Créer des workflows 

Qu’est ce qu’un workflow ?

Une workflow est une solution fonctionnelle conçue pour répondre à un besoin spécifique, tel qu’une demande d’achat ou un système de ticketing. Il peut impliquer une demande concernant des fiches d’informations, les informations vos contacts, entreprises, transactions, devis et tickets, opérations, etc…

Un workflow repose sur un formulaire qui parcourt plusieurs étapes au sein d’un processus ou workflow, permettant ainsi aux mêmes données de suivre toutes les étapes. Par exemple, dans une application de demande d’achat, les données saisies dans le formulaire initial sont transmises tout au long du processus d’approbation et de traitement.

Un workflow ou application métier dans Agilium peut comprendre jusqu’à 3 processus, des champs, des écrans de formulaire ou de portail, des vues de suivi et des indicateurs en nombre illimité.

Agilium dispose d’un catalogue de workflows mais il est également possible de faire des applications métier sur mesure et entièrement personnalisées.

Créer un workflow à partir de zéro

Disponible avec tous les abonnements de la plateforme Agilium.

Créez un workflow pour automatiser vos processus d’affaires afin d’améliorer l’efficacité de votre équipe.

La première étape, pour créer un workflow consiste à définir les critères (champs) que la demande doit contenir pour passer à l’étape suivante : validation, génération d’un document, etc…

Après la création de votre workflow, celui-ci apparaîtra dans le Studio dans l’onglet “Mes processus”. C’est un écran qui recense tous les workflows créés sur la plateforme.

Etapes à suivre pour créer un workflow dans Agilium

Dans le studio, l’outil qui permet la création des workflows, vous pouvez créer un workflow à partir de zéro.

Depuis votre compte Agilium, accédez au Studio > “Mes Workflows” > Nouveau. Sélectionnez une catégorie, dans notre exemple nous allons mettre les processus et les activités dans la même catégorie : Achat.

Pour vous guider, lorsque vous arrivez sur l’écran de création sur lequel l’activité de départ apparait, une icone  “+” vous invite à commencer la création des étapes de votre workflow.

Création des activités du workflow

Pour ajouter une étape, cliquez sur le “+”.

La palette d’outils de modélisation apparaît, sélectionnez le type « Activité ».

Cliquez dans l’éditeur (écran central de modélisation), pour ajouter une nouvelle activité. La boîte de dialogue « Créer une Activité » apparaît.

Enfin saisissez le nom de l’activité « DemanderAchat_CreerDemande » et cliquez sur « OK ».

Exemple d’un workflow à créer : La demande d’achat

* DA_Début (créée automatiquement)

* DA_CreerDemande (type formulaire)

* DA_ValiderDemande (type formulaire)

* DA_TraiterCommande (type sous processus)

* DA_fin

Créer des liens entre les activités du workflow

Dans la palette d’outils de modélisation, sélectionnez le type « Connexion ».

Cliquez dans l’éditeur (écran central de modélisation), sur l’activité de départ, puis l’activité de fin pour établir une connexion entre les activités.

Repositionner et renommer les règles de routage.

Création du formulaire lié au workflow

Pour créer le formulaire lié à la demande d’achat, cliquer sur l’activité

* DA_CreerDemande

Puis sur “Editer” le formulaire

Ajoutez un champ au schéma en cliquant sur le bouton « Ajouter ».

Nous allons donc créer les champs suivants à la volée, directement dans l’interface de création du formulaire :

* Demandeur_Nom

* Demandeur_Prenom

* Demandeur_Service

* Demande_Date

* Demande_Designation

* Demande_Fournisseur

* Demande_Quantite

* Demande_Montant

La page propose sur la gauche 2 onglets pour parcourir les éléments graphiques et les champs du formulaire.

Vous devez glisser/déposer les éléments sur la page centrale pour construire votre formulaire.

Mettre en forme la page formulaire selon le modèle ci-dessous.

Pour chaque champ vous pouvez définir et modifier sur la droite les propriétés du champ Libellé permet de renommer le champ avec des accents, caractères spéciaux, etc

Voir Label permet d’afficher ou masquer le nom du champ

Type permet de définir le type de champ comme texte, liste déroulante, etc

Contrôle permet d’ajouter un contrôle dans le cas d’une saisie pour s’assurer que l’utilisateur saisie par exemple un nombre

La coche obligatoire permet de rendre obligatoire le champ pour la validation du formulaire La coche lecture seule permet de grisé le champ pour l’utilisateur pour ne pas qu’il soit modifiable

Enfin les événements et propriétés avancée ne sont pas vue dans ce niveau de formation

Ajuster les propriétés des champs pour obtenir le résultat ci-dessous.

Puis cliquez sur « Sauvegarder».

Mise en forme du formulaire

Vous pouvez également mettre en forme ce formulaire en utilisant le bandeau de gauche en cliquant sur “Eléments”.

Cliquez sur “Prévisualiser” .

Vérifier que l’aspect du formulaire correspond à votre besoin.

Cliquez sur “Enregistrer“.

Pré remplissage du formulaire

Vous avez également la possibilité de pré remplir certains champs du formulaire pour rendre la saisie de la demande plus rapide, dans l’onglet “Préremplissage” en bas à droite du volet champs.

Utiliser un modèle de workflow

Il est possible de dupliquer un workflow existant ou d’utiliser notre catalogue de workflow pour créer plus rapidement un workflow qui répond à votre besoin.

