus le cas ! L’approche low code a changé ce paradigme et permet de diviser par 4 les temps de déploiement.

Etape 1 de l’automatisation de workflow : Choisir la plateforme

L’aspect low code va être déterminant dans le choix de la plateforme car c’est le paramètre qui va vous permettre de créer des processus et de les faire évoluer dans le temps facilement, sans connaissances en programmation.

Pour répondre à ce critère, comme Agilium, la plateforme que vous choisirez devra fournir un environnement visuel intuitif qui permet aux utilisateurs de créer des interfaces en glisser-déposer.

C’est le combo Approche Low Code + Technologie BPM, qui va permettre de créer facilement une application sur mesure basée sur mesure à partir de votre processus interne.

Les workflows peuvent être mis en place sur ce type de plateforme par vos équipes informatiques après une montée en compétences (formation). Toutefois, il est possible que l’éditeur ou l’intégrateur de cette plateforme réalise pour vous le paramétrage.

Etape 2 de l’automatisation de workflow : Créer un prototype

Nos clients conçoivent généralement leur premier workflow en très peu de temps avec notre équipe durant la formation et paramètrent ensuite les autres en autonomie avec l’aide du support téléphonique au besoin.

Notre approche chez Agilium pour votre première application : Une fois la problématique métier identifiée, un premier atelier a lieu dans vos locaux pour travailler sur le besoin, le clarifier et pouvoir réaliser une première version de votre application en live.

Suite à quoi l’application passera dans les mains de votre équipe pour une phase de test.

L’utilisation de l’application métier par les utilisateurs finaux et profils métier permettra d’améliorer pour rendre le résultat parfaitement adapté à vos attentes.

Voir des exemples de processus automatisés 

L’objectif ? Faire de l’application un allié productivité pour votre équipe et non un simple outil informatique de plus. Cette étape constitue la véritable différence avec une application du marché achetée toute prête.

Etape 3 de l’automatisation de workflow : Déploiement de l’application et formation des utilisateurs

Enfin une phase de formation sera nécessaire pour embarquer uniformément l’ensemble des utilisateurs sur la solution.

Cette étape peut prendre la forme d’une formation d’un jour ou d’une vidéo, en fonction du niveau que vous souhaitez obtenir et de la complexité de l’application. Pour une application simple, une vidéo a l’avantage que vous pourrez la diffuser facilement au nouveau collaborateur.

Combien ça coute de mettre en place un workflow automatisé ?

L’intégration :

Soit vous réalisez en autonomie vos processus après la formation soit vous décidez de nous confiez la réalisation de celui-ci.

Dans ce cas, voici nos tarifs:

Chez Agilium, pour digitaliser un processus identifié soit Exemple d’une plateforme configurée pour un client par l’audit, soit par vos services, nous procédons de la façon suivante : Nous discutons de votre besoin et nous créons une maquette personnalisée sur la plateforme souvent en live devant vous pour réaliser des ajustements.

Comptez environ 2000 à 5000 euros pour la création d’une application sur mesure de ce type (1 processus et quelques écrans) par notre équipe.

Le prix de la licence : Le business model de la plateforme est basé sur le principe suivant : C’est un prix par nombre d’utilisateurs et d’applications créées.

Par exemple : Il est de 150 €/mois pour 5 utilisateurs pour une application. Vous pouvez consulter en toute transparence, notre calculette des tarifs sur notre site internet.

Consulter la calculette des tarifs

Cette licence comprend la maintenance, le support téléphonique et les mises à jour du logiciel. Ce pack complet permet d’utiliser sereinement l’application et de la maintenir dans le temps en toutes circonstances grâce à notre équipe support.

Travailler dans une plateforme collaborative vous permet d’assurer la pérennité de vos outils numériques malgré les changements de personnels dans vos équipes.

L’objectif : n’être jamais dépassé quand un collaborateur s’en va, tout est consolidé dans la plateforme et les process sont clairs.

Quel ROI espérer ?

Le ROI sur ce type d’application métier à forte valeur ajoutée et très rapide. Pourquoi ?

Vous automatisez des tâches comme la création de rapport, les ressaisies, l’envoi d’email, l’enregistrement d’une donnée en base de données, etc… Vous gagnez un temps considérable et vous ne passez plus votre temps à chercher une information ou un document.

Vous améliorez le travail d’équipe et les délais de réponse aux clients. Vous avez une traçabilité parfaite sur les actions et les processus de votre entreprise

Vous ne savez pas par où commencer ?

L’audit numérique peut vous aider ! Il permet d’établir la cartographie de vos processus internes ainsi que les trous dans la raquette de votre système d’information (ERP et autres logiciels).

Une feuille de route numérique est alors établie pour répondre à vos besoins et vos objectifs. Cet audit vous donne une idée précise de ce qui vaut le coup d’être amélioré et des pistes de solutions logicielles pour y parvenir. Un véritable moyen de prioriser et d’enclencher les projets, dans le bon ordre !

Prix : 3000€ HT (2 jours sur place)

Est-ce que l’automatisation de workflow nécessite des compétences en développement?

Non, de nombreux outils d’automatisation offrent des interfaces utilisateur conviviales qui ne nécessitent pas de compétences en programmation comme Agilium par exemple.

Conclusion

Alors, qu’attendez-vous? L’automatisation de workflow est plus qu’une simple mode, c’est une nécessité dans le monde digital d’aujourd’hui. Elle vous permet non seulement de gagner un temps considérable mais aussi d’améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité de votre entreprise, d’augmenter la satisfaction des salariés et des clients en réduisant le temps de réponse moyen.

Alors, n’hésitez plus et plongez dans le monde fascinant de l’automatisation de workflow. Vous ne le regretterez pas, c’est promis! Notre équipe peut vous accompagner à mettre en place des workflows automatisés dans votre entreprise.

Contactez nous pour obtenir un devis personnalisé et découvrez sans tarder la plateforme Agilium.

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