Logiciel BPM : 5 fonctionnalités clés

Les fonctionnalités principales d’un logiciel BPM sont les suivantes :

• La modélisation et l’automatisation de workflows,
• La gestion documentaire,
• La création de formulaires,
• La création d’écran de reporting / dashboard,
• Le module de supervision.

La création de workflow c’est-à-dire la représentation graphique d’un flux d’information constitue la base d’un logiciel BPM. C’est fonctionnalité essentielle d’un logiciel bpm.

C’est ce module, de préférence low code, doit vous permettre de dessiner :

• Les tâches de votre processus , cela peut concerner des étapes réalisées par le système comme l’envoi d’un email ou encore l’enregistrement d’un document dans une ged. Il peut aussi s’agir d’ interventions humaines, comme une étape de fabrication.

• Le début et la fin du processus : Un processus contient toujours une activité de début et une activité de fin. Le démarrage du processus peut se faire de façon automatique lorsqu’une demande est créée par exemple.

• Les rôles : Une activité peut être assignée à plusieurs types de personnes. (Au créateur de l’instance, A un utilisateur spécifique, A un ou des rôles)

• Les opérateurs, ils servent à créer plusieurs chemins possibles pour une activité en fonction de conditions. Ils sont au nombre de trois :« ET », « OU », « JONCTION », « BOUCLE ».

OU : Le OU permet de diviser le flux en plusieurs flux et seul les chemins répondant à la condition configurée seront exécutés.

ET : Le ET permet de diviser le flux en plusieurs flux et de les exécuter simultanément. Tous les chemins sont exécutés sans conditions.

BOUCLE : La boucle permet de diviser le flux en 2 et de faire boucle un processus, c’est-à dire revenir sur des étapes précédentes. 

La « BOUCLE » et le « OU » sont très similaires. Ils permettent tous deux de diviser le flux. En revanche, seule la « BOUCLE » permet de remonter sur des activités précédentes

• Les liens entre les activités, ils permettent de créer des règles de routage pour l’enchainement des activités. Il s’agit des flèches sur le processus représenté ci-dessous.

• Les données entrantes et sortantes, une étape du processus peut consister à aller récupérer ou écrire une donnée dans l’ERP par exemple ou dans un autre logiciel.

• Les écrans de saisie ou(formulaires), pour permettre aux utilisateurs d’interagir avec le système et de saisir une donnée comme un temps de production, un nombre de matériel consommé, etc. Il vous sera possible de pré-remplir certaines données pour faciliter la saisie de l’utilisateur.

Cette fonctionnalité permet aux entreprises d’obtenir un haut niveau de personnalisation de leur application métier créée sur la base du processus car celle-ci sera basée sur leur fonctionnement interne.

Il permet aussi d’automatiser certaines tâches par le système BPM (envoi de mail, enregistrement de documents dans la ged, etc …)

Au fur et à mesure que vos processus se déroulent, des documents vont être générés soit par vos utilisateurs soit générés automatiquement par le système.

La gestion éléctronique va permettre de créer des filtres de recherches de documents.

Par exemple vous pourrez avoir une tuile qui vous donne accès à tous les documents concernant le site de production A.

Ou encore, vous pourrez accéder à vos documents par service, et retrouver par exemple grâce à une tuile tous les documents concernant le service qualité.

Voici la liste des filtres disponibles :

• Le nom du créateur du document,
• Le rédacteur,
• Les méta-données du document,
• Les tags ou « mots clés » présents sur le document, exemple « CR réunion »
• Les données du processus , le produit, le service,
• La date de publication,
• Les données contenues dans le document,

A l’intérieur des processus, il est possible de générer des documents qui seront automatiquement enregistrés dans la GED.

voici quelques exemples de cas :

• Génération d’un rapport à la fin d’un contrôle qualité en pdf + word
• La prise de photo pour une non-conformité constatée sur le terrain,
• La prise de photo des justificatifs durant la création d’une note de frais,
• La genération d’un l’excel à la fin de la création de la note de frais,
• Le scan du bon de livraison lors d’une réception de matière première,

Tous ces documents sont enregistrés dans la GED et retrouvables facilement.

Vous pouvez même créer des tuiles dans vos dashboards favoris pour afficher un extrait de la ged et retrouver un coup d’œil vos documents importants.

Vous pouvez aussi créer un encart pour visualiser vos documents récents.

Lorsque votre processus contient une étape de saisie d’une donnée par l’utilisateur, il vous faut construire l’écran de saisie. Un logiciel BPM doit vous permettre de créer ces écrans très facilement et de les faire évoluer au fur et à mesure.

Dans la solution BPM Agilium, vous pouvez le faire directement de façon graphique, sans coder dans le menu sur « Administration/Générateur de page ».

La page propose sur la gauche 2 onglets pour parcourir les éléments graphiques et les champs du schéma. Vous devez glisser/déposer les éléments sur la page centrale pour construire votre formulaire.

Plusieurs champs sont disponibles :

• Libellé permet de renommer le champ avec des accents, caractères spéciaux, etc
• Voir Label permet d’afficher ou masquer le nom du champ
• Type permet de définir le type de champ comme texte, liste déroulante, etc (voir détail ci-dessous)
• Contrôle permet d’ajouter un contrôle dans le cas d’une saisie pour s’assurer que l’utilisateur saisie par exemple un nombre
• La coche obligatoire permet de rendre obligatoire le champ pour la validation du formulaire
• La coche lecture seule permet de griser le champ pour l’utilisateur pour ne pas qu’il soit modifiable

Liste des types de champs :

Pour mettre à disposition l’application, un logiciel bpm doit permettre de créer des écrans dédiés à l’utilisateur final.

Par exemple dans le menu sur « Administration/Générateur de tableau de bord » du logiciel Agilium, vous trouverez un éditeur pour créer des écrans de reporting.

L’éditeur est très similaire au générateur de formulaire, on retrouvera sur la gauche les éléments graphiques pour mettre en page l’écran et des tuiles. Vous devez glisser/déposer les éléments sur la page centrale pour construire votre tableau de bord.

Vous pouvez insérer :

• Un titre,
• Un écran de GED préfiltré,
• Un tableau de données,
• Une visualisation de vos documents récents,
• Une visualisation de documents filtrés sur un champ en particulier,
• Une liste des tâches,
• Un accès à un processus / application
• Des images
• Du texte
• Des indicateurs

Pour chaque tuile vous pouvez sélectionner le type de fond, l’icône parmi une bibliothèque d’image ou vos images, la couleur de fond.

Vous avez aussi la possibilité de définir un dashboard en particulier pour servir d’écran d’accueil.

Dès lors, lors de leur connexion ou en cliquant sur le logo, les utilisateurs sont redirigés vers ce nouvel écran.

• L’interopérabilité

La capacité du logiciel BPM à s’interfacer avec d’autres logiciel comme un ERP.

• Un catalogue de processus

La capacité du logiciel BPM à vous proposer des processus déjà packagé, à adapter mais prêts à l’emploi.

Module d’administration des processus : LA fonctionnalité d’un logiciel bpm

La supervision est l’outil graphique indispensable pour contrôler l’exécution des instances de processus.

Il permet de consulter / lire et modifier les données saisies dans le processus

Le module permet de changer les données saisies par les utilisateurs et de rejouer une étape du processus avec ces nouvelles données. C’est idéal lorsqu’un utilisateur s’est trompé dans la saisie du montant de sa note de frais par exemple, et qu’il vous demande de corriger son erreur.

Ce module permet aussi l’administration plus globale des processus et vous permet de :

• Voir l’ Etat actuel du processus et les étapes passées
• Voir les messages d’erreurs,
• Voir l’historique de toutes les données saisies par l’utilisateur ou le système

Par exemple en cas d’indisponibilité de la connexion avec un système d’information extérieur dans le quel agilium vient lire de la donnée ou écrire, comme un ERP,  ce module permet de rejouer le processus un moment plus tard lorsque la connexion est disponible.

En conclusion : Ce module permet la correction des données liées aux processus suite à des erreurs humaines ou informatiques (exemple : non disponibilité d’applicatifs externes)

Lire aussi : Qu’est ce qu’un logiciel BPM ?