Cas client — Université Paris-Est Créteil (UPEC) × Agilium

Introduction

L’Université Paris-Est Créteil (UPEC), avec ses 42 000 étudiants, 14 facultés, écoles et instituts, son observatoire et ses 32 laboratoires, est un acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche en France et notamment dans l’est francilien. Dans un contexte où les certifications qualité sont multiples et relèvent soit d’une injonction externe ou d’une volonté stratégique, l’établissement a choisi de déployer Agilium, une solution SaaS de pilotage d’un système de management de la qualité.

Quel était le contexte de ce projet ?

L’UPEC est ancrée depuis plus de 20 ans au cœur d’une démarche qualité structurée. Avec 7 certifications déjà obtenues et 4 en cours d’obtention, l’université se doit de capitaliser ses acquis et faciliter les pratiques liées à la qualité. La diversité de nos métiers et la répartition géographique de nos effectifs (16 campus) rendent essentiel la mise à disposition d’un outil collaboratif, transversal et centralisé.

Avant : Un pilotage de la qualité cloisonné

Avant le suivi et déploiement de nos démarches qualité reposaient sur Excel et des outils bureautiques connexes et étaient propres à chaque entité porteuse. Cette approche engendrait une perte d’information et rendait difficile le suivi des audits ou la dynamique d’amélioration continue initiée par exemple. L’absence de base de données commune limitait la visibilité globale sur des démarches qualité existantes.

Le choix d’Agilium comme solution qualité

Le choix d’Agilium s’est imposé par sa capacité à combiner capitalisation, pilotage et visibilité au sein d’un seul outil. L’université recherchait une solution adaptée au secteur public, flexible et évolutive.

Ces fonctionnalités d’Agilium répondent directement aux besoins particuliers des universités :

• Pilotage des certifications et accréditations (HCERES, ISO, Qualiopi, etc.), avec une meilleure traçabilité des preuves et un suivi clair des actions d’amélioration.

• Suivi des laboratoires de recherche et de leurs processus qualité, souvent très autonomes mais intégrés à une démarche globale.

• Gestion multi-campus et multi-entités, permettant de centraliser les informations tout en respectant les spécificités de chaque faculté, école ou institut.

• Adaptation à la diversité des métiers présents dans les universités (administration, recherche, enseignement, support), avec des workflows paramétrables selon les besoins.

• Pilotage global du système qualité, offrant une vision consolidée pour la direction tout en maintenant la responsabilisation locale des acteurs.

Un déploiement agile et collaboratif

A l’UPEC, la mise en place de l’outil a été adossé à la méthode agile, avec la planification d’ateliers courts (scrums), de groupes de travail utilisateurs et une implication constante des parties prenantes concernées. Ces remontées utilisateurs ont été conséquentes et facilité par la disponibilité et le portage des équipes Agilium (volet technique).

Cet accompagnement porté par le Pôle Pilotage Qualité Audit à la Direction de la Transformation a été particulièrement crucial dans une organisation éclatée géographiquement sur 3 départements (77-93-94). En impliquant le plus tôt possible les utilisateurs dans cette phase zéro de paramétrage, l’UPEC a pu garantir que l’outil est adapté aux réalités métier de chaque entité/chaque agent, tout en tenant compte des besoins spécifiques propres à chacune des démarches qualité.

Cette prise en compte des besoins utilisateurs en amont a favorisé une meilleure appropriation par les utilisateurs, car ils se sont reconnus dans l’outil final et y ont trouvé des fonctionnalités adaptées.

Au quotidien, cela se traduit par une adoption progressive de l’outil dans l’environnement de travail de chaque utilisateur et limite les écueils liés à la résistance au changement.

À quoi ressemble Agilium à l’UPEC ? (image)

Légende : Tableau de bord de la solution Agilium personnalisé par les utilisateurs chez l’UPEC.

Analyse et prise de décision facilitées

Agilium est aujourd’hui utilisé comme véritable base de données. Chaque action d’amélioration ou processus métier saisis nourrissent des tableaux de bord et des visuels facilitant le reporting et orientant l’analyse et la prise de décision.

Centaines fonctionnalités sont également un atout clé : l’outil calcule en temps réel l’état d’avancement des plans d’actions (formats liste-Kanban-graphique).

La cartographie des processus façon Université

L’UPEC a sa propre cartographie des processus et a décliné cette dernière à plusieurs niveaux :

• A l’échelle de l’établissement,
• A l’échelle d’une entité,
• A l’échelle d’un domaine métier.

Cette double approche fonctionnelle et structurelle est particulièrement pertinente dans un contexte universitaire où la diversité des métiers impose une représentation claire et partagée de nos activités.

Mme Matecki a déjà comme perspective d’ajouter en toute autonomie – grâce à l’interface « glisser déposer » – une tuile supplémentaire dédiée aux « fonctions métiers ».

« En un clic, je consulte tous les processus afférents au métier de gestionnaire scolarité par exemple » — Sylvie Matecki Dit Materklas

Adoption et simplicité d’usage

Agilium s’est révélé accessible et suffisamment simple pour être utilisé par le secteur public et les agents publics aux profils métiers variés. La solution permet de fédérer une culture qualité connue et partagé par tous.

« Il est accessible, pas trop complexe… il répond aux besoins propres en terme de pilotage d’un SMQ, aussi bien pour les certifications obtenues que celles en cours d’obtention. » — Sylvie Matecki Dit Materklas

L’outil s’intègre parfaitement dans l’environnement de travail des acteurs qualité à l’UPEC et facilite le pilotage institutionnel – dont j’ai la responsabilité – auprès des entités (facultés, écoles, laboratoires, services centraux et communs)

Résultats obtenus

Aujourd’hui, 39 utilisateurs exploitent Agilium. Les principaux bénéfices sont :

• Traçabilité renforcée des actions qualité menées au sein de l’établissement (audits internes et externes par exemple)
• Capitalisation des démarches qualité existantes et à venir (conservation historique).
• Gestion automatisée (plans d’actions, processus, audits, GED, amélioration continue, cartographie processus)

De nouveaux usages en perspective : volet performance

L’UPEC envisage d’élargir l’usage d’Agilium au management des risques (pilotage/gestion des risques) proposée dans la plateforme et de renforcer le management de la qualité (tableaux de bord qualité et pilotage des instances qualité). L’objectif est de disposer d’une vision globale de la performance propre aux démarche qualité de l’établissement

Recommanderiez-vous Agilium aux autres universités intéressées ?

Comme tout projet de transformation, la mise en place d’un logiciel qualité au sein d’une université peut susciter quelques interrogations. Certaines préoccupations reviennent fréquemment chez les établissements d’enseignement supérieur : le coût du projet, l’adaptation des équipes, la durée de déploiement ou encore la résistance au changement.

Grâce à l’approche d’Agilium, ces points ont été anticipés et transformés en leviers de réussite :

• Temps de mise en œuvre maîtrisé grâce à un accompagnement structuré et un déploiement progressif par périmètre (pilote, puis généralisation).

• Retour sur investissement mesurable, notamment par la réduction du temps passé à consolider les indicateurs, la suppression des doublons d’informations et l’amélioration du suivi des actions.

• Intégration fluide avec les systèmes existants (SharePoint, outils bureautiques, bases internes), afin d’éviter toute rupture dans les pratiques des équipes.

• Formation et accompagnement du changement, incluant des sessions adaptées à chaque profil (administratif, enseignant, laboratoire) pour favoriser l’adhésion.

Conclusion

Grâce à Agilium, l’UPEC a franchi un cap dans la digitalisation de son système qualité : traçabilité renforcée, partage transversal, automatisation des plans d’action et cartographie des processus adaptée à la complexité universitaire. Le projet illustre comment un outil accessible et bien accompagné peut transformer durablement la gestion qualité dans l’enseignement supérieur.

« C’est très plaisant, vous êtes ouverts et réactifs, et l’outil reste utile et simple. J’apprécie le fait que vous soyez à l’écoute des retours métiers et prêts à faire évoluer la solution, ce qui me donne la possibilité d’aller exactement dans la direction que je souhaite pour piloter la qualité à l’université. » — Sylvie Matecki Dit Materklas