Sharegate

Migration de données

Sharegate permet très simplement d’importer en masse des documents depuis un répertoire vers une bibliothèque de documents SharePoint. Le transfert s’effectue en 3 phases :

• fabrication d’un fichier Excel de migration par Sharegate. Ce fichier est produit à l’aide des informations fournies par l’utilisateur qui doit indiquer le répertoire à migrer, et la bibliothèque SHarePoint cible. Le fichier Excel produit liste tous les fichiers ou dossiers à migrer, ainsi que les colonnes à renseigner pour caractériser les documents dans la bibliothèque cible.
• remplissage du fichier de migration par le ou les utilisateurs. Les valeurs des colonnes de métadonnées sont renseignées
• exécution de la migration : Sharegate prend en compte les informations du fichier Excel pour assurer l’insertion des fichiers et des métadonnées dans la bibliothèque SharePoint.

Tout ce travail s’effectue de manière naturelle et fluide grâce à une interface utilisateurs très bien pensée:

• l’interface ressemble beaucoup aux outils de transfert FTP : l’écran est coupé en 2, à gauche il est possible de naviguer dans l’arborescence des fichiers ou dossiers à migrer, à droite il est possible de naviguer dans le site SharePoint cible.
• des fonctionnalités de migration à blanc sont possibles, permettant de prévoir les possibles erreurs et de corriger si besoin le fichier de migration. Les reprises sur incident sont possibles.

A noter qu’il est également possible de copier d’une bibliothèque SharePoint à une autre (même si les bibliothèques sont dans des serveurs SharePoint différents). Enfin, il est également possible d’affecter des métadonnées en masse. Il suffit de suivre les mêmes étapes que pour la migration, en exportant un fichier Excel depuis la bibliothèque contenant les fichiers à renseigner, compléter le fichier puis ré utiliser le fichier pour que Sharegate mette à jour la bibliothèque. Ainsi, Sharegate couvre toutes les fonctionnalités en masse souhaitables de manipulations de fichiers.

Audits et rapport sur vos tenants Office 365

Sharegate desktop n’est pas seulement un outil de migration, il permet aussi de faciliter la vie de tout administrateur qui se respecte en proposant des rapports clés en main dont on ne dispose pas de manière native dans Sharepoint et Office365. Ces rapports constituent des préalables à la prise de décision et au passage à l’action (migration, refonte des droits etc.).  Ils permettent de faire des états des lieux dans un but affirmé de garder la main sur les données et leur usages pour assurer une meilleure gouvernance tout en respectant les bonnes pratiques business et légales.

Parmi ces rapports citons par exemple :

• « Utilisateurs orphelins » qui permet de lister les utilisateurs désactivés dans l’AD mais toujours référencés dans Sharepoint : on voit tout de suite le besoin du droit à l’oubli défendu par le RGPD
• « Matrice de permissions » à partir duquel vous serez en mesure d’obtenir une vue des droits définis sur les différents objets de manière synthétique. Ce rapport pali au manque de recul que l’on peut avoir dans Sharepoint lorsque l’on veut obtenir de telles informations : il faut ouvrir chaque éléments pour relever les droits en vigueur (ou faire appel à un ami : powershell).

La fonctionnalité d’inventaire de Sharegate desktop répond aussi au besoin d’avoir une vue synthétique sur l’existant sans trop user du bouton gauche de la souris ou de devoir saisir d’obscures commandes powerhsell.