Audit GED : La Prestation en 3 étapes d’Alma

L‘audit GED : un indispensable pour obtenir une GED qui répond vraiment à vos besoins.

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la gestion électronique des documents (GED) et la dématérialisation sont devenues un défi crucial pour de nombreuses entreprises.

Souvent, après quelques années d’utilisation en autonomie des outils de gestion de fonds documentaires  M365 (SharePoint Online, Teams), les entreprises ressentent le besoin de faire appel à un consultant GED SharePoint tel qu’Alma pour améliorer leurs pratiques.

Retrouvez dans cet article une méthodologie de mise en place d’une GED avec les étapes et outils.

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Problématique souvent rencontrée avant l’audit de gestion documentaire

Les utilisateurs rencontrent des difficultés majeures dans la recherche et la synchronisation des documents, dues à un stockage mal organisé dans un seul dossier ou une seule bibliothèque. Cette problématique met en lumière la nécessité d’une approche plus structurée et efficace pour la gestion documentaire et l’archivage des documents.

L’objectif de l’audit GED proposé par Alma est double : rationaliser la gestion documentaire et construire une méthodologie de projet ged adaptée pour transformer les usages quotidiens des utilisateurs. Notre intervention débute par un audit approfondi des pratiques et besoins actuels, suivi de l’établissement d’une feuille de route claire et concise.

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Notre prestation d’audit GED

Audit GED étape 1 : Audit de l’existant / Interview

Le premier pas dans notre prestation d’audit GED consiste en un audit de l’existant, accompagné d’interviews ciblées.

Nous planifions des audits spécifiques pour le service informatique et des entretiens personnalisés avec le groupe de travail défini chez vous, pilote du projet.

L’audit couvrira la diversité des services, l’utilisation des logiciels et le contexte global du système d’information.

Un document de bilan sera rédigé et présenté lors d’une session de travail, offrant une vue d’ensemble et une base solide pour les étapes suivantes.

Audit GED étape 2 : Rédaction d’une feuille de route

La deuxième étape clé est la rédaction d’une feuille de route, élaborée par Alma qui comprend la méthodologie de mise en place de la Ged.

Ce document stratégique décrira les étapes successives pour normaliser la gestion documentaire.

La feuille de route sera discutée et ajustée lors d’une réunion de restitution, assurant que les solutions proposées soient parfaitement alignées avec les besoins spécifiques de votre entreprise.

Ce que contient la feuille de route

La feuille de route élaborée par Alma comprend plusieurs éléments essentiels :

Structure générale de la plateforme GED sous SharePoint : Proposition d’une architecture optimale pour la gestion documentaire.

Règles de gouvernance de la plateforme : Définition de politiques de sécurité, de partage, et de déploiement, ainsi qu’une méthodologie dédiée aux futurs référents.

Préconisations et bonnes pratiques : Conseils stratégiques pour optimiser l’utilisation de la plateforme.

Grille d’usage pour les utilisateurs : Orientation sur le choix des outils et solutions pour différents usages.

Planning prévisionnel : Un calendrier détaillé incluant la mise en place de la GED, les propositions techniques pour les migrations de documents, et un programme de formation et d’accompagnement pour les utilisateurs.

En conclusion, notre audit GED et la feuille de route associée représentent une solution complète et adaptée pour surmonter les défis de la gestion documentaire dans votre entreprise.

Grâce à notre expertise et notre approche personnalisée, Alma s’engage à transformer votre système de gestion documentaire, améliorant ainsi la qualité du travail, les flux de documents et d’informations, la sécurité des données et l’efficacité des processus au sein de votre organisation.

Tarif d’un Audit Ged

Pour un audit GED proposé par Alma de 2,5 jours  qui comprend l’analyse de l’existant, des échanges sur site, la préparation de la mission, la rédaction d’un compte rendu et une feuille de route détaillée, il faut compter 2500 € HT.

Bien sur le contenu de cette prestation est adaptable en fonction de vos besoins spécifiques.

Un vécu, des retours d’expérience autour de la GED

Au cours des 10 dernières années, Alma a développé une expertise considérable dans la gestion électronique de documents (GED) en utilisant SharePoint.

Notre expérience couvre une vaste gamme de projets : des GEDs d’entreprise aux espaces projet collaboratifs, en passant par la transition de la bureautique vers SharePoint.

Cette expérience nous a permis d’acquérir une connaissance approfondie des besoins et des évolutions des produits, nous positionnant ainsi comme un partenaire de choix pour tout projet de GED.

Une écoute et une attention permanente portées au client

Notre capacité à nous adapter aux diverses situations rencontrées nous a permis de proposer des solutions de gestion documentaire adaptées et durables.

L’approche agile adoptée dans nos projets favorise une adaptation constante aux besoins des clients, facilitant ainsi la mise en place de systèmes GED efficaces et personnalisés.

Nous valorisons la co-construction avec nos clients pour assurer un service qui répond exactement à leurs attentes.

La recherche du plus court chemin

Alma s’engage à offrir les solutions les plus efficaces, en minimisant les efforts de mise en place et de maintenance.

Notre expertise et nos retours d’expérience permettent d’éviter les écueils communs et de concentrer les efforts sur les paramétrages les plus impactants.

Nous proposons toujours plusieurs options de mise en place, allant du paramétrage simple au développement spécifique, en fonction de la simplicité et des besoins technologiques du client.

Etape 3 : Une Formation sur la SharePoint

Alma est un organisme de formation agréé (N° 82 38 01 448/38) et certifié Qualiopi.

Nos formations sur SharePoint sont dispensées en distanciel sur des demi-journées, offrant une flexibilité et une accessibilité accrues pour tous les participants.

Cette formation SharePoint est un excellent point de départ pour vos collaborateurs pour apprendre à maitriser les fonctionnalités de l’outils et bénéficier de conseils personnalisés sur l’utilisation de votre GED.

Vous apprendrez les meilleures pratiques de classement, de diffusion et d’archivage de documents en mettant en place des flux documentaires optimisés.

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Conclusion

En résumé, l’approche d’Alma en matière d’audit GED est basée sur une expérience approfondie, une écoute attentive des besoins des clients, et une recherche constante de l’efficacité.

Notre utilisation de SharePoint en tant qu’application métier pour la GED reflète notre engagement à offrir des solutions innovantes et adaptées. Les tarifs compétitifs et les formations de qualité complètent notre offre, faisant d’Alma un choix privilégié pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire.

Thématiques relatives : SharePoint, gestion documentaire, systeme de ged

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