Créer, refondre votre intranet / extranet

Intranet et communication, comment en faire un Hub d’information pour votre organisation ? 

Où se trouve la dernière lettre d’information ? Comment faire pour mettre en place un site projet ? Chacun de nous a déjà entendu ces questions au bureau ou devant la machine à café. L’intranet est la réponse à toutes ces questions pour vos collaborateurs et plus encore. Tandis que l’extranet est la réponse pour vos clients, vos partenaires ou vos distributeurs.

L’intranet comme hub de communication

Tout d’abord, le rôle d’un intranet est d’être un pilier de la communication dans une organisation.

D’ailleurs, la communication interne prend trois formes :

  • Premièrement, la communication descendante : de l’organisation vers les collaborateurs ;
  • Deuxièmement, la communication ascendante : des collaborateurs vers l’organisation ou le management ;
  • Enfin, la communication transverse : entre les services ou les équipes, ou entre les personnes d’un même groupe.

L’intranet véhicule parfaitement ces trois modes de communication.

L’intranet comme hub d’accès à l’information

Par ailleurs, l’intranet est aussi la porte d’entrée vers toutes sortes d’informations :

  • Les informations des différents services,
  • La GED de l’organisation et les espaces documentaires des différentes équipes,
  • Les espaces projets,
  • Les informations sur les personnes au travers d’outils RH comme un trombinoscope ou un annuaire des compétences,
  • Les tâches à traiter qui remontent des applications métiers,
  • Les indicateurs et le reporting métier,

Les informations que l’on souhaite mettre à disposition des collaborateurs peuvent être nombreuses. Par conséquent, il est indispensable de construire un intranet structuré.

L’expérience utilisateur avant tout

Enfin, placer l’utilisateur au centre de l’intranet dès sa conception permet de créer un outil qui répondra à ses attentes et besoins.

Ainsi, l’utilisateur a à sa disposition les outils qui lui facilitent l’accès à l’information et l’aident dans ses tâches quotidiennes.

C’est pourquoi nous mettons l’accent sur l’efficacité et pensons l’interface en termes d’action et non d’ « accès à un outil ». En effet, il est plus facile de cliquer sur un bouton « poser un congé » et d’accéder au formulaire que de devoir passer par les menus du logiciel de gestion des congés !

Ainsi, l’interface est systématiquement pensée en termes d’expérience utilisateur (UX) et pas seulement en termes d’interface utilisateur (UI).

Pour cela, notre démarche s’appuie sur des interviews de personas et de tri par carte pour définir une ergonomie correspondant à votre besoin.

La Rosière, référence FERRIGNO

Amélie-Anne Laviolette
Consultant Intranet/Extranet

“J’interviens chez Alma en tant que Consultante Intranet pour accompagner les entreprises à créer des espaces de travail collaboratifs.

Tout d’abord, en amont, je réalise des ateliers d’accompagnement et de mise en place de l’intranet chez le client, afin d’être au plus près de leurs besoins.

Pour cela, mon objectif est de fournir un intranet regroupant les outils nécessaires pour permettre aux utilisateurs d’être performants et autonomes, même à distance.

Enfin, nous fournissons des intranets où les informations sont centralisées et accessibles depuis une interface dynamique.”

Les fonctionnalités classiques d’un intranet

Voici quelques fonctionnalités clés que l’on trouve fréquemment sur les sites Intranet et que nous intégrons régulièrement chez nos clients.

Fonctionnalités RH

Tout d’abord, un intranet recensent des fonctionnalités RH. Par exemple, un trombinoscope, un annuaire, une gestion des compétences. Ou encore, un espace collaborateur avec ses documents personnels : contrat de travail, fiches de paie, entretiens annuels, etc.

Espaces projets

Ensuite, un intranet possède un accès simplifié aux espaces projets qui permettent de créer un référentiel pour un projet avec les documents, les informations et les discussions associées.

Un espace de gestion et de production

Au-delà des aspects de partage d’information, l’intranet est un lieu d’accès aux applications de gestion et métiers : applications RH, CRM, CAO/CFAO, CRM, etc.

Un espace de recherche

Par ailleurs, un outil de recherche dans les différents espaces documentaires ou directement dans les applications métiers facilite grandement l’expérience utilisateur.

Les fonctionnalités classiques d’un extranet

Les fonctionnalités de l’extranet sont très différentes de celles d’un intranet. L’extranet est beaucoup plus orienté vers des extensions d’applications métiers, pour mettre à disposition de votre écosystème (clients, partenaires, distributeurs, fournisseurs, etc.) les informations plus efficacement.

Un espace d’échanges

Tout d’abord, un extranet permet de mettre en place un espace client au travers d’un site web. Cet espace sécurisé permet de partager avec le client ses informations personnelles, ses contrats, ses commandes… Ce canal d’information est disponible 24h/24 et 7j/7 !

Communautés et service client

Aussi, compléter votre service client par un espace communautaire ou un forum, pour permettre à vos clients d’échanger entre eux directement sur des retours d’expérience ou des solutions apportées à des cas concrets, c’est gagner en efficacité et aider votre équipe support.

Participer aux processus internes

Enfin, l’extranet peut être un moyen efficace pour faire participer vos partenaires à vos processus internes en leur ouvrant vos workflows et en les impliquant directement.

Les bénéfices d’un intranet ou d’un extranet avec Alma

Intranet ou extranet, ces deux solutions sont mises en place pour répondre à des besoins de communication. Voici quelques bénéfices complémentaires :

Centraliser et faciliter la mise à disposition de la connaissance

Fluidifier les processus internes et externes

Homogénéiser les pratiques

Simplifier et rendre intuitif l’accès à l’information.