[Modèle Word] Comment rédiger un cahier des charges GED ?

Exemple de cahier des charges GED proposé par Alma

Le téléchargement du Template de cahier des charges GED proposé par Alma présente un intérêt considérable pour toute entreprise engagée dans un projet de gestion électronique des documents (GED).

En effet, ce modèle fournit une structure claire et précise pour rédiger les charges de ce projet de dématérialisation des documents ainsi que des exemples précis et rédigés pour chaque partie.

Grâce à ce logiciel de gestion documentaire, l’entreprise peut rationaliser ses processus de recherche, de stockage et d’archivage des documents, tout en réduisant sa dépendance au papier. En définissant les critères et les attentes de manière détaillée, le cahier des charges GED permet de guider la mise en place du système, que ce soit en interne ou en faisant appel à un prestataire spécialisé.

En outre, ce document met en lumière les différentes fonctionnalités nécessaires à la bonne gestion des documents électroniques, en tenant compte des besoins spécifiques de l’entreprise et des services qu’elle offre à ses clients. Grâce à la création de ce cahier des charges, l’organisation peut opérer un choix éclairé parmi les accompagnements et solutions disponibles sur le marché, en identifiant les points clés à prendre en compte lors de la sélection du prestataire et du système GED.

En fin de compte, télécharger le Template de cahier des charges GED d’Alma permet à une société de mettre en place une infrastructure de gestion documentaire efficace et adaptée à ses besoins, favorisant ainsi une meilleure organisation de l’information et une amélioration des processus de travail dans tous les domaines de l’entreprise, que ce soit en interne ou via des applications web accessibles à différents niveaux.

Le rôle d’Alma dans votre projet de GED

En tant que prestataire SharePoint, experts GED Alma dès le début de la réflexion pour être accompagnés dans votre projet de dématérialisation des documents représente une démarche essentielle pour toute entreprise souhaitant optimiser sa gestion électronique des documents.

Nos spécialistes offrent un accompagnement sur mesure, depuis la rédaction du cahier des charges jusqu’à la mise en place du système GED.

Leur expertise permet d’identifier les éléments clés du projet, en prenant en compte les critères spécifiques et les attentes de l’entreprise.

En travaillant en étroite collaboration avec les clients, ils facilitent la mise en place d’une solution adaptée, en proposant des fonctionnalités et en montrant des exemples de GED.

En outre, leur connaissance approfondie des fonctionnalités de la plateforme garantit aux entreprises une architecture éclairé adaptée à vos besoins et votre budget.

Grâce à cette démarche proactive, vous bénéficiez d’une architecture GED optimale dès le départ, favorisant une meilleure organisation des informations, une réduction significative de la dépendance au papier, et une amélioration des processus de travail à tous les niveaux de l’organisation, y compris à travers des applications web accessibles en tout lieu et à tout moment.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges GED ?

Un cahier des charges GED est un document détaillé qui spécifie les besoins, les fonctionnalités et les contraintes d’un projet de Gestion Électronique de Documents. Il sert de référence pour toutes les parties prenantes du projet, y compris les développeurs, les utilisateurs finaux et les prestataires de services. Voici pourquoi il est crucial de rédiger un cahier des charges GED clair et exhaustif pour votre projet dématérialisation.

Pourquoi faire un cahier des charges GED ?

Un cahier des charges GED permet de formaliser les attentes et les exigences du projet, ce qui facilite la communication entre les parties prenantes. Il aide à clarifier les objectifs du projet, à définir le périmètre des travaux et à identifier les contraintes techniques et budgétaires.

En outre, un cahier des charges bien rédigé peut servir de référence tout au long du projet, en aidant à évaluer les progrès et à garantir que le produit final répond aux besoins du client.

Quels sont les avantages d’un cahier des charges GED ?

Un cahier des charges GED présente plusieurs avantages. Tout d’abord, il permet d’éviter les malentendus en clarifiant les attentes dès le départ.

Ensuite, il facilite la prise de décision en fournissant une base solide pour évaluer les propositions et les solutions alternatives.

De plus, il contribue à minimiser les risques en identifiant les défis potentiels et en proposant des solutions dès le début du projet. Enfin, il peut être utilisé comme un outil de suivi et d’évaluation pour garantir que le projet progresse conformément aux attentes.

Quand rédiger votre cahier des charges pour votre projet GED ?

La rédaction d’un cahier des charges pour un projet de Gestion Électronique de Documents (GED) est une étape cruciale qui doit être réalisée à un moment stratégique du processus.

En effet, le moment de rédiger ce document déterminera largement la réussite de votre projet. Voici quelques éléments à considérer pour déterminer le bon timing pour la rédaction de votre cahier des charges GED :

Avant le lancement du projet :

Avant même de lancer votre projet GED, la rédaction du cahier des charges peut être entreprise. Cette approche permet de poser les bases solides de votre projet en définissant clairement vos besoins, attentes et objectifs.

Basez-vous sur le cahier des charges exemple fourni par Alma pour décrire votre besoin.

Avant de sélectionner un prestataire :

Si vous envisagez de confier la réalisation de votre projet GED à un prestataire GED comme Alma, la rédaction du cahier des charges doit être effectuée avant le processus de sélection. En détaillant clairement vos exigences et critères, vous fournissez aux prestataires potentiels toutes les informations nécessaires pour qu’ils puissent vous proposer des solutions adaptées à vos besoins.

Il faut savoir que l’équipe Alma, étant spécialisée dans la GED SharePoint peut aussi vous accompagner pour rédiger ce cahier des charges.

Parfois, la rédaction du cahier des charges n’est pas nécessaire quand on passe par une phase d’audit GED.

Pour anticiper les évolutions futures  :

La rédaction d’un cahier des charges GED peut également être réalisée dans une perspective à long terme. En envisageant les évolutions futures de votre entreprise et de vos besoins en gestion documentaire, vous pouvez anticiper dès maintenant les fonctionnalités et les capacités que votre système devra avoir à l’avenir. Cela vous permettra de choisir une solution GED évolutive et adaptable.

En résumé, rédiger un cahier des charges pour votre projet GED sur le logiciel SharePoint est une étape essentielle qui doit être entreprise à un moment stratégique du processus. Que ce soit avant le lancement du projet, lors de la phase de conception, avant la sélection d’un prestataire ou pour anticiper les évolutions futures, la rédaction du cahier des charges vous permettra de poser les bases solides de votre projet et d’atteindre vos objectifs avec succès.

Liens pertinents pour approfondir sur la GED  :

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Fonctionnalités de SharePoint (intranet, extranet, ged et espaces projet)

A quoi sert SharePoint

En utilisant ces liens, vous pouvez explorer davantage les sujets liés à la GED et approfondir votre compréhension des différentes facettes de ce domaine.

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