Qu’est-ce qu’un logiciel BPM ?

Etape essentielle dans la digitalisation d’une entreprise, le logiciel BPM est un outil des plus efficaces pour automatiser ses processus au fur et à mesure que l’entreprise se développe. Le logiciel BPM permet de dessiner des workflows ou flux de travail, de les automatiser et de les superviser. Mais qu’est-ce qu’un logiciel BPM ? De la génération de documents automatisée au suivi de production, faisons le point sur un outil incontournable.

« Business Process Management », logiciel de gestion des processus ou encore logiciel de workflow, les termes utilisés sont nombreux pour décrire les logiciels BPM.

Mais concrètement, qu’est ce que le Business Process Mangement et comment il peut aider les entreprises à travailler plus efficacement ?

Exemple logiciel BPM en vidéo : Agilium 

Par définition, le logiciel BPM consiste à gérer les flux de travail, les informations et la donnée entre tous les acteurs d’une entreprise. Il est constitué de trois modules principaux, le designer de processus, le designer d’écrans (ou formulaires), le module de supervision (BAM).

Voici ce que l’on peut attendre d’un logiciel de gestion des processus métier :

Un logiciel BPM sert de plateforme centrale dans l’entreprise pour lier vos applications et vos logiciels entre eux et éliminer les ressaisies de données à la main, d’un service à l’autre par exemple.

Avec le modélisateur de workflow, vous créez des flux à plusieurs étapes avec des règles de routage (ou règle métier) et grâce une plateforme low code, vous faites cela sans coder. C’est idéal quand un document ou un produit à fabriquer doit passer entre les mains de plusieurs personnes successivement.

Les rappels, le calcul des temps, les feedbacks sont automatisés, autant de tâches que vous n’avez plus à faire à la main.

Lorsqu’on travaille à plusieurs dans une entreprise ce genre de solution collaborative est indispensable pour organiser le travail collectif. Il permet aussi la traçabilité de chaque opération. Vous avec accès facilement aux informations, documents et indicateurs depuis le web.

En résumé sur la définition du logiciel bpm,  le procédé pour utiliser un tel logiciel  poursuit 3 étapes

• Dessiner ses processus métier dans le designer ou moteur de workflow, en paramétrant ses règles de routages ou règles métier,
• Paramétrer l’interface de la solution en créant des écrans et formulaires de qualité pour collecter des données et permettre à vos utilisateurs d’interagir avec le système,
• Piloter votre activité grâce aux données consolidées dans le logiciel de gestion des processus et vos écrans de monitoring

A noter :

Au fur et à mesure que vos processus se déclenchent et que les tâches sont effectuées, vous compiler une base documentaire organisée (GED) qui vient collecter les documents générés par vos process.

Le logiciel bpm possède une approche dessin qui permet de modéliser les flux de travail.

La modélisation des processus d’une entreprise est un élément clé dans l’amélioration du fonctionnement de l’organisation et de la gestion de ses flux de travail. Les logiciels BPM, comme Agilium, sont conçus pour modéliser des processus métiers complexes et les automatiser.

La modélisation permet de définir précisément les étapes et les acteurs des flux de travail entre les services et d’identifier facilement :

• les problèmes
• les goulots d’étranglement
• les ressaisies,
• la perte d’information, etc ..

Cela permet de mettre en œuvre des solutions précises aux problèmes identifiés pour gagner en efficacité comme :

• des ponts de données,
• des automatisations
• des applications métier
• mais aussi du matériel comme des scanettes, des douchettes, dont il faudrait s’équiper pour récupérer de façon plus efficace la donnée.

En dessinant le processus, l’objectif est de le simplifier et de l’optimiser grâce à des outils numériques.

La modélisation permet de visualiser les échanges entre des acteurs issus de différents services et d’avoir une vision globale sur le fonctionnement global de l’entreprise, ce qui est essentiel pour la prise de décisions.

Lire aussi : les 10 raisons de choisir un logiciel BPM pour créer des applications métiers en entreprise

Un logiciel Bpm permet d’optimiser les flux de travail dans l’entreprise.  Mais comment « digitaliser » les processus ? Quelles étapes suivre ?

Un logiciel BPM n’a pas vocation à remplacer un ERP. Son objectif est d’apporter un complément à votre système d’information déjà existant et de pouvoir le faire évoluer facilement au fur et à mesure de votre développement.

L’ERP, entreprise ressource planning sert à centraliser les données. Il a pour objectif de garantir l’intégrité de la donnée. Le partage de la donnée afin d’éviter les doublons, éviter les doubles codes articles etc…

Historiquement, les ERP sont construits autour de modules métier liés à la finance, contrôle de gestion, comptabilité, production. Aujourd’hui la couverture fonctionne est très riche : RH, logistique, ventes, gestion de projets, achat, actifs.

Le BPM lui, a pour vocation à vous permettre de dessiner le processus que vous souhaitez digitaliser.

Prenons l’exemple de la création d’une note de frais. Voici l’enchainement des étapes que l’on pourrait imaginer pour ce process de travail :

• La note de frais (un formulaire) est créée par le salarié sur la plateforme,
• Elle part ensuite en validation par le responsable,
• Le responsable en est alerté par un email ou une notification sur la plateforme (au choix),
• Il procède à la validation ou l’invalidation de la note de frais,
• Un email est généré automatiquement pour avertir le salarié de la validation de sa note de frais par son responsable.

Dans le logiciel BPM, vous allez dessiner ce processus avec des boites sous forme de diagrammes pour représenter les actions, le flux d’informations, les acteurs, etc…

Ci-dessous une représentation en swim lanes, on peut aussi dessiner ces processus à main levée ou alors avec la norme BPMN.

Dans un même système on va venir réunir, orchestrer des actions humaines et des échanges avec d’autres systèmes informatiques et des actions automatisées comme :

• L’envoi d’emails
• L’envoi de texto,
• Une notification,
• L’enregistrement d’un document dans la GED (workflow documentaire),

Lire aussi : Quelle différence entre ERP et BPM ? 

Le BPM permet d’optimiser rapidement les processus, ​de réduire les coûts et améliorer l’efficacité.​ Il offre également un fort niveau de personnalisation grâce aux

• Ecrans paramétrables
• Et à la flexibilité des process et des règles métier définies

Il est facile de personnaliser le workflow en question en rajoutant une étape de validation par un responsable supplémentaire, etc…

Le BPM offre aussi un fort niveau d’interopérabilité en orchestrant différentes sources de données et un haut niveau de traçabilité en enregistrant chaque action.

Pour cela les solutions utilisent des connecteurs et des Api rest pour échanger avec d’autres logiciels :

• soit pour que ces bases viennent créer, lire, mettre à jour ou supprimer de la donnée dans notre système
• soit l’inverse c’est-à-dire pour le logiciel BPM puisse créer, lire, mettre à jour ou supprimer de la donnée dans un ERP, Crm, fichier Excel, base de données, outils de gestions, etc …

et le tout, de façon automatique !

Le bpm permet d’orchestrer des workflows en allant piocher des informations dans différents logiciels.

Visuel : L’orchestration des données, des humaines et des logiciels.

Les étapes de déclaration, validation et alertes  font partie des nombreuses automatisations que peut gérer un logiciel BPM.

Le BPM est souvent décrit comme le « squelette » ou le chef d’orchestre d’une organisation. Il fait le lien entre les différents services d’une entreprise en suivant des process qui sont définis par l’entreprise elle-même. Le BPM n’a pas vocation à changer les processus de l’entreprise mais bien à digitaliser et à automatiser les processus existants.

Il vient en support au travail des membres de l’équipe et plus largement des salariés.

Pourquoi certaines entreprises choisissent le bpm pour digitaliser toute leur entreprise ?

Mais il est vrai que de nombreuses entreprises ont plus de facilité à venir créer des applications métier de dématérialisation dans un logiciel que dans leur ERP.

Pourquoi ?

Parceque certains logiciels BPM comme Agilium possèdent une approche low code.

La mise en place des applications métier se fait alors beaucoup plus vite que sur un ERP et pour beaucoup moins cher.

Généralement en quelques jours, il est possible de mettre en place une application métier et de répondre ainsi à un besoin métier non couvert.

La première étape est un atelier de co-construction d’un jour ou deux sur le logiciel BPM pour créer le processus graphiquement sous forme de diagramme dans le modeler / designer et une première version de l’application et les interfaces utilisateurs.

Nous effectuons avec vous le paramétrage de l’application en fonction de vos demandes / spécifications. Nous laisserons de côté les détails, et nous nous concentrerons sur les besoins principaux dans cette première phase.

La deuxième étape est le test par vos utilisateurs finaux sur le logiciel BPM. L’idée est de mettre l’application dans le cloud en accès libre en ligne à vos utilisateurs pendant plusieurs jours afin de faire remonter les fonctionnalités manquantes ou les paramétrages à ajuster.

La troisième étape est l’ajustement de l’application sur le logiciel BPM par nos équipes en fonction de vos retours. Par exemple, nous pouvons ajouter une étape au processus, un champ dans le formulaire, ajuster l’interface etc… Toutes les modifications nécessaires à rendre l’application parfaitement opérationnelle pour votre équipe.

Dans le cas d’une solution low code, l’objectif est bien de faire monter les utilisateurs pilotes en compétences . Après une formation et la création du premier processus en co-construction. Cela leur permet de s’emparer des méthodes pour continuer et créer les suivants en autonomie sur la plateforme. Une assistance est disponible pour vous apporter un soutien technique dans l’intégration de nouvelles applications sur votre plateforme BPM.

Lorsque vous sollicitez les services d’un éditeur pour mettre en place l’application et initier une démarche de transformation numérique,  nous vous préconisons d’utiliser un mode de fonctionnement agile. Cela permet aussi d’augmenter le cycle de vie d’une application et donc son ROI.

En fonctionnant par cycles itératifs, petit morceau par petit morceau, c’est l’assurance d’avoir au bout de plusieurs cycles, une solution qui correspond vraiment à vos besoins et une expérience utilisateur optimale.

Si nous avons appris une chose dans la mise en place de solution de gestion des process dans les entreprises, c’est que le besoin évolue au fur et à mesure d’un projet. Si au début vous aviez imaginé une certaine voiture, en procédant étape par étape et en validant les lots au fur et à mesure, vous vous retrouverez peut-être avec une décapotable et ce ne sera pas pour vous déplaire 😉

La méthode légo

La méthode des cycles en V n’est plus utilisée pour gérer des projets de digitalisation des processus.

On utilise aujourd’hui une méthode « Légo » c’est-à-dire que les outils low code mettent à notre disposition des blocs préfabriqués et prêts à l’emploi. En tant qu’utilisateur d’une solution low code comme Agilium, vous assemblez donc ces blocs pour construire une application métier, sans avoir besoin de coder.

Vous construisez donc une première version puis vous ajustez votre construction en ajoutant d’’autres briques, en les réagençant.

Il s’agit d’outils beaucoup plus souples qu’il y a dix ans. L’idée est de construire petit à petit plutôt que de construire le tout d’un bloc.

La loi de Pareto

Avec ce type de solution low code,  le but recherché est de couvrir 80 % des besoins, c’est-à-dire les besoins principaux,  de façon simple avec ces outils low code et donc sans développements spécifiques couteux.

Cela n’empêche absolument pas de faire des applications personnalisées ou sur mesure. Mais les besoins complexes qui n’ont pas beaucoup de valeur ajoutée à être digitalisés et qui coûtent souvent cher ne seront pas la priorité dans un premier temps.

L’idée est de trouver le bon endroit pour mettre le curseur entre ce qui vaut le coup d’être digitalisé et automatisé et le reste. Et pour cela nous pouvons vous aider.

1. L’analyse de la situation​
2. L’optimisation du processus​
3. La modélisation du processus​ / cartographie
4. L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée​
5. Le monitoring

Une étape incontournable de la démarche de management par les processus est l’analyse de la situation : il y a dans votre fonctionnement interne certainement des choses qui fonctionnent bien et des choses, des outils, des étapes qui fonctionnent moins bien.

En analysant la situation, on se rend compte des différences entre les services par exemple sur un processus de demande d’achat. Si on constate que les étapes suivies d’un service à l’autre ne sont pas toujours les mêmes, l’idée va être de trouver un fonctionnement commun optimal, une sorte de standardisation.

Cette démarche sous-entend que vous ne pourrez pas répondre à l’ensemble des détails de votre fonctionnement habituel et propre à chacun. L’idée est donc bien de trouver un fonctionnement optimal grâce à un processus efficace.

On se met d’accord sur un fonctionnement commun et on dessine les différentes étapes de ce processus, les acteurs et les logiciels concernés ainsi que le flux d’informations qui transite

Une fois le processus modélisé, il faut se poser la question des tâches que l’on peut automatiser, comme l’envoi d’un mail, une impression, la numérisation, le transfert d’un bureau à l’autre d’un dossier papier ou d’une bannette. Ces tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée, on va chercher à les automatiser grâce au système. Vous pourrez ainsi programmer, la génération d’un document et le dépôt de ce même document dans la GED, la génération d’une notification, etc …

Cette étape d’automatisation fait partie intégrante de la démarche de management par les processus et elle apporte un haut niveau de personnalisation. Cherchez à simplifier le processus et automatiser maximum pour gagner en efficacité.

Ensuite, il s’agira de suivre la performance des processus : c’est-à-dire surveiller les temps liés aux différents processus, les erreurs éventuelles, etc..

Par exemple vous pourrez déterminer vos temps de passage, c’est-à-dire combien de temps je mets à valider une demande d’achat et quelles sont les étapes qui créent des ralentissements pour ensuite prendre des décisions pour gagner en efficacité et améliorer l’expérience-client.

Pour cela, il faut mettre au point des écrans de monitoring, avec des KPI et des tableaux de bord, une fonctionnalité prévue par les logiciels BPM.