Fiche de non-conformité : Exemple et modèle téléchargeable

La fiche de non-conformité est un outil incontournable pour assurer la traçabilité, analyser les écarts et mettre en place des actions correctives.
Bien utilisée, elle devient bien plus qu’un document ISO 9001 : c’est un levier stratégique pour améliorer vos processus qualité et renforcer la satisfaction client ✅.

Qu’est-ce qu’une fiche de non-conformité ?

Selon l’ISO 9001, une non-conformité est un écart par rapport à une exigence définie.
La fiche de non-conformité permet de :

• Tracer chaque écart identifié,

• Analyser les causes racines,

• Planifier et suivre les actions correctives,

• Garantir la traçabilité pour les audits internes et externes.

Que doit contenir une fiche de non-conformité ?

Télécharger notre modèle Excel de fiche de non-conformité — prêt à l’emploi, conforme ISO 9001.

Exemple concret de fiche de non-conformité

Pour mieux visualiser, prenons un exemple réel dans le secteur agroalimentaire :

Contexte : usine laitière – contrôle qualité final.

• Problème détecté : absence d’allergènes sur l’étiquette produit.

• Action immédiate : isolement du lot concerné.

• Analyse des causes : le fournisseur d’étiquettes n’avait pas mis à jour les informations.

• Actions correctives :

  • Audit fournisseur,

  • Mise à jour des procédures d’étiquetage,

  • Formation complémentaire des opérateurs.

• Résultat : plus aucun écart sur les 3 prochains audits.

Modèle gratuit de fiche de non-conformité (Excel)

Pour faciliter la gestion des non-conformités, nous avons conçu un modèle prêt à l’emploi, conforme aux exigences ISO 9001.

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Comment bien remplir une fiche de non-conformité ?

1. Décrire précisément l’écart

Utiliser des faits concrets, éviter les interprétations.
Exemple :
❌ “Produit mauvais”
✅ “Température de stockage relevée à 12°C au lieu des 4°C exigés”.

2. Identifier les causes racines

Utiliser des méthodes éprouvées :

• 5 Pourquoi → remonter à la cause principale.

• Diagramme d’Ishikawa → cartographier les causes possibles.

• QQOQCP → analyser le contexte.

3. Planifier les actions CAPA

CAPA = Corrective And Preventive Actions :

• Action corrective → supprimer la cause.

• Action préventive → éviter la récurrence.

4. Suivre et clôturer la fiche

• Vérifier l’efficacité des actions,

• Valider la clôture par le responsable qualité.

Automatiser la gestion des non-conformités

Les fichiers Excel sont utiles et c’est une véritable première étape dans la mise en place de votre SMQ, mais ceux-ci montrent vite leurs limites :
❌ Risque d’erreurs manuelles
❌ Suivi dispersé
❌ Manque de traçabilité

Avec un logiciel qualité comme Agilium :

• Centralisez vos fiches dans une base unique,

• Automatisez les alertes et le suivi des CAPA,

• Analysez vos données avec des tableaux de bord interactifs.

FAQ – Réponses d’expert

Comment remplir une fiche de non-conformité ?

Décrivez l’écart, identifiez la cause racine, planifiez les actions correctives et préventives, puis vérifiez l’efficacité.

Quelle différence entre fiche de non-conformité et CAPA ?

La fiche trace l’écart, le CAPA formalise les actions pour l’éliminer et éviter sa réapparition.

Quels champs doivent figurer dans une fiche de non-conformité ?

Référence, date, description, gravité, origine, actions, responsables et validation.

Peut-on gérer ses non-conformités sans logiciel ?

Oui, mais les fichiers Excel ont des limites. Un logiciel GED assure traçabilité, automatisation et indicateurs fiables.

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