En utilisant le catalogue de workflow à disposition vous pouvez explorer différentes options d’automatisation de workflow. Pour créer un workflow en utilisant un modèle :

Dans le “Studio”, cliquez sur “Application du catalogue”, cliquez sur prévisualiser pour apercevoir les modèles.

Recherchez un modèle qui correspond à vos objectifs de workflow : Une fois que vous avez sélectionné votre modèle, cliquez sur Utiliser le modèle.

Dans l’éditeur de workflows, vous pouvez modifier, ajouter et supprimer des activités (étapes) dans l’éditeur.

La création d’un workflow secondaire

C’est un workflow secondaire qui est appelé dans notre workflow principal.

Le sous-workflow est un concept important lors de la modélisation.

Et la raison est simple : lorsque l’on décompose un workflow en petits workflows, nous augmentons le niveau d’abstraction du diagramme principal et réduisons la complexité de l’intégralité du flux. Il est donc facile de comprendre la logique du workflow et plus facile à le maintenir à jour !

Nous pouvons imaginer un workflow composé de sous-workflow comme un système de « poupées russes ».

Car chaque sous-workflow peut se composer lui-même d’activités et de sous-workflow ! Attention toute fois à ne pas tomber dans l’excès, nous préconisons dans la mesure du possible de rester sur 3 niveaux maximum.

Créez le formulaire de l’activité avec les champs suivants :

– Demandeur_Service

– Demande_Date

– Demande_Designation

– Demande_Fournisseur

– Demande_Quantite

– Demande_Montant

– Demande_Commentaire

– Validation_Date

Retourner dans le workflow parent « Demande_Achat », sélectionnez l’activité “sous workflow”, puis dans l’onglet de droite cliquez sur « Editer » le pré-remplissage.

Automatiquement l’éditeur propose les valeurs de la première activité du workflow parent. Ici les « Nom du demandeur » peut être prérempli avec la première ou deuxième activité. Cliquez sur “Enregistrer“.

Créez un nouveau workflow « Commande » dans la catégorie Achat.

Le nouveau workflow s’ouvre automatiquement dans l’éditeur.

Dans le nouveau workflow, créez les activités suivantes

Commande_Start

Commande_ValiderCommande

Commande_End

Créez les liens entre les activités selon le modèle ci-dessous, définissez l’activité de départ et complétez le comportement de chaque activité.

Mise à disposition du workflow

Maintenant que le workflow est construit, nous allons mettre à disposition des utilisateurs les formulaires de saisie pour effectuer leurs demandes d’achat. La création des écrans d’accueil est exclusivement réservée aux administrateurs de la plateforme disposant du rôle « Admin ».

Cliquez dans le menu sur « Administration/Générateur de tableau de bord ». Dans la fenêtre, saisissez le nom du nouvel écran « Achat » et cliquez sur « Ajouter ».

L’éditeur est très similaire au générateur de formulaire, on retrouvera sur la gauche les éléments graphiques pour mettre en page l’écran et des tuiles. Vous devez glisser/déposer les éléments sur la page centrale pour construire votre tableau de bord.

Utilisez une tuile de création d’instance pour lancer le workflow Achat précédemment créé que l’on nommera « Nouvelle demande ». Utilisez une tuile liste des tâches pour afficher les demandes en cours.

Définissez le style de chaque tuile. Pour chaque tuile vous pouvez sélectionner le type de fond, l’icône parmi une bibliothèque d’image ou vos images, la couleur de fond ou de bordure et enfin la taille de la bordure.

Enfin cliquez sur la tuile « Nouvelle demande » et dans le volet « Role » définissez les droits d’accès sur la tuile en choissisant si les personnes ne disposant pas du rôle auront la tuile grisée ou masquée.

Enfin sauvegardez votre écran.

Définir un dashboard comme écran d’accueil

Cliquez dans le menu sur « Administration/Générateur de tableau de bord ». Dans la liste sélectionner la coche « Accueil » pour votre nouvel écran. Maintenant à lors de leur connexion ou en cliquant sur le logo, les utilisateurs sont redirigé vers ce nouvel écran.

Mise à disposition d’écran de suivi

Un écran de suivi est un état de toutes les instances en cours, validée ou terminées permettant à l’utilisateur de visualiser l’historique et éventuellement d’exporter les résultats.

La génération d’un écran de suivi nécessite obligatoirement en prérequis une base de données.

Dans le cadre de l’exercice, nous allons donc effectuer une modification sur le worklfow pour que la plateforme Agilium enregistre dans une base de données dédiées les informations de notre workflow de demande d’achat.

Agilium, un logiciel de workflow

Agilium est un logiciel de workflow, il propose une approche low-code qui facilite l’automatisation des processus d’entreprise.

La suite Agilium se distingue par son large éventail de fonctionnalités conçues pour automatiser efficacement les processus d’entreprise, notamment :

• Modélisation graphique des processus : Avec Agilium, vous pouvez concevoir des processus métier graphiques de manière simplifiée, sans recourir à la programmation.
• Automatisation des flux de travail : Agilium facilite l’automatisation des flux de travail, optimisant ainsi la production et la qualité.
• Surveillance en temps réel : Agilium permet une supervision des processus en temps réel, aidant à identifier rapidement les problèmes et à prendre des mesures correctives de manière proactive.
• Catalogue de processus prêts à l’emploi : Agilium offre un catalogue de processus personnalisables, prêts à être utilisés.

